P LATEFORME DE G ESTION DES F ONDS E UROPEENS INTERPLIE

1. PLATEFORME DE GESTION DES FONDS EUROPEENS INTERPLIE PLIE Espace Technowest PLIE du Haut Périgord PLIE des Portes du Sud PLIE des Sources

2. HISTORIQUE • Demande de l’État de réduire de 2/3 le nombre d’organismes intermédiaires en France • Situation Aquitaine : 13 OI en fin 2010 avec un objectif de passage à 5 en 2011 • Création de la PGFE Interplie le 23/11/10

3. LA PGFE INTERPLIE • Regroupement de 4 PLIE pour la gestion de leurs enveloppes de FSE sur la période 2011/2014 • Jean-Marc GUILLEMBET Président • Pierre GIRY Vice Président • Bernard GARRIGOU Secrétaire • Michel LABARDIN Trésorier

4. LA PGFE INTERPLIE • Une organisation partenariale avec un Comité des Directeurs • Xavier GUIBERT PLIE du Haut Périgord • Odile HERENT PLIE des Sources • Carmen LEGAY PLIE Espace Technowest • Fabienne TRUF PLIE Portes du Sud Toute décision de gestion est prise à l’unanimité sous la responsabilité du Président

5. LA PGFE INTERPLIE • Une équipe technique en charge de la gestion des dossiers • Laurence CHASSAIN Gestionnaire • Un(e) secrétaire comptable en cours de recrutement

6. GLOSSAIRE • Fonds Social Européen : FSE • Organisme Intermédiaire (OI): structure habilitée à redistribuer du FSE • Candidat : structure qui répond à un appel à projet lancé par l’OI. Un candidat peut répondre à un ou plusieurs projets d’un ou de plusieurs PLIE • Demande de subvention : Une demande de financement remplie par le candidat qui décrit le projet ainsi que les caractéristiques principales de la structure.

7. GLOSSAIRE • Convention : Un candidat dont le projet a été retenu signe une convention tripartite avec le PLIE et l’OI et devient un bénéficiaire • Bénéficiaire : Le candidat retenu, signe une convention et devient bénéficiaire. • Opération : Mission confiée au bénéficiaire pour des participants du PLIE elle peut être décomposée en actions

8. GLOSSAIRE • Participant : personne accompagnée dans le cadre du dispositif PLIE • Référent: Accompagnateur emploi en charge de la coordination de parcours du participant • Structure d’Animation et de Gestion (SAG): Équipe PLIE en charge de l’administration du dispositif

9. GLOSSAIRE • Visite Sur Place (VSP) : État déclaratif de réalisation de l’opération sur le plan quantitatif, qualitatif et financier Le bilan peut être intermédiaire ou final • Bilan d’exécution : État déclaratif de réalisation de l’opération sur le plan quantitatif, qualitatif et financier Le bilan peut être intermédiaire ou final • Contrôle de Service Fait (CSF) : Vérification qualitative, quantitative et financière de l’opération conventionnée avec le bénéficiaire..

10. Répartition des taches • La PGFE INTERPLIE effectue les tâches suivantes : • Diffusion de l’appel à projets des 4 PLIE • Instruction des candidatures • Sélection finale des opérations • Établissement des conventions tripartites bénéficiaire/PLIE/OI • Réalisation des VSP en cours d’opération en lien avec les PLIE • Réalisation des CSF intermédiaires et finaux • Paiement des bénéficiaires à l’issue des contrôles

11. Répartition des taches • Chaque PLIE effectue les tâches suivantes : • Définition du contenu de ses projets • Pré instruction des candidatures • Pré sélection des opérations en cohérence avec ses besoins • Co-conventionne avec le bénéficiaire • Suivi qualitatif de l’opération • Évaluation qualitative de l’opération • Analyse des besoins du territoire

12. Bénéficiaire Opération Exercice N° PRESAGE N° Gestion PLIE Gestion d’un dossier avec du financement FSE • Ouverture d’un classeur opération : les documents de suivi doivent tous être archivés dans un lieu unique

13. Archivage au fil de l’eau • Origine du projet • Bilan N-1 • Compte rendu de groupes de travail • Appel à projet et cahier des charges

14. Archivage au fil de l’eau • Demande de subvention • Réponse à l’Appel d’offre • Dossier demande de subvention • Devis • Accusé réception recevabilité • Accusé réception demande pièces complémentaires • Accusé réception pièces complémentaires et recevabilité • Fiche navette bénéficiaire

15. Fiche navette • La fiche navette est l’outil de communication entre l’OI et le bénéficiaire • Ce document est produit lors d’un contrôle (DIRECCTE, CICC, DRFIP…) • C’est un outil de communication officiel qui doit permettre la traçabilité des échanges entre l’OI et le bénéficiaire : attention à sa rédaction et aux éléments de réponses apportés

16. Archivage au fil de l’eau • Engagement • Notification de décision de la PGFE • Convention • Courrier envoi de convention • Courrier retour convention signée • Déclaration de l’engagement de l’opération • Devis validé • Bon de commande

17. Convention • La convention est la base contractuelle de la relation entre l’OI et le bénéficiaire. Le bénéficiaire doit en avoir une parfaite connaissance ainsi que lesintervenants sur l’opération. • La convention reprend les éléments de la demande déposée par le candidat devenu bénéficiaire elle doit donc être bien vérifiée avant signature (en bleu), tampon et paraphe

18. Archivage au fil de l’eau • Engagement Modificatif • Demande d’avenant ou modification de devis • Accusé réception • Notification de décision de la PGFE • Avenant à la Convention • Courrier envoi de l’avenant à la convention • Courrier retour l’avenant à la convention signé • Déclaration de l’engagement de l’opération • Devis modifié validé • Bon de commande

19. Demande d’avenant • Toute modification à la convention doit faire l’objet du passage d’un avenant La demande d’avenant doit être faite par courrier recommandé. Les dossiers (WORD et EXEL) doivent être intégralement repris pour intégrer les modifications • Toute dépense non prévue sera écartée • Tout dépassement du coût de l’opération sera écarté • Toute ressource non prévue sera écartée • Tout dépassement du taux de FSE entraînera un écrêtement • Tout dépassement du montant de FSE alloué sera écrêté • La non atteinte du résultat conventionné peut entraîner un écrêtement • Si les calculs sont présentés en coût par personne ils seront proratisés • Ce qui est validé est le MODE de calcul et non le RESULTAT • Le passage d’un avenant rend caduque la convention initiale

20. Archivage au fil de l’eau • Suivi de déroulement • Liste mensuelle des participants • Tableaux de bord mensuels (postes de référents) • Feuilles d’émargement • Points trimestriels • Rapports de Visites sur Place • Fiche navette des mesures correctives • Rapport de Visite sur Place final • Convocations aux réunions • Liste des invités • Feuilles de présences aux réunions • Compte rendu de réunion • Outils validés

21. Suivi • Tout document utilisé et produit doit permettre d’identifier sa source d’émission • Exemple : Les listes de participants doivent être produites sur papier en tête ou papier blanc avec cachet du bénéficiaire • Les tableaux de bord doivent être VERIFIESet SIGNES par le responsable de la structure. Il sont co-signés par le référent. • Tout document produit doit comporter les 2 logo FSE et Europe , le non respect de la publicité sur le financement de l’opération par des fonds européens entraîne un écrêtement de 10% du montant alloué • Le rapport de VSP final doit être CONFORME pour permettre le financement de l’opération. La clôture de l’opération avec une VSP non conforme ou sous réserve entraîne le non paiement du FSE

22. Archivage au fil de l’eau • Bilan d’exécution (Bilan final) • Liste des participants arrêtée à la fin de l’opération • Courrier d’envoi du bilan à la PGFE Interplie • Bilan d’exécution • Accusé réception du bilan d’exécution • Fiche navette bénéficiaire • Rapport de CSF • Notification du montant retenu • Etat liquidatif

23. Déclaration de dépenses • Toute déclaration de dépenses doit pouvoir être justifiée, les justificatifs doivent être présents dans le classeur opération (des contrôles inopinés sont possibles) • Les temps de réunions doivent faire l’objet d’un compte rendu ou de prise de notes voire de feuilles d’émargement. Les documents doivent faire apparaître à minima : l’objet, la date, l’heure de début et l’heure de fin • Les temps administratifs doivent être justifiés à partir de tableaux de bord indiquant la date, les tâches effectuées, leur lien avec l’opération et leur durée • Les factures doivent concernées la période de réalisation de l’opération: si nécessaire il faut faire des calculs de prorata • Les factures présentées au bilan doiventêtre acquittéespour pouvoir être prises en compte

24. Bilan d’exécution • Le bilan d’exécution doit être équilibré pour être recevables • En cas d’assujettissement à la TVA les dépenses doivent être déclarées hors taxes. • Il est impératif d’apporter une réponse à chaque point du bilan qualitatif. Une attention particulière doit être portée aux priorités transversales • Le bilan quantitatif doit être cohérent. Deux colonnes sont à compléter : 1ère colonne concernant le volume total, 2nde colonne sur le volume de femmes • Tout écart entre le réalisé et le prévisionnel doit faire l’objet d’un argumentaire détaillé • L’ensemble des montants reportés doit être présenté à 2 chiffres après la virgule (ni plus, ni moins). Un écart d’un centime empêche la saisie du dossier dans le logiciel d’Etat PRESAGE

25. Archivage au fil de l’eau • Déclaration et justificatifs de dépenses acquittées et ressources mobilisées • Dépenses directes de personnel • Dépenses directes de fonctionnement • Prestations externes directes • Dépenses liées aux participants • Dépenses en nature • Justificatif des clés de répartition • Comptabilité certifiée • Justificatif d’encaissement des ressources présentées au bilan • Justificatifs certifiés de mise à disposition • Certification des co-financement

26. Bilan d’exécution • La production des justificatifs doit être organisée de façon à simplifier le contrôle de l’opération • Les justificatifs de dépenses doivent être regroupés par postes • En cas de calculs de clé l’ensemble des éléments permettant leur vérification doit être produit ( tant pour le numérateur que pour le dénominateur) • En cas de dépenses liées aux participants il faut clairement identifier les participants concernés • Pour les prestations externes directes les factures produites doivent clairement identifier le lien avec l’opération. ATTENTION le recours à un prestataire externe nécessite une mise en concurrence (celle-ci doit pouvoir être tracée)

27. PLATEFORME DE GESTION DES FONDS EUROPEENS INTERPLIE Nous vous remercions de votre participation à ce temps d’échanges . Madame Laurence CHASSAIN reste à votre disposition pour toute question sur la gestion et le suivi de votre dossier FSE