ROTINAS ADMINISTRATIVAS

1. ROTINAS ADMINISTRATIVAS

2. CORRESPONDÊNCIAS EMPRESARIAIS

3. São aquelas trocadas entre empresas ou entre empresas e pessoas físicas.

4. Tiposde Correspondências

5. Carta Comercial:também chamada de correspondência técnica, é um documento com objetivode executar-se uma comunicação comercial, empresarial. Deve ser organizada, com linguagem correta e impessoal, em papel com timbre da empresa contendo todos os dados necessários.

6. A redação comercial tem como características comuns: a)clareza:o texto, além de ser claro, deve ser objetivo, como forma de evitar múltiplas interpretações, o que prejudica os comunicados e negócios.

7. b)estética:a fim de causar boa impressão, o texto deve estar bem organizado e dentro da estruturação cabível. Não pode haver rasuras ou “sujeiras” impregnadas ao papel.

8. c)linguagem: seja objetivo: passe as informações necessárias, sem ficar usufruindo de recursos estilísticos. Seja impessoal, ou seja, não use de sentimentalismo. Escreva com simplicidade, mas observando a norma culta da língua.

9. É muito importante que haja correção, pois um possível equívoco pode gerar desentendimento entre as partes e possíveis prejuízos de ordem financeira. Como fazer uma carta comercial? Vejamos a estrutura que deve ser seguida:

10. 1º passo: O papel deve ter o timbre e/ou cabeçalho, com as informações necessárias (nome, endereço, logotipo da empresa). Normalmente, já vem impresso. 2º passo: Coloque o nome da localidade e data à esquerda e abaixo do timbre. Coloque vírgula depois do nome da cidade! O mês deve vir em letra minúscula, o ano dever vir junto (2009), sem ponto ou espaço. Use ponto final após a data.

11. 3º passo: Escreva o nome e o endereço do destinatário à esquerda e abaixo da localidade e data. 4º passo: Coloque um vocativo impessoal: Prezado(s) Senhor(Senhores), Caro cliente, Senhor diretor, Senhor Gerente, etc.

12. 5º passo: Inicie o texto fazendo referência ao assunto, tais como: “Com relação a...”, “Em atenção à carta enviada..”, “Em atenção ao anúncio publicado...”, “Atendendo à solicitação...”, “Em cumprimento a...”, “Com relação ao pedido...”, “Solicito que...”, “Confirmamos o recebimento”, dentre outras.Evite iniciar com: “Através desta”, “Solicito através desta”, “Pela presente” e similares, Está claro que o meio de comunicação adotado é a carta.

13. 6º passo: Exponha o texto, de forma clara e objetiva. Pode-se fazer abreviações do pronome de tratamento ao referir-se ao destinatário: V.Sª.; V. Exa.; Exmo.; Sr.; etc.7º passo: Corresponde ao fecho da carta, o qual é o encerramento da mesma. Despeça-se em tom amigável: Cordialmente, Atenciosamente, Respeitosamente, Com elevado apreço, Saudações cordiais, etc.Observação: Evite terminar a carta anunciando tal fato (Termino esta) ou de forma muito direta (Sem mais para o momento, despeço-me).

14. Antes de escrever, organize seu pensamento, traçando um plano: • o que vai comunicar; • a quem; • como deve transmitir; • que informações são relevantes. • Quando o papel é timbrado, pode-se suprimir o local antes da data, uma vez que o • endereçamento completo aparece no pé de página.

15. Modelo de carta comercial

16. LM - Loja da Maria Maria e Cia. Ltda. - Comércio de Utensílios. Av. João, 100 -Goiânia – GO

17. Circular: é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas. Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários.

18. Externa: é utilizada para comunicar mudanças de endereço, abertura de novas filais, alterações de preços, lançamentos de novos produtos etc.; Interna: é utilizada para comunicar férias coletivas, alterações no horário de trabalho, bem como outros fatos que sejam do interesse de todos dentro da empresa. As circulares, por interessarem a várias pessoas ou empresas, são feitas com cópias de igual conteúdo e finalidade. Por este motivo, nelas não constam os dados de identificação do destinatário, os quais serão subscritos somente nos envelopes.

19. Este documento oficial deve ter: 1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento); 2. Título e número (circular nº. 02/2009);

20. 3. Data (sem a localidade, nome da cidade); 4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto); 5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;

21. 6. Texto (bem explicado e claro); 7. Despedida breve; 8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina); Ao final da página, caso haja necessidade de um controle maior por parte da administração, pode-se colocar (em letras menores) as iniciais de quem redigiu e de quem digitou a circular. Veja o modelo.

22. LM - Loja da Maria Maria e Cia. Ltda. - Comércio de utensílios. Av. João, 100 -Goiânia – GO

23. Memorando:é um aviso por escrito de caráter interno e administrativo, uma vez que estabelece a comunicação entre as unidades, departamentos ou setores de uma mesma empresa, instituição, órgão.  • Pode apresentar algumas finalidades: • complementar uma correspondência anteriormente enviada, • 2. expor projetos e ideias, • 3. apresentar novas diretrizes, dentre outras. 

24. É uma carta de tramitação rápida, simples e eficaz, sem se prender a burocracias iminentes. O despacho pode ser realizado na própria folha do memorando de modo resumido, o que permite agilidade e transparência no andamento das decisões tomadas. 

25. A estrutura, do memorando deve ter identificação por número, local e data, assunto, vocativo, texto objetivo e claro, despedida e destinatário com a menção do cargo que o mesmo ocupa. A linguagem é formal. Veja o modelo.

26. LM - Loja da Maria

27. Requerimento:deriva-se do verbo requerer, de acordo com seu sentido denotativo, significa solicitar, pedir, estar em busca de algo. E principalmente, que o pedido seja deferido, ou seja, aprovado. Podemos fazer um requerimento a um órgão público, a um colégio, a uma faculdade, e mais a uma infinidade de outros destinatários. É importante sabermos que o requerimento pertence à chamada redação técnica, pois como todo texto, o mesmo constitui-se de algumas técnicas específicas para redigi-lo.

28. Quanto à estrutura, ele compõe-se de: Título da autoridade - A quem se dirige o texto. Texto  Nome do solicitante Identificação do solicitante Exposição do que se quer FechoA fórmula convencional Local e data Assinatura

29. Observações importantes: Num requerimento, as expressões “abaixo-assinado”, “muito respeitosamente” já se tornaram arcaicas, devem ser abolidas. O nome do solicitante deve vir acompanhado de informações que o identifiquem, conforme a natureza do requerente. Para se fazer o pedido, pode-se usar uma das seguintes formas: Pede a V. S.ª, Solicita a V. S.ª, Requer a V. S.ª

30. As fórmulas convencionais de requerimento admitem as seguintes variações: • Pede a aguardar deferimento - P. e A. D. • Termos em que pede deferimento • Espera deferimento - E. D. • Aguarda deferimento - A. D.

32. Carta de cobrança:é o documento pelo qual se notifica a empresa ou pessoa que se encontra com débitos pendentes, lhe concedendo um determinado prazo para regularização da situação sob pena da adoção de medidas cabíveis para recebimento.

33. De acordo com os artigos 42 e 71 do Código de Defesa do Consumidor (Lei n. 8078/90), na comunicação da empresa com seus devedores, em especial quando se tratar de consumidor inadimplente é necessário evitar expô-lo ao ridículo, constrangimento ou mesmo utilizar-se de ameaças como técnica de cobrança das dividas não quitadas. Este cuidado deve ser redobrado quando se tratar de comunicação escrita.

34. A carta de cobrança deverá ser apresentada pessoalmente, em duas vias, sendo que uma delas ficará com o remetente, devidamente protocolada, ou enviada pelos correios com Aviso de Recebimento (AR) se for o caso. Veja dois modelos de carta de cobrança.

35. Modelo 1 (Local e data) Ao Sr.(a)........................ (nome do consumidor inadimplente)......................................(endereço completo) Prezado(a) Senhor(a) Informamos a V.Sa. que se encontra em aberto, junto à nossa empresa, um débito não quitado representado por .........(estabelecer o tipo de título de crédito, por exemplo cheque n. ..., ou duplicata n.) ........... no valor de R$ ........ (valor por extenso), referente à...................(informar o tipo de operação que resultou na emissão do título de crédito, como por exemplo: vendas de mercadorias, prestação de serviços), cujo vencimento se deu em ......../................/.................. Tendo em vista que até o presente momento não acusamos o recebimento de referida prestação, solicitamos a V.Sa. a quitação desta ou seu comparecimento em nosso estabelecimento a fim de regularizar tal pendência no prazo máximo de ............ dias. Informamos ainda que a não regularização de referida pendência no prazo acima estabelecido ensejará a tomada das seguintes providências legais: - encaminhamento de vosso nome ao serviço de proteção ao crédito;- protesto do título;- propositura da competente ação judicial para o recebimento do valor principal, acrescido de juros legais, mora além dos honorários advocatícios, fixados neste ato em 20% do valor da causa. Desta forma, a fim de evitar-se tal situação, reiteramos o pedido no sentido promover a quitação da referida dívida ou então o seu comparecimento em nosso estabelecimento no prazo máximo de .... dias a fim de resolvermos tal pendência. Informamos ainda que V. Sa. encontra-se constituído em mora para todos os efeitos legais a partir do recebimento da presente notificação, conforme os termos do artigo 397 da Lei 10.406/02. Solicitamos a V.Sa. desconsiderar a presente caso o referido débito já tenha sido quitado. Respeitosamente, NOME DA EMPRESA Nome do gerente ou diretorCargo ocupado

36. Modelo 2 NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIALÀNome da empresa ou pessoaCNPJ ou CPFEndereçoCepCidade - EstadoA empresa (informar o nome), via de seu gerente infra assinado, vem através desta notificar a empresa (ou o cliente) acima qualificada por inadimplência no pagamento referente à venda (ou serviço) representado pela nota fiscal nº. xxxx.As parcelas em inadimplência são aquelas com vencimento em (indicar todos as parcelas em débito), que importam em um débito total de R$ xxx,xx.Favor entrar em contato dentro de 48 horas para regularizar a situação sob pena da adoção das medidas judiciais cabíveis.Localidade, dia, mês e ano.Nome da empresa (assinar acima)Nome do gerente ou diretorCargo ocupado

37. Declaração:pode ser manuscrita em papel almaço simples (tamanho ofício) ou • digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes: • Timbre – impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente a • maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se • papel sem timbre. • Título – deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta. • Texto – deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título. Nele deve constar:

38. Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os abaixo assinados. • O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural. • Finalidade do documento: em geral costuma-se usar o termo “ para os devidos fins”, mas também pode-se especificar: “ para fins de trabalho” , “para fins escolares” ,etc. • Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa alta, para facilitar a visualização. • Citação do fato a ser atestado. Veja o modelo.

39. (TIMBRE) DECLARAÇÃO Paulo Barbosa de Castro, diretor da Divisão de Transportes da Empresa de Laticínios Santa Cruz, declara para os devidos fins que o Sr. ANTÔNIO CARDOSO, portador da cédula de identidade n° 023.875.773-82, fez parte do nosso quadro de funcionários, no período de 2 de janeiro de 1990 a 30 de abril de 1996, quando se efetivou a sua cessão para o Setor Almoxarifado. Poços de Caldas, 5 de junho de 1996. Assinatura

40. P r o c u r a ç ã o:é um documento que autoriza uma pessoa ( empresa ou órgão ) a agir em nome de outra. Muitas vezes não é possível nos ausentarmos, por causa do trabalho por exemplo, e surgem situações que nos obrigam a buscar documentos, fazer matrículas ou resolver problemas de negócios em lugares distantes. São nessas situações que a procuração nos é muito útil porque, de posse dela, qualquer pessoa de nossa confiança poderá nos representar e agir por nós sem a necessidade da nossa presença. A procuração pode ser geral ou especial.

41. Geral: quando o constituinte declara poderes ilimitados. • Especial: quando o constituinte estipula no documento quais são os poderes, limitando-os. • Quem outorga ( admite ) tais poderes é o mandante, outorgante ou constituinte. • b) Quem recebe tais poderes é o mandatário, outorgado ou procurador. • c) É escrita ou digitada em papel almaço simples ( tamanho ofício ).

42. Tipos de Procuração

43. Procuração a rogo:é aquela passada por quem não sabe ler nem escrever (analfabeto ) ou por quem está impossibilitado de assinar, mesmo que saiba escrever. Esta procuração só pode ser dada em cartório. b) Procuração Particular:é o escrito particular, dado pelo próprio outorgante, sem registro no cartório. Para que haja validade, basta que tenha a assinatura e o reconhecimento de firma do outorgante. c) Procuração Pública:é a procuração lavrada em cartório. Lavrada por tabelião público em seus livros, a pedido do interessado.

44. Modelo. PROCURAÇÃO PARA VENDA DE BEM IMÓVELOUTORGANTE: (nome de quem passa os poderes), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), residente e domiciliado à (informar endereço), na cidade de (informar) - (informar estado).OUTORGADO: (nome de quem recebe os poderes), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), residente e domiciliado à (informar endereço), na cidade de (informar) - (informar estado).Através do presente instrumento particular de mandato, o OUTORGANTE nomeia e constitui como seu procurador o OUTORGADO para providenciar a venda do imóvel localizado à (informar endereço), na cidade de (informar) - (informar estado), com área de (informar as dimensões do imóvel), registrado junto ao Cartório do (informar) Ofício de Registro de Imóveis sob a Matrícula nº (informar), livre de ônus ou quaisquer dívidas. O OUTORGADO deverá realizar a venda pelo maior preço oferecido, para tanto, recebendo poderes para receber o pagamento, dando a devida quitação, e providenciando toda a documentação necessária à transcrição do registro, a fim de providenciar ao comprador a posse e a propriedade do imóvel. localidade), (dias) de (mês) de (ano).(Nome e assinatura do Outorgante)

45. IMPORTANTE * Reconhecer firma na procuração.* A procuração é o documento mediante o qual uma pessoa, por escrito, atribui voluntariamente a outra pessoa poderes para representá-lo.* Os menores de 16 anos devem ser representados, e os menores entre 16 e 18 anos assistidos, por seus pais ou responsáveis legais. Os emancipados devem comprovar sua emancipação.

46. ATA É um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

47. Para que isso deve ser escrita: - sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página); - sem abreviaturas de palavras ou expressões; - números por extenso; - sem emendas ou rasuras; - sem uso de corretivo (tipo erro-ex); - com emprego do verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo (Exemplo: verbo falar: falou, falaram; verbo discutir: discutiu, discutiram; verbo comentar: comentou, comentaram).

48. - com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. Quem redige a Ata não põe os participantes da reunião a falar diretamente, mas faz-se intérprete delas, transmitindo ao leitor o que elas (as pessoas) disseram. (Exemplo: Em vez de "Inicialmente, eu Manuel de Araújo, presidente do Centro, determino a sra. vice-presidente, que apresente o calendário que fizemos para que os presentes o conheçam."

49. Deve ser redigida assim: "Inicialmente o sr. Manuel de Araújo solicitou à vice-presidente, sra. Maria de Souza, que apresentasse o calendário elaborado para que os presentes tivessem seu conhecimento.)" Se o relator (secretário) cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo: "Aos dez dias do mês de dezembro, digo, de janeiro, de dois mil e quatro...". Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em tempo. Exemplo: "Em tempo: Onde se lê senhor janeiro, leia-se fevereiro".

50. MODELO DE ATA Data, horário, local e objetivos: Aos vinte e três dias do mês de janeiro de dois mil e quatro, com início às vinte horas, na sala de reuniões do Centro Espírita Amigos de Jesus, sito à na Rua Euclydes de Oliveira, número trezentos e vinte e cinco, Ribeirão Preto, realizou-se uma reunião administrativa da diretoria do Centro, com o objetivo de preparar o calendário de atividades para o ano de dois mil e quatro. O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes: A reunião foi presidida pelo presidente do Centro, sr. Manuel de Araújo, tendo como secretária a sra. Joaquina da Silva. Contou com a participação de doze diretores e três conselheiros. Relato da reunião propriamente dita: Inicialmente, o sr. Manuel de Araújo solicitou à vice-presidente, sra. Maria de Souza, que apresentasse o calendário elaborado para que os presentes tivessem seu conhecimento. Foi esclarecido que a meta, do ano em curso, é divulgar por todos os meios a Doutrina Espírita, tanto em atividades internas como externas. Após ouvidas variadas sugestões, o presidente da reunião solicitou fosse votado o calendário apresentado, submetido às sugestões oferecidas, para que se chegasse a um consenso, o qual seria, posteriormente, divulgado no próprio Centro, bem como no Jornal Verdade e Luz, mantido pelo órgão de unificação dos espíritas da cidade e região de Ribeirão Preto. Após debatidas as sugestões apresentadas, obteve-se, democraticamente, a uma conclusão, que considerada excelente. Encerramento: Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que assinada por mim, Joaquina da Silva, secretária, pelo presidente da reunião e pelos demais presentes.