II Mehitamine

1. II Mehitamine Tööjõu pakkumine ja nõudlus, töö analüüs, aja planeerimine, kompetentsid, voolavus, võtmeisikute hoidmine, töötajate vähendamine, värbamisstrateegia kujundamine, tööandja maine, värbamiskanalid, valikumeetodid

2. Mõisted • Mehitamine on protsess, mille käigus identifitseeritakse ja tagatakse organisatsiooni tööjõu vajadus teatud ajaperioodi jooksul • Hõlmab • planeerimist • töö analüüsimist • värbamist • vähendamist • hoidmist • järelkasvu tagamist • Workforce planning vs strategic staffing • Mehitamine on tegevus, mis hõlmab isikkoosseisu moodustamist, ümberrühmitamist, säilitamist, arendamist ja isikkoosseisu vajaduste eest hoolitsemist. Üksvärav (1992)

3. Personali planeerimine mudelina • Pakkumise analüüs • Tööjõuturu ja selle arengute analüüs • Organisatsioonisisese töötajaskonna ja trendide analüüs • Töökoormuse hindamine • Erinevuste analüüs • Olemasolevate kompetentside võrdlemine tulevikus vajaminevatega • Tööjõu demograafiliste muudatuste prognoosimine • Muutmist vajavate otsuste ja tegevuste indentifitseerimine • Lahenduste väljatöötamine • Ümberõppe kavandamine • Sisse- ja väljaaitamisplaanide koostamine • Hoidmisplaanide koostamine • Järgnevuse kavandamine • Nõudluse analüüs • Strateegia elluviimiseks vajalike kompetentside analüüs • Senise värbamiskogemuse analüüs • Arvatavate koormusmuudatuste analüüs Personali planeerimine onorganisatsiooni inimressursi vajaduse süstemaatiline hindamine eesmärgiga kindlustada vajalikul hetkel piisav hulk nõutavate teadmiste ja oskustega töötajaid

4. Tööjõu pakkumine Mõjutegurid • majanduse üldine areng (SKP, THI) • rahvastiku sooline ja vanuseline koosseis • tööhõive ja töötuse määr • üldine palgatase • haridus (struktuurne tööpuudus) • tööjõu mobiilsus • seadusandlus (s.h migratsiooni puudutav) • organisatsiooni tasandil ka: • konkurentide tegevus • ameti ja tööandja maine

5. Arvutiteaduste alustajad ja lõpetajad Eesti IT Akadeemia koostöölepe: “...on allakirjutanute ühine eesmärk tagada, et Eesti IKT kõrgharidust omandama asuvate tudengite arv püsiks demograafilisele langusele vaatamata VÄHEMALT senisel tasemel ning et suurem osa õppuritest lõpetaksid õpingud tähtajaliselt.” 31 vastuvõetud doktorandid Statistikaamet HT295 põhjal

6. Organisatsiooni tööjõu vajaduse hindamine • Organisatsiooni tööjõu vajadus sõltub eeskätt olemasoleva inimressursi tootlikkusest ja arengukavadest Peamised mõjutegurid Kvalifikatsioon Tööjõu kvaliteet Töötajate arvu kasv / palgakasv Strateegiline indikaator Seos inimressursiga Voolavus Kulu / Tulu suhe Tulu / Tööjõukulu Juhtimis-kvaliteet Juhtimiskompetentsid Protsessid Tehnoloogia Org. ülesehitus Väärtused

7. Töö analüüs EESMÄRGID Miks on seda tööd tarvis teha? ÜLESANDED Mida sellel ametikohal tehakse? VASTUTUS Mille eest selle töö tegija vastutab? ASUKOHTSTRUKTUURIS Kelle ees tuleb aru anda? ÕIGUSED Milliseid otsuseid töö tegija iseseisvalt langetab? TÖÖANALÜÜS TEOSTAMISEEELDUSED Mida peab töö tegemiseks oskama? TÖÖTINGIMUSED Milliseid töövahendeid on tarvis? KESKKOND Millised on suhtlemise ulatus ja mõju määr? PARE Personalijuhtimise Käsiraamat. Kütt, 2007

8. Töö analüüsi meetodid

9. Aja planeerimine • Parkinsoni seadus: ülesanne kasvab täpselt nii suureks kui palju on selle teostamiseks aega • In Project Management, individual tasks with end-dates rarely finish early because the people doing the work expand the work to finish approximately at the end-date • Inimesed, kellel on rohkem aega, vajavad rohkem aega • Üliõpilase sündroom (Student syndrome) – paljud inimesed pühenduvad ülesande täitmisele viimasel hetkel enne tähtaega Covey keskendumise ring (1999)

10. Mythical Man-Month • “Adding manpower to a late software product makes it later” • Most of the big past gains in software productivity come from: • Avoiding constructing what can be bought • Using rapid prototyping as a part of a planned iteration in establishing software requirements • Growing software organically, adding more and more functions to systems as they are run, used and tested • Identifying and developing the great conceptual designers of the rising generation Brooks (2006)

11. Kriitilise ahela juhtimine Critical Chain Project Management – CCPM • Planeerimine Aja planeerimisel liigutakse tähtaja suhtes tagant poolt ettepoole selliselt nagu alustataks iga ülesande täitmist nii hilja kui võimalik. Iga ülesande puhul arvestatakse parim tõenäoline kestus (realiseerumise tõenäosus 50%) ja turvaline kestus (90% tõenäosus). Kahe kestuse vaheline erinevus liidetakse ja lisatakse puhverajana projekti lõppu. • Elluviimine Aja planeerimisel liigutakse tähtaja suhtes tagant poolt ettepoole selliselt nagu alustataks iga ülesande täitmist nii hilja kui võimalik. Iga ülesande puhul arvestatakse parim tõenäoline kestus (realiseerumise tõenäosus 50%) ja turvaline kestus (90% tõenäosus). Kahe kestuse vaheline erinevus liidetakse ja lisatakse puhverajana projekti lõppu. • Jälgimine Üksikute ülesannete kestuse asemel mõõdetakse puhvri kui terviku kasutamist. Goldratt (2007)

12. Kompetentside kirjeldamine Käitumine ---------------------- Oskused Teadmised Kogemus Mina-taju Motivatsioon Isikuomadused Väärtused • Kompetentsid on tööülesannete täitmiseks vajalike oskuste, teadmiste, kogemuste ja hoiakute käitumuslikud kirjeldused • mida teeb (peab tegema) kõrgema sooritusega töötaja teist moodi võrreldes keskpärase töötajaga? • millised oskused ja teadmised on kriitilised strateegia elluviimise seisukohast?

13. Kompetentsimudeli võimalik ülesehitus

14. Tööjõu voolavus • Tööjõu voolavuse juures eristatakse • koguvoolavust = lahkunud töötajate arv / keskmine töötajate arv • voolavust = omal algatusel lahkunud töötajate arv / keskmine töötajate arv Lisaks eristatakse tööga seotud ja tööga mitteseotud voolavust. Voolavuse suurust mõjutavad: • Töötaja demograafilised näitajad – haridustase, vanus, sugu, staaž, perekondlikud kohustused • Praeguse tööga seotud asjaolud - töö keerukuse määr, tegutsemisvabadus, tööstress, tööga rahulolu • Organisatsiooniga seotud asjaolud – töö turvalisus, tasustamine, juhtimisstiil, hinnangud töö tulemuslikkusele • Väliskeskkond – töötuse tase, konkurents, üldine stabiilsus Fields et al (2005)

15. Voolavusega seotud hinnanguline kulu Phillips (2005)

16. Võtmeisikute/kompetentsi hoidmine • Lahkumisriski kaardistamine (s.h otsing andmebaasidest, küsimused konkurentidele) • Re-recruit ja post exit intervjuud • Väljakutsete kavandamine • Vähetulemuslike töötajate ümberpaigutamine • Järelkasvu planeerimine

17. Töötajate vähendamine KESKENDU JÄÄJATELE Uute võimaluste rõhutamine Kiire tegutsemine Selge kommuni-katsioon Töötajate innustamine Ootuste kujundamine - kas see on läbi? Töö moraali ja tootlikkusega Muutused rollides ja vastutuses Muutused kliendi-suhetes

18. Swedbank IT kogemus Ettevalmistus Action Follow-up Kommunkatsioon Kommunikatsiooni-plaani ja põhisõnumite väljatöötamine Kõigile, silmast silma võtmeisikutele ja lahkujatele, tiimides, kolmandatele isikutele Üldised järeldused; kontaktid lahkunutega Koolitus Juhtnööride arutamine otseste juhtidega Individuaalne toetus juhtidele vestluste ettevalmistamisel Outplacement koolitus lahkunutele Dokumentatsioon Protsessi, juhtnööride ja dokumendipõhjade ettevalmistus Õigeaegne dokumentatsiooni ja informatsiooni edastamine Ülevaated; abi CV-de ja soovitus-kirjade koostamisel Rollijaotus HR kirjeldab põhimõtted; juhid otsustavad lahkujate üle HR teeb lahkumisintervjuud; juhid edastavad sõnumi HR hoolitseb lahkujate eest; juhid tegelevad jääjatega

19. Alternatiivne värbamine • Ületunnid • Osaline tööaeg • Töökoha “jagamine” • Tähtajalised ja töövõtulepingud • Lahkunud töötajate kaasamine • Tööturu riskigruppide kaasamine • Teadlaste kaasamine

20. Värbamise ja valiku protsess

21. Fishing for IT talent matrix Skills scarcity 2. “Go to where the fish are and use the right bite” 4. “Think like the fish” High 1. “Use a net and wait for the fish” 3. “Feed the fish” Low Short-term Long-term Timescale Weitzel et al (2009)

22. Värbamisstrateegia kujundamine Position awareness • miks ja mida tegema me inimesi vajame? • miks peaks keegi tahtma just meie organisatsioonis töötada? kas meie juures töötamine on defitsiit või igaühe võimalus? Organization awareness People awareness • millised inimesed (A) tagavad meie organisatsiooni jätkusuutlikkuse (B) on siin õnnelikud? • milliseid värbamise kanaleid me kasutame? kes ja kuidas täidab värbaja rolli? Channel awareness

23. Tööandja maine Täpne • Tööandja maine on kogum tegureid, sageli käega mittekatsutavaid, mis eristavad organisatsiooni teistest, lubavad teatud laadi töötamise kogemust ja meeldivad neile inimestele, kes jõuavad antud organisatsioonikultuuris parima tulemuseni • Tööandja maine kujundaminehõlmab nii ühiskonna kui organisatsiooni siseteadlikkuse kujundamist • Vaikimisi on organisatsiooni maine määratletud tema toodete ja teenuste tarbimisväärtusega Töötajaid ei veetle „Leping“ on täidetud Veetleb töötajaid „Leping“ on täidetud Ebaatraktviine Atraktiivne Töötajaid ei veetle „Leping“ on täitmata Veetleb töötajaid „Leping“ on täitmata Tunnetuslik Moroko, Uncles (2008)

24. Tavapärased värbamiskanalid • meediakanalid – ajalehed, ajakirjad, raadio, televisioon, reklaampinnad avalikes kohtades (sh indoor meedia), interneti andmebaasid, koduleht, bannerid • tööturuameti ja vahendusettevõtete kasutamine • osalemine karjäärimessidel, laatadel • praktikavõimaluste pakkumine õppuritele, stipendiumite jagamine

25. Agressiivse värbamise kanalid • Sidumine toote/teenuse tarbimisega • Kontakt alates koolipingist • Headhunting • Koolitusprogrammid • Juhendamine ja mentorlus (s.h lõputööde juhendamine) • Ürituste korraldamine - avatud uste päevad, ekskursioonid, konverentsid, seminarid, võistlused, uurimused jne • Aktiivne osalemine erialaliitude ja ühenduste töös • Internetipõhiste sotsiaalsete võrgustike loomine • Töötajate kaasamine/premeerimine → Kõik kanalid, mis võimaldavad koguda infot ja luua kontakti potentsiaalsete töötajatega,kes seda ise esimesena ei tee → Eesmärgiks pole ilmtingimata kellelegi tööpakkumist teha, vaid inimesi tundma õppida ja tallele panna

26. Oma ettevõtte andmebaas • Kujunemise allikad • Oma töötajate soovitused (lähedased) • Emasest valikust kõrvale jäänud kandidaadid • Koolitus- jm avalikel üritustel osalejad/esinejad • Praktikandid, uurimuste kirjutajad • Konkurentide parimad töötajad • Lahkunud töötajad • Uksest sisenejad • ... • Hea andmebaas: • Pidevalt uuenev, kuid samas ajalugu hoidev • Pidevat sidet võimaldav / hoidev • Kasutajasõbralik, esmast sorteerimist võimaldav

27. Valikumeetodite usaldusväärsus Cook (2004) põhjal • Valikumeetodite puhul kehtivad 3 reeglit: • Populaarne on sageli ebatõhus • Ühe kompetentsi hindamiseks on vaja kasutada vähemalt kahte meetodit • Kõik meetodid on head selleks, et leida neid, kes ei sobi tööks ja mitte ükski meetod ei anna garantiid, et just valitud kandidaat tööks sobib

28. Intervjuu kui ametikohale sobivuse selgitamise üks vahendeid STRUKTUREERITUD STRUKTUREERIMATA Küsimused eelnevalt ettevalmistatud Samad küsimused kõigile kandidaatidele Küsimuste järjekord siiski vaba Põhiteemad on läbimõeldud Uurivad, avatud küsimused Vabavormiline vestlus OHT takerduda paberi peal olevatesse küsimustesse ja ignoreerida muid märke OHT saada teada vaid seda, mida kandidaat tahab rääkida ja kas kandidaat on meie moodi Intervjuu peamine eesmärk on koguda faktipõhist informatsiooni kandidaadi varasema kätumise kohta

29. Tunneltehnika funnel technique Kirjelda olukorda ... Too näide ... Millal ... Miks ... Kuidas ... Kas Sa … • Näiteks: • Palun kirjelda situatsiooni, kus Sul oli oluline roll uue projekti algatamisel. • Kes selles projektis peale Sinu veel osalesid? • Millised olid konkreetselt Sinu ülesanded? • Kuidas Sa koostasid eelarve? • Kas ma sain õigesti aru, et ...?

30. Infovahetuse vormid • Enne esimest tööpäeva • kirjalik pakkumine • kohtumine eesmärkide ja tasustamise tingimuste täpsustamiseks • töölepingu allkirjastamine • töökoha ülevaatamine • esimeste päevade kavandamine • → perioodiline kontakti hoidmine • Kutse järgmisesse vooru • tunnusta • põhjenda valikut • helista ja kirjuta • Äraütlevad vastused • vasta alati • püüa eristuda • ole personaalne • kirjuta või helista • Põhjalik tagasiside • Kirjuta ja helista või kohtu