AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012 Presentado por :

1. AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012 Presentado por: John Francisco Cuervo Alonso

2. CONTENIDO: • SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS – SNA RETOS DE LA NUEVA REGULACION

3. OBJETIVOS • Presentar los aspectos más relevantes de los avances del proceso que reglamentó la valoración (evaluación) documental en Colombia, hasta el año 2012. • Resolver las inquietudes relacionadas con el proceso expuesto.

4. REFERENTE NORMATIVO

5. REFERENTE NORMATIVO

6. ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas RAMAS DEL PODER PÚBLICO ÓRGANOS DE CONTROL ORDEN NACIONAL ORDEN NACIONAL ORDEN NACIONAL CORTE CONSTITUCIONAL 1 PRESIDENTE CONGRESO 1 1 VICEPRESIDENTE CORTE SUPREMA DE JUSTICIA 1 SENADO 3 16 MINISTERIOS 1 CAMARA CONSEJO DE ESTADO SUPERINTENDENCIAS 10 5 FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA 163 ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS 137 EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana

7. ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas RAMAS DEL PODER PÚBLICO ÓRGANOS DE CONTROL ORGANISMOS DE CONTROL ORGANIZACIÓN ELECTORAL ORGANISMOS INDEPENDIENTES ORDEN NACIONAL ORDEN NACIONAL ORDEN NACIONAL 1 BANCO DE LA REPÚBLICA 1 CONSEJO NACIONAL ELECTORAL REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL MINISTERIO PUBLICO CONTRALORÍA 1 1 COMISIÓN NACIONAL DE TELEVISIÓN AUDITORIA GR 1 1 PROCURADURÍA 2 Orden nacional 6 ENTES UNIVERSITARIOS AUTONOMOS 1 10 DEFENSORÍA DEL PUEBLO 1 COMISIÓN NACIONAL DE DEL SERVICIO CIVIL SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL 1 BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana ENTIDADES X VERIFICAR 126

8. ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO RAMAS DEL PODER PÚBLICO ÓRGANOS DE CONTROL ORDEN TERRITORIAL ORDEN TERRITORIAL ORDEN TERRITORIAL ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES 32 GOBERNACIONES 1133 32 ALCALDÍAS 1101 TRIBUNALES ADMINISTRTIVOS, TRIBUNALES ECLESIASTICOS, TRIBUNALES SUPERIORES DEL DISTRITO JUDICIAL, TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR, (se excluyen SALA PENAL, juzgados de circuito, municipales, administrativos, consejos seccionales y fiscalías delegadas) CONCEJOS MUNICIPALES 1101 ENTIDADES DESCENTRALIZADAS 66 1133 EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO 2852 SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas 3985

9. ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO RAMAS DEL PODER PÚBLICO ÓRGANOS DE CONTROL ORGANISMOS DE CONTROL ORGANIZACIÓN ELECTORAL ORGANISMOS INDEPENDIENTES ORDEN TERRITORIAL ORDEN TERRITORIAL ORDEN TERRITORIAL REGISTRADURÍAS DELEGADAS COORPORACIONES AUTOMAS REGIONALES PROCURADORES DELEGADOS 83 1133 39 PERSONERÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES 1101 ENTES UNIVERSITARIOS AUTONOMOS 54 15 CONTRALORÍAS DELEGADAS 2071 29 ENTIDADES X VERIFICAR 1213 + 858 858 CONTRALORÍAS MUNICIPALES Por determinar AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas

10. SNA – AMBITO DE APLICACION

11. SNA – ORDEN TERRITORIAL CENTRAL Región No. 1: CARIBE E INSULAR - 8 Departamentos -193 Municipios Región No. 2: PACÍFICO Y CENTRO - 7 Departamentos -232 Municipios Región No. 4: ORINOQUÍA - 5 Departamentos -60 Municipios Región No. 3: ANDINA - 7 Departamentos -580 Municipios Región No. 5: AMAZONICA - 5 Departamentos -38 Municipios

12. SNA – ENTIDADES QUE LO CONFORMAN SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL

13. NORMATIVA APLICADA

14. NORMATIVA APLICADA Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos Crear el Comité Evaluador de Documentos DECRETO 4124 DE 2004 Aprobación de TRD y TVD de su ente territorial Asistencia Técnica Inspección y Vigilancia Informe semestral al AGN

15. Presentar los avances normativos de los CTA en cumplimiento de la Ley 594/ 2000, Ley General de Archivos y su relación con la estrategia preventiva de monitoreo de normas anticorrupción ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO (IGA); inscrita en el proyecto estratégico de la PGN: sistema de monitoreo del cumplimiento de normas anticorrupción en la gestión pública territorial. INDICE DE GOBIERNO ABIERTO

16. INDICE DE GOBIERNO ABIERTO • Almacenamiento de la información • Indicador: Nivel de implementación de la Ley de Archivos (Ley 594 de 2000): Número de variables implementadas sobre el número de variables totales. • Ponderación: 20% • Descripción: Este indicador se basa en las siguientes 7 variables: Existencia del Consejo de Archivos, Existencia del Comité Evaluador de Documentos, Existencia del Comité de Archivos, Aprobación de Tablas de Valoración Documental (TVD), Aplicación de TVD, Aprobación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Aplicación de TRD. • Modo de captura de información: A través de los informes enviados al AGN por los Consejos Territoriales de Archivos; y de visitas de seguimiento realizadas por el Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN. • Fecha de corte: 2 veces al año, Los Consejos Municipales de Archivos deben enviar a los respectivos Consejos Departamentales de Archivos los informes semestrales de las acciones adelantadas en materia archivística a más tardar la segunda semana de julio y la segunda de diciembre de cada año. A su vez los Consejos Departamentales de Archivos deben enviar al Archivo General de la Nación los informes semestrales acompañados de una copia del plan de acción a más tardar la última semana de julio y la segunda de enero de cada año. Dicho informe debe contener una relación detallada (Circular Externa No. 001-2006 del AGN). • Normatividad: Ley 594 de 2000; Circular DAFP 004 de 2004; Circular DAFP 012 de 2004 Decreto 4124 de 2004 Circular PGN 032 de 2009.

17. INDICE DE GOBIERNO ABIERTO Cálculo AGN a partir de 1.133 Entidades que hacen parte de los Consejos Territoriales de Archivos (Gobernaciones – Alcaldías)

18. TRD – TVD ORDEN NACIONAL TRD 281 TVD 48

19. RETOS DE LA NUEVA REGULACION Desarrollar los Decretos 2609 y 2578 de 2012 respecto de la Gestión Documental del Estado y Reglamentación del Sistema Nacional de Archivos, con miras a incrementar el avance y la cobertura del SNA, en relación con la elaboración y aplicación de los instrumentos para la evaluación y disposición final de la documentación en el país.

20. RETOS DE LA NUEVA REGULACION EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO • Responsabilidad de la Evaluación de Documentos de Archivo. • Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. • Planes de Acción de los Archivos Generales. • Inventarios de documentos. • Eliminación de documentos.

21. RETOS DE LA NUEVA REGULACION METAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SNA Apoyar el Índice de Gobierno Abierto (IGA) de la Procuraduría General de la Nación en sus tareas de medición de Normas Anticorrupción en lo particular en lo relacionado con disposición de la Información no sólo a nivel territorial sino a nivel Nacional.

22. CONTACTO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: GRACIAS! John Francisco Cuervo Alonso - ColombiaBogotá calle 54 No. 73ª - 31Móvil: (57) 3002644102 Jofcuervo@yahoo.com