第 5 章 电子表格软件 Excel 2003 的使用

1. 第5章 电子表格软件Excel 2003的使用 日常生活和工作中，经常需要处理数据和表格，Microsoft Office Excel 2003具有强大的数据计算、分析和处理功能，并且可以完成各种统计图表的绘制，已经广泛地用于金融、财务、企业管理、行政管理等领域。

2. 5.1预备知识与技能 • 5.2 教学案例1——就业职位统计表制定 • 5.3 教学案例2——工资表编制 • 5.4 讨论与提高

3. 5.1 预备知识与技能 Excel文件称为工作簿，其默认文件名为Book1（依次为Book2，Book3…），扩展名为.xls。每个工作簿中可以创建多张工作表，每张工作表可以存储不同的数据。Excel 2003工作窗口如图5.1所示。

4. 5.1.1 数据编辑 • 5.1.2 公式和函数 • 5.1.3 图表的建立 • 5.1.4 数据有效性 • 5.1.5 其他功能

5. 5.1.1 数据编辑 • 1．输入数据 • 活动单元格 • 移动“活动单元格 • 2．修改数据 • 3．单元格的选取与复制 • （1）单元格的选取：连续区域的选择、非连续区域的选择。 • （2）单元格的复制：选取了单元格后，单击【常用】工具栏上【复制】按钮 ；把鼠标定位到要复制到单元格区域的起始单元格，单击【粘贴】按钮 。

6. 4．数据的清除、删除与插入 • 1）数据清除 • 2）数据的删除 • ① 删除单元格：选定一个或多个单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，弹出【删除】对话框，可选取“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”，然后单击【确定】按钮。 • ② 删除行（列）：选中要删除的一行（列）或多行（列），单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，即可以把这些行（列）删除。 • ③ 单元格的插入、行（列）的插入，与单元格、行（列）的删除操作类似。

7. 5. 单元格格式设置 • （1）数字分类设置：【格式】菜单下选择【单元格】选项，弹出【单元格格式】对话框

8. （2）条件格式设置 题目：将图5.1的工作表中，价格大于50的单元格内容以斜体、加粗、红色显示，步骤如下： 1）选择要设置格式的区域，即选择D列的第3～7行单元格，单击【格式】菜单，选择【条件格式】选项。在弹出的【条件格式】对话框中的【条件1】选项区域中，选择“单元格数值”、“大于”，在最后的文本框中输入“50”，然后单击【格式】按钮，如图5.4所示。 2）在弹出的【单元格格式】对话框中，选择【字体】选项卡，将【字形】设置为“加粗，倾斜”，将【颜色】设置为“红色”，，设置效果如图5.5所示 。 图5.4 条件设置 图5.5 符合条件的单元格格式设置

9. （3）自动套用格式 步骤：选择单元格区域第2～7行有数据的区域，单击【格式】菜单，选择【自动套用格式】选项，在【自动套用格式】对话框中选择【古典2】格式（见图5.6）。最后单击【确定】按钮，完成自动套用格式设置，设置效果如图5.7所示。 图5.6 自动套用格式选择 图5.7 自动套用格式后效果 返回

10. 5.1.2 公式和函数 • 1）相对引用地址：这种方式的地址引用，会因为公式所在的位置的变化而发生对应的变化，例如某公式中引用了“A3”单元格，当该公式复制到其他单元格时，此公式中的相对地址会随之发生变化。 • 2）绝对引用地址：这种方式的地址引用，地址不会因为公式所在的位置的变化而发生变化，当该公式复制到其他单元格时，此公式中的绝对地址是不会发生变化的，其引用方式是在单元格地址的列名、行标前都加上“$”符号，例如某公式中绝对引用了“A3”单元格，公式中引用的地址应写成“$A$3”。 • 3）混合引用地址：如果我们需要固定某列而变化某行，或是固定某行而变化某列的引用时，采用混合引用地址，其表示方式为“$A3”或 “A$3”。

11. 1．运算符 • （1）算术运算符（6个） • 算术运算符的作用是完成基本的数学运算，包括加（＋）、减（－）、乘（*）、除（/）、百分数（％）和乘方（^）。 • （2）比较操作符（6个） • 比较运算符的作用是可以比较两个值，结果为一个逻辑值，是“TRUE”或是“FALSE”。包括等于（=）、大于（））、小于（〈〉、大于等于（＞=）、小于等于（＜=）和不等于（〈〉）。 • （3）文本连接符（1个） • 使用文本连接符（＆）可连接一个或更多个字符串以产生一长文本。例如：“2008年”＆“北京奥运会”就产生“2008年北京奥运会”。 • （4）引用操作符（3个） • 冒号（：）——连续区域运算符，对两个引用之间（包括两个引用在内）的所有单元格进行引用。如SUM（B5：C10），计算B5到C10的连续12个单元格之和。 • 逗号（，）——联合操作符，可将多个引用合并为一个引用。如SUM（B5：B10，D5：D10），计算B列、D列共12个单元格之和。 • 空格——取多个引用的交集为一个引用，该操作符在取指定行和列数据时很有用。如SUM（B5：B10 A6：C8），计算B6到B8三个单元格之和。

12. 2．常用函数 Excel 2003函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户通过Visual Basic编辑器创建的自定义函数。 • （1）求和函数SUM • 格式：SUM（number1,number2,…） • 功能：返回参数对应的数值的和。 • （2）求平均值函数AVERAGE • 格式：AVERAGE（number1,number2,…） • 功能：返回参数对应的数值的平均值。 • （3）求最大值函数MAX、最小值函数MIN • 格式：MAX（number1,number2,…）、MIN（number1,number2,…） • 功能：返回参数对应的数值的最大值、最小值。

13. （4）四舍五入函数ROUND • 格式：ROUND（number,num_digits） • 功能：返回参数number按指定位数num_digits的四舍五入值。如果num_digits=0，则四舍五入到整数；如果num_digits<0，则四舍五入到整数部分，如ROUND（3854,－1）=3850。 • （5）根据条件计数函数COUNTIF • 格式：COUNTIF（range,criteria） • 功能：统计给定区域range内满足条件criteria的单元格数目。其中条件criteria可以是数字、表达式或文本。 • （6）条件函数IF • 格式：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false） • 功能：根据条件logical_test的取值返回不同值。如果条件logical_test为“TRUE”，则返回value_if_true值；如果条件logical_test为“FALSE”，则返回value_if_false值。

14. 3．输入公式 单元格中不论输入公式还是函数，都必须以“=”开始。 题目：对图5.1的Book1工作簿里Sheet1工作表进行“小计”列计算，计算公式为：“小计”=“数量”ד价格”。公式构造步骤如下： • 1）在E3单元格中输入“=C3*D3”，相关单元格会用有颜色的外边表示，如图5.8所示。 • 2）公式输入后，按Enter键完成公式构造。 • 3）将光标放在E3单元格右下角填充柄处，此时光标呈“”形状，按住鼠标左键往下拖动到E7单元格，如图5.9所示，松开鼠标后自动完成对E3单元格公式的复制。 图5.8 输入公式 图5.9 利用填充柄进行公式复制

15. 4．利用函数向导输入函数 • 1）光标定位到E8单元格，单击【编辑栏】上“”按钮，弹出【插入函数】对话框。 • 2）在【选择类别】下拉列表框中选择“常用函数”，在【选择函数】下拉列表中选择“AVERAGE”（在列表框下面可以看到对这一函数的说明，包括函数功能和参数含义），如图5.10所示。 • 3）单击【确定】按钮，弹出【函数参数】对话框，在【Number1】文本框内，可利用鼠标选取需要求平均数的单元格区域（也可以手动输入）；如果有多个区域，可以在【Number2】文本框内输入第二个单元格区域，如图5.11所示。 • 4）单击【确定】按钮，此时E8单元格中内容为“=AVERAGE(E3:E7)”，得到计算结果为“140”。 图5.10 【插入函数】对话框 图5.11 AVERAGE函数参数设置 返回

16. 5.1.3 图表的建立 • 1．图表类型 Excel 2003共提供了14种“标准类型”图表，各类型图表的对应关系如表所示。

17. 图表的组成元素如下图所示。

18. 2．图表的建立 题目：为图5.13中的各课程的平均分、最高分、最低分的簇状柱形图 • 1）单击【插入】菜单，在其下拉菜单中选择【图表】选项，在弹出的【图表类型】对话框中选择【簇状柱形图】。 • 2）单击【下一步】按钮，进入【图表源数据】对话框，在【数据区域】选项卡下的【数据区域】中选择单元格区域“B15：G17”，在【系列产生在】区域选项中选择【行】单选按钮，如图5.14所示。 图5.13 成绩表 图5.14 图表区域数据的设置

19. 3）单击【系列】选项卡，在【系列】下的【分类（X）轴标志】中单击按钮，光标定位在弹出的对话框的文本框中，用鼠标选择C1：G1（即工作表表头“物理”、“化学”、“数学”、“英语”、“语文”单元格），如图5.15所示。3）单击【系列】选项卡，在【系列】下的【分类（X）轴标志】中单击按钮，光标定位在弹出的对话框的文本框中，用鼠标选择C1：G1（即工作表表头“物理”、“化学”、“数学”、“英语”、“语文”单元格），如图5.15所示。 • 4）单击【源数据-分类（X）轴标志】中的按钮，返回【图表源数据】对话框中，单击【下一步】按钮，进入【图表选项】对话框。 • 5）在【标题】选项卡中，设置【图表标题】为“**班级各门课程统计”，【分类（X）轴】为“课程”，【数值（Y）轴】为“分数”，如图5.16所示。 图5.15 图表分类轴标志的设置 图5.16 图表标题及X、Y轴设置

20. 6）单击【数据标志】选项卡，选中【数据标签包括】选项区域中的【值】复选框；在【数据表】选项卡中，选中【显示数据表】复选框，这样可以在图表中显示出数据表，如图5.17所示。其他选项卡保留默认设置，其中的各个参数可以自行尝试设置，设置效果在对话框右侧的图表预览中可以观看到。6）单击【数据标志】选项卡，选中【数据标签包括】选项区域中的【值】复选框；在【数据表】选项卡中，选中【显示数据表】复选框，这样可以在图表中显示出数据表，如图5.17所示。其他选项卡保留默认设置，其中的各个参数可以自行尝试设置，设置效果在对话框右侧的图表预览中可以观看到。 • 7）单击【下一步】按钮，进入【图表位置】对话框，在其中选择【作为其中的对象插入】单选按钮后（见图5.18），单击【完成】按钮完成图表的建立。 • 8）移动图表到A18：G34区域，若图表大小有出入，则选中图表，鼠标移到图片边缘的控点上，光标呈箭头形状时可进行图表大小的调整。 图5.18 图表位置设置 图5.17 图表数据表设置 返回

21. 5.1.4 数据有效性 • Excel中的数据有效性功能可以对一个单元格输入的数据作出限制。例如：可以限定输入文本的长度、时间与日期的范围、自定义输入序列等。 • 为如图5.19所示的工作表中部门名称一列，用数据有效性规则输入职工所在部门名称。要求：①有效性条件为允许“序列”；②数据来源于：人力资源部、系统集成部、市场部、网络安全部、产品开发部；③输入信息为：“请输入职工所在部门”；④出错警告：出错信息为“请选择所在部门”。步骤如下：

22. 1）选中区域B2：B16，选择“数据”|“有效性”命令，在弹出的“数据有效性”对话框 “设置”选项卡中选择允许“序列”，来源“人力资源部、系统集成部、市场部、网络安全部、产品开发部”，如图5.20所示。 • 2）选择“输入信息”选项卡，输入信息“请输入职工所在部门”，如图5.21所示。 图5.20 数据有效性设置 图5.21 数据有效性输入信息设置

23. 3）选择“出错警告”选项卡，输入信息“请输入职工所在部门”，如图5.22所示，点“确定”按钮。3）选择“出错警告”选项卡，输入信息“请输入职工所在部门”，如图5.22所示，点“确定”按钮。 • 4）选择B2单元格，出现提示输入信息“请输入职工所在部门”，如图5.23所示。 图5.22 数据有效性出错警告设置 图5.23 输入信息提示

24. 5）在下拉菜单中选择职工所属部门，如图5.24所示。 图5.24 选择职工所在部门

25. 5.1.5 其他功能 • 其他功能，如单元格格式中对齐、字体、图案、边框设置、数据排序、筛选、分类汇总等在案例中有详细的介绍，我们可以在学习案例的过程中掌握这些功能。

26. 5.2 教学案例1——就业职位统计表制定 • 案例综述 王同学即将毕业于某职业技术学院计算机应用技术专业，该同学在软件开发（Java）、数据库管理、网络管理、网页设计与制作等职位上有较强的就业优势。他把“智联招聘网”上搜索到的当天的上述相关职位在Excel 2003里整理成电子表格进行统计分析（职位统计时间为2008年3月5日10：30），并对工作表进行格式设置，按照实际需求进行页面设置，整理后的工作表如图5.25所示。 图5.25 用Excel 2003统计职位信息

27. 在这些职位中，大多都对学历要求作了限制，因此王同学对“最低学历要求”作了统计，统计出自己可以申请的职位占总职位的比重较大，对专业的就业前景充满了信心。统计图表如图5.26所示。 图5.26 “最低学历要求”比重分析图

28. 5.2.1 搜索职位信息 • 5.2.2 创建工作表 • 5.2.3 绘制标题信息 • 5.2.4 美化表体 • 5.2.5 设置表头 • 5.2.6 按最低学历要求进行图表统计分析 • 5.2.7 设置页面格式 • 5.2.8 进行有选择的打印

29. 5.2.1 搜索职位信息 • 1）用IE浏览器打开“智联招聘网”（http://www.zhaopin.com/），在站点首页的导航中进入“职位搜索”，进入“职位搜索”页面。 • 2）在“职位搜索”页面进行IT行业的软件开发（Java）、数据库管理、网络管理、网页设计与制作共4类职位搜索。进行软件开发（Java）职位搜索时，设置【职位类别】为“计算机软、硬件/互联网/IT”，【职位名称】选择“软件工程师”，【工作地点】为“浙江省”，【发布时间】是“今天”，【行业类别】选择“计算机软件”，因为该同学擅长Java程序程语言，因此关键词设置为“Java”，如图5.28所示。 图5.28 “软件开发（Java）”职位搜索参数设置

30. 数据库开发工程师、数据库管理员 图5.29 “数据库管理”职位搜索参数设置 网络管理员、网络工程师 图5.30 “网络管理”职位搜索参数设置 互联网软件开发工程师、网页设计/制作 图5.31 “网页设计与制作”职位搜索参数设置 返回

31. 5.2.2 创建工作表 • 1）打开Excel 2003应用程序新建一个工作表，在【文件】菜单下选择【保存】选项，选择保存路径，将工作簿命名为“就业职位统计表”。 • 工作簿名称：选中工作表标签Sheet1，并使用鼠标左键双击，将工作表标签更名为“就业职位统计表” • 2）单击工作表Sheet2，按住Ctrl键的同时，鼠标左键单击Sheet3，同时选中Sheet2、Sheet3两个工作表。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，如图5.33所示，将工作表Sheet2、Sheet3从工作簿中删除。 。 工作表名称 工作簿名称 图5.33 删除工作表

32. 3）整理搜索结果职业类别、行业类别、职位名称、工作地区、招聘单位、最低学历要求、招聘人数、工作性质、工作经验、职位描述、联系方式到“就业职位统计表”工作表，数据区A1：J34，如图5.34所示。3）整理搜索结果职业类别、行业类别、职位名称、工作地区、招聘单位、最低学历要求、招聘人数、工作性质、工作经验、职位描述、联系方式到“就业职位统计表”工作表，数据区A1：J34，如图5.34所示。 • 4）利用填充柄完成表格内容填充。选中单元格A2，将光标放置在单元格A2右下角填充柄处，当属标呈“”形状时，按下鼠标左键并拖动到A34单元格后放开，完成A3：A34对A2单元格内容的复制。同样操作，完成B3：B8对B2单元格内容的复制，B10：B19对B9单元格内容的复制，B21：B26对B20单元格内容的复制，B28：B34对B21单元格内容的复制，使得表格内容完整无缺。 返回 图5.34 初步的工作表

33. 5.2.3 绘制标题信息 • 1）添加空白行。把鼠标放在行标1上，此时鼠标呈“”形状，按下鼠标选中第一行，并单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】选项，如图5.35所示，这样就插入了空白行。 • 2）合并单元格。插入空白行后，选中单元格A1：J1，单击工具栏上【合并单元格】按钮，合并单元格。 • 3）在合并的单元格内填入“智联招聘IT职位统计（2008年3月5日10：30）”，选中单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】选项，进行格式设置。在【单元格格式】对话框中选择【字体】选项卡，设置【字体】为“楷体_GB2312”, 【字形】为“加粗”，【字号】为“20”，设置好后单击【确定】按钮。 返回 图5.35 插入空白行

34. 5.2.4 美化表体 • 1）选中单元格A2：J35，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】选项，打开【单元格格式】对话框。 • 2）设置单元格对齐格式。在【单元格格式】对话框中选择【对齐】选项卡，在【水平对齐方式】下拉列表框中选择“居中”，在【垂直对齐】下拉列表框中选择“居中”，选中【文本控制】中的【自动换行】复选框。 • 3）设置单元格边框格式。在【单元格格式】对话框中选择【边框】选项卡，选择【样式】列表中一个较粗的线条样式，然后单击【预置】中的【外边框】按钮；再在【样式】列表中选择一个较细的线条样式，然后单击【预置】中的【内部】按钮，即可在草图上看到设置的效果，如图5.36所示。 图5.36 设置表体单元格边框格式

35. 4）单击【确定】按钮，完成表体格式设置，返回工作表。4）单击【确定】按钮，完成表体格式设置，返回工作表。 • 5）适当调节单元格宽度。“职位名称”和“招聘单位”两栏内容较多，把鼠标放在C、D列之间，鼠标呈“”状态，拖动鼠标左键到适当位置，放开鼠标，就可以调整C列宽度；同样的操作，可以调整E列宽度。 返回

36. 5.2.5 设置表头 • 1）选中单元格A2：J2，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】选项，打开【单元格格式】对话框。 • 2）在【单元格格式】对话框中选择【边框】选项卡，选择【样式】列表中双线“”线条样式，然后单击【边框】下的按钮，即可在草图上看到设置的效果，如图5.37所示。 • 3）在【单元格格式】对话框中选择【图案】选项卡，在【单元格底纹】中选择“浅灰”颜色。 • 4）单击【确定】按钮，完成表头格式设置，返回工作表。 图5.37 设置表头边框格式 返回

37. 5.2.6 按最低学历要求进行图表统计分析 • 1）在C42、C43、C44、C45中分别填上“图表统计”、“大专”、“本科”、“不限”字样，并在C43：D45区域设置边框。 • 2）统计“最低学历要求”为“大专”的人数。H列人数不明确的（单元格值为“若干”）按照招聘3人进行统计。在D43单元格中填上公式“=SUM(IF((F3:F35)="大专",IF((H3:H35)="若干",3,H3:H35)))[1]”，并按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到统计数据。 • 3）统计“最低学历要求”为“本科”的人数。在D44单元格中填上公式“=SUM(IF((F3:F35)="本科",IF((H3:H35)="若干",3,H3:H35)))”，并按下Ctrl+Shift+Enter组合键，得到统计数据。 • 4）统计“最低学历要求”为“不限”的人数。在D45单元格中填上公式“=SUM(IF((F3:F35)="不限",IF((H3:H35)="若干",3,H3:H35)))”，并按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到统计数据。

38. 5）分析各学历人才需求在就业岗位中的比重。单击工具栏中的【图表】按钮，打开【图表向导-4步骤之1-图表类型】对话框，在【标准类型】选项卡中选择【图表类型】为“饼图”，【子图表类型】为“分离型三维饼图”，然后单击【下一步】按钮，进入【图表向导-4步骤之2-图表源数据】对话框。5）分析各学历人才需求在就业岗位中的比重。单击工具栏中的【图表】按钮，打开【图表向导-4步骤之1-图表类型】对话框，在【标准类型】选项卡中选择【图表类型】为“饼图”，【子图表类型】为“分离型三维饼图”，然后单击【下一步】按钮，进入【图表向导-4步骤之2-图表源数据】对话框。 • 6）在【图表向导-4步骤之2-图表源数据】对话框中选择【数据区域】选项卡，单击“数据区域”右侧的按钮，出现如图5.38所示的对话框时，在工作表上拖动鼠标左键选择C43:D45，再单击按钮，返回上一级对话框，在【系列产生在】中选择【列】单选按钮。单击【下一步】按钮，进入【图表向导-4步骤之3-图表选项】对话框。 • 7）在【图表向导-4步骤之3-图表选项】对话框中，选择【标题】选项卡，将【图表标题】设置为“最低学历要求比重分析”；选【图例】选项卡，选中【显示图例】复选框，【位置】选择“底部”；选择【数据标志】选项卡，选中【类别名称】和【百分比】复选框，单击【完成】按钮。 图5.38 选择数据区域

39. 8）调整图表大小，并拖动图表，把图表放置在B47：E60区间中。用鼠标定位并选中标题文字“最低学历要求比重分析”，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【图表标题格式】选项，打开【图表标题格式】对话框。在【字体】选项卡中设置【字体】为“楷体_GB2312”，在【字形】列表框中选择“加粗”，【字号】选择“20”，【颜色】选择“深蓝”。最后单击【确定】按钮，完成图表格式的设置，图表效果如图5.39所示。8）调整图表大小，并拖动图表，把图表放置在B47：E60区间中。用鼠标定位并选中标题文字“最低学历要求比重分析”，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【图表标题格式】选项，打开【图表标题格式】对话框。在【字体】选项卡中设置【字体】为“楷体_GB2312”，在【字形】列表框中选择“加粗”，【字号】选择“20”，【颜色】选择“深蓝”。最后单击【确定】按钮，完成图表格式的设置，图表效果如图5.39所示。 返回 图5.39 最低学历要求比重分析图

40. 5.2.7 设置页面格式 • 1）单击【文件】菜单，在其下拉菜单中选择【页面设置】选项，弹出【页面设置】对话框。 • 2）在【页面设置】对话框中，选择【页面】选项卡，在【方向】中选择“横向”单选按钮，在【纸张大小】下拉列表框中选择“A4”，如图5.41所示。 • 3）设定页脚。在【页面设置】对话框中，选择【页眉/页脚】选项卡，在【页脚】下拉列表框中选择“第1页，共？页”，然后单击【自定义页脚】按钮，打开【页脚】对话框。 图5.41 设置页面方向和纸张大小

41. 4）在【页脚】对话框中的最右侧文本框内输入“王**制定”，并选中该段文本，单击按钮 ，在弹出的对话框中设置字体大小为“9”；同样的步骤，将中间文本框内的页码字体大小也设置为“9”，设置后效果如图5.42所示。 • 5）单击【页脚】对话框中的【确定】按钮，完成页脚文字设置。 • 6）在【页面设置】对话框中，选择【工作表】选项卡，单击【顶端标题行】右侧的按钮 ，鼠标定位到弹出的【页面设置-顶端标题行】文本框时，选择第二行文字，如图5.43所示，再单击按钮 ，回到【页面设置】对话框。 图5.42 设置页脚文字 图5.43 设置顶端标题行

42. 7）在【页面设置】对话框中，单击【确定】按钮，初步完成设置。7）在【页面设置】对话框中，单击【确定】按钮，初步完成设置。 • 8）进行页面预览。单击【常用】工具栏中的【打印预览】按钮或在【文件】菜单下选择【页面预览】选项，打开预览界面。 • 9）单击【页边距】按钮，页面上显示出页边距，我们发现第J列（“联系方式”列）未能显示在页面上，如图5.44所示。 图5.44 初步的页面预览

43. 10）调整页边距。鼠标放置在上端最左控点上，鼠标呈“ ”状态时，往左拖动鼠标调整左边距，直至“联系方式”列出现；如果左边距移了一定距离还未出现“联系方式”列，同样的操作调整右边距（鼠标定位在上端最右控点上并往右拖动鼠标），直至出现“联系方式”列，如图5.45所示。 • 11）完成页边距设置后，可以单击【下一页】或【上一页】按钮进行翻页预览。设置完成后，单击【关闭】按钮，返回到工作表。 图5.45 完成页面设置后的页面预览 返回

44. 5.2.8 进行有选择的打印 王同学预打印“最低学历要求”为“大专”或“不限”的职位信息，这些职位他是可以申请的，操作步骤如下： • 1）将鼠标定位到“就业职位统计表”工作表的任何一个单元格，再单击【数据】菜单，选择【筛选】下的【自动筛选】选项，在第2行上出现下拉列表框的标志。 • 2）单击【最低学历要求】下拉列表框，选择【自定义】选项，如图5.46所示，弹出【页面设置】对话框。 图5.46 筛选“最低学历要求”

45. 3）在【页面设置】对话框中设置筛选条件。在【最低学历要求】左边下拉列表框中选择“等于”，右边下拉列表框中选择“大专”；选择【或】单选按钮；接着在下面左边的下拉列表框中选择“等于”，在右边下拉列表框中选择“不限”，如图5.47所示。3）在【页面设置】对话框中设置筛选条件。在【最低学历要求】左边下拉列表框中选择“等于”，右边下拉列表框中选择“大专”；选择【或】单选按钮；接着在下面左边的下拉列表框中选择“等于”，在右边下拉列表框中选择“不限”，如图5.47所示。 • 4）在【页面设置】对话框中单击【确定】按钮，完成自定义筛选方式设置。得到的工作表左边行标号呈蓝色，只出现“最低学历要求”值为“大专”或“不限”的行，而“本科”行并没有出现。 • 5）单击【预览】按钮，可以看到仅筛选出的部分作为打印区域，这样可以打印出“最低学历要求”值为“大专”或“不限”的职位信息。 图5.47 设置自定义筛选方式

46. 5.3 教学案例2——工资表编制 案例综述 Microsoft Excel 2003凭借着其强大的数据管理功能，获得了现今许多单位财会人员、办公人员的喜爱，他们喜欢用Excel制作打印本单位员工工资表、工资条或各类统计表。 本案例是使用Excel 2003制作“浙江丰达计算机有限公司员工工资表（4月份）”，工资表除了列出各位员工的工资外，还要进行排序、筛选、分类汇总、加密等操作，如图5.48所示。 图5.48 制作完成的工作表

47. 此外，因为企业实际业务，还需要把工资表制作成工资条发给每位员工，我们利用Excel 2003的“宏”完成这个功能，制作的工资条效果如图5.49所示。 图5.49 制作完成的工资条

48. 5.3.1 创建工资表 • 5.3.2 输入表体信息 • 5.3.3 使用公式进行其他金额的计算 • 5.3.4 数据排序 • 5.3.5 进行列隐藏 • 5.3.6 数据自动筛选 • 5.3.7 数据分类汇总 • 5.3.8 为工资表添加密码

49. 5.3.1 创建工资表 • 1）打开Excel 2003应用程序新建一个工作表，保存为“4月份员工工资表”。选中工作表标签Sheet1，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】选项，将工作表标签更名为“4月份”。 • 2）设定工作表标题。选中A2︰N2单元格，单击【格式】工具栏中【合并及居中】按钮。在合并后的单元格内输入“=“浙江丰达计算机有限公司员工工资表（“&MONTH(“2008-4-27”)& ”）月份”[1]，并通过【格式】工具栏，将字体设置为“黑体”，将字号设置为“16”，将字形设置为“加粗”，如图5.50所示。将鼠标放置在第1行和第2行之间的分隔线上，鼠标呈“”形状，按住鼠标左键往下拖动改变行高至合适高度，如图5.51所示。 图5.50 工资表标题格式设置 图5.51 工资表标题行高调整

50. 3）输入列标题。在A2：N2的单元格中分别输入员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、应发金额、请假扣款、失业保险、医疗保险、养老保险、应税金额、个人所得税、实发金额作为工资表表头。3）输入列标题。在A2：N2的单元格中分别输入员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、应发金额、请假扣款、失业保险、医疗保险、养老保险、应税金额、个人所得税、实发金额作为工资表表头。 • 4）设置表头字体。选中单元格A2︰N2，选择【格式】菜单下【单元格】选项，打开【单元格格式】对话框。选择【字体】选项卡，将【字体】设置为“宋体”，将【字号】设置为“9”，【颜色】选择“白色”。 • 5）设置表头对齐方式。选择【对齐】选项卡，在【文本对齐方式】选项区域中，选择【水平对齐】为“居中”，【垂直对齐】为“居中”。 • 6）设置表头边框。选择【边框】选项卡，分别单击【预置】选项区域中的【外边框】和【内部】按钮，为工资表表头设置边框。 • 7）设置表头背景。选择【图案】选项卡，设置【单元格底纹】为“深蓝”色，设置效果如图5.46所示。 图5.52 工资表表头格式设置效果图 返回