KONFERENCJA „ZARZĄDZANIE GMINĄ” 24 maja 2010 roku, Wrocław, Hotel Radisson Blu

1. KONFERENCJA „ZARZĄDZANIE GMINĄ” 24 maja 2010 roku, Wrocław, Hotel Radisson Blu

2. PROGRAM KONFERENCJI

3. PROGRAM KONFERENCJI

4. „PROJEKTY FINANSOWANE Z UNII, CZYLI JAK DOBRZE ZARZĄDZAĆ W WARUNKACH RÓŻNORODNOŚCI” Ogólnopolski Projekt skierowany do kadry zarządzającej oraz pracowników Jednostek Samorządu Terytorialnego • GENEZA POWSTANIA PROJEKTU • Artur Sawrycz • Kierownik Projektu, • Wiceprezes Zarządu Dolnośląskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A.

5. Dlaczego my ? Od 1994 roku zajmujemy się realizacją projektów finansowanych ze środków pomocowych w tym UE ... Jesteśmy instytucją działającą m.in. na rzecz JST ... Potrafimy zarządzać projektami ... Zdajemy sobie sprawę, że popełniamy błędy ... Chcieliśmy również podnieść własne kompetencje ... DOLNOŚLĄSKA AGENCJA ROZWOJU REGIONALNEGO S.A.

6. wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, trudności w wygospodarowaniu środków na szkolenia pracowników (zwłaszcza w gminach wiejskich), niewielkie zainteresowanie gmin realizacją projektów finansowanych ze środków EFS, wsparcie jednostek samorządu terytorialnego w zakresie zarządzania projektami, przygotowanie Jednostek Samorządu Terytorialnego do sprawnego aplikowania i zarządzania projektami finansowanymi ze środków EFS. PRZESŁANKI POWSTANIA PROJEKTU

7. Priorytet V „Dobre rządzenie” Działanie 5.2 „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej” Poddziałanie 5.2.1 „Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej” „PROJEKTY FINANSOWANE Z UNII, CZYLI JAK DOBRZE ZARZĄDZAĆ W WARUNKACH RÓŻNORODNOŚCI”

8. Instytucja Wdrażająca Departament Administracji Publicznej MSWiA Partner Projektu Polanica Zdrój Budżet 5 mln 700 tys. zł Termin realizacji Projektu grudzień 2008 – maj 2010 „PROJEKTY FINANSOWANE Z UNII, CZYLI JAK DOBRZE ZARZĄDZAĆ W WARUNKACH RÓŻNORODNOŚCI”

9. Cel strategicznyProjektu Popularyzacja wiedzy wśród kadry Jednostek Samorządu Terytorialnego w zakresie nowoczesnych metod zarządzania projektami, finansami oraz skutecznego planowania działańi efektywnej realizacji przedsięwzięć finansowanych m.in. ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. CELE PROJEKTU

10. Celami szczegółowymi Projektu było: nabycie przez kadrę kierowniczą JST ogólnej wiedzy z zakresu zarządzania projektami zgodnie z metodologią Project Cycle Management (PCM), przekazanie wiedzy i umiejętności zarządzania projektami miękkimi wg metody PCM pracownikom JST, spośród których min. 80% stanowić będą przedstawiciele gmin miejsko-wiejskich i wiejskich, przygotowanie kadry JST do posługiwania się narzędziem informatycznym VICTORIA Project Manager, usprawniającym zarządzanie projektami finansowanymi z Europejskiego Funduszu Społecznego, przekonanie kadry kierowniczej JST do korzyści jakie wynikają z analizy i budowy potencjału kadrowego gmin, w zakresie planowania i wdrażania projektów miękkich. CELE PROJEKTU

11. Pracownicy Jednostek Samorządu Terytorialnego - urzędów gmin miejskich, miejsko - wiejskich oraz wiejskich a także starostw powiatowych, zajmujący się szeroko rozumianymi kwestiami społecznymi (kwestie bezrobocia, pomocy społecznej, ochrony zdrowia, edukacji, kultury i sportu, współpracy z partnerami społecznymi itp). Priorytetowo traktowani byli pracownicy urzędów gmin wiejskich i miejsko-wiejskich. BENEFICJENCI PROJEKTU

12. 1. Cztery dwudniowe konferencje informacyjne: Wrocław, Kraków, Warszawa, Gdynia – 245 uczestników 2. Trzy poziomy szkoleń z zakresu zarządzania projektami (łącznie 72 godz. szkoleń na każdego z uczestników) dla 900 beneficjentów z 666 Jednostek Samorządu Terytorialnego Poziom I - Wprowadzenie do metodyki Project Cycle Management (3 dni) Poziom II - Skuteczne zarządzanie projektami (3 dni) Poziom III - Wykorzystanie narzędzia informatycznego wspierającego zarządzanie projektami  - Victoria Project Manager (3 dni) DZIAŁANIA REALIZOWANE W RAMACH PROJEKTU

13. KONFERENCJE INFORMACYJNE

14. KONFERENCJE INFORMACYJNE Czy przedstawiono Panu(i) założenia Projektu

15. KONFERENCJE INFORMACYJNE Czy zapoznał się Pan(i) z założeniami PCM

16. KONFERENCJE INFORMACYJNE Czy przekazano informacje nt. możliwości pozyskania środków na realizację projektów „miękkich”

17. KONFERENCJE INFORMACYJNE Ogólna ocena konferencji

18. KONFERENCJE INFORMACYJNE Rodzaj reprezentowanej gminy lub powiatu

19. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

20. „PROJEKTY FINANSOWANE Z UNII, CZYLI JAK DOBRZE ZARZĄDZAĆ W WARUNKACH RÓŻNORODNOŚCI” Ogólnopolski Projekt skierowany do kadry zarządzającej oraz pracowników Jednostek Samorządu Terytorialnego • PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU • OSIĄGNIĘTE REZULTATY • WYNIKI EWALUACJI PROJEKTU • LUKA KOMPETENCYJNA • PODSUMOWANIE • Marek Kinczyk • Koordynator ze strony wykonawcy usług szkoleniowych • realizowanych w Projekcie, firmy WYG International Sp. z o.o.

21. II. PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU Luty 2009 r.: WYG International Sp. z o. o. zawiera umowę z Dolnośląską Agencją Rozwoju Regionalnego na realizację usługi szkoleniowej; Kwiecień 2009r: pierwsze zorganizowane szkolenie (województwo śląskie); Styczeń 2010 r.: osiągnięcie wskaźników zakładanych w Projekcie: zorganizowanie 231 szkoleń, w których wzięło udział 967 BO z 694 JST; Styczeń 2010 r.: zlecenie organizacji dodatkowych 9 szkoleń w ramach Projektu; Marzec 2010 r.: zakończenie realizacji wsparcia: przekroczenie rezultatów twardych: 240 szkoleń (z 225 planowanych), 1005 uczestników (z 900 planowanych), 721 JST (z 666 planowanych): SUKCES PROJEKTU

22. II. PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU

23. II. PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU Jednostki Samorządu Terytorialnego w podziale na województwa

24. III. OSIĄGNIĘTE REZULTATY

25. III. OSIĄGNIĘTE REZULTATY

26. III. OSIĄGNIĘTE REZULTATY

27. III. OSIĄGNIĘTE REZULTATY CHARAKTERYSTYKA BENEFICJENTÓW OSTATECZNYCH

28. III. OSIĄGNIĘTE REZULTATY

29. Pomiar wskaźników twardych oraz ocenę osiągnięcia rezultatów miękkich dokonano w oparciu o metodę Donalda L. Kirkpatricka, obejmującą badania w czterech obszarach: Reakcja Wiedza Zachowanie Efekty Badanie ankietowe przeprowadzono wśród wszystkich pracowników JST biorących udział w poszczególnych etapach, a mianowicie: 942 uczestników I poziomu; 928 uczestników II poziomu; 925 uczestników III poziomu. IV. WYNIKI EWALUACJI PROJEKTU

30. IV. WYNIKI EWALUACJI PROJEKTU - REAKCJA

31. IV. WYNIKI EWALUACJI PROJEKTU - WIEDZA

32. IV. WYNIKI EWALUACJI PROJEKTU - EGZAMINY

33. IV. WYNIKI EWALUACJI PROJEKTU - ZACHOWANIE • U 82% ogółu ankietowanych obecna praca wygląda inaczej, a dzięki udziałowi w projekcie: • BO korzystają z wiedzy i umiejętności uzyskanych w cyklu szkoleniowym – około 53% ankietowanych; • korzystają z treści zawartych w materiałach szkoleniowych – 14% ankietowanych; • wykorzystują uzyskaną na szkoleniu umiejętność posługiwania się metodyką PCM w zarządzaniu projektami – ponad 16% ankietowanych; • we własnym zakresie pogłębiają swoją wiedzę na temat metodyki PCM – 11% ankietowanych. 2. Pozostałe 18% respondentów, u których nie nastąpiła żadna zmiana jako powód wskazało brak czasu na ich wprowadzenie (ponad 54%) oraz niepraktyczność przekazanej wiedzy i umiejętności (ponad 22%). W przyszłości planują oni jednak rozpocząć praktyczne korzystanie z wiedzy i doświadczeń pozyskanych na zajęciach (ponad 84%) i rozpocząć aktywne korzystanie z oprogramowania Victoria PM (ponad 13%). 3. Przełożeni aż 80% badanych zachęcają BO do wykorzystywania wiedzy nabytej w Projekcie.

34. IV. WYNIKI EWALUACJI PROJEKTU - EFEKTY • Ponad 91% ankietowanych przyznało, że dzięki udziałowi JST w konferencjach informacyjnych i/lub szkoleniach, pozyskano ogólną wiedzę pozwalającą stwierdzić, że stosując metodologię PCM można skuteczniej zarządzać projektami miękkimi, A PONADTO: • prawie 25% urzędów zintensyfikowało starania o pozyskanie funduszy na realizację projektów miękkich • prawie 20% rozpoczęło starania w tej dziedzinie; • prawie 20% usprawniło procesy zarządzania projektami miękkimi. • 2. 90% badanych dostrzega potrzebę kontynuacji Projektu w kolejnych latach: • prawie 80% jako pogłębienie zdobytej wiedzy z zakresu zarządzania wspartego narzędziem informatycznym typu Victoria PM; 3. Około 26% ogółu ankietowany wskazuje konieczność poszerzenia tematyki oraz programu w kolejnych przedsięwzięciach tego typu.

35. V. LUKA KOMPETENCYJNA • Analizy luki kompetencyjnej BO Projektu w obszarze aktywnego pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania projektów i realizowania planowanych przedsięwzięć dokonano w oparciu o deklaracje przystąpienia JST do Projektu oraz formularze zgłoszeniowe wypełniane przez oddelegowanych pracowników, zawierające pytania dotyczące kwestii ściśle związanych z pozyskiwaniu funduszy unijnych: • W przypadku JST: czy w urzędzie istnieją wydziały/zespoły zadaniowe/osoby realizujące lub planujące realizację projektów współfinansowanych ze środków EFS oraz jaki jest/będzie ich zakres tematyczny?; które z kompetencji zawodowych oczekiwanych od pracowników, zatrudnionych lub planowanych do zatrudnienia przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFS, biorąc pod uwagę potrzeby związane z tym zakresem obowiązków są niezbędne, pożądane, istotne?; jakie były przyczyny niezrealizowania projektów współfinansowanych ze środków EFS?; • W przypadku pracowników JST: jaki jest zakres obowiązków powierzony lub planowanych do powierzenia?; jakie problemy występują przy planowaniu, tworzeniu i wdrażaniu projektów współfinansowanych ze środków EFS?.

36. V. LUKA KOMPETENCYJNA Ponad 40% JST nie realizowało przedsięwzięć współfinansowanych z EFS; PRZYCZYNY:

37. V. LUKA KOMPETENCYJNA 70% gmin wiejskich, 75% miejsko-wiejskich, 79% pozostałych JST planuje stworzyć zespoły/osoby realizujące projekty unijne, bądź tez realizuje już tego typu przedsięwzięcia; TEMATYKA TYCH PROJEKTÓW:

38. V. LUKA KOMPETENCYJNA • Znajomość możliwości dofinansowania projektu w ramach EFS oraz sporządzanie wniosków dotacyjnych z EFS to kompetencje niezbędne dla średnio 61% kadry zarządzającej JST; • Rozliczanie i dokumentowanie wydatków w projekcie - dla średnio 50% kadry zarządzającej JST; • Zarządzanie projektem określiło jako NIEZBĘDNĄ KOMEPTENCJĘ średnio 52% JST z gmin priorytetowych i 56% pozostałych jednostek; • kompetencje związane ze znajomością narzędzi informatycznych, wpierających zarządzanie projektem przez większość kadry zarządzającej JST ze wszystkich obszarów zostały uznane za pożądane (ponad 40%), a nawet niezbędne (ponad 20%).

39. V. LUKA KOMPETENCYJNA Problemy, występujące przy planowaniu, tworzeniu i wdrażaniu projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

40. VI. PODSUMOWANIE • Zrealizowano cel główny Projektu • Osiągnięto zakładane we wniosku dotacyjnym rezultaty twarde: • Co najmniej 900 beneficjentów z minimum 666 JST (stan aktualny: 1005 BO z 721 JST), zdobyło wiedzę i ukończyło szkolenie uzyskując zaświadczenie oraz certyfikat, przy czym minimum 80% uczestników było przedstawicielami urzędów gmin wiejskich i miejsko-wiejskich (stan aktualny: 810 BO z JST o priorytetowym statusie co stanowi około 80,6% wszystkich BO); • Zorganizowano co najmniej 231 szkoleń, po 77 szkoleń na każdy poziom (stan aktualny: 240 szkoleń); • Przeprowadzono co najmniej 5544 godzin szkoleniowych zgodnie ze schematem 231 szkoleń x 3 dni x 8h (stan aktualny 5760 godzin szkoleniowych); • Co najmniej 240 przedstawicieli JST uczestniczyło w 4 dwudniowych konferencjach regionalnych (stan aktualny 245 uczestników).

41. VI. PODSUMOWANIE • Osiągnięto zakładane rezultaty miękkie: • Wzrost poziomu świadomości i wiedzy ogólnej u minimum 80% przedstawicieli kadry kierowniczej JST w zakresie skuteczności zarządzania projektami miękkimi zgodnie z metodologią PCM przy użyciu aplikacji komputerowej VICTORIA PM; • Wzrost poziomu i usprawnienie procesów zarządzania projektami miękkimi u minimum 80% JST biorących udział w przedsięwzięciu. • W wyniku wsparcia udzielonego w Projekcie zwiększył się również kapitał społeczny, kulturowy i ekonomiczny BO Projektu oraz ich przygotowanie do funkcjonowania na rynku pracy, ponieważ wzrosły ich kompetencje i umiejętności (a przez to ich postawy) tak bardzo pożądane w dobie XXI wieku

42. Badania sytuacji BO oraz JST przed przystąpieniem do Projektu potwierdziły problem dotyczący luki kompetencyjnej występującej u grupy docelowej. Luka ta w przypadku wszystkich BO biorących udział w Projekcie, w największym stopniu dotyczyła następujących obszarów: zarządzanie projektami zgodnie z metodyką PCM; sprawozdawczość finansowa i merytoryczna; sporządzanie wniosków o dofinansowanie projektu; Można przypuszczać, iż wsparcie w postaci kompleksowych szkoleń z zakresu zarządzania projektami metodą PCM, wspomagane narzędziem informatycznym przyczyniło się do pomniejszenia w/w luki kompetencyjnej. Uczestnicy szkoleń zostali wyposażeni w niezbędną wiedzę i umiejętności z zakresu pozyskiwania funduszy, zarządzania projektami oraz obsługi narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie projektami, co potwierdzają wysokie wyniki badania poziomu wiedzy po zakończeniu szkoleń na poszczególnych etapach (w przypadku I poziomu było to ponad 78% poprawnych odpowiedzi, II i III – ponad 85%) oraz duży wskaźnik BO, którzy otrzymali pozytywny wynik egzaminu końcowego (aż 86% wszystkich uprawnionych BO). VI. PODSUMOWANIE

43. SUKCES

44. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

45. Zasady i procedury udzielania pomocy publicznej przez Jednostki Samorządu Terytorialnego  w ramach projektów finansowanych ze środków UE Wybrane aspekty kwalifikacji wsparcia jako pomocy publicznej istotne z punktu widzenia działalności Jednostek Samorządu Terytorialnego Łukasz Grzejdziak Prawnik, Ekspert w dziedzinie prawa pomocy państwa i prawa ochrony konkurencji

46. FUNDUSZE UE A POMOC PUBLICZNA

47. Środki europejskie przekazane do dyspozycji Państwu Członkowskiemu = środki publiczne w rozumieniu reguł pomocy publicznej. Udzielanie wsparcia z funduszy UE dokonywane z poszanowaniem reguł pomocy państwa. Art. 54 ust. 4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 W odniesieniu do pomocy publicznej dla przedsiębiorstw w rozumieniu art. 87 Traktatu (obecnie art. 107) pomoc publiczna przyznana w ramach programów operacyjnych podlega pułapom określonym dla pomocy publicznej. Obowiązek zapewnienia zgodności z regułami pomocy publicznej spoczywa na dawcy pomocy FUNDUSZE EUROPEJSKIE A POMOC PAŃSTWA

48. Rola JST w polskim systemie dystrybucji funduszy UE w kontekście pomocy publicznej: 1. Jako podmioty udzielające pomocy – instytucje zarządzające, pośredniczące Obowiązek zapewnienia zgodności udzielanego wsparcia z przepisami prawa pomocy publicznej 2. Jako beneficjenci pomocy – podmioty realizujące (współrealizujące) projekty Obowiązek zapewnienia by nie doszło do przyznania pomocy publicznej osobom trzecim POMOC PAŃSTWA Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH W KONTEKŚCIE DZIAŁALNOŚCI JST

49. Obowiązki JST jako dawcy wsparcia z funduszy UE Zasadniczo dwuetapowa analiza: Czy oferowane dofinansowanie stanowi pomoc publiczną dla beneficjenta oraz czy wiąże się z udzieleniem pomocy publicznej innym podmiotom? jeśli tak Czy pomoc ta jest dopuszczalna, czyli czy jest zgodna z rynkiem wewnętrznym, lub czy może być udzielona jako pomoc de minimis? ZGODNOŚĆ WSPARCIA Z FUNDUSZY UE Z REGUŁAMI POMOCY PUBLICZNEJ

50. ETAP 1 – tzw. test pomocy publicznej wykonywany przez dawcę wsparcia przed jego udzieleniem; ETAP 2 weryfikacja czy pomoc publiczna w ramach danego działania (poddziałania) może zostać udzielona w zgodzie z istniejącym programem pomocowym Jeśli nie – rozważenie indywidualnej notyfikacji pomocy do Komisji Europejskiej ZGODNOŚĆ WSPARCIA Z FUNDUSZY UE Z REGUŁAMI POMOCY PUBLICZNEJ