Uogólniając, cykl życia projektu pozwala określić [1] :

1. W procesie zarządzania projektem biorą zwykle udział interesariusze wewnętrzni (należący do organizacji) oraz zewnętrzni. Ilość uczestników oraz ich rola uzależnione są w dużym stopniu od charakteru konkretnego projektu. Jednak można wśród nich wyróżnić cztery podstawowe podmioty: • sponsor projektu – osoba lub podmiot finansujący przedsięwzięcie lub zlecający wykonanie projektu, w przypadku produktów – projektów jest to klient, • kierownik projektu – osoba odpowiedzialna za prawidłową realizację projektu, • zespół projektowy – pracownicy bezpośrednio zaangażowani w wykonywanie projektu, • podwykonawcy – podmioty zewnętrzne (przedsiębiorstwa), którym zleca się wykonanie części działań składających się na projekt[1]. (LGOM) [1] Łada Monika, Kozarkiewicz – Chlebowska Alina, Podstawy Controllingu Projektów, Centrum Badań nad Projektami s.c., 2006, s.10

2. W skutecznym zarządzaniu projektami pomocne mogą okazać się poniższe „złote zasady zarządzania projektami” wymienione przez Nitish Shah: • wyznaczenie głównych celów; • wyznaczenie celów podrzędnych; • określenie zakresu projektu; • opracowanie struktury zadań; • wymyślenie organizacji i zakresu odpowiedzialności; • identyfikacja ryzyka i działań; • stworzenie systemu kontroli[1]. [1] Shah Nitish, The Golden Rules Of Project Management – prezentacja PowerPoint, s.4

3. Kim Heldman porównuje cykl życia projektu do doświadczeń jakich doznają rodzice podczas dojrzewania swoich dzieci. Otóż na początku, po narodzinach, niemowlę wywołuje wielkie poruszenie gdziekolwiek się pojawi. Jednak początkowo niewiele o nim wiemy. Więc poznajemy je, oceniamy jego potrzeby. Z czasem dziecko dorasta i dojrzewa (i kosztuje przy tym mnóstwo pieniędzy), aż pewnego dnia „praca” rodziców dobiega końca. Projekty zaczynają się właśnie w ten sposób i mają podobny przebieg[1]. [1] Heldman Kim, Project Management Professional (PMP) Study Guide, SYBEX, San Francisco London 2002, s.22

4. Uogólniając, cykl życia projektu pozwala określić [1]: • jaka techniczna praca musi zostać wykonana w każdej fazie; • kiedy w poszczególnych fazach tworzyć źródła dostawcze, oraz jak je nadzorować, kontrolować i zatwierdzać; • kto jest związany z każdą z faz; • jak kontrolować i autoryzować każdą fazę. [1]A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition, Project Management Institute, Newtown Square 2004, s.20

5. Etapy, na które dzieli się projekty, są tak silnie powiązane z ich specyfiką, że trudno jest określić w tym zakresie jakieś ogólne reguły. Niezależnie jednak od tego bardzo znacznego, praktycznego zróżnicowania projektów, podejmowane są próby modelowego przedstawienia ich przebiegu [1]. Jeden z najbardziej powszechnych sposobów definiowania cyklu życia projektu wyróżnia cztery fazy realizacji projektu (diag. 4) [2]: [1] Łada Monika, Kozarkiewicz – Chlebowska Alina, Podstawy Controllingu Projektów, Centrum Badań nad Projektami s.c., 2006, s.18 [2] Davidson J. Frame, Zarządzanie Projektami w Organizacjach czyli jak sprostać wymaganiom klienta na czas, nie przekraczając budżetu, WIG-Press, Warszawa 2001, s.7

6. 1. Identyfikacja (wyobrażenie) projektu – pierwsza faza cyklu życia projektu. Wyznaczane zostają projekty, które powinny zostać podjęte. Analizuje się, czy projekty są warte przeprowadzenia, oraz czy będzie to opłacalne dla firmy. Bardzo istotne jest, by do pracy nad projektem zostały wykorzystane zasoby organizacji. • Niektóre z czynności podejmowanych w fazie wyobrażenia projektu: • zostają zidentyfikowane potrzeby; • właściwe odpowiedzi na potrzeby zostają określone i opisane; • główne źródła dostawcze i grupy robocze zostają zidentyfikowane; • zaczynają kształtować się zespoły; • kwestie wykonalności i uzasadnienia projektu zostają zaadresowane [1]; [1] Heerkens R. Gary, Project Management, McGraw – Hill, 2001, s.12

7. 2. Planowanie – druga faza, która stanowi zarazem podstawę cyklu życia projektu. Proces ten mówi każdej osobie zaangażowanej w przedsięwzięcie, dokąd należy zmierzać i jak tego dokonać. Dokumentacja stworzona podczas planowania jest wykorzystywana w pozostałych fazach projektu, we wspomaganiu jego czynności i monitorowaniu postępów. Głównym produktem tej fazy jest plan projektu. • Niektóre z czynności podejmowanych w fazie wyobrażenia projektu: • wyznacza się źródła dostawcze; • spisuje się i publikuje dyrektywy wykonawcze; • ustala się budżet projektu; • definiuje się zadania i sposoby oceny projektu; • opisuje się specjalne umiejętności potrzebne do wykonania zadań projektowych [1]; [1] Heldman Kim, Project Management JumpStart, SYBEX, San Francisco London 2003, s.21

8. 3. Wdrożenie (realizacja, wykonanie) – trzecia faza cyklu życia projektu, podczas której plany zostają wcielone w życie. Zespoły projektowe zostają przydzielone do konkretnych zadań, zaś menedżerowie projektu dbają, by skupiały się one na ich realizacji. W trakcie tego etapu wykorzystywana jest większość surowców oraz budżetu. Głównym produktem tej fazy jest ukończony projekt. • Niektóre z czynności podejmowanych w fazie wdrożenia projektu: • wcześniej wyznaczone zadania zostają realizowane; • podjęte zostają czynności zarządcze do monitoringu i kontroli; • zidentyfikowane zostają zmiany, rezultaty, efekty; • projekt zaczyna być przygotowywany do zamknięcia [1]; [1] Westland Jason, Project Management Guidebook – darmowy ebook dostępny pod adresem internetowym: http://www.method123.com/affiliates/method123-ebook.pdf, s.6

9. 4. Zakończenie (i ocena) – ostatnia faza, która często jest jednak pomijana w cyklu życia projektu. Wydaje się, że w momencie gdy cel projektu zostaje osiągnięty zaś klient jest zadowolony, rozpoczyna się praca nad kolejnym projektem. Jednak zakończenie projektu jest ważnym procesem. • Niektóre z czynności podejmowanych w fazie wdrożenia projektu: • uzyskanie akceptacji klienta; • kompletowanie dokumentacji projektu; • kompletowanie rozliczeń ostatecznych; • ostateczny raport projektu [1]. [1] Wysocki K. Robert, McGary Rudd, Effective Project Management: Traditional, Adaptive, Extreme, 3rd Edition, John Wiley & Sons, 2003, s.45

10. Diagram 4. Podstawowe fazy cyklu życia projektu. Źródło: Szczęsny Piotr, Zarządzanie Projektami, Agencja Wydawniczo – Reklamowa MT, Warszawa 2003, s.9

11. Wykres 3. Cykl życia projektu a koszty i zatrudnienie. Źródło: opracowanie własne.

12. Przykładowo, informatycy częściej skłaniają się ku koncepcji wyróżniającej sześć etapów cyklu życia projektu [1]: • rozpoznanie potrzeb; • definicja wymagań; • projektowanie systemu; • wdrożenie; • testowanie; • obsługa. [1] Davidson J. Frame, Managing Projects in Organizations: How to Make the Best Use of Time, Techniques, and People, 3rd Edition, Jossey-Bass, San Francisco 2003, s.7

13. Z kolei Albert Lester w Project Planning and Control odwołuje się do normy BS 6079, zgodnie z którą na cykl życia projektu składa się[1]: • koncept – podstawowe idee, sytuacje biznesowe, wykaz wymagań, cel; • wykonalność – testy, komercyjna i finansowa żywotność, studia techniczne, wycena kapitału itd.; • szacunek – aplikacje dla funduszy, określania ryzyka, opcji itd.; • autoryzacja – zgody, pozwolenia, warunki, strategia projektu; • wdrożenie – realizacja pomysłu, zaopatrzenie, fabrykacja, instalacja, zlecanie, upoważnianie, zamawianie; • finalizowanie – testy wykonalności, zdawanie produktu klientowi, ocena; • operacja – dochód z danego okresu, produkcja, utrzymanie; • zakończenie – zamknięcie, likwidacja, usunięcie. [1] Lester Albert, Project Planning and Control, 4th Edition, Butterworth – Heinemann, 2004, s.20

14. Tabela 4. Model cyklu życia projektu – charakterystyka. Źródło: Trocki Michał, PodstawyZarządzania Projektami – prezentacja PowerPoint, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, s.32