Coaching and Mentoring

Coaching and Mentoring การสอนงานและการให้คำปรึกษาดูแล เป็นมิติหนึ่งของภาวะผู้นำ

Outline 1. Coaching and mentoring as a dimension of leadership 2. Techniques of effective coaching and mentoring 3.Paradigm of an effective leader

5 D Leadershipภาวะผู้นำ 5 มิติ

มิติที่ 1 การสั่งการ คือการเข้าปฏิบัติหน้าที่และการสร้าง เกิดการกระทำโดยเร็ว เพื่อนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ • Why? เพราะฉุกเฉิน วิกฤต • If notถึงล้มละลาย ล่มจม ฉิบหาย • Top down approach • Have to change when situation • improves because • พนักงานมีการศึกษา สั่งการเหมือนการดูถูก • ยุคข้อมูลข่าวสาร

Strategic goals: วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ เพื่อให้เกิดผลโดยฉับพลัน เพื่อให้ทิศทางที่ชัดเจนภายใต้สถานการณ์ฉุกเฉิน/ภาวะวิกฤต เพื่อให้เกิดการกระทำโดยเร็ว เพื่อลดความรู้สึก ไม่มั่นคงของคนทำงาน

สถานการณ์ที่เหมาะสม เมื่อเผชิญหน้ากับวิกฤตหรือเหตุฉุกเฉินที่แท้จริง เพื่อจุดประกายการเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ เมื่อต้องการจัดการกับพนักงานที่เป็นตัวปัญหาหลังจากที่ใช้วิธีการอื่นๆแล้วล้มเหลว

ตัวอย่าง เหตุการณ์การเมืองไทย 2552ในภาวะการประกาศ พรก. ภาวะฉุกเฉิน บริษัท Harley – Davison (2003ฉลอง 100 ปี) Market share ตกต่ำ since bought out in 1969 Strong competition from Japan 1980 Bankruptcy situation Solution ลดพนักงาน40%ลดเงินเดือน9% freeze salary 2-3year

At the same time ดำเนินแผนงานส่งผลลัพธ์เชิงบวก ก่อตั้ง Harley Owner Group ช่องทางสื่อสารที่ประสิทธิภาพกับลูกค้า คิดค้นเครื่องยนต์ Evolution และจักรยานยนต์รุ่น Soft Tel (great success) Introduce effective technique เช่น Just in time, participation กระบวนการผลิตเชิงสถิติ...

มิติที่ 2การสร้างวิสัยทัศน์ คือการสร้างและสื่อสารภาพที่ชัดเจนและทรงพลังของอนาคตที่คุ้มค่าอย่างมีประสิทธิผลเพื่อกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง Example: SAS Scandinavian Airline System 1980 crisis because of centralization, follow rigid rules and regulations. Importance given to work process and details in daily production Barriers lifted led to more competition(Monopoly) Against Industry standard: food movies, drinks etc. Jan Carlson: “สายการบินที่ดีที่สุดในโลก สำหรับนักธุรกิจที่เดินทางเป็นประจำ

Strategic Goal: เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ เพื่อขับเคลื่อนคนให้ไปสู่เป้าหมาย/ ความฝันร่วมกัน เพื่อให้ตระหนักถึงโอกาสใหม่ๆ เพื่อให้เกิดความสามัคคีของหมู่คณะในการเผชิญปัญหา เพื่อเพิ่มหรือธำรงรักษาแรงจูงใจและความกระตือรือร้น

สถานการณ์ที่เหมาะสม เมื่อการเปลี่ยนแปลงนั้นต้องการวิสัยทัศน์ใหม่ เมื่อพนักงานหมดหรือกำลังสูญเสียความเข้าใจในความหมายหรือคุณค่าในงานของตน เมื่อกลุ่มขาดสมาธิหรือแนวทางการทำงาน เมื่อต้องรับมือกับวิกฤติการณ์

มิติที่ 3 สร้างการมีส่วนร่วม คือการจูงใจให้เกิดการยอมรับและความทุ่มเทโดยการเปิดใจรับฟังข้อเสนอแนะ หรือใช้กระบวนการตัดสินใจแบบประชาธิปไตยหรือทั้งสองวิธี (การจูงใจใช้ Maslow Theory of needsมาจับ) Teerling แห่ง Harley Davisonเข้าใจ weaknessของการสั่งการ “เมื่อไม่มีเหตุวิกฤต คนเรามักจะต่อต้านโครงการ หรือ นโยบายปฏิบัติใหม่ๆที่ถูกประกาศออกมา แต่กลับพร้อมที่จะทุ่มเทให้กับโครงการหรือนโยบายใดๆที่พวกเขาริเริ่มขึ้นมาเอง”

Strategic goals: เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ เพื่อให้เกิดการทุ่มเทจากการมีส่วนร่วม เพื่อเป็นการเพิ่มคุณภาพของผลิตภัณฑ์และกระบวนการ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ

สถานการณ์ที่เหมาะสม เมื่อต้องการให้เกิดการยอมรับในการตัดสินใจ หรือทิศทางการบริหาร เมื่อต้องการให้เกิดการพัฒนาคุณภาพ เมื่อต้องการระดมความคิด เพื่อการตัดสินใจที่เหมาะสม

มิติที่ 4สร้างสัมพันธภาพ คือการสร้างและธำรงรักษาความสัมพันธ์ที่เป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน • ระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง • ในหมู่ลูกน้องด้วยกันเอง

มิติที่ 4สร้างสัมพันธภาพ • The worst scenarioเมื่อลูกน้องดีๆ ทั้งคู่ไม่ถูกกัน อย่าเข้าข้าง ให้ห่างกันไว้ ไม่ต้องมายุ่งเกี่ยวกัน “อย่าเอาฉันเข้าไปยุ่ง” • Positive feedback when one party • is attacked • “ปฏิบัติต่อทุกคนเยี่ยงสิ่งสำคัญที่สุดบนโลก” • จุดประทัดเมื่อโยกย้าย ฉลองกันใหญ่โต

มิติที่ 5การสอนงาน คือการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรและผลปฏิบัติงานพร้อมๆไปกับการวางแนวทางและค่านิยมของบุคคลให้สอดคล้องกับขององค์กร “ความเจริญและการพัฒนาของคนเป็นหน้าที่สำคัญที่สุดของผู้นำ” Harvey S. Firestone (Founder of Firestone) คำยืนยันที่จะบอกว่าท่านได้สอนงานดีเมื่อลูกน้องกล่าวถึงท่านว่า ได้แรงบันดาลใจ/ ท่านสร้างโอกาสให้

Coaching การสอนงาน Coaching คืออะไร กระบวนการ (process) ปฏิสัมพันธ์ (relationship) ที่ผู้จัดการและหัวหน้างาน ต่างก็มุ่งหวัง ที่จะแก้ไขปัญหาผลการปฏิบัติงาน พัฒนาความสามารถของบุคลากร

3 successful factors for coaching ความช่วยเหลือ ด้านเทคนิคการทำงาน ความเข้าใจ ความท้าทาย ส่วนบุคคล แรงสนับสนุน ส่วนตัว Susun Alvey

The 4 steps of coaching process การสังเกตุ • To assess the situation & subordinates • His strengths and weaknesses • Effect of his behavior to his coworkers • His potential and ability

The 4 steps of coaching process • การสนทนาหาเหตุผล • Good preparation • Arrive at common agreement • “ทำงานให้ได้มาตรฐานตามเวลาที่กำหนดหรือจะเสี่ยงต่อการถูกปลด/ให้ออก”

The 4 steps of coaching process การสอนงานอย่างจริงจัง ให้ความเห็นและคำแนะนำในวิถีทางที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถรับฟังได้รวมทั้งตอบสนองและชื่นชมในคุณค่าของมัน การให้และรับข้อมูลป้อนกลับเป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่ง

The 4 steps of coaching process • การติดตามผล • ติดตาม สังเกตุความก้าวหน้าช่วยรักษาวิธีการปรับปรุงให้คงที่ • “ติดขัดอะไรบ้างไหม?”

Coaching and time Very busy schedule/ a lot of things to do Planning, staffing, budgeting Problem shooting, conflict managing Series of meetings and so on Your energy, effort and time…worth?? The answer is YES

ประโยชน์ของการสอนงาน แก้ปัญหาผลการปฏิบัติงาน เขียนรายงานไม่เป็น แบ่งเวลาไม่เป็น ไม่เคยแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม พูดจาไม่สุภาพ ไม่ถูกกาละเทศะ

ประโยชน์ของการสอนงาน พัฒนาทักษะของพนักงาน สอนเองหรือสลับให้คนอื่นสอนโดยเฉพาะทักษะงานประจำ เพิ่มผลผลิต เรียนรู้มากขึ้น more productivity สร้างผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีโอกาสได้รับการแต่งตั้ง สร้างคนมาแทนคุณได้ (เสริมบารมี ไม่ใช่แย่งตำแหน่ง อำนาจ) ธำรงรักษาพนักงานไว้ได้ สนับสนุนให้เกิดวัฒนธรรมในการทำงานเชิงบวก

Barriers to Coaching:อย่าให้พฤติกรรมไม่ดีมาทำให้ทุกข์ใจเพราะมันไม่สามารถดีขึ้นได้ด้วยตัวเอง เคยได้ยินใหม? จะให้ฉันไปสอนใครก็ได้ แต่สำหรับคนนี้ฉันไม่มีปัญญา ทำไม่ได้ สอนแล้ว แต่ไม่ใส่ใจ ย้ำแล้วย้ำอีก เหมือนราดน้ำบนหลังเป็ด คนนี้ทำงานกับคนอื่นไม่ได้เลย คนนี้ชอบครอบงำผู้ร่วมทีมจนไม่สามารถแสดงความคิดเห็นได้ เจ้าคนนี้มาสายเป็นประจำ ทำงานเฉื่อยชา ไอ้นี่เกียจคร้าน แต่ชอบทำงานเอาหน้า

Suggested techniques การสอนงานไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเรียน การถาม การเสนอ การตั้งข้อสังเกต ก็เป็นการสอนงานได้ ดูธานีพูดต่อหน้าชุมชนซิ ฟังเวลาซูซานพูดโทรศัพท์ซิ ไปคุยกับอาสาเรื่องการบริหารโครงการซิ เธอฟังแล้วได้อะไรบ้าง สถานการณ์เดียวกันถ้าเป็นเธอ เธอจะทำอย่างไร

Suggested techniques Remark on behavior not what you think of his attitude or motive. Do not conclude from outward appearance. “What” rather than “Why” ตั้งข้อสังเกตจากพฤติกรรม ไม่ใช่ที่ตัวบุคคล เจตคติหรือเหตุจูงใจส่วนตัวavoid illogical conclusionสรุปอย่างไม่มีตรรกะ ชอบทะเลาะ รุนแรง “คงโตมาจากครอบครัวที่ชอบทะเลาะกันแน่ๆ” นิสัยชอบขัดจังหวะ “แสดงว่าต้องการทำตัวเหนือกว่าคนอื่น” กินข้าวไม่เคยช่วยจ่ายตังค์ “เห็นแก่ตัว” Start with a complementเริ่มด้วยคำชม

ตัวอย่าง วันก่อนคุณออกความคิดเห็นดีมากเหมือนอย่างที่คุณเคยทำ แต่มีเรื่องหนึ่งในการแสดงความคิดเห็นของคุณจะมีประสิทธิผลมากกว่านี้ คุณขัดจังหวะ เจนนี่และโทนี่ก่อนที่ทั้งคู่จะมีโอกาสแสดงความคิดเห็น “ไม่ได้ฟังแล้วจะรู้ว่าเขาต้องการ/คิดได้อย่างไร?”

On the spot coaching การสอนงาน มักมีแผนงาน Action planแต่บ่อยครั้งสอนงานทันที on the spotเป็นวิธีดีที่สุด เสนอรายงาน Sales“เพิ่มอีก 2 columnซิ การขยายของปีที่แล้ว และคิดเป็นกี่ %

Mentoring by questioning เพื่อการเจาะลึก ประกอบด้วย คำถามปลายเปิดและปลายปิด ปลายปิด closed endเพื่อนำไปสู่การตอบว่า ใช่/ไม่ใช่ เน้นคำตอบ “พอใจกับความก้าวหน้าไหม?” ยืนยัน “ปัญหาใหญ่คือเวลาใช่ไหม?” เห็นพ้องกัน “สรุปว่าคุณไม่สามารถทำให้ถึงเป้าที่ตั้งไว้”

Mentoring by questioning ปลายเปิด Open endเมื่อคุณต้องการค้นหาแรงจูงใจและความรู้สึกของบุคคลอื่นให้มากขึ้น/ หรือเมื่อคุณต้องการให้ผู้อื่นแก้ปัญหาด้วยตนเอง การถามเชิงนี้จะทำให้คุณทราบความเห็นและความคิดลึกๆของผู้อื่นเกี่ยวกับปัญหาซึ่งจะช่วยทำให้คุณสามารถให้คำแนะนำที่ดีได้ ค้นหาทางเลือก “จะเกิดอะไรขึ้น ถ้า...” เผยความต้องการ “รู้สึกอย่างไรกับตำแหน่งที่ได้?” กระตุ้นให้ขยายความ “แล้วอะไรคือปัญหาของการทำงานของคุณ”

Stories Meeting with purchasing department Vigorous questioning and suggestion How often I have to attend the meetings? Familiarity with football coaching Resign when failed Members happy with good coaches

โลกนี้จะสดสวยเพียงใดถ้ากระจกสะท้อนภาพคุณดังนี้โลกนี้จะสดสวยเพียงใดถ้ากระจกสะท้อนภาพคุณดังนี้ • เป็นผู้มีวิสัยทัศน์กว้างไกลVisionary • มีความเป็นผู้นำและภาวะผู้นำสูงLeadership • เป็นนักบริหารมืออาชีพ มีความรู้ จิตวิทยา และเทคนิคยอดเยี่ยมprofessionalism, knowledge, psychology and technique • อัตตลักษณ์โดดเด่นpersonal characteristics

เป็นผู้มีวิสัยทัศน์กว้างไกล Visionary(Len Sperry 2004: Sex, priestly ministry and the church) • บรรยายอยู่ในการกระทำ(actions)ของผู้นำที่เข้าควบคุม สถาณการณ์(takes charge) ทำให้สิ่งต่างๆเกิด(makes things happen) ฝันและทำฝันให้เป็นจริง (dreams and translates them into reality) • งานของเขา(his job)ถูกบัญญัติอยู่ในบทบาท(role)ของการวางทิศทาง(direction-setting) เป็นตัวนำการเปลี่ยนแปลง(change agent) เป็นผู้สอนงาน(coaching)และเป็นกระบอกเสียง(spokesman)

มีความเป็นผู้นำและภาวะผู้นำสูง Leadership • มีความเชื่อมั่นในการบริหารงาน • เป็นนักพัฒนาที่มีแนวคิดใหม่ๆในการทำงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้นำไปปรับใช้อยู่เสมอ • สามารถแนะนำวิธีการดำเนินการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานได้ดี • ปฏิบัติงานได้รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์เสมอ • หนักแน่นและมีเหตุผล • เป็นที่ปรึกษาของผู้ใต้บังคับบัญชาได้ • เป็นผู้นำของผู้นำ

เป็นนักบริหารมืออาชีพมีความรู้จิตวิทยาและเทคนิคยอดเยี่ยมProfessionalism, knowledge, psychology and techniques • มีความรอบรู้กว้างขวาง • เป็นนักพัฒนาให้ข้อคิดดี • รับฟังและเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็น • ประสบการณ์และทักษะการบริหารแบบมืออาชีพบุคลากรเกิดการพัฒนาทางความคิดองค์กรเกิดการพัฒนาตามลักษณะของผู้นำ โดยเฉพาะ การคิดริเริ่มเชิงธุรกิจ • แนะนำแนวคิดใหม่ๆเพื่อผู้ใต้บังคับบัญชานำไป ปรับใช้การทำงานอยู่เสมอ • มีเหตุมีผลอธิบายที่มาที่ไปได้ชัดเจน

เป็นนักบริหารมืออาชีพมีความรู้จิตวิทยาและเทคนิคยอดเยี่ยมProfessionalism, knowledge, psychology and techniques • ปฏิบัติงานได้รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์เสมอ • มีความรู้ความสามารถกับหน้าที่การงานของตนเอง • เป็นแบบอย่างที่ดีของผู้ร่วมงานในด้านความทุ่มเทการปฏิบัติตามระเบียบขององค์กร • เป็นที่ปรึกษาที่ดีของผู้ใต้บังคับบัญชา

อัตตลักษณ์โดดเด่นPersonal Characteristics • เที่ยงตรงยุติธรรม • พูดจริงทำจริงจริงจังและจริงใจ • ซื่อสัตย์ไม่มีผลประโยชน์ทับซ้อน • ตรงไปตรงมาไม่อ้อมค้อม • มีความเป็นกัลยาณมิตรอบอุ่นไม่เครียด • ละเอียดรอบคอบในการทำงาน

Coaching and Mentoring