La Carte d’Achat, l’outil de commande et de paiement en ligne

1. COLLOQUE DE L’ACHAT PUBLIC – Lille 26 mars 2013 La Carte d’Achat,l’outil de commande et de paiement en ligne

2. Source: Les Achats [La Révolution Discrète] publication EBG LE COÛT DE L’APPROVISIONNEMENT • La demande d’achat est une étape clé • qui détermine : • achats, fournisseurs, produits autorisés, circuit d’approbation, finances … •  • Diversité des domaines de dépenses • Dispersion des donneurs d’ordre Exemple: • Pour une demande d’achat d’un montant moyen de 256 €  Le coût fixe représente 122 €

3. ► La carte d’achat est un moyen de paiement confié à des salariés pour s’approvisionner* auprès de fournisseurs préalablement référencés  Une utilisation simple (à distance ou de proximité)  Une délégation de paiement sécurisée et contrôlée  Une rationalisation du processus d’achat  Une diminution des coûts de traitement  Une relation renforcée  acheteur-fournisseur *achats courants, fréquents et répétitifs: fournitures de bureau, coursiers, maintenance, achatsalimentaires, intérim, transports … LA CARTE D’ACHAT: PRINCIPES GENERAUX

4. LA CARTE D’ACHAT: EVALUATION DES GAINS Source: APECA - commission ‘Approche Economique’ fiche pratique n°3  Nouveau service: Evaluation des gains acheteurs publics

5. LA CARTE D’ACHAT DANS LE SECTEUR PUBLIC • ►Une carte de paiement interbancaire • ►Répondant aux besoins suivants : •  Amélioration des processus • de commande • de suivi des engagements et des marchés • de mandatement • de règlement des fournisseurs •  Réduction du coût de traitement de l’acte d’engagement •  Maîtrise des dépenses récurrentes de faibles enjeux

6. LE MARCHE GLOBAL : UNE PROGRESSION CONTINUE L ’activité à fin 2011 (Etat & Secteur Public Local) Tendances 2012 >200 M € 2010 2011 94 547 € 170 774 € + 81% + 125% 253 259 570 502 373,32 € 299,34 € - 20% Source: enquête DGFiP/ SAE 2011 en collaboration avec les Etablissements financiers

7. DES MARGES DE PROGRESSION IMPORTANTES (1/3) Fournitures D’atelier Vêtements De travail Les dépenses récurrentes courantes (en M€)

8. DES MARGES DE PROGRESSION IMPORTANTES (2/3) Matériel médical Fournitures hôtelières Les dépenses récurrentes courantes (en M€)

9. DES MARGES DE PROGRESSION IMPORTANTES (3/3)

10. LE FONCTIONNEMENT DE LA CARTE D’ACHAT(1/2) (vente à distance) 2. Envoi de la transaction carte d’achat 5. Règlement du fournisseur Banque acquéreur Fournisseur 3. Livraison 4. Traitement de la transaction carte d’achat dans les systèmes 1. Commande 6. Envoi du relevé d’opérations Banque émetteur 7. Mandatement 8. Paiement Comptable public

11. LE FONCTIONNEMENT DE LA CARTE D’ACHAT(2/2) La carte d’achat repose sur un dispositif technique, sécurisé, administré par les établissement financiers Des flux de données Des cartes Une interface web (plateforme) Un relevé d’opérations

12. LES SPECIFICITES DE LA CARTE D’ACHAT PUBLIQUE La carte d’achat a été adaptée à la réglementation de la dépense publique  Référencement préalable obligatoire des fournisseurs Paramétrage des seuils d’autorisation conforme aux autorisations budgétaires  Service de remboursement pour les opérations à distance  Validation du service fait  Adaptation du contenu du relevé d’opérations pour valoir pièce justificative de la dépense

13. UN PROCESSUS SECURISE • ► La Carte d’Achat est une carte à autorisation systématique •  Chaque carte est associée à un profil : • - Plafond de dépense en € par carte (budget autorisé) • - Période de dépense autorisée • - Maximum de dépense en € par commande et par carte • Marché formalisé: •  Budget annuel autorisé •  Fournisseurs concernés par le marché et budget par fournisseur •  Numéro de marché • Date de validité du marché • - Marché non formalisé : • Plafond de dépense en € par fournisseur référencé

14. LES ROLES ET RESPONSABILITES (1/2) • ► Respect de la séparation entre ordonnateur et comptable •  L’utilisation de la carte d’achat ne génère pas une sortie de fonds sans qu’il y ait eu, au préalable, une certification du relevé d’opérations par l’ordonnateur et l’organisation des contrôles de l’agent comptable. •  In fine, le décaissement est réalisé selon les modalités habituelles, après regroupement sur un relevé, des utilisations des cartes par les différents porteurs de l’entité sur une période de temps donnée. • Chaque acteur conserve le rôle que la réglementation lui attribue dans la chaîne de dépenses. • ► Ordonnateur et Agent Comptable travaillent ensemble pour définir:  •  les catégories d’achats concernés par le programme, les fournisseurs autorisés, •  les budgets attribués sur les cartes,les limites sur les montants à la commande,les porteurs des cartes, •  le mode d’engagement et l’ordonnancement, les contrôles à réaliser, les documents à fournir, les modalités d’archivage.

15. LES ROLES ET RESPONSABILITES (2/2) • ► L’ordonnateur : •  Engage dans son système d’informations les dépenses qui seront réalisées par carte achat, •  Valide ou refuse les services faits sous forme dématérialisée sur la plate-forme de la banque •  Contrôle l’opportunité de la dépense à l’appui des pièces justificatives (factures détaillées) et certifie la conformité du relevé d’opérations •  Ordonnance les dépenses réalisées par les cartes achats •  Transmet le relevé d’opérations certifié avec les pièces justificatives au service comptable • ► L’agent comptable : •  Procède aux différents contrôles au regard du relevé d’opérations certifié et des pièces justificatives •  Procède au paiement à la banque du relevé d’opérations •  Conteste une écriture portée sur le relevé d’opérations s’il constate une non-conformité sur le relevé d’opérations 

16. 6 ETAPES CLES POUR REUSSIR SON PROJET  Définir les objectifs  Constituer une équipe projet  Définir le périmètre à court terme et en cible  Analyser les procédures et évaluer les gains attendus  Choisir un opérateur  Mettre en œuvre le dispositif

17.  Enquêtes, chiffres, veille  Groupes de travail:  Secteur public,  PME et acceptation,  Le monde hospitalier et la carte d’achat,  Cartes entreprise  Formation et accompagnement à la mise en place  Collaboration étroite avec la DGFIP, le SAE…  Echanges, réseaux L’AIDE ET L’ASSISTANCE DE L’APECA

18.  Objectif: aide & accompagnement des rappels, des conseils, des annuaires, des questions / réponses, des modèles de documents à télécharger, liste de référence des programmes en cours … ►Evaluation des gains – modèle de calculs (guide + tableaux Excel)  Accéder au service : www.association-apeca.org LA BOÎTE A OUTILS CARTE D’ACHAT

20. La Carte d’Achat, l’outil de commande et le paiement en ligne Contacts: sligeret@association-apeca.org01 47 03 99 08philippe.guerard1@dgfip.finances.gouv.fr01 53 18 11 80laurent.fabregat@dgfip.finances.gouv.fr01 53 18 84 94