LOISIRS, SPORTS ET DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS

1. Le système de gestion des inscriptions LUDIK au service des organismes Congrès AQLMSaguenay 2010 LOISIRS, SPORTS ET DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS

2. Objectifs de la présentation • Présenter aux collègues notre expérience de l’utilisation de la plate-forme LUDIK comme un outil important de support aux organismes • Partager notre expérience et nos résultats

3. Portrait de la ville de Gatineau • Fusion des ex-villes (5) • Population de 242 124 habitants • Territoire de 340 km2, 47 km linéaire • 18 districts électoraux

4. Le cadre de soutien • Définit les grandes orientations du soutien offert aux organismes de la communauté • 3 catégories : grand partenaire, partenaire de soutien, partenaire collaborateur • Le support LUDIK-IO : un élément clé de notre support offert aux grands partenaires dans une première phase

5. Application ACCESS Application Windows Application Web Carte citoyen LUDIK-Biblio Tourniquet Inscription LUDIK-IC LUDIK Réservation LUDIK-RVI Équipement LUDIK-IO

6. La carte Accès-Gatineau • Nécessaire pour le processus d’inscriptions à la programmation par internet et téléphone • Gratuit pour la bibliothèque pour tous les groupes d’âge  • Tarification pour le volet des activités libres • Carte émise dans le réseau bibliothèque (10)  • Plus de 65 000 cartes par année  • Carte renouvelable à chaque année

7. Les étapes de fonctionnement SUPPORT AUX ORGANISMES SOUTENUS PAR LA VILLE DE GATINEAU • Création du compte Organisme dans LUDIK-IO • Entrée et mise à jour des différentes activités définis par l’organisme • Possibilité d’utiliser le système d’inscription de la Ville • Système téléphonique automatisé (RVI-Bell) • Système LUDIK-Internet Citoyen 7 27/10/2014

8. 4. La Ville compile les paiements par carte de crédit (Visa – MasterCard) via Internet et par téléphone • Un montant est transféré à chaque organisme pour tous les paiements (mensuel ou à la fin de chaque période d’inscription) • Vérification des inscriptions grâce à la carte Accès Gatineau • Réduction du temps nécessaire à compléter une inscription

9. 5. Flexibilité des périodes d’inscription en ligne • Périodes prédéterminées en ligne • Périodes flexibles via Internet • Support aux organismes – LUDIK-IO (inscriptions, rapports, etc.) LUDIK INTERNET CITOYEN • Permet au citoyen ayant un dossier dans LUDIK de s’inscrire via Internet LUDIK-IO • Interface Internet permettant aux organisations de gérer leurs inscriptions 9 27/10/2014

10. Statistiques 2010 10 10 27/10/2014 27/10/2014

11. Statistiques 2010 11 27/10/2014

12. Revenus 2010 12 27/10/2014

13. Vitrine technologique

14. La valeur ajoutée • Un processus de gestion des inscriptions pour un organisme simplifié, rapide et beaucoup moins exigeant en temps • Une moins grande pression sur les bénévoles • Une flexibilité pour les parents de gérer leur inscription à distance • Une base de données de gestion rapide et précise pour le SLSDC et les organismes

15. Perspectives de développement • Augmenter le nombre d’organismes qui adhèrent au système de gestion des inscriptions • Développement de notre base de données • Développement d’indicateurs de gestion • Développement d’un système automatisé de rétroaction des citoyens sur la qualité de notre offre de service • Meilleure connaissance de la pratique des activités libres sur le territoire *****