Arbetet med anmälningsavgifter

1. Arbetet med anmälningsavgifter NUAK 28 september 2010 Gunilla Hammarström

2. Anmälningsavgift/avgiftsfrihet Anmälningsavgifter införs vid anmälan till utbildningar på grundnivå och avancerad nivå som startar efter den 31 juli 2011 Avgifter gäller för sökande som inte har medborgarskap i något EU-land, EES-länderna eller Schweiz Anmälningsavgiften kommer att vara 900 kronor och gälla för en termin För sökande med svenskt personnummer hämtas uppgift om medborgarskap/uppehållstillstånd från Skatteverket och Migrationsverket För sökande med pågående studier hämtas uppgift från Ladok Sökande från EU/EES måste styrka avgiftsfrihet genom att skicka in dokument där medborgarskap framgår

3. VHS avgiftsprojekt På VHS pågår ett projekt som ska stödja hanteringen av anmälningsavgifter inom följande områden: Regelförändringar Systemutveckling (krav, utveckling, test) Betalsystem (rutiner vid kortbetalning resp kontoinsättning) Rutiner för styrkande av medborgarskap inom och utom EU/EES (dokument, samarbetspartners, myndighetskontakter, regler) Information (sökande, befintliga studenter, media, VHS/ lärosäten, andra myndigheter) Koppling till Ladok

4. Systemanpassningar

5. Systemanpassningar • 3 st helt nya batchar - stora automatiserade programkörningar för: • hämtning av uppehållstillstånd från Migrationsverket • kontroll av pågående studier • kontroll av status vad gäller avgiftsfrihet samt utskick av mail till avgiftsskyldiga som inte har betalat anmälningsavgift • Förändringar i befintlig batch för hämtning av medborgarskap från Skatteverket • En stor automatiserad tjänst som sätter rätt status vad gäller avgiftsfrihet och hanterar åtgärdskoder • Nya åtgärdskoder för att ärenden ska hanteras på rätt sätt i systemet och vid handläggning • Förändringar på sökandewebb för att kunna se information och betala anmälningsavgift

6. Systemanpassningar • Integration av kortbetalningsfunktion - kommunikation med nytt externt system • Ett helt ny registreringsfunktion för hantering av avgiftsfrihet och betalningar • Anpassningar av en rad befintliga funktioner för att hantera uppgifter kring avgifter och betalning, t ex i funktion för sammanslagning av personnummer • Möjlighet att definiera att viss antagningsomgång är belagd med anmälningsavgift för att hantera övergången då antagningsomgångar utan anmälningsavgift ligger öppna samtidigt som nytt systemstöd levereras

7. Gränssnitt i NyA

8. Manuella rutiner

9. Ny förutsättning för registrering och handläggning • En förutsättning för att anmälan ska gå vidare till registrering och handläggning är att sökande betalat anmälningsavgift, genom dokumentation styrkt medborgarskap från EU/EES eller att vi fått uppgifter om svenskt medborgarskap eller uppehållstillstånd via Skatteverket eller Migrationsverket.

10. Sökande från EU/EES-länder Alla sökande från EU/EES-länder som vill styrka sin avgiftsfrihet måste skicka in dokument som styrker medborgarskap. Det kan vara: giltigt pass giltigt nationellt ID-kort giltigt identitetskort där medborgarskap framgår

11. Granskning och registrering av dokument Arbetet startar när antagningsomgången för MASTERH11 och IKHT11 öppnar i december Samtliga handlingar som sökande från EU/EES-länderna skickar in granskas för att se om det finns något dokument som styrker avgiftsfrihet Granskningen av dokument måste ske snabbt så att den sökandes anmälan kan gå vidare till registrering och handläggning Registrerare kommer från början endast att registrera avgiftsfrihet för de som skickar in kopia av pass eller nationella ID-kort där medborgarskap framgår. Övriga dokument skickas till handläggare för kontroll

12. fortsättning Registrerarna kommer även att hantera och märka upp dokument där sökande åberopar något annat skäl för avgiftsfrihet för vidare hantering av handläggare Vissa dokument behöver utredas vidare av handläggare och kontrolleras med ex Migrationsverket eller Skatteverket Första året räknar vi med att fler ärenden kommer att behöva kontrolleras än vid senare antagningsomgångar. Då kommer vi även att kontrollera samtliga dokument där registrerarna inte kan avgöra om dokumentet styrker avgiftsfrihet eller inte. Detta görs i syfte att bygga upp en kunskapsbank

13. Bankbetalningar De första antagningsomgångarna kommer bankinbetalningar inte att föras över automatiskt till NyA utan måste hanteras manuellt En bankfil skickas till antagningsenheten dagligen. Försök ska göras att skapa ett script som läser in resultatet i NyA. Om detta inte fungerar måste resultaten registreras in manuellt Endast de som har angivit ett korrekt referensnummer (anmälningsnumret) kommer att registreras och inga utredningar av de med okända nummer kommer att göras. VHS kommer inte att utreda oklara bankinbetalningar om inte sökande hör av sig. Sökande måste då skicka in bevis på att betalning är gjord samt referensnummer. Administrationen eftersöker resultatet och meddelar resultatet. Återbetalningar (uppenbara felbetalningar eller dubbelbetalningar från sökande) kan göras om skäl finns för detta

14. Registrering av uppgifter från Migrationsverket De första antagningsomgångarna kommer inte uppgifter från Migrationsverkets verksamhetsregister att föras över automatiskt till NyA utan måste hanteras manuellt Eventuellt ska ett försök med ett script som läser in resultatet göras annars kommer resultatet att behöva registreras manuellt Från och med version 11 kommer det att finnas maskinellt stöd för överföring av uppgifter

15. Utbildning och information Anpassad utbildning kommer att vara nödvändig för de olika personalkategorier som ska arbeta med hanteringen av anmälningsavgifter Utbildningen kommer att genomföras under senhösten 2010 Information till produktionsansvariga Frukostseminarier med information för personal på VHS Information på vhs.se för lärosäten, press, allmänhet m fl Information på studera.nu både till sökande och allmänhet