DUBU oplæg til Interessentanalyse Kommunikationsplan

1. DUBU oplæg til Interessentanalyse Kommunikationsplan

2. Indhold Introduktion Interessentanalyse Kommunikationsplan Vedligehold af analyse og plan

3. Introduktion Dette materiale er tænkt som en støtte til DUBU projektlederen (eller den person, der driver den organisatoriske implementering) i DUBU kommunerne ifm den organisatoriske implementering. Materialet indeholder en beskrivelse af og vejledning i brugen af 2 vigtige værktøjer: Interessentanalyse og kommunikationsplan.

4. Interessentanalysen danner grundlag for vurdering af interessenterne og for aktiviteter i kommunikationsplanen • Kommunernes interessenter er de personer/grupper som: • Vil opleve en forandring på grund af DUBU fx rådgiverne (arbejdsgang, metode) • Har indflydelse på resultatet af forandringen og/eller hvis involvering er nødvendig for at opnå succes Interessenter Anvendes til at identificere relevante interessenter (enkeltpersoner eller grupper) som er relevante for DUBU implementeringen. Interessenterne vurderes på henholdsvis påvirkning af og indflydelse på projektet. Når interessenterne kendes kan aktiviteterne til mobilisering bestemmes. Interessentanalyse Baserer sig på interessentanalysens resultat. Indeholder de kommunikationsaktiviteter, der skal gennemføres for at sikre mobilisering og styring af interessenterne . Kommunikationsplan

5. Indhold Introduktion Interessentanalyse Kommunikationsplan Vedligehold af analyse og plan

6. Interessentanalysen udarbejdes i 4 trin Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 Identificer interessenter Udfyld Interessentanalyse skemaet Udfyld skema til Interessent- gruppering Definer aktiviteter til mobilisering Trin 1 - Identificer interessenter • Brainstorm på interessenter, der skal indgå i interessentstyringen (enkeltpersoner/grupper) . F.eks. sammen • med B&U leder, superbruger og rådgiver. Interessenterne skal ses fra DUBU projektets synsvinkel. • Interessenterne kan opdeles i interne (i B&U) og eksterne (udenfor B&U). • Eksempel på mulige interessenter: • B&U Rådgivere • ICS superbrugere • DUBU superbrugere • B&U adm./økonomimedarbejdere • B&U ledelse • Socialstyrelsen • B&U - handicap • It-chef • Styregruppe • Samarbejdspartnere (Skoler, børnehaver etc.) • Andre faggrupper • Politiske niveauer • KOMBIT Vælg de vigtigste, relevante interessenter og dokumenter dem eventuelt overordnet som vist på næste side efter brainstormingen

7. Trin 2 – Udfyld interessentanalyseskemaet Indsæt de udvalgte interessenter i excel arket ”DUBU Interessentanalyse” og udfyld kolonnefelterne, som beskriver den enkelte interessent. Hvis du mangler information, så søg den ved at tale med interessenten. Felterne er beskrevet nedenfor. Forslag til aktiviteter Interessent Indeholder de indledende forslag til aktiviteter til mobilisering af de enkelte interessenter. Udfyldes i trin 4. Beskriver hvad projektet ønsker interessenten skal bidrage med Bidrag til projektet Interessenten eller interessentgruppen. Hvis en gruppe af interessenter kan vurderes samlet, kan de angives under et. Det kan fx være kommunalbestyrelsen Bekymring/ overvejelser Motivationsfaktorer Der hvor interessenten er angivet som en samlet gruppe, kan det være relevant at angive hvilke personer gruppen omfatter Beskriver hvilke bekymnringer/overvejelser /forventninger interessenten har ift. projektet Beskriver hvad der vil motivere den enkelte interessent til at acceptere forandringen Navne Interessentens grad af indflydelse Angiver hvor stor indflydelse interessenten har på om projektet bliver en succes. Indflydelsen angives som Høj/Middel/lav. Feltet anvendes til interessent- grupperingen i trin 3. Ejer af relationen Angiver hvem der ejer kontakten til interessenten og sikrer at interessenten håndteres Grad af påvirkning på interessent Angiver hvor meget interessenten påvirkes af projektet og indikerer graden af forandring. Påvirkningen angives som Høj/Middel/Lav. Feltet anvendes til interessentgrupperingen i trin 3.

8. Trin 2 – Definition af vurderingerne Høj/Middel/Lav Høj = interessenten kan blokere for eller muliggøre de nødvendige forandringer Interessentens grad af indflydelse Middel = interessenten kan gøre det sværere eller lettere at gennemføre de nødvendige forandringer Lav = interessenten har lille eller ingen indflydelse på gennemførelse af forandringerne H • Høj = • Direkte påvirkning på interessenten • Betydelige ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer • Betydelige ændringer af arbejdsform, kultur og værdier M • Middel = • Direkte påvirkning på interessenten • Mindre ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer Grad af påvirkning på interessent • Lav = • Indirekte påvirkning på interessenten • Kan arbejde på samme måde, men deres arbejde har relation til forandringen • Samarbejder ofte med personer/grupper, som bliver direkte påvirket af forandringerne L Det er en god ide at blive enige om ovenstående inden I går i gang med at udfylde interessentanalyseskemaet

9. Eksempel på et udfyldt Interessentanalyseskema Du har nu informationer om alle interessenterne og kan ud fra informationerne vurdere, hvem der især skal fokuseres på og hvordan – se trin 3 (bør maks. omfatte 10 interessenter).

10. Trin 3 – Udfyld skema til interessentgruppering Indsæt interessenterne som vist i eksemplet i nedenstående skema baseret på, hvordan du har vurderet indflydelse og påvirkning (H/M/L) i excel analyseskemaet (se næste side for definitioner). Høj Kommuniker aktivt Involver aktivt B&U rådgivere Grad af indflydelse på DUB projektets succes B&U team leder B&U leder B&U super- brugere Interessent Z Skole x Middel Interessent X Interessent Y Informer efter behov Involver efter behov Lav Lav Middel Høj Grad af DUBU projektets påvirkning på interessenten

11. Betydningen af de 4 kvadranter Involver aktivt: Disse interessenter skal følges og involveres f.eks. via møder, workshops. feedback. Kommunikation er ikke nok. Interessenterne i dette felt er meget vigtige for succes. Kommuniker aktivt: Interessenterne skal følges og nås via regelmæssig, målrettet kommunikation. Interessenterne i dette felt er vigtige for succes. Infomer efter behov: Interessenten informeres kun når der er et specielt behov for kontakt Involver efter behov: interessenterne skal kun inddrages hvor relevant.

12. Trin 4 – Definer aktiviteter til mobilisering • Resultatet af interessentanalysen anvendes til at definere aktiviteter som: • sikrer at B&U ledelsen får gjort medarbejderne klar til at modtage DUBU systemet (mobilisering) • imødegår de vigtigste organisatoriske risici og barrierer i kommunerne gennem støtte, kommunikation og involvering • sikrer forståelse, accept og støtte fra øvrige vigtige interessenter Indeholder de indledende forslag til aktiviteter til mobilisering af de enkelte interessenter. Forslag til aktiviteter • Definition af aktiviteter: • Brainstorm på aktiviteter for hver interessent (involver f.eks. B&U leder og team leder, rådgiver og superbruger eller hvem du finder relevant). • Diskuter hvor I tror de enkelte interessenter befinder sig mht. accept og støtte til DUBU, hvem det er vigtigt at flytte og hvad der skal til for at flytte dem. • Tænk faserne i forandringsstigen ind i aktiviteterne – se næste side. • Indsæt forslagene i kolonnen:

13. Aktiviteter skal defineres til at bringe B&U medarbejderne op ad forandringsstigen og opnå støtte og accept fra øvrige vigtige interessenter Aktiv deltagelse og gevinst- realisering Kan se og begejstres af resultatet Anvende det nye Sørge for egen udvikling Forstå egne behov for udvikling Se konsekvensen af DUBU DUBU – nyt it-system og nye arbejdsgange Acceptere DUBU Forstå DUBU Høre om DUBU

14. Indhold Introduktion Interessentanalyse Kommunikationsplan Vedligehold af analyse og plan

15. Kommunikationsplanen - et godt styringsværktøj ift. interessenter, aktiviteter, tidspunkter og ansvarlige samt status på gennemførelse Status: Rød = ikke gennemført Gul = forsiinket ift plan Grøn = gennemført

16. Forslag til anvendelse af planen • Indsæt de vigtigste interessenter fra interessentalysen i kommunikationsplanen – max. 10. • Indsæt aktiviteterne fra interessentanalysen i kommunikationsplanen og konkretiser i henhold til skabelonen (hvad, hvem, hvornår etc.). Vi foreslår at alle aktiviteter indsættes i kommunikationplanen selv om de ikke nødvendigvis hører hjemme her (f.eks. Workshops for at gennemgå arbejdsgange). Det vil gøre det enklere at følge op på aktiviteterne. • Tænk faserne i forandringsstigen ind i kommunikationstidspunkterne – hvornår skal de enkelte interessenter f.eks. have forstået hvad DUBU går ud på. • Kommuniker planen til de personer, som ejer relationen til de enkelte interessenter, og som forventes at gennemføre kommunikationen indenfor den aftalte tid.

17. Indhold Introduktion Interessentanalyse Kommunikationsplan Vedligehold af analyse og plan

18. Både interessentanalysen og kommunikationsplanen er levende dokumenter • Interessentanalysen • Gennemgå analysen på regelmæssige møder og vurder om der er ændringer til informationen • Hold analysen i en lille kreds af deltagere – den kan indeholde sensitiv information • Kommunikationsplanen • Gennemgå planen på regelmæssige møder – dels for at planlægge næste måneds kommunikation dels for at følge op på status. • Møderne bør kunne afholdes på 1 – 1,5 time, hvis de er godt forberedt (materiale udsendt inden møde, klar • dagsorden, deltagere forberedt). Møderne kan eventuelt afholdes som telefonmøder, hvis det passer • bedst i hverdagen. • Forslag til deltagere: • Projektleder – ansvarlig for mødet • B&U leder • 1- 2 teamledere, som repræsenterer de øvrige teamledere • 1- 2 superbruger, som repræsenterer de øvrige superbrugere