Faktapass 2 – Studera/lära

1. Faktapass 2 – Studera/lära Studera/lära Systematisk uppföljning och utvärdering Uppdatera strategi, mål och handlingsplan Utveckla energiarbetet Att hålla arbetet vid liv

2. Uppföljning och utvärdering Uppföljning bevakning, vidareutveckling Utvärdering analys, evaluering, granskning, kritisk undersökning, grundlig genomgång

3. Frågeställning för uppföljning/utvärdering Måluppfyllelse Finns det andra resultat på kort och lång sikt? Vad gjorde vi bra/mindre bra? Var vår strategi/mål/handlingsplan tillräckligt tydlig? Hur blev relationen budget – verkligt kostnadsutfall? Höll tidplanen? Var dokumentationen tillräcklig? Vilka administrativa styrmedel användes? Har vi haft ett system för tidiga varningar om planerna/rutinerna inte följs? Hur har det fungerat?

4. Fortsättning frågeställningar u/u Borde arbetsgruppen varit annorlunda? (Fler, färre, annan kompetens) Hur fungerade samarbetet inom och utom processorganisationen? Var projektmöten, styrgruppsmöten m fl lagom långa, tillräckligt effektiva, tillräckligt ofta? Kunde det gjorts på annat sätt? Hur har kommunikationen fungerat? (Inom gruppen, utåt till olika målgrupper) Behövs det förbättringsåtgärder när det gäller processtyrning, kommunikation, dokumentation? Vid vilken tidpunkt engagerades brukarna i arbetet? Var det tillräckligt tidigt? Förankrades processen på ett tillräckligt bra sätt?

5. Handlingsplan En handlingsplan ska innehålla för varje åtgärd: Vad som ska göras Ansvarig person Tidsåtgång Tidpunkt för start och slut Beräknad besparing Uppskattad investering Hur hög prioritet åtgärden har Hur åtgärden ska följas upp

6. Handlingsplan Handlingsplanen bör omfatta aktiviteter som skall genomföras under de kommande ett till två åren. När ni tagit fram ett utkast till handlingsplan bör ni göra två saker: Summera effekten av de åtgärder som finns och stäm av mot de satta målen. Om målen inte nås bör ni försöka ta med fler aktiviteter, om målen nås eller överskrids kan den vara en idé att revidera målsättningarna. Det är alltid roligt att kunna höja målsättningarna! Summera tidsåtgången och investeringsnivån för genomförandet av åtgärderna och säkerställ att ni verkligen har resurser att genomföra handlingsplanen. Fundera över hur mycket tid genomförandet tar i anspråk från den egna organisationen.

7. Dokumentera åtgärder Efter att åtgärder från handlingsplanen har genomförts följs resultatet upp och utvärderas. Dokumentation tas fram där det framgår: Vad som är gjort Om det har gått enligt plan Hur stor besparing som erhållits

8. Uppdatera handlingsplanen! Flytta genomförda åtgärder till en uppföljningslista Gå igenom planerade åtgärder – är de fortfarande aktuella? Lägg ej aktuella åtgärder längst ner på en ”väntelista” Lägg till nya åtgärder till handlingsplanen

9. Utveckla energiarbetet Utbildning Kommunikation Utveckla energiuppföljning och energikartläggning Energirondering Fördjupad utbildning Intern revision

10. Utbildning Vid detta laget bör all personal gått en grundläggande energiutbildning med exempelvis följande innehåll: Sammanhang – energianvändning / kostnad / CO2 Organisationens användning / kostnader – jfr tex med andra rörliga kostnader och påverkan på vinsten Hur kan man påverka, vad gör störst skillnad Organisationens energiarbete Resultat av energikartläggning

11. Kommunikation Förmedla ut informationen om åtgärdernas effekt till både medarbetarna och ledningen för att visa vad som genomförts och vilket resultat det fått. Förhoppningsvis har arbetet med att genomföra effektiviseringsåtgärder påbörjats och resultaten börjar synas. Använd det för att sporra medarbetarna inför ett fortsatt arbete. Sprid resultatet och se till att energifrågan kontinuerligt dyker upp under möten och i rapporter. Detta underlättar arbetet med att bibehålla och förändra rutiner samt att fortsätta energiarbetet.

12. Utveckla energiuppföljning och energikartläggning Aktiviteter för en förbättrad energikartläggning: Långtidsmätning av el på större elförbrukare Beräkning och mätning av energianvändning istället för uppskattningar Fullständig inventering av utrustning som använder energi Insamling och analys av timvärden för el Uppdelning av energianvändningen i mindre delar Djupare analys av informationen -> Bör man efter fyra års arbete fortfarande använda schablonvärden?

13. Energirondering Se checklista energirondering Använd checklistan som grund och anpassa den efter den befintliga verksamheten. Att arbeta med en checklista för energirondering är ett hjälpmedel för att förhindra att saker som ska göras glöms bort.

14. Fördjupad utbildning Planera regelbunden fortbildning för nyckelpersoner Ge vidareutbildning och löpande information och till all personal om hur energiarbetet fortlöper Ta vara på idéer och förslag från alla medarbetare Var uppdaterad på vad som händer och sker inom energibranschen

15. Vad händer efter..? De personer som finns i arbetsgrupper /deltar i projekt utvecklas mycket. Hur kan vi ta tillvara denna kompetens? Finns det nya spännande utmaningar eller en klar linje för hur dessa människor ska få fortsatt stimulans? Fundera på alternativa karriärvägar eller fortsatta utmaningar!

16. Intern revision Syftet med intern revision: Säkerställa att de rutiner och processer man har verkligen följs, dvs att de är implementerade i verksamheten. Revisionen ska leda till att brister upptäcks som bör rättas till Grunden för revision - Revisionskriterier Ställ upp revisionskriterier, dvs vilka krav som ska uppfyllas och vilka rutiner, policys och arbetsprocesser som ska följas. Glöm inte att följa upp policy och mål för att se om ni lyckats uppfylla dem. Revisionens resultat: Avvikelser Rutiner eller policys följs inte Rutiner behöver förändras för att de inte fungerar tillfredsställande. Omfattningen av revisionen: Rutiner Enskilda objekt/åtgärder (Delar av) organisationen - även den funktion som är ansvarig för energifrågor och organisationens ledning skall omfattas av intern revision med avseende på de kriterier som berör energifrågor.

17. Revision ”Den dagen då revisionen inte hittar avvikelser dör ledningssystemet – ty vad finns då kvar att förbättra?”

18. Uppdatera! Uppdatera strategin och målen! Behövs en förändrat organisation? Involvera fler personalgrupper? Behöver projektledarens mandat omprövas? Behöver vi ändra tempot i genomförande? Behövs det fler/andra resurser? Behöver kommunikationen inom projektgruppen eller utåt förändras? Har ramvillkoren förändrats (ekonomisk, personal, tid)?

19. Uppdatera strategi och mål Energieffektiviseringsstödet medger att lägga tid och pengar på revidering! Att ha en reviderad och aktuell strategi som tar sikte på 2020 kan bli viktiga resultat från sista året för stödet.

20. Andel reviderade….

21. Nivå för målsättningar… Fastigheter: 25 % av kommunerna och landstingen sammantaget har ett mer ambitiöst mål för energieffektiviseringen än 20 %. Transporter: 27 % kommunerna och landstingen sammantaget har ett mer ambitiöst mål för energieffektiviseringen än 20 %. Andelen riktigt ambitiösa kommuner, definierat som ett mål om minst 30 %, uppgår till ca 10 % för fastigheter och ca 19 % för transporter. Andelen kommuner som har målsättningar som understiger 20 % är ca 33 % för fastigheter och ca 37 % för transporter. Källa: Nyckeltal energi & klimat, SKL, 2013

22. Höja nivån på arbetet

23. Checklista ”studera-lära” Vi har bildat en energigrupp Fördjupad statistikuppföljning Periodisk uppdatering av handlingsplan Vi har fördjupat vår energikartläggning Vi uppdaterar målen minst en gång per år Utbildning av personal Rutiner för inköp och projektering Involvera relevanta avdelningar Vi har utsett en intern revisor

24. Reflektion inför dialogpasset Fundera över checklistan ”studera-lära” och värdera hur långt ni har kommit i din organisation. Värdera varje punkt enligt följande: 5: Ja, det här har vi fixat! 3: Vi är på väg, men har mer att jobba med. 1: Inte påbörjat.

25. Dialog

26. Frågeställningar Vilka punkter känns ”färdiga”? Vari består utmaningen för fortsatt arbete?