L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007

1. Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007 Bert Matthijs

2. Contenu • Pourquoi un audit interne ? • Approche au sein de l’AFSCA • Définition de l’audit interne • Scope de l’audit interne • Les acteurs de l’audit interne • Documents de base • Élaboration du programme d’audit • Audits sur demande • Réalisation d’un audit interne • Audits pilotes • Programme d’audit 2007

3. Pourquoi un audit interne ? • Règlement CE (882/2004), article 4, paragraphe 6 • Décision (2006/677/UE) du 29 sept 2006 • Exigences ISO 9001, 17020 et 17025 • Business plan 2004 – 2008 : contrôle qualité comme but stratégique • Audit interne est un élément essentiel d’une organisation (autorité) moderne

4. Approche au sein de l’AFSCA • Opérationalisation de l’audit interne • Reprise et développée dans la phase 3 (analyse) de food@work • Reportée après la crise de la grippe aviaire • Reprise en septembre 2006

5. Définition de l’audit interne (AFSCA) • Outil soutenant le management de l'AFSCA afin d'améliorer le fonctionnement de l'AFSCA • Une activité indépendante et objective • Service Staff de l’Administrateur délégué • Rapporte au Comité de direction et au Comité d’audit • Approche systématique • Charte de l’audit interne (mission, terrain, acteurs, responsabilités, compétences et rapportage) • Code de déontologie de l’auditeur • Procédures de travail fixes

6. Mise en place de l’audit interne Définition de l’audit interne (2) (AFSCA) • Un audit se concentre sur le système • N’évalue pas les personnes • N’est pas répressif, mais constructif • Permet l'identification des bonnes pratiques • Exemples :Constatation: le contrôleur ne sait que faire dans certaines situations  Cause possible: directives absentes ou imprécises, manque de circulation des informations, manque de formation, … • Un audit se concentre sur l’évaluation et l’amélioration • Le rapport d’audit mentionne les points positifs, les points névralgiques et les recommandations • Établissement d’un plan d’action

7. Scope de l’audit interne (1) • Scope = Univers de l’audit = Tous les services et activités de l’AFSCA(Direction générale, UPC, laboratoires, éventuellement d’autres entités si mentionnées dans la législation, protocoles…) • Le Comité de direction de l’AFSCA délègue toute la responsabilité en matière d’activités d’audit au service d’Audit Interne, qui rapportera à ce sujet, au Comité d’audit et au Comité de direction. Tous les audits internes de l’Agence sous la coordination du service Audit Interne

8. Manuel de qualité ISO Les activités principales de l’AFSCA Réglement 882/2004 Autres activités (B&B, Logistique, IT, Service Juridique…) Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 Scope de l’audit interne (2) • On distingue 3 piliers d’activités : • 3 catégories d’audit • ‘Nouveaux’ audits programmés • ‘Audits de suivi’ programmés (suite aux constatations des audits précédents) • Audits sur demande non programmés Font partie du programme d’audit Procédure spécifique

9. Acteurs de l’audit interne • Comité d’audit • Service audit interne, qualité et prévention (AIQP), cellule audit interne • Pool d’auditeurs

10. Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (1) • Comité d'audit à indépendance ! • Cadre • base légale = AR du 16 mai 2001 • composé de 5 personnes cf. AM • charte + règlement d’ordre intérieur • Mission • “assister l’administrateur délégué et le comité de direction de l’Agence en surveillant le fonctionnement de l’AFSCA ” • Tâches • Évaluation annuelle du programme d’audit, des demandes d’audit intermédiaires et des révisions trimestrielles du plan d’audit annuel. • Avoir une vue globale de tous les audits, tant ceux effectués par les internes que par les externes ; • Évaluation des audits effectués ; • Traitement de toutes les données dans un rapport annuel.

11. Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (2) • Composé de : • Une personne désignée par l'Administrateur délégué, qui assure également la présidence : Herman Diricks • Deux personnes désignées par l’Administrateur délégué sur proposition du Comité consultatif : Yvan Dejaegher (APFACA) et Robert Rémy (Test-Achats) • Une personne désignée par le Ministre • Un expert externe du domaine de l’audit et de l’assurance qualité, désigné par l’Administrateur délégué sur la proposition des quatre membres susmentionnés du comité : Peter Maes (directeur ‘Quality Coaching’)

12. Acteurs de l’audit interne:Le service AIQP (1) • Est composé de : l’audit interne, la médiation, la qualité, prévention et protection sur le lieu de travail • Incorporé dans les services d’encadrement de l’administrateur délégué • 2 auditeurs à temps plein (NL + FR) • Le chef de service peut également exécuter des audits

13. Acteurs de l’audit interneLe pool d’auditeurs • Pool d’auditeurs • Beaucoup d'expérience en matière d'audit au sein de l'AFSCA  body shopping • Assure l'expertise technique correcte • Augmente l'acceptation & réduit l'image répressive • Constitution • Collaborateurs UNIC qui exécutent des évaluations • Q-team des DG Labo • A long terme : autres auditeurs • Auditeurs externes : uniquement pour des activités spécialisées (ICT, finances…)

14. Documents de base • La charte de l’audit interne • Le code déontologique de l’auditeur interne • Règlement d’ordre intérieur du Comité d’audit • Les 3 procédures de l’audit interne: • Élaboration du programme d’audit • Demande d’audit • Réaliser un audit • Ces documents ont été validés par le comité de direction et le comité d’audit.

15. Élaboration du programme d’audit (1) • Étapes et timing : Modèle standard pour le programme annuel Programme annuel d’audit interne Demande: 1 septembre Deadline: 30 septembre Modèle standard (domaines critiques, argumentation et classification) Identification ‘Bottom up’ des audits potentiels par les DG pour les 3 piliers d’activités Deadline: 30 octobre Projet de Programme intégré d’audit Mise au point avec le comité d’audit Deadline: 2ème semaine de novembre Deadline: 4ème semaine de novembre Validation par le Comité de direction

16. Demande d’audit • Les audits qui ne sont pas compris dans le programme • Peuvent être demandés par : - Le Ministre ou son cabinet - l’Administrateur délégué de l’AFSCA - Un directeur général de l’ AFSCA - Un membre du Comité d’audit - Le directeur du service AIQP • Demande motivée par formulaire standard • Approbation par le Comité de direction

17. Axe du temps : SEMAINES Annonce mission X: • Description de la mission • Ordre du jour • Questionnaire Projet de rapport Rapport final Exécution mission X Auditeur(s) -4 -3 -2 -1 1 2 3 4 • Questionnaire renvoyé à l’auditeur • Réaction au projet de rapport Audité • Cycle ‘Annonce – Rapport final’: 2 mois • Durée d’un audit: maximum 1 semaine Réaliser un audit

18. Audits pilotes exécutés • Un par pilier : • ISO (Pilier 1) : Gestion des documents (+ analyse nitrofuranes) (Gentbrugge), en collaboration avec Q-team DG Labo. • FVO-scope (Pilier 2) : Contrôles dans les boulangeries (Brabant Wallon), en collaboration avec l’UNIC • Autres activités (Pilier 3) : procédure d’achat

19. Programme d’audit 2007 (1) • Pour le 2ème semestre: 1 juillet  31 décembre 2007 • Pilier 1: • ISO 9001: en fonction de la certification • Guides sectoriels • Service Médiation • BIRB, inclus les CDM • Formation • Législation • Sécurité IT • Direction • ISO 17025:13 audits management + 12 audits techniques

20. Programme d’audit 2007 (2) • Pilier 2 (FVO – 882/2004) : 6 audits • “Propreté de la peau/toison des animaux présentés à l’abattage” + “Beltrace” : 2 audits (UPC Flandre occidentale + UPC Hainaut) • “Qualité du lait cru” : 2 audits (UPC Limburg + UPC Luxembourg) • Transport de viande de porc : 2 audits (UPC Flandre orientale + UPC Namur) • Pilier 3 : 1 audit (amendes administratives)

21. Audit : A profession that serves the whole organization Yvan le terrible Dik Browne Ça ne serait pas mieux d’essayer la porte de derrière ??