Miről lesz szó?

1. KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENTIII. MODUL A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI –2.3. A projekt kidolgozása

2. Miről lesz szó? • 2. A projektek létrehozása 2.1. Elemzési szakasz 2.1.1. Projekt tervezési technikák 2.1.1.1. SWOT analízis 2.1.1.2. A projekt érintettjeinek elemzése (stakeholder analízis) 2.1.1.3. Stratégia-elemzés 2.2. Tervezési szakasz 2.2.1. Logikai kerettervezés (LKM) 2.2.2. Problémalemzés és célkitűzés 2.3. A projekt kidolgozása 2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv 2.3.2. A humánerőforrás-terv – A projektcsapat 2.3.3. Kommunikációs terv 2.3.4. A pénzügyi terv/tervezés

3. 2. A PROJEKTEK LÉTREHOZÁSA - 2.3. A projektek kidolgozása -

4. Egy projekt megvalósítását függetlenül attól, hogy milyen pénzügyi forrásból kerül finanszírozásra, esetleg pályázatot kell-e benyújtani pénzügyi támogatásért, mindig gondos, szisztematikus tervezésnek kell megelőznie. Az alábbi terveket minden projekt esetében el kell készíteni: 1. Munkaterv 2. Humánerőforrás-terv 3. Pénzügyi terv 4. Kommunikációs terv (belső és külső) Ezeknek a terveknek egymással tökéletes összhangban kell lenniük, egyik a másik nélkül nem jöhet létre. Nem állíthatunk össze egypénzügyi tervet anélkül, hogy a költségeket tevékenységekhez rendelnénk, de a munkaterv is akkor állja meg igazán a helyét, ha a tevékenységek elvégzéséhez a megfelelő személyeket jelöljük ki. 2.3. A projekt kidolgozása

5. 2.3. A projekt kidolgozása A 4 tervnek szorosan egymásra kell épülnie. • A munkatervben szereplő valamennyi tevékenységnek meg kell jelennie a költségvetésben, és csak a munkatervben szereplő tevékenységeknek lehet költsége!

6. 2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv A megvalósítási ütemterv = munkaterv = munka-idő terv=cselekvési terv szerepe a projekt céljainak eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása és ütemezése. A megvalósítási ütemterv egy olyan tevékenységek és események sorából álló kapcsolatrendszert jelent, amelyben egyértelművé válik a feladatok időbeli és funkcionálisegymásutánisága. Az egyes tevékenységekhez célszerű azonnal hozzárendelni a megvalósításért felelős személyeket, mert ezáltal biztosítható a felelősségi körök vitán felül álló egyértelműsége a projekt megvalósítása során.

7. 2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv Az ütemterv kidolgozása az alábbi előnyökkel jár: • Jól mutatja a feladatok, munkaegységek és projektfázisok közti összefüggéseket. • Követhetővé teszi az egymással párhuzamosan folyó feladatokat. • Elősegíti az erőforrások tervezését, pl. hogy az egyes feladatokért felelős személyeknek mely időpontban kell rendelkezésre állniuk. • Egyértelműen megmutatja a felelősségi viszonyokat, vagyis hogy melyik feladat mely személy(ek) felelőssége alá tartozik. • Elősegíti azoknak a kritikus tevékenységeknek a beazonosítását, melyek elhalasztásával a projekt befejezési ideje is halasztódni fog.

8. 2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv • Elősegíti azoknak a tevékenységeknek a beazonosítását, amelyek csúszása nem befolyásolja a projekt befejezését és a források időleges átcsoportosítását is lehetővé teszi. • A segítségével tervezhető az egyes projektfázisokra és feladatokra szánt optimális időkeret, annak érdekében, hogy a projektet időben be lehessen fejezni. • Behatárolja a projekt várható befejezési idejét. • Elősegíti a projektet megvalósító különböző szervezeti egységek közti zökkenőmentes kommunikációt. • Egységes keretet biztosít a projekt nyomonkövetéséhez és ellenőrzéséhez.

9. 2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv Projektszakaszok- „mérföldkövek” A tevékenységi terv felvázolásakor a projektben folyó tevékenységeket célszerű szakaszokra (munkacsomagokra) bontani, mely szakaszok vége egyben a projekt megvalósításának főbb ellenőrzési pontjaiként, „mérföldköveiként” is szolgálnak. Ilyen szakaszok lehetnek például: • a projektben szerepet vállaló intézmények feladatainak tisztázása, • a kiosztott feladatok elvégzése • az eredmények összegzése • a megszerzett tapasztalatok és elért eredmények széleskörű terjesztése. A felsorolt példák a projekt menedzsment szempontok szerinti szakaszokra bontását mutatják. Lehetséges azonban a projektek speciális munkaszakaszonkénti, ún. technikai fázisokra bontása is (pl. egymásra épülő kutatási folyamatok esetében). A menedzsment és technikai fázisok kombinálhatók is.

10. 2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv A munkaterv elkészítésének optimális sorrendje: • A célok eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása, • Kulcsfeladatok kijelölése, majd azok alfeladatokra bontása, • Az egyes tevékenységek időbeli és logikai kapcsolódásainak megállapítása, • Projektszakaszok és munkacsomagok kijelölése, • Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges időtartam meghatározása, • Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges szakértelem meghatározása, • Felelősök kijelölése.

11. Munkaterv – ellenőrző eszköz Minden munkaszakasz végén meg kell vizsgálni: • az adott fázisra kitűzött tevékenységek milyen mértékben valósultak meg (a valós helyzet viszonyítása a tervezetthez) • az esetleges elmaradásoknak mi volt az oka • ezeket a későbbiekben hogyan lehet kiküszöbölni • meg kell hozni a döntést arról, hogy a projekt megvalósítása továbbléphet-e a következő szakaszba.

12. Munkaterv – ellenőrző eszköz A projektek megvalósítása során fontos szereppel bír aprojekttevékenység folyamatos nyomon követése és értékelése. Az értékelés végzése: • az egyes feladatokat követően, • a projektszakaszok lezárásakor (technikai fázisok) Megvizsgálandó: • a tényleges megvalósítás mértéke – továbblépés feltétele • az elmaradás oka(i) - kiküszöbölendő

13. Munkaterv szabályok Értékelni azonban csak úgy lehet, ha előre rögzített mutatókkal rendelkezünk, más szóval, ha van mihez viszonyítanunk. Ezért már a projekt előkészítésekor érdemes olyan egységes értékelési szempontrendszert, sikerkritériumokat és egységes értékelési módszereket kidolgozni, amelyek viszonyítási alapot biztosítanak az értékeléshez (pl. 80%)

14. Munkaterv szabályok A munkaterv kialakításakor az egyes szakaszokmegvalósítási határidejére tervezzünk ésszerű értéket (Pl. +5%) és lehetőség szerint tartassuk is be. A tevékenységek mellett jelöljük meg konkrétfelelősöket is!!

15. Időbeli ütemezés (összefoglalás) Projekt szakaszok - Mérföldkövek • „Mérföldkövek” – kulcsfontosságú események a projekt életében: • Fontos fázisok lezárása, kezdete • Fontosabb döntési események • Technikai fázisok - munkaszakaszokra bontás • Pl.: építés – eszközbeszerzés – képzés • A projektek megvalósítása során fontos szereppel bír a projekttevékenység folyamatos nyomonkövetése és értékelése. • Az értékelés végzése: • az egyes feladatok befejezését követően, • a projektszakaszok (technikai fázisok) lezárásakor Megvizsgálandó: • a tényleges megvalósítás mértéke (továbblépés feltétele) • az elmaradás oka(i) – kiküszöbölendő

16. Az ütemtervezés módszertani eszköze: GANTT-DIAGRAM • Elkészítése 4 lépésből áll: • 1. A tevékenységek definiálása • 2. A tevékenységek logikai sorrendjének, egymásra épülésének meghatározása • 3. A tevékenységek időtartamának meghatározása • 4. A Gantt-diagram összeállítása

17. GANTT-DIAGRAM A Gantt-diagramban a tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez, mivel az elhelyezkedés jelzi a tevékenységek egymástól való függőségét: • átfedéses kapcsolódás: az előző tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következő megkezdhető legyen • negatív átfedés: késleltetést jelez. • Hátránya: bonyolult, sok tev.-ből álló projektek esetében már átláthatatlanná válik.

18. Tanácsok a Gantt diagram elkészítéséhez: • Szedjük pontokba, alpontokba a fő- és altevékenységeket. Max. 6-8 főtevékenység legyen (az altevékenységeket soroljuk be ezek alá.) Ez azért is praktikus, mert a fő- és altevékenységekhez egyaránt rendelhetünk felelősöket, akiket így könnyebb koordinálni (pl. nem 25 felelős van, hanem 5 főfelelős, aki koordinálja a saját beosztott további 5-5 alfelelősének a munkáját). 2. A projektmenedzsment és a disszemináció külön főtevékenység, ne feledkezzünk el róluk. Nagyobb beszerzések esetén a közbeszerzés is önálló főtevékenység. 3. A tevékenységek egymásra épülését ellenőrizzük a Gantt diagramban. Addig nem tudjuk az adott tevékenységet megkezdeni, amíg be nem fejeztük azt a tevékenységet, amire ráépül (például a képzés megkezdéséig be kell fejeznünk a tananyagfejlesztést és –sokszorosítást).

19. 4. Zárják le mérföldkövek a tevékenységeket= rendeljünk hozzá mérhető, számonkérhető eredményt és a teljesítés határidejét. 5. Minden tevékenységhez rendeljünk felelőst már a tervezés időszakában. 6. Számoljunk kb. 20%-os rátartással az időtervezésben, mert a tapasztalatok szerint mindig csúszik a végrehajtás. A 20%-ot minden tevékenységre számoljuk rá, de ne jelöljük a pályázatban, hogy rátartással terveztünk. 7. Ügyeljünk a reális kapacitástervezésre. Számoljunk a szabadságolási időszakokkal, az „évvégi hajrával”, más előrelátható nagy volumenű munkákkal, stb. Az adminisztratív terhelés különösen problémás lehet, hiszen manapság rendszerint kevés, túlterhelt adminisztrátorral dolgoznak a szervezetek, akik több kolléga munkáját segítik. 8. Kritikus lehet a döntési pontok, rendezvények, fórumok megfelelő időpontra tervezése. Ezeknél is vegyük figyelembe a szabadságolási időszakokat, az évszakhoz kötött tevékenységeket, konferencia-időszakokat, stb.

20. A munkaterv végrehajtása során a következőkre figyeljünk: • Rendszeresen ellenőrizzük: a terveknek megfelelően haladunk-e a végrehajtással. A támogató felé benyújtott köztes projekt-előrehaladási jelentéseinkben (PEJ) is be kell számolnunk a csúszásokról és azok okairól, valamint ez a támogató által kijelölt monitorok egyik vizsgálati szempontja is a helyszíni látogatások során. Mindig legyen B-terv,katasztrófaterv a tarsolyunkban válsághelyzetekre. A B-terv megvalósításának mind az időkeretbe, mind a költségvetésbe bele kell férnie. Ha tanácstalanok vagyunk, mit tegyünk, kérjünk tanácsot a monitortól, aki több hasonló projektet lát párhuzamosan, vagy egy gyakorlott projektmenedzser kollégánktól.

21. Munka- és időterv: „MÉRFÖLDKÖVEK”

22. A munkaterv végrehajtása során a következőkre figyeljünk: 2. Tartsunk minden héten a projektstábbal heti munkaértekezletet, ahol megbeszélhetjük az aktuális feladatokat, beoszthatjuk az adminisztrátor kollégák és a tárgyi eszközök (fénymásoló, laptop) igénybevételét. A termek és az eszközök igénybevételéhez célszerű előjegyzési naplót vezetni, hogy senkit ne érhessen kellemetlen meglepetés.

23. A munkaterv végrehajtása során a következőkre figyeljünk: 3. A projektindítás egyszerre sok feladattal jár. Szükségünk van belső szabályzatokra, eljárásrendekre, űrlapokra (pl. teremhasználati előjegyzési napló), adatbázisok felállítására és még sok olyan eszközre, amelyek jól dokumentált, egységes, szabványosított munkafolyamatokat támogatják. Kapkodós, kaotikus projektindítás esetén rossz a hangulat, elveszíthetjük a partnerek bizalmát, ezért készüljünk fel előre a feladatokra, rendeljünk hozzá elég embert. A projekt legelején indítsuk el a (köz)beszerzési eljárásokat is, ha lehetséges, mivel azok rendszerint igencsak elhúzódnak.

24. 2.3.2. A humánerőforrás-terv – A projektcsapat SZEREPE: • Hatékony projektcsapat összeállítása • A munkatervben felsorolt feladatok felosztása a csapattagok között • A felelősségi viszonyok egyértelmű tisztázása

25. A pr.-ben dolgozó személyek kiválasztásánál a projekt zökkenőmentes megvalósításához szükséges készségeken (szakmai kompetenciák, tapasztalatok, stb.) túl a sikeres és hatékony együttműködést biztosító személyiségjegyeket: Pl. együttműködési készség motiváltság, stb. is meg kell vizsgálni. A csapattagoknak képesnek kell lenniük együtt egy olyan motiváló környezet kialakítására, amelyben mindannyian a leghatékonyabb munkát tudják végezni. Nagyobb projektek esetében, ahol a projektcsapat sok emberből áll, érdemes a munka megkezdése előtt csapatépítő tréninget tartani, ahol a csapattagok játékos formában oldhatnak meg valóságközeli helyzeteket.

26. A projektcsapat felépítése A csapatban jó, ha megvannak az alábbi szerepek: • a motivátor – a csapatszellem fenntartója • a precíz – a határidők felelőse • a gyakorlatias – a problémák megoldásában játszik szerepet • a kritikus – a csoport lelkiismerete • az adminisztrátor – aki a projekttel kapcsolatos ügyintézést végzi.

27. Az egyes szerepeken túl minden csapattagnak rendelkezni kell az alábbi tulajdonságokkal: • magas szintű szakmai tudás, • problémamegoldó készség, • célorientáltság, • magabiztosság.

28. A CSAPAT - javaslatok • A projektcsapat kialakításakor törekedni kell arra, hogya projektben felmerülő összes kérdésnek legyenszakértője. • A feladatok felosztásánál egyértelmű felelősségi körökkijelölésére kell törekedni, vagyis hogy mindenfeladatnak legyen egy (azaz 1) fő felelőse, se több, se kevesebb ember ne foglalkozzon aprojekttel, mint amennyi szükséges.

29. A projektmenedzser • A jó projektmenedzser nem egy-egy szakterület specialistája,hanem egy széles látókörű, jelentős háttértapasztalatokkal éstudással rendelkező személy, aki képes a projekt egészét átlátni,a különböző szakterületekről érkező információkat összefogni. • A projektmenedzsernek rendszerben kell gondolkoznia, • A projektmenedzser elsődleges feladata az, hogy elősegítse aprojektben dolgozó szakemberek együttműködését, éppen ezért: • NE FOGLALKOZZONa részfeladatok elvégzésével. • FELADATA: a projekt egészének tervezése, szervezése, valamintpénzügyi és szakmai ellenőrzése.

30. A projektmenedzser A projektmenedzser három irányban is felelősséggel tartozik: • 1. a projektet finanszírozó intézmény, • 2. a célcsoport; • 3. a teamtagjai felé. A projektmenedzsernek kiváló legyen kommunikációs képessége. Ő tartja a kapcsolatot a projektet körülvevő környezettel (partnerek, egyéb érdekelt felek, média, stb.) Ha ez rá nem jellemző – VÁLASSZON SZÓVIVŐT

31. Belbin-féle szerepek a team-en belül Elnök Vállalatépítő Ötletember (palánta) Erőforrásszerző, forrásfeltáró Helyzetértékelő Serkentő Megvalósító Csapatjátékos

32. Projektmenedzsment funkciók I. • Projekt tervezés • A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi • Projekt szervezés • Team építés és fejlesztés • A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)

33. Projektmenedzsment funkciók II. • Projekt koordinálás • Kitűzött határidők betartása • Információáramlás biztosítása • Projekt irányítás • A munkálatok terv szerinti lebonyolítása • Projekt ellenőrzés • A projekt futását folyamatosan követő tevékenység • Egyaránt ki kell terjednie mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra

34. A projekt irányítás I. • A projektirányítás elsődleges feladata a munkálatok tervnek megfelelő lebonyolítása. • a munkálatok lebonyolításához szükséges szervezet és intézményi rendszer kialakítása • a megvalósítási munkálatok irányítása, koordinálása. • az adminisztratív feladatok lebonyolítása, dokumentáció készítése • kereskedelmi lebonyolítás, azaz az ajánlatok teljesítésének, a megrendeléseknek és számla-ellenőrzésnek a felügyelete.

35. A projekt irányítás II. • határidők tervnek megfelelő betartása • a költségvetés követése • a megvalósulás folyamatos ellenőrzése, a céltól való eltérés esetén korrigáló intézkedések bevezetése • váratlan események bekövetkezésekor a veszteségek minimalizálását biztosító cselekvési alternatívák kidolgozása, bevezetése

36. 2.3.3. Kommunikációs terv + arculati elemek Kötelezettségeink: A támogatási szerződés előírja, hogy akedvezményezett a projekt teljes megvalósítása soránköteles a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatoseszközök és tevékenységek biztosításáról gondoskodni Az irányadó jogszabályok: • A 1083/2006/EK tanácsi rendelet általános szabályozása mellett a 1828/2006/EK bizottsági végrehajtási rendelet határozza megrészletesen • A 2007-2013 programozási időszakban a hazai felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről szóló 255/2006. (XII.8.) Korm. Rendelet. • A 2007-13 időszak strukturális alapok és a Kohéziós Alap támogatásafelhasználásának részletes eljárási szabályairól szóló 16/2006. (XII.28.)MeHVM-PM együttes rendelet.

37. Arculati célok 1828/2006/EK rendelet –Potenciális pályázók, kedvezményezettek,projektekben résztvevők tájékoztatása; –Közvélemény tájékoztatása a támogatások felhasználásáról, a projekttel/programmal elért eredményekről… mindezekben az Európai Unió és az Új MagyarországFejlesztési Terv részvételének bemutatása.

38. Mit kell használnunk és mikor? Pályázati útmutató: F3.1 Kommunikáció - példa A projektgazda, a támogatási döntéstől számítva, a projektmegvalósítása során köteles a hatályos jogszabályokbanmeghatározott tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségeknekeleget tenni, a projektről és a támogatásról az ott meghatározott módon és tartalommal információt nyújtani. A tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket aNemzeti Fejlesztési Ügynökség (www.nfu.hu) honlapjáról letölthető„Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” címűdokumentum, valamint az „Arculati Kézikönyv” tartalmazza. PÉLDA A projekt megvalósítása során az „V. számú kommunikációscsomagot” köteles megvalósítani a projektgazda. A projektgazda, a projekt megvalósítása során „C” típusú tájékoztatási táblát,a projektzárást követően pedig a „D” típusú emlékeztető táblát köteles elhelyezni

39. Kommunikációsterv • A projekt sikeres lebonyolítása során fontos: • a projekten belüli (tevékenységek közötti információ áramlás) • és a projekt és környezete közti jól működő kommunikáció. • A folyamatos információátadásnak számos módszere van, pl: Projekt-team-en belül: • E-mail, telefon • Találkozók (rendszeres / szakasz lezáráskor) • Időközi jelentések • Kötelező beszámolók Projekt és környezete: • Partnertalálkozók • Sajtó-média kapcsolat • honlap • Szakmai fórumok,kiadványok

40. Stakeholderek informálása • „Mindenkinek érdeke” • Fontos: a stakeholderek felé csak a számukrareleváns információkat közöljük (a stakeholderanalízisalapján) • Legyen lehetőségük vélemény-nyilvánításra • Az egyeztetések módszerét illetően igazodjunka stakeholderekhez.

41. A Kedvezményezettek informálása • A projekt fenntarthatóságának záloga! • Tevékenységünk, eredményünk marketingje azok felé, akik igénybe fogják ezt venni • Fontos: ennek költségeit még a támogatásból célszerű fedezni, s ez indokolt is (=> mi lesz a projekttel a támogatás megszűnése után?) • A kedvezményezettek felé való kommunikáció gondos előkészítést igényel, nem lehet ad hocjellegű!

42. 2.3.4. A pénzügyi terv/tervezés Pénzügyi tervezéskor vizsgálnunk kell a projekt pénzügyi megvalósíthatóságát és fenntarthatóságát egyaránt. A projektek pénzügyi tervezése és elemzése 3 aspektusra terjedhet ki: 1. pénzforgalom=Cash Flow 2. jövedelmezőség 3. az érintett szervezet pénzügyi teljesítménye.

43. 2.3.4. A pénzügyi terv/tervezés A várható bevételeknek a költségeket fedezniük kell!! A megvalósíthatósági tanulmány a projekt végrehajtására és jövőbeni üzemeltetésére ésfenntartására vonatkozó általános pénzügyielemzést is tartalmazza.

44. 2.3.4. A pénzügyi terv/tervezés Magában foglalja: • Beruházási javaslatok készítését • A javaslatok pénzáramlásának becslését • A pénzáramlás értékelését • A projektek kiválasztását • A beruházási projektek elfogadás utáni folyamatos értékelését

45. CASH FLOW Értelmezések – „Pénzáramlás” – Pénzforgalmi kimutatás MIKOR és MENNYI pénz esedékes?

46. Pénzbevétel Pénzkiadás Működés és beruházás Értékesítés árbevétele Díjbevételek Tőkekiadás Működési költségek Adók Finanszírozás Saját tőke Hitel Adomány, támogatás Tőketörlesztés Kamatfizetés Osztalék Teljes pénzbeáramlás Teljes pénzkiáramlás CASH FLOW

47. A pénzügyi terv készítésének folyamata • Elemi feladatokhoz rendel- • hető költségkategóriák • beazonosítása költségnem • és mértékegység • szerint Költségoldal Projekt összevont költség- szerkezetének meghatá- rozása Kiinduló feltételrendszer: Projekt munkaterv HR terv Strukturált pénzügyi terv Kiinduló feltételrendszer: finanszírozási források meghatározása: saját és idegen forrás azonosítás Projekt összevont forrás- szerkezetének meghatá- rozása Elemi feladatokhoz rendel- hető finanszírozási mód beazonosítása Forrásoldal

48. AZ ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK ELLENŐRZÉSE

49. FELADAT - Tevékenységekköltségnemesítése KI –MILYEN CÉG ? MIKOR? (munkaidő-terv) MIRŐL AD SZÁMLÁT ? – amit el tudunk számolni ÚTMUTATÓK (pályázati dokumentáció részei) • Általános (ESZA, ERFA) • Konkrét pályázathoz kötötten

50. Költségek elszámolhatósága Elszámolható költségek • a kedvezményezettek által teljesített költségek, és teljesítésük az átvételt igazoló számlákkal vagy azonos bizonyító erejű könyvelési dokumentumokkal támasztható alá (ez a szabály nem zárja ki a kedvezményezett részére történő előlegfizetést); • közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, és nélkülözhetetlenek annak előkészítéséhez vagy végrehajtásához; • áruk nem haladja meg a piaci értéket, és a piaci érték független módon megállapítható és ellenőrizhető; • Magyarországon megvalósuló projekthez kapcsolódnak (a 1685/2000. EK Rendelet 12. szabályában meghatározott kivételektőleltekintve); • nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján.