1 / 70

Nettverksmøte for LP – 05.06.2008

Nettverksmøte for LP – 05.06.2008. Agenda. 09.00 – 10.10: Informasjon om EU-tjenesten ved NTNU v/ Per Inge Andresen og Øyvind Throndsen 10.10 – 10.25: Pause 10.25 – 11.00: Bruk av timeføring og prislister i Maconomy v/ Per Inge Andresen

natan
Download Presentation

Nettverksmøte for LP – 05.06.2008

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Nettverksmøte for LP – 05.06.2008

  2. Agenda 09.00 – 10.10: Informasjon om EU-tjenesten ved NTNU v/ Per Inge Andresen og Øyvind Throndsen 10.10 – 10.25: Pause 10.25 – 11.00: Bruk av timeføring og prislister i Maconomy v/ Per Inge Andresen 11.00 – 11.30: Informasjon om ulike aktiviteter i Prosjektprosessen v/ Lars Gunnar Indreiten

  3. Prosjektprosessen – LØF 2010 • Utarbeidelse av nye standard kontraktsmaler for bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. - Utkast til nye kontraktsmaler planlagt ferdigstilt i løpet av juni måned. - Skal gjennomgås av rektoratet og dekanmøte før godkjenning - Planlegges implementert og tatt i bruk fra høsten - Vesentlige endringer i kontraktsmal for oppdragsfinansierte prosjekter pga ny IP-policy ved NTNU (styrebehandles 12.juni) - Små justeringer i kontraktsmal for bidragsfinansierte prosjekter

  4. Prosjektprosessen – LØF 2010 • Arkivering og bruk av prosjektnummer i ePhorte: - Etablering av nye rutiner for arkivering av saker tilknyttet eksternfinansierte prosjekter, herunder koble prosjektnummer i Maconomy til relevante saker i ePhorte tilknyttet prosjektet (søknader, kontrakter, tilsettinger, rapporter osv..) Planlegges implementert fra 01.09.2008 - Lesetilgang for Sentral prosjektstøtte (tilgangsgruppe SP i ePhorte) for saker i ePhorte slik at kontrakter/avtaler kan hentes ut i ePhorte av SP. Forutsetter at lokal enhets delarkiv gir SP lesetilgang til den aktuelle journalpost. Kan benyttes allerede i dag! Informer ditt delarkiv om mulighet!

  5. Prosjektprosessen – LØF 2010 • Utvikling av prosjektportal - Utredning, behov og kartleggingsfase Utgangspunkt i ny Prosjektprosess Viktig med innspill fra dere som brukere (LP, SP og PL) av fremtidig portal: Hva er behov og ønsker? Frist for tilbakemeldinger: mandag 16.juni (lars.gunnar.indreiten@ntnu.no) - Utvikling av portal mht gode tekniske løsninger

  6. Neste nettverksmøte • Neste nettverksmøte planlegges avholdt i løpet av september måned. Nærmere dato blir fastsatt og informert om pr e-post så raskt dato er klar. • Tema for neste møte: NFR-prosjekter Vi arbeider med å få en kontaktperson fra NFR til å kunne delta på nettverksmøtet for å informere om blant annet regnskaps- og rapporteringsrutiner. Viktig at dere kommer med innspill til spørsmål og tema dere ønsker å ta opp på forhånd. Frist for tilbakemelding: 30.juni (lars.gunnar.indreiten@ntnu.no)

  7. GOD SOMMER!!

  8. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?- spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter LP-nettverksmøte, 05.06.08 Øyvind Throndsen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  9. Agenda • Krav til prosjektdata i Maconomy (spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter) • Budsjettering i Maconomy • Indirekte kostnader • Behandling av inngående MVA • Rapportering til EU eller koordinator • Revisjon (ordinær revisjon) • NB! Presentasjonen fokuserer i hovedsak på EU- prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter og spesielle momenter å ta hensyn til for disse. For de punktene der prosjektene utenfor rammeprogrammet behandles annerledes er det nevnt. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  10. Krav til prosjektdata i Maconomy- spesielle momenter for EU- prosjekter TRINN 1 • Valg av finansieringskategori • EU- rammeprogram for forskning • Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning • EU- Marie Curie • EU- utenom forskningsdirektoratet • Prosjekter finansiert av andre EU- organer enn forskningsdirektoratet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  11. Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 1 forts. • Valg av budsjettmal • Egen budsjettmal for EU- prosjekter, benyttes for alle typer EU- prosjekter • For prosjekter utenom forskningsdirektoratet kan EU- budsjettmal benyttes, men også hvilken som helst annen mal (ved spesielle behov) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  12. Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 2 • Prosjektnavn • Kortnavn (akronym) på prosjektet i henhold til kontrakten med EU • Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU • Kunde • EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator- Velg kundenummer 79841 (European Commission) • EU- prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator- Registrer som kunde den virksomheten som er koordinator Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  13. Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 2 forts. • Ref. hos kunde • Prosjektets kontraktsnummer hos EU (se kontraktsforside) • Prosjektbeskrivelse • Legg inn prosjekttype (Se kontraktsforside) • Collaborative Project/ CP • Integrated Project/ IP • Network of Excellence/ NoE • Marie Curie- Research Training Network/ MC- RTN • osv. • Benytte sentral LP, NB! • Feltet benyttes kun av EU LP Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  14. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 1 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  15. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 1 • Kontaktperson hos kunde • For prosjekter der NTNU er koordinator- legg inn navn på kontaktperson i EU (finnes i kontrakten) • For prosjekter der NTNU ikke er koordinator- legg inn kontaktperson hos koordinator (finnes i kontrakten) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  16. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 2 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  17. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 2 • Indirekte kostnader • Merk! I EU- budsjettmalen er Brutto %, Egenandel % og Netto belastning i % faste verdier og kan ikke endres • Verdi for indirekte kostnader tilsvarende EUs dekning må derfor legges inn i fanen ”Priser”- se lysark nr 12 • Legg inn data for godskrivning av indirekte kostnader: • Prosjektnummer for godskrivning av indirekte kostnader, 69XXXXXX, legges inn i feltet ”Godskr. Prosjektnr” • Analyseverdi legges inn i feltet ”Godskr. Analyseverdi” Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  18. Krav til prosjektdata i Maconomy Priser • Indirekte kostnader Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  19. Krav til prosjektdata i Maconomy Priser, Avanse • Avanse- prosjekter innenfor rammeprogrammet, inkludert Marie Curie • For alle prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter må %- satsen som gjelder for det enkelte prosjekt legges inn i avansefeltet • Dekningsbidraget beregnes da på grunnlag av de arter som er inkludert i ”dirlønn” og ”eu- grunnlag”- i hovedtrekk lønn og alle andre direkte kostnader unntatt sub-contracting/ kjøp av tjenester (art 6714, 6717, 6718, 6732 og 6752) • Avanse- prosjekter utenfor rammeprogrammet • Sjekk for det enkelte prosjekt både hva beregningsgrunnlaget er for indirekte kostnader og hvilken %- sats som gjelder for prosjektet/ prosjekt typen. Bruk eventuelt en annen budsjettmal enn EU- budsjettmal dersom beregningsgrunnlaget er noe annet enn for prosjekter innenfor rammeprogrammet. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  20. Krav til prosjektdata i Maconomy Priser, Valuta • Valuta • Velg EUR • Gjeldende kursdato for budsjett • Det anbefales å velge kursdato: 01.01.2005 (= kurs 7,5) • Gjeldende kurstabell for budsjett • Velg Budsjettkurser • Ny kursdato for budsjett • NB! Det bør vurderes underveis, for eksempel etter hver rapportering, om en ny kursdato bør settes for prosjektet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  21. Budsjettering i Maconomy • LP- TIPS! Sjekk kontrakt, rapporteringskrav i ”Reporting guidelines” og rapporteringsskjemaer (FORM C++) allerede ved opprettelsen av prosjektet for å kunne strukturere budsjett og regnskapsføring på samme måte som det skal rapporteres (f. eks. per aktivitetskategori, per arbeidspakke eller lignende). Dette vil forenkle rapportering, og kan håndteres ved bruk av delprosjekter. Hvorfor (EU-) delprosjekter? • Gir mulighet til å skille kostnader per aktivitetskategori • Evt. for hver arbeidspakke • For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder • Kan ha annen finansieringskategori • Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  22. Budsjettering i Maconomy Indirekte kostnader og MVA, Eksempel, EU- prosjekt innenfor rammeprogrammet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 05.06.08

  23. Indirekte kostnader - budsjettering og regnskapsføring Indirekte kostnader, EU prosjekt innenfor rammeprogrammet Budsjettering • Art 9113 • Belastning = 40% av lønnskostnader/ dir. lønn • Fast verdi i EU- budsjettmalen (Faneblad: Prosjektdata 2). • Belastning genereres automatisk i regnskapet fortløpende for hver måned • Art 9112 (merbelastning) eller 9052 (godskrivning) • Differanse mellom 40% av lønnskostnader (NTNU beregning) og EU- beregning i dette eksemplet på 20% (Avanse i faneblad ”Priser”) på dir lønn og eu- grunnlag. • I dette eks. for alle kostnader ekskl. 6714 (subcontracting). Merbelastning på art 9112. • Posteres av regnskapsseksjonen en måned på etterskudd • Sum art 9113 +9112/ 9052= EUs dekning av indirekte kostnader Priser Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  24. Inngående MVA Generelt • For prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes i noen tilfeller MVA. Sjekk derfor kontrakten og reglene for det enkelte prosjekt • For prosjekter innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) dekkes ikke MVA. Dette gjelder alle bilag med synlig MVA som fakturaer, reiseregninger og utlegg MVA håndtering for prosjekter der MVA ikke dekkes • Ved budsjettering og regnskapsføring • Kostnaden budsjetteres og regnskapsføres på art 7794. Bilagsbeløpet ekskl. MVA konteres på ordinær kostnadsart. (NB! Merk at det ikke er mulig å splitte MVA i bestillingssystemet (IBX) eller for reiseregninger i PAGA. Dette må gjøres manuelt for eksempel ved ompostering i etterkant) • Oppdekning av MVA budsjetteres og regnskapsføres på art 9054. Oppdekning av MVA bør gjøres med en ompostering med visse jevne mellomrom. For en med detaljert beskrivelse om hvor ofte og hvordan det gjøres - se startsiden for Maconomy: http://www.ntnu.no/okonomi/Maconomy/ i dokumentet ”Inngående MVA for EU prosjekter” Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  25. Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Generelt • Hyppighet; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal rapporteres, lengden på rapporteringsperiodene varierer fra prosjekt til prosjekt • Veiledning; Beskrivelse av hva som skal rapporteres og hvilke skjemaer som skal benyttes finnes for prosjekter som er innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) på nettstedet CORDIS. Det er en egen nettside for hvert rammeprogram: • FP5: http://cordis.europa.eu/fp5/ • FP6: http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6HomePage • FP7: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html • Hovedskjema for økonomirapporteringen er FORM C • For noen Marie Curie prosjekter benyttes den elektroniske portalen SESAM: • For FP6: http://webgate.ec.europa.eu/sesam/login.do Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  26. Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Merk spesielt • MVA; Vær spesielt oppmerksom på at for prosjekter innenfor rammeprogrammet dekkes ikke MVA. For noen prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes MVA • Personalkostnader; • T.O.M FP6: For rammeprogrammer tidligere enn FP7 dekkes i hovedregel ikke personalkostnader for faste ansatte. Personalkostnader for stipendiater eller andre som har en midlertidig tilsetning der det fremkommer av arbeidsavtalen at vedkommende er ansatt for å jobbe på prosjektet og/ eller at tilsetningen forutsetter ekstern finansiering kan dekkes. • Fra FP7;Tid for faste ansatte dekkes, forutsatt at kostnaden er belastet prosjektet (timeføring i Maconomy) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  27. Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Generelt • Hyppighet; • T.O.M. FP6; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal revideres. Et prosjekt skal ikke nødvendigvis revideres i forbindelse med hver rapportinnsending. • Fra og med FP7; Kun krav til revisjon hver gang akkumulert EU bidrag for et prosjekt overstiger 375 000 EURO (Ved oppnådd 375 000 EURO regnes det fra null igjen. Dette betyr også at for en prosjekt med bidrag under 375 000 EURO totalt, vil det ikke være krav til revisjon) • Hvem kan revidere? • En oversikt over hva revisor ønsker av dokumentasjon i forbindelse med en revisjon finnes her: http://www.ntnu.no/forskning/eu/lenker/dokumenter.htm • NTNU har en rammeavtale med LC revisjon AS Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  28. Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Dokumentasjon til revisor Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

  29. Økonomien i EU-prosjekter:Spesielle krav og rutiner LP-nettverksmøte, 05.06.08 Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  30. Agenda • Hva er et EU-prosjekt? • Mange typer EU-prosjekter • EU-prosjekter ved NTNU • Hva er spesielt i økonomihåndteringen for EU-prosjekter? • Oppsummering og konklusjoner Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  31. Hva er et EU-prosjekt? • Prosjektet må være finansiert (delvis) av EU • Dvs. av en enhet underlagt EUs organisasjonsstruktur • Som regel: Et kontor innenfor et av EU-kommisjonens direktorater • Finansiering direkte eller indirekte fra EU • Direkte fra EU: • EU som kunde • Indirekte, via annen organisasjon (ikke underlagt EU) • Denne organisasjonen som kunde • NTNU må være nevnt som part i kontrakt med EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  32. Mange typer EU-prosjekter • EUs rammeprogram for forskning (RP) • Eldre prosjekter: 5. og 6. RP • Nye prosjekter: 7. RP (Prosjektstart 2007 – 2013) • Ulike arbeidsprogrammer med ulike regler • Prosjekter finansiert av andre EU-direktorater enn forskningsdirektoratet • Forskning • Utdanning • EØS-midler til forskning og innovasjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  33. EU-prosjekter ved NTNU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  34. Hva er spesielt i økonomi-håndteringen for EU-prosjekter? • Budsjettering • Prosjektets struktur • Hvorfor (EU-)delprosjekter? • Valutakurs • Pris på utført arbeid (arbeidstime, månedsverk) • Inngående merverdiavgift • Indirekte kostnader • Finansieringsgrad • Regnskapsføring • Timeregistrering • Rapportering • Revisjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  35. Budsjettering • Søknadsfasen • Spesielle krav til budsjettet, avhengig av type prosjekt • Større behov for bistand til prosjektleder • Særlig hvis NTNU er koordinator • To til nærmingsmåter / veier til målet (kan gjerne kombineres) • Ovenfra-og-ned: Hvor mye kan vi søke om? Hvordan skal vi fordele det? • Nedenfra-og-opp: Hva har vi tenkt å gjøre? Hva vil det koste? • Kontraktsforhandlinger • Kalkyle- og budsjettmaler (Excel) • Flere typer maler utviklet for NTNU • Til bruk i både søknads- og kontraktsforhandlingsfasen • Gjennomføring • Registrering av budsjett i Maconomy Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  36. Prosjektets struktur • Krav fra EU (Rammeprogram for forskning) • Arbeidspakker (work packages) • Aktiviteter av samme type eller som henger nøye sammen • Aktivitetskategorier • F.eks. • RTD/Innovation (Research and Technological Development / Innovation), dvs. forskning, innovasjon og utvikling • Management, dvs. prosjektledelse • Aldri mer enn én aktivitetskategori i en arbeidspakke • Krav til regnskapsrapportering for hver aktivitetskategori • Krav til rapportering av månedsverk og regnskap for hver arbeidspakke Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  37. Hvorfor (EU-)delprosjekter? • For hver aktivitetskategori • Forenkler regnskapsrapportering pr. aktivitetskategori • For hver arbeidspakke • Forenkler rapportering av arbeidsmengde og regnskap pr. arbeidspakke • For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder • Kan ha annen finansieringskategori • Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori • dvs. ikke nødvendigvis samme nummerseiere som hovedprosjektet Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  38. Valutakurs • Budsjettering • Anbefaling for NTNU: • Bruk en litt sterkere kronekurs enn det som bør forventes i prosjektets levetid • Ingen krav fra EU om å bruke en bestemt valutakurs • Anbefalt kurs pr. dags dato: 7,50 NOK pr. EUR (dvs. kursdato 01.01.05) • Budsjett bør revideres årlig ved tidspunktet for rapportering til EU • Regnskapsføring • Løpende posteringer til dagens kurs på posteringsdatoen • Rapportering • EU tilbyr et valg mellom 2 prinsipper • NTNUs valg: Bruk gjeldende kurs første virkedag etter utløp av rapporteringsperioden • Hent kursen her: http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-nok.en.html Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  39. Pris på utført arbeid • EUs rammeporgam for forskning • 5. og 6. RP: Kun betalt for midlertidig ansatte (med få unntak) • 7. RP: Også betalt for fast ansatte • ”Fakturerbare” timer pr. årsverk • Krav fra EU setter grenser for hva som kan trekkes fra brutto årsverk for å beregne netto timer • NTNUs standard for EU-prosjekter: • 1600 ”fakturerbare” timer pr. årsverk • NTNUs fratrekk fra brutto timetall: • Ferie • Bevegelige helligdager • Gjennomsnittlig sykefravær Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  40. Inngående merverdiavgift • Forskjellig regelverk for ulike typer EU-prosjekter • EUs rammeprogram for forskning • EU dekker ikke inngående mva. som er spesifisert på faktura eller kvittering • Budsjett skal være ekskl. mva. • Inng. mva. skal konteres særskilt ved bestilling/regnskapsføring • Rapportering til EU skal være ekskl. mva. • Prosjekter finansiert av EUs direktorat for utdanning • EU dekker inng. mva. dersom man ikke får den refundert nasjonalt • For NTNU: EU dekker inng. mva. forutsatt at de ikke er oppdrag • Andre EU-prosjekter • EUS regelverk for hvert enkelt program må sjekkes Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  41. Indirekte kostnader • NTNUs sats for indirekte kostnader • 40% påslag på personalkostnadene • EUs satser for indirekte kostnader • Avhengig av type EU-prosjekt • Satser for EUs rammeprogram for forskning, som NTNU skal bruke: • * Betegnelsen gjelder 7. rammeprogram. For 5. og 6. rammeprogram gjelder satsen for alle prosjekter unntatt Marie Curie-prosjekter • Alle prosentsatser er påslag på alle gyldige kostnader – både direkte og indirekte – unntatt: • underleveranser (subcontracting) • bidrag fra tredjepart • Differanse mellom EUs og NTNUs beregning • => Egenandel weller merbelastning av indirekte kostnader Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  42. Finansieringsgrad = Maks. andel av gyldige kostnader som kan dekkes av EU Satsene kan være avhengig av bl.a.: Type prosjekt Aktivitetskategori Type organisasjon (ikke i 7. rammeprogram for forskning) Finansieringsgrad for NTNU i rammeprogrammet for forskning: Finansieringsgrad Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  43. Regnskapsføring • Pass på at kostnader regnskapsføres i samsvar med EUs krav • Spesielt: Inngående merverdiavgift • Gjelder i hovedsak EUS rammeprogram for forskning • Registrering og anvisning av timer i samme måned som arbeidet utføres • Månedlig spesialpostering av indirekte kostnader • Differanse mellom EUs og NTNUs beregning Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  44. Timeregistrering • EU krever timelister (e.l.) for det arbeidet som skal rapporteres for prosjektet • Et absolutt krav for EUs rammeprogram for forskning • Eneste mulige unntak: • Ansatte som skal arbeide på heltid på en og samme arbeidspakke i ett og samme prosjekt • Bruk Maconomy til timeregistrering • Så snart timene er anvist i Maconomy, oppdateres kostnadene og opptjent inntekt for dette arbeidet i prosjektregnskapet • Timesedlene må anvises før bilagsfrist i Maconomy for den perioden (måneden) som timene gjelder Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  45. Rapportering • Periodisk rapportering – som regel årlig • Sluttrapportering • EU har egne maler for rapportering • Ulike maler for ulike typer EU-prosjekter • Rapport i Maconomy kommer • For prosjekter i EUs rammeprogram • Regnskapsførte kostnader må kvalitetssikres ved rapportering • I forhold til EUs regelverk for den aktuelle typen prosjekt • I forhold til kontraktsdokumentene Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  46. Revisjon • Revisjonserklæring til periodisk rapportering og sluttrapport • Kreves av EU • Utføres av ekstern revisor, etter bestilling fra NTNU • 6. rammeprogram • Stort sett til hver rapportering • 7. rammeprogram • Sjeldnere • Hovedregel: Når akkumulerte påløpte kostnader i prosjektet (for NTNU) tilsier finansiering på €375.000 (regnes deretter fra null igjen) • Kan under bestemte betingelser erstattes med forhåndsgodkjenning av regnskapsmetoder • Ikke aktuelt for NTNU i denne omgang • Revisjon bestilt av EU • Underveis eller inntil 5 år etter prosjektavslutning • Utføres av EU-ansatte eller ekstern revisor bestilt av EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  47. Oppsummering og konklusjoner • Deltakelse i EU-prosjekter har høy prioritet i NTNUs strategi • Først og fremst i EUs rammeprogram for forskning • EU har egne, spesielle krav på mange områder • Noen krav er meget klare og absolutte • Andre krav er mer uklare eller ”ulne” • Og det kan bli kostbart å gjøre feil! • Budsjettering, regnskapsføring, rapportering og revisjon for EU-prosjekter krever at man setter seg inn i mye • Ta kontakt hvis du lurer på noe! Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

  48. Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier LP-nettverksmøte, 05.06.08 Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

  49. Agenda • Endringer av prislistene i Maconomy • Omgruppering av medarbeiderkategoriene • Kost- og salgsprisliste og avanse • Endringer av innhold i vinduer i Maconomy • Framtidige revisjoner av prislistene • Tidsplan for endringer • Konsekvenser av endringene • Oppsummering og konklusjon Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

  50. Endringer av prislistene • Oppdatert lønnstabell • Kostpris basert på lønnstabell pr. 01.05.2008 • Justert sats for forventet framtidig lønnsøkning: 4,8% • Endret fra 4,5% • Kilde: Statistisk Sentralbyrå, data for lønnsutvikling i staten 2001 - 2007 • ”Holdbarhetsdato” for prislistene • Hver ny versjon gjelder f.o.m. 1. juni i et gitt år • Påslag for å korrigere for 1 mnd. etterslep: 0,4% • Prislistene er basert på lønnstabell som gjelder f.o.m. 1.mai • Prislistene legges ut med virkning f.o.m. 1.juni • Endret beregningsmetode for salgsprislister Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

More Related