Regard sur les bureaux d’aide financière

Regard sur les bureaux d’aide financière Collaboration Prestation de service Amélioration continue Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Collaboration entre l’AFE et ses partenaires des bureaux d’aide financière • Collaboration = Travail d’équipe + Projet commun • Notre travail d’équipe • Partenaires : prestation de service des bureaux d’aide financière auprès de la clientèle étudiante • AFE : mesures de soutien (outils et services) aux partenaires • Notre projet commun : • Offrir et améliorer nos services d’aide financière destinés aux étudiantes et aux étudiants Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Objectif de cette présentation • Présenter les faits saillants du sondage 2006 auprès des partenaires • Les activités menées par les bureaux d’aide financière • Les outils et services de l’AFE mis à la disposition des partenaires • Parler d’avenir ! • Nos grands constats sur la prestation de service • Notre prestation de service dans l’avenir : questionnements et pistes de solution Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Portrait d’un réseau de bureaux d’aide financière à géométrie variable • Le bureau d’aide financière • Représenté par un responsable d’aide financière • Composé d’un ou de plusieurs employés • Dessert un ou plusieurs points de service (établissements) • Notre réseau : 304 bureaux desservant 497 points de service • Nombre de bureaux par ordre d’enseignement • Universités : 33 • Collèges publics : 78 • Collèges privés : 56 • Formation professionnelle : 137 • Nombre de bureaux par profil • Profil 3 : 47 • Profil 2 : 216 • Profil 1 : 41 Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Portrait d’un réseau de bureaux d’aide financière à géométrie variable • Portrait des partenaires oeuvrant dans les bureaux • Nombre d’employés par bureau : • 1 employé : 62 % • 2 employés : 22 % • 3 employés : 7 % • Plus de 3 employés : 9 % • Le tiers des partenaires travaillent dans un bureau d’aide financière depuis 10 ans ou plus • 25 % des partenaires sont entrés en fonction après la mise en œuvre du projet de modernisation de 2004 Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Activités menées par les bureaux d’aide financière • Activités regroupées en 7 types de services à la clientèle • Fournir aux étudiants de l’information sur des aspects spécifiques (calcul de l'aide, aide versée en trop…) • Aider les étudiants à remplir des formulaires • Remettre aux étudiants des documents • Fournir aux étudiants l’information générale sur le régime d'aide financière • Aider les étudiants à faire une demande de dérogation • Faire des rencontres d'aide individuelles • Faire des avances de fonds Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Activités menées par les bureaux d’aide financière • Leur importance • Entre 85 % et 100 % des partenaires considèrent la plupart des activités comme étant très importantes ou importantes • Leur fréquence • Entre 89 % et 100 % des partenaires effectuent la plupart des activités de façon régulière ou occasionnelle • L’impact de la modernisation de 2004 • Environ 50 % des partenaires considèrent que la plupart des activités n'ont pas modifié leur prestation de services depuis la modernisation de 2004 Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Activités menées par les bureaux d’aide financière • Constats sur certains types de services à la clientèle offerts par les bureaux : • Aide pour remplir un formulaire • Activité importante ou très importante : 96 % des partenaires • Activité régulière ou occasionnelle : 97 % des partenaires • Impact de la modernisation de 2004 : • 47 % des partenaires considèrent que ce service a augmenté • 31 % qu’il n’y a eu aucun changement • 11 % qu’il y a eu une diminution Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Activités menées par les bureaux d’aide financière • Constats sur certains types de services à la clientèle offerts par les bureaux : • Fournir aux étudiants de l’information sur des aspects spécifiques • Activité importante ou très importante : 90 % des partenaires • Activité régulière ou occasionnelle : 89 % des partenaires • Impact de la modernisation de 2004 : • 32 % des partenaires considèrent que ce service a augmenté • 47 % qu’il n’y a eu aucun changement • 7 % qu’il y a eu une diminution Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Activités menées par les bureaux d’aide financière • Constats sur certains types de services à la clientèle offerts par les bureaux : • Remettre aux étudiants des documents • Activité importante ou très importante : 97 % des partenaires • Activité régulière ou occasionnelle : 99 % des partenaires • Impact de la modernisation de 2004 : • 16 % des partenaires considèrent que ce service a augmenté • 35 % qu’il n’y a eu aucun changement • 39 % qu’il y a eu une diminution Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Outils et services de l’AFE mis à la disposition des partenaires • Les outils de l’AFE • Affichages du système Contact • Dossier étudiant Internet (DEI) • Transactions pour la confirmation des renseignements scolaires (CRS) • Publications papier de l’AFE • Logiciel de simulation de calcul d’aide financière • Les services de l’AFE • Site extranet de l’AFE (ExtrAFE) • Ligne téléphonique destinée aux partenaires • Séances de formation Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Outils et services de l’AFE mis à la disposition des partenaires • Constats sur certains outils et services de l’AFE • Affichages du système Contact (pour la consultation) • Utilisation fréquente ou plutôt fréquente : 99 % des partenaires • Facilité d’utilisation : 89 % des partenaires en accord ou plutôt en accord • Satisfaits ou plutôt satisfaits : 88 % des partenaires • Dossier étudiant Internet (DEI) • Utilisation fréquente ou plutôt fréquente : 95 % des partenaires • Information claire/compréhensible : 83 % des partenaires en accord ou plutôt en accord • Satisfaits ou plutôt satisfaits : 88 % Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Sondage 2006 auprès des partenaires Outils et services de l’AFE mis à la disposition des partenaires • Constats sur certains outils et services de l’AFE • Site extranet (ExtrAFE) • Information pertinente : 97 % des partenaires en accord ou plutôt en accord • Information facilement repérable : 89 % des partenaires en accord ou plutôt en accord • Ligne téléphonique dédiée aux partenaires • Utilisation fréquente ou plutôt fréquente : 95 % des partenaires • Satisfaits ou plutôt satisfaits des services obtenus : 98 % des partenaires • Facilité à obtenir la ligne : 91 % des partenaires en accord ou plutôt en accord • Séances de formation • Correspondent aux besoins : 84 % des partenaires en accord ou plutôt en accord • Bonne qualité du contenu des formations : 91 % des partenaires en accord ou plutôt en accord • Fréquence suffisante : 66 % des partenaires en accord ou plutôt en accord Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Parlons d’avenir ! Nos grands constats • Des enjeux gouvernementaux • Une volonté d’amélioration continue des services • Favoriser les services gouvernementaux en ligne • Efficacité et efficience des ressources (humaines et financières) • Faire preuve de créativité dans les modalités de prestation de service • Des enjeux propres aux services d’aide financière aux études • Pour les partenaires des bureaux d’aide financière • Favoriser l’autonomie dans la prestation de services • Répondre aux besoins spécifiques en fonction du profil de prestation de services • Évolution des activités menées par les bureaux • Pour l’Aide financière aux études • Faire évoluer les outils et services mis à la disposition des partenaires • Offrir aux partenaires des mesures de soutien qui répondent à leurs besoins Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

Regard sur les bureaux d’aide financière Parlons d’avenir ! Notre prestation de service pour l’avenir • Questionnements et pistes de solution • Quels services les partenaires souhaitent-ils offrir aux étudiants en matière d’aide financière aux études ? Quels services à la clientèle devraient être privilégiés ? • Quelles mesures devraient être prises par les partenaires afin de mettre en place et améliorer ces services dans les bureaux ? • Quelles mesures de soutien aux partenaires l’AFE devrait-elle mettre en place ? Améliorer ? Privilégier ? Colloque « Parlons d’avenir » de l’Aide financière aux études

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