Rotinas trabalhistas e arquivos

1. Rotinas trabalhistas e arquivos Samira de Freitas Bolsi

2. Organizar é dispor os recursos materiais, humanos e tecnológicos da empresa de maneira harmônica e simplificada a fim de que o conjunto formado seja capaz de realizar um trabalho integrado, eficiente e eficaz, apresentando boa produtividade e boa qualidade a custos baixos e com o mínimo de riscos e de esforços humano

3. Questionamento? • Se eu ficar afastados 15 dias, meu trabalho para? • Se numa visita do TEM, precisar encontrar documentos da empresa, conseguirei com agilidade? • Será que tenho esses documentos? • Se entrar um novo funcionário, ele conseguirá me auxiliar no trabalho? • Caso aconteça acidente ou imprevisto, os trabalhadores saberão agir?

4. Esta é uma história de quatro pessoas: TODO MUNDO, ALGUÉM, QUALQUER UM e NINGUÉM. Havia um trabalho importante a ser feito e TODO MUNDO tinha certeza de que ALGUÉM o faria. QUALQUER UM poderia tê-lo feito, mas NINGUÉM o fêz. ALGUÉM zangou-se porque era um trabalho de TODO MUNDO. TODO MUNDO pensou que QUALQUER UM poderia fazê-lo, mas NINGUÉM imaginou que TODO MUNDO deixasse de fazê-lo. Ao final, TODO MUNDO culpou ALGUÉM quando NINGUÉM fez o que QUALQUER UM poderia ter feito.

5. desafios • As atividades de formar agrupamentos humanos, distribuir trabalho entre seus membros e equacionar a utilização dos recursos, visando o atendimento de suas necessidades. • A organização pode ser definida como um processo, se considerarmos que para produzir um bem ou um serviço (efeitos) existem vários componentes (causas) que contribuem para a realização desses efeitos.

6. Método de trabalho: é o caminho ou a maneira pela qual uma ou mais operações de um processo devem ser feitas para alcançar o resultado esperado.

7. Eliminar o inútil ou supérfluo • Maximizar os resultados • Otimizar recursos e minimizar custos Eliminar o inútil ou supérfluo Maximizar os resultados Otimizar recursos e minimizar custos

8. Padronização • Para que se possa avaliar, é necessário uma padronização e comunicação do método. • Sem saber o que fazer, qualquer coisa serve.

9. Utilização adequada dos recursos; • Uniformidade no trabalho; • Registra o conhecimento tecnológico; • Facilita o treinamento do pessoal; • Melhora o nível técnico do pessoal; • Evita desperdício do tempo.

10. Arquivo de documentação • É necessário a realização de registros e documentação; • Atividades administrativas; • Aspectos Legais; • Históricos.

11. Tipos de Arquivo • Arquivo corrente são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. A permanência dos documentos nesse estágio é de 5-10 anos. • Arquivo intermediário são constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de É nessa fase que o arquivo é submetido a tabela de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência. A permanência nesse arquivo é de aproximadamente 20 anos. • Arquivo permanente são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão do seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

12. PARA QUE SERVE OS ARQUIVOS • Planejar e desenvolver atividades considerando informações; • Tomar decisões políticas administrativas ou pessoais baseada em dados; • Atender às necessidades legais e técnicas; • Evitar repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos. • Recuperar a história;

13. Como organizar? • Alfabética; • Numérica; • Geográfica; • Assunto (afinidades); • Cores.

14. Vantagens • Disponibilização de espaço físico; • Organização física adequada; • Sistema de identificação visual; • Padronização dos métodos de arquivamento; • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; • Redução de custos com a administração e manutenção do acervo; • Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos; • Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.