Aide au Remplacement dans les Inspections Académiques Formation utilisateurs Novembre 2010

1. Aide au Remplacement dans les Inspections Académiques Formation utilisateurs Novembre 2010

2. Sommaire • Introduction (p3 – p10) • Présentation (p11 – p44) • Configurations (p45 – p47) • Autres configurations AGAPE (p48 – p53) • Organisation (p54 – p59)

3. INTRODUCTION

4. Définition et contexte • ARIA : Aide au Remplacement en Inspection Académique • Aujourd’hui, il n’y a pas d’outil de gestion du remplacement commun à l’ensemble des IA • ARIA est une application nationale paramétrable qui va permettre de gérer le remplacement et de fournir des indicateurs • L’application est destinée à être utilisée par les gestionnaires des IA et les secrétaires de circonscriptions

5. Fonctionnalités • Principales : • Gérer les absences • L’absence • Son autorisation et/ou sa justification • Gérer le remplacement • Le planning devant élèves des agents • Le remplacement en lui-même • Piloter le remplacement • Autres fonctionnalités disponibles : • Organiser le remplacement (mutualisation) • Gérer l’activité hors remplacement des TR • Initialisation des congés AGAPE à partir des absences ARIA

6. Détail des fonctionnalités • Gérer les absences • Création / Modification /Suppression des absences • Gestion des autorisations et des justificatifs • Gérer le remplacement • Recherche de remplaçants disponibles • Remplacement par zone (ZIL, Brigades, …) • Eventuellement déclaration du « Non remplacement » • Remplacement partiel, total et/ou par plusieurs remplacements • Constat d’arrivée du remplaçant • Possibilité de gestion de ces opérations par l’IA

7. Détail des fonctionnalités • Gérer les plannings devant élèves • Initialisation par script en début de rentrée (AGAPE) • Mise à jour des plannings par période, au niveau mensuel ou annuel (ARIA) • Piloter le remplacement • Tableaux de bord au niveau de la circonscription, de l’inspection académique ou de l’académie • Organiser le remplacement (mutualisation) • Possibilité de déterminer des Circonscriptions gestionnaires d’autres circonscriptions • Gérer les activités hors remplacements • A initialiser, à partir des absences, la rubrique « congés » d’AGAPE

8. Utilisateurs • Deux profils utilisateurs sont gérés : • Le profil gestionnaire en inspection académique (IA) • Accès à toutes les fonctionnalités (sauf délégation à l’IA) dans la limite de du département • Le profil gestionnaire IEN en circonscription et leur secrétariat • Accès à toutes les fonctionnalités dans la limite de la circonscription

9. Point important • Personnels gérés • Agents remplaçants : • Personnels affectés en zone de remplacement (TR, fonctionnaires stagiaires le cas échéant) • Agents remplacés : • Agents affectés à la date du jour • Agents affectés dans des établissements du 2nd degré • Titulaires Remplaçants (TR) affectés en remplacement • Pour gérer finement le remplacement, ARIA s’appuie sur le planning devant élève des enseignants à remplacer: • Ce planning est initialisé à chaque rentrée • Pas de planning… Pas de remplacement !!! • Changement d’affectation (AGDAF) => modifier le planning ARIA (RPUENS) !!!

10. Architecture IA IEN • Paramétrages AGAPE • Les dates des vacances • Les nouvelles circonscriptions • … Apache, LDAP, RSA www http ARENB Apache, Weblogic, Informix http ARIA BD AGAPE IA xxx Données ARIA Interface avec d’autres modules BD AGAPE IA 01 Données ARIA 4GL jdbc • AGAPE • NGM : Affectation des remplaçants • GI : Transformation des absences en congés • PAYE AGAPE = Aide à la Gestion Automatisée des Personnels Enseignants ARENB = Accès aux Ressources de l’Education Nationale Basique

11. PRESENTATION

12. Connexion et ergonomie

13. Connexion et ergonomie • Mécanisme de recherche

14. Schéma fonctionnel Gestion du congé Gestion du remplacement Réception justificatifs Alerte absence Déclarer absence (Absences/Déclaration) DIR ou ENS Mettre à jour (Enseignants/Agents) Justifier Constat de congé (Absences/Déclaration) Justifier/Autoriser Autorisation d’absence (Absences/Déclaration) Vérifier le planning de l’absent (Enseignants/Agents) Remplacer Valider absence Générer automatiquement le congé IEN IA Non remplacé Délégation à l’IA Choix circonscription Sélectionner TR (Remplacements/A traiter) Choix établissement Confirmer la nomination Supprimer TR (Remplacements/Traités) Choix absences (RVALCO) Gérer Hors_congé Traiter Prévenir DIR OK Prévenir TR KO Indisponibilité du TR Choisir le motif Confirmation d’installation Créer Congé à la main Valider le détail CMO Saisir le constat d’arrivée (Enseignants/Remplaçants) DIR Modifier planning Remplacement (Remplacements/Traités) Si Problème Ventiler CMO TR actuel disponible Editer arrêté CMO Valider le détail Autres congés Alerte prolongation Modifier l’absence (Absences/Déclaration) TR actuel indisponible Positionner relance CMO DIR ou ENS

15. Point important • La gestion du remplacement et la gestion du congé sont : • Deux processus liés par l’absence • Généralement réalisés par deux personnes différentes • La gestion du remplacement est indépendante de la gestion du congé. • La gestion du congé peut être impactée par la gestion du remplacement.

16. Scénario 1 (Sc1) • Gestion du Remplacement • Déclarer l’absence • Vérifier le planning de l’agent remplacé • Remplacer l’absence • Constater l’arrivée du remplaçant

17. Schéma fonctionnel Gestion du remplacement Alerte absence Déclarer absence (Absences/Déclaration) DIR ou ENS Vérifier le planning de l’absent (Enseignants/Agents) Remplacer Sélectionner TR Confirmer la nomination Prévenir DIR OK Prévenir TR Confirmation d’installation Saisir le constat d’arrivée (Enseignants/Remplaçants) DIR

18. Sc1 : déclaration de l’absence • Recherche des absences du remplacé 1 Menu « Absences » Sous-menu « Déclaration » 2 Recherche de l’agent par son nom Liste des agents trouvés Accès à la fiche de l’agent Accès à la liste des absences de l’agent 3

19. Sc1 : déclaration de l’absence 1 Ajouter une absence • Déclaration du constat de congé 2 Saisir le détail de l’absence NE PAS MODIFIER 3 Liste des absences de l’agent Créer l’absence

20. Sc1 : vérifier le planning de l’agent remplacé • Recherche de l’état du planning du remplacé 1 Menu « Enseignants » Sous-menu « Agents » 2 Recherche de l’agent par son nom Planning complet Planning à compléter Accès au planning de l’agent Planning à saisir

21. Sc1 : remplacer l’absence • Recherche des absences du remplacé 1 Menu « Remplacements » Sous-menu « A traiter » 2 Recherche de l’agent par son nom ATTENTION A LA VISIBILITE DE LA RECHERCHE Accès à l’absence à traiter Absence traitée 3 Absence à traiter

22. Sc1 : remplacer l’absence • Recherche du remplaçant Accès à un récapitulatif de l’absence 1 Recherche d’un remplaçant par ZR Nombre de ½ journées restantes à remplacer Accès à la fiche de l’agent Sélection du remplaçant 2

23. Sc1 : remplacer l’absence • Nomination du remplaçant Nombre de ½ journées restantes à remplacer 1 Remplacement sur toute la période de l’absence 2 Confirmer la nomination Nombre de ½ journées restantes à remplacer Remplaçant nommé Lors de la nomination du remplaçant, une affectation de type « SUP » lui est générée dans AGAPE (mot-clé AGDAF)

24. Sc1 : remplacer l’absence • Confirmer la nomination du remplaçant S’ASSURER AUPRES DU REMPLACANT DE SA DISPONIBILITE AVANT DE CONFIRMER SA NOMINATION 1 Confirmer la nomination Absence traitée

25. Sc1 : Constater l’arrivée du remplaçant • Recherche des constats d’arrivée non établi du remplaçant 1 Menu « Enseignants » Sous-menu « Remplaçants » 2 Recherche de l’agent par son nom 3 Accès au constat d’arrivée CETTE OPERATION SE REALISE SUITE A LA CONFIRMATION DU DIRECTEUR DE L’ARRIVEE DU REMPLACANT DANS L’ETABLISSEMENT

26. Sc1 : Constater l’arrivée du remplaçant • Saisir la date de constatation d’arrivée du remplaçant Sélectionner la date indiquée par le directeur 1 2 Vérifier la date puis valider la date Lors de la constatation d’arrivée du remplaçant, la date d’installation de l’affectation « SUP » de remplacement est mise à jour dans AGAPE (mot-clé AGDAF)

27. Scénario 2 (Sc2) • Gestion du Congé • Justifier/autoriser l’absence dans ARIA • Valider l’absence dans AGAPE (mot clé RVALCO) • Et initialiser le congé dans AGAPE à partir de l’absence ARIA (mot clé RVALCO)

28. Schéma fonctionnel Gestion du congé Gestion du remplacement Réception justificatifs Déclarer absence (Absences/Déclaration) Justifier Constat de congé (Absences/Déclaration) Valider absence Générer automatiquement le congé Choix circonscription Choix établissement Choix absences (RVALCO) Traiter Choisir le motif Valider le détail CMO Ventiler CMO Editer arrêté CMO Positionner relance CMO

29. Sc2 : Justifier/autoriser l’absence dans ARIA • Recherche de l’absence à mettre à jour 1 Menu « Absences » Sous-menu « Consultation » 2 Recherche de l’agent par son nom 3 Accès à l’absence de l’agent

30. Sc2 : Justifier/autoriser l’absence dans ARIA • Consulter l’état de l’absence • Il existe 2 types d’absences : • Le constat de congé (ex: congé de maladie ordinaire) • L’autorisation d’absence (ex: Garde d’enfant malade) 1 Mettre à jour l’état de l’absence ABSENCE NON VALIDEE DONT LES JUSTIFICATIFS N’ONT PAS ENCORE ÉTÉ RECUS

31. Sc2 : Justifier/autoriser l’absence dans ARIA • Mettre à jour l’absence • Le constat de congé (ex: congé de maladie ordinaire) doit être « justifié » (ex: certificat de maladie). • L’autorisation d’absence (ex: sortie pédagogique) doit être « autorisée » par l’IEN et « justifié ». 1 Justifier l’absence ABSENCE NON VALIDEE DONT LES JUSTIFICATIFS SONT CONFORMES AUTRE EXEMPLE : Autorisation d’absence « Autorisée » et « Justifiée »

32. Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) • Se positionner dans la circonscription de l’absence 2 Valider avec la touche « Entrée » 1 Saisir RVALCO 4 Valider avec les touches « V »ou « F10 » 3 Sélectionner la circonscription à l’aide des touches « flèche »

33. Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) • Traiter l’absence 2 Valider avec les touches « V »ou « F10 » 1 Sélectionner l’établissement à l’aide des touches « flèche » 4 Traiter l’absence avec la touche « T » 3 Sélectionner l’absence à l’aide des touches « flèche »

34. Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) • Choix du motif et vérifier les informations 2 Valider avec les touches « V »ou « F10 » 1 Sélectionner le motif du congé à l’aide des touches « flèche » BASCULE SUR LES ECRANS DE SAISIE DES CONGES DE MALADIE ORDINAIRE 3 Vérifier les informations avant la création du congé 4 Valider avec la touche « F10 »

35. Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) • Ventilation du congé et édition de l’arrêté 1 Valider la ventilation des périodes du congé avec la touche « F10 » 2 Editer l’arrêté avec la touche « O » 3 Confirmer l’édition de l’arrêté avec la touche « F10 »

36. Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) • Création du congé 1 Positionner une relance de fin de congé avec la touche « O » 2 La création du congé s’est correctement déroulée. Appuyer sur la touche « Entrée » 3 Le congé apparaît. Appuyer sur la touche « ESC » FIN DE LA BASCULE SUR LES ECRANS DE SAISIE DES CONGES DE MALADIE ORDINAIRE

37. Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) • Validation de l’absence RETOUR AUX ECRANS RVALCO 1 Confirmation de fin de traitement : validation de l’absence et création du congé 2 L’absence est traitée comme l’indique la lette T de début de ligne. L’ABSENCE EST VALIDEE.

38. Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) • Validation de l’absence Menu « Absences » Sous-menu « Consultation » RETOUR AUX ECRANS ARIA L’ABSENCE EST VALIDEE.

39. Scénario 3 (Sc3) • Piloter le remplacement • Consulter les tableaux de bords

40. Sc3 : Piloter le remplacement Menu « Tableaux de bord » Sous-menu « Tableaux de bord » 1 • Consulter les tableaux de bords VU D’UN IA POUR L’ENSEMBLE DE SES CIRCONSCRIPTIONS.

41. Tableaux de bord • Indicateurs : 3 grandes catégories • POTENTIEL ENSEIGNANT DESTINÉ AU REMPLACEMENT (Total des emplois attribués au remplacement, nb agents affectés dans la fonction Remplacement, équivalent en ETPT) • ABSENCES (Nb total de ½ journées d’absence déclarées et à remplacer, détail par type de congé) • REMPLACEMENT (Nb de ½ journées à remplacer, nb de ½ journées remplacées, taux d’efficacité, taux de rendement) • Traitements aux niveaux circonscription, département et académie (future fonctionnalité)

42. Scénario 4 (Sc4) • Gestion des activités hors remplacements • Créer une activité à un titulaire remplaçant

43. Sc4 : Gérer les activités hors remplacements • Recherche du remplaçant 1 2 Menu « Remplacements » Sous-menu « Activités » Recherche de l’agent par son nom Accès aux activités hors remplacements du remplaçant 3

44. Sc4 : Gérer les activités hors remplacements 1 • Ajouter une activité Ajouter une activité PAS D’ACTIVITE 2 Saisir l’activité et la créer ACTIVITE CREE

45. CONFIGURATIONS

46. Paramétrer la rentrée scolaire • Préparation d’une rentrée scolaire • Insérer la nouvelle année • Saisir les vacances scolaires • Initialiser l’année de gestion (+ arrêt/relance weblogic) • Associer un rythme à chaque établissement sans rythme ou dont le rythme évolue • Créer le planning des écoles • Créer le planning des agents • Créer les plannings des agents à temps partiel ou en multi-affectation • Optionnel : si primo installation ARIA en cours d’année, récupérer les anciens congés (reprise de données)

47. Pré-requis du démarrage 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Insérez la nouvelle année scolaire Saisir les vacances scolaires Initialiser l’année de gestion Mettre à jour les rythmes scolaires Créer le planning des écoles Créer le planning des enseignants Lancer la reprise des congés Agape existants et vérifier le résultat Vérifier que les planning des agents à temps complet sont bien reportés Saisir les planning des agents : à temps partiel et/ou déchargés et/ou multi-affectés Saisir les remplacements en cours Mettre à jour les constats d’arrivée AGAPE ARIA

48. AUTRES CONFIGURATIONS AGAPE

49. Distance entre établissements • A terme, la table DUAA sera utilisée par la fonctionnalité distancier nationale • Son initialisation manuelle permet : • De sélectionner le remplaçant en fonction de sa distance par rapport à l’école de l’agent absent • De l’afficher dans le document « Etat des services » (fonctionnalité à venir)

50. Regroupement de circonscriptions IEN (gestionnaire) IEN (dépendante) IA IEN (dépendante) IEN IEN Schéma • RPAGES permet de regrouper des circonscriptions, dites dépendantes, sous la tutelle d’une autre circonscription, dite gestionnaire. • Pour un IEN, si sa circonscription est « dépendante », • Il/elle peut : • Gérer mes absences • Gérer mes planning • Gérer les activités hors remplacement • Il/elle ne peut pas : • Gérer mes remplacements • Piloter mon remplacement • L’utilisation du mot clé RPAGES est décrite dans : • Espace documentaire • http://nservdiff.ac-toulouse.fr/Espace-documentaire/WEBUTI/AGAPE/Remplacement/rpages.htm