PACT P lekken en ACT iviteiten dd 13 februari 2008 presentatie:

1. PACT Plekken en ACTiviteiten dd 13 februari 2008 presentatie: Karel Dekker, Nora van Klingeren, Anca Hartjes

2. Wat is PACT? • Het (reken)model PACT geeft inzicht in: • aantallen en soorten werkplekken voor een (activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van activiteitenpatronen in een organisatie • Consequenties aan van keuzes in huisvestingsvraagstukken (scenario’s) • te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij de ontwikkeling van een huisvestingsconcept

3. Ontstaan en ontwikkeling PACT • Het (reken)model PACT is tot stand gekomen door: • Onderzoek bij de BD naar de mogelijkheid tot het ontwikkelen van landelijke functieprofielen als hulpmiddel in de vertaalslag van organisatie naar huisvesting op basis van de activiteiten in de organisatie. • Onderzoek bij de gemeente Rotterdam naar de uitgangspunten voor de huisvesting van een geïntegreerd BVG waarin de verschillende klant- en werkprocessen op een goede wijze worden ondersteund

4. Wanneer zet je PACT in? • Nu: • Keuzes in huisvestingsconcept inzichtelijk maken • Berekening benodigd aantal en soort werkplekken, evt vertaald in m2 • Formuleren van een pve voor architect • Toekomst: • Keuze voor gebouw • Inzicht in kosten (koppeling aan PARAP) • Aanbestedingsinfo in complexe (bijv PPS)projecten

5. Doelgroepen PACT • Betrokkenen bij huisvestingsvraagstukken: • Projectteam • Beslissend management • Facilitair management

6. Wat vraagt PACT • Inzicht in de (toekomstige) werkprocessen en onderlinge relaties • Inzicht in (toekomstig) huisvestingsbeleid • Doelstellingen voor (nieuw) huisvestingsconcept

7. Berekening plekken aan de hand van activiteiten

8. In te voeren gegevens PACT • Vaste gegevens (wel te bepalen per casus) • Klantprofielen • verdeling klanten over profielen • Medewerkerprofielen • verdeling medewerkers over profielen • Te hanteren werkplekken en aantal m2 per werkplek • Koppeling werkplekken- activiteiten

9. Variabele gegevens Aantal klanten Aantal medewerkers en fte, evt. groei, ratio fte/medewerkers Toedeling/ Flexibiliteit gebruik werkplekken Beschikbaarheid vergaderzalen Bij SozaWe: verdeling werkplekken over verschillende zones In te voeren gegevens PACT

10. Vooraf : De klantactiviteiten • Voorbeeld SoZaWe gemeente Rotterdam • Gesprekken > 10 minuten • Gesprekken < 10 minuten • Zelfstandig zoeken • Groepsbijeenkomsten • Bekijken infostands (actief wachten) • Telefoneren • Printen en kopiëren

11. Klantprofiel Procentuele verdeling activiteiten per uur

12. De medewerker - activiteiten • Activiteiten buiten kantoor • thuis • andere locatie van de organisatie • bij klanten • Gesprekken met klanten/ derden /externen • met klanten (bij SoZaWe een verdere onderverdeling: gesprekken en groepsbijeenkomsten) • met werkgevers • Intern overleggen (met onderverdeling in aantal deelnemers) • Bureauwerk • Telefoneren • Document verzorgen en archiveren

13. Medewerker profielen

14. Zonering: zone 1, zone 2, zone 3

15. Toedeling van werkplekken per profiel in plaats van het werken met een flexfactor of bezettingsgraad getal (dus niet 0, x wp per fte) Mate van gebruik vd werkplek

16. Mate van beslaglegging op werkplekken

17. Kwantitatieve uitgangspunten bepalen Ondersteunen van beslissingen door inzichtelijk maken van gevolgen van keuzes: 2. Vergelijking van ruimtebehoefte bij verschillende scenario’s van de organisatie (groei, krimp, samenstelling) 3. Inzicht in belang van effect van verschillende factoren - mate van flexibel werkplekgebruik - marges voor groei berekenen Wat kan PACT op dit moment?

18. Uitkomsten

19. Variabelen : Aantal klanten (gemiddelde per uur of piek; groei/ krimp) Aantal fte (groei/ krimp) Verdeling van de fte (Kanteling van de organisatie meer klant gericht) Doorrekenen scenario’sVoorbeeld BVG Rotterdam

20. Inzoomen op onderdelen:waar zitten de verschillen tussen de scenario’s, behalve bij de aantallen Keuze: Huidige situatie, maar Een 50: 50 verdeling van werkplekken over zone 2 en zone 3

21. Keuze: Door inzet van organisatorische maatregelen kan uitgegaan worden van gemiddeld bezoek : klantafspraken ook op woensdagmiddag en vrijdag - promoten van stille tijden onder de klanten Voorbeelden van beslissingen: uitgaan van gemiddeld of piek klantbezoek per uur?

22. Conclusie: met het meer flexibel gebruiken van de werkplekken kan de groei van de organisatie worden opgevangen. Welke groei van de organisatie is mogelijk als je van gedeeltelijk flexibele inzet naar volledige flexibele inzet gaat?

23. Demonstratie PACT • Hoe werkt PACT als alle gegevens zijn ingevoerd?

24. En nu verder met PACT… • Samenvoeging kennis uit onderzoeken BD en Rotterdam: model en beschrijving • Huidige PACT bekend maken: • infobijeenkomst partners • Artikel • Workshops • Verdere ontwikkeling • Koppeling aan PARAP • Toepassen in meerdere onderzoekstrajecten • Nieuwe variabelen • (bijv klantstromen als medewerker - patiënt - bezoeker) • Model meer valide maken -> meer generaliseren?