PROGRAMA PARA INVENTÁRIO 2005 UFF

1. PROGRAMA PARA INVENTÁRIO 2005 UFF

2. LEGISLAÇÃO APLICADA ►Lei nº 4.320 de 17/03/64 ►Decreto 99.658 de 30/10/90 ►Instrução Normativa SEDAP 205/88 ► Portaria 1.162 de 10/12/1985

3. BENS PATRIMONIAIS São todos aqueles destinados à manutenção das atividades da Instituição Podendo ser:►MÓVEIS ►IMÓVEIS ►INTANGÍVEIS ►SEMOVENTES

4. BENS PATRIMONIAIS MÓVEIS • São todos os bens que por sua própria natureza, características de duração e valor, devam ser controlados fisicamente e incorporados ao patrimônio da Instituição. • Os bens patrimoniais móveis estão divididos em: Permanente e Consumo

5. BENS PERMANENTES Características:►Não ser caracterizado como Bem de Consumo;►Não ser peça de reposição; ►Ter seu prazo de duração superior a 02 (dois) anos; (Art. 15 § 2º da Lei nº 4320/64). São assim considerados: Móveis e Utensílios, Equipamentos, Livros, Máquinas, Mapas, Veículos etc.

6. DAS RESPONSABILIDADES PELA OPERACIONALIZAÇÃO ►DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL► DO DETENTOR DE CARGA PATRIMONIAL► DO USUÁRIO

7. DA RESPONSABILIDADE DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL Compete à Gerência de Controle Patrimonial • Coordenar e supervisionar o registro para controle do patrimônio móvel e imóvel da UFF; • Respeitar as regras da contabilidade pública de forma a possibilitar a administração dos bens permanentes durante toda sua vida útil; • Orientar os procedimentos quanto ao registro, controle e zelo pelo bem público, observando-se a legislação pertinente; • Orientar o procedimento quanto ao recolhimento e baixa dos bens inservíveis; • Coordenar e supervisionar os serviços de recebimento, conferência, guarda e distribuição de bens permanentes reutilizáveis no âmbito da UFF; • Distribuir os equipamentos adquiridos e recebidos pela UFF; • Efetuar auditorias patrimoniais dos bens móveis de caráter permanente; • Emitir relatórios apontando para a alienação de bens; • Instituir e coordenar rotinas de manutenção e recuperação de bens móveis.

8. DA RESPONSABILIDADE DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL Compete ao Serviço de Tombamento de Bens Móveis • Efetuar a identificação patrimonial, através de plaquetas metálicas, nos bens móveis de caráter permanente; • Extrair, conferir e encaminhar relatórios aos órgãos pertinentes, comunicando toda e qualquer alteração no sistema patrimonial para o correspondente registro contábil; • Extrair, encaminhar e controlar os Termos de Responsabilidade dos bens móveis das unidades da UFF; • Extrair e encaminhar Termos de Responsabilidades às unidades gestoras, sempre que necessário; • Encaminhar os inventários de bens móveis das unidades da UFF; • Registrar as transferências de bens nas lotações quando ocorrer mudança física dos mesmos; • Instruir processos de baixa dos bens móveis; • Providenciar a doação e/ ou propor a alienação dos bens baixados por inservibilidade, bem como acompanhar a retirada desses bens;

9. DA RESPONSABILIDADE DO DETENTOR DE CARGA PATRIMONIAL Compete ao detentor da carga patrimonial • Assumir a responsabilidade pelos bens que estão destinados à seu uso ou do setor que está sob sua chefia ou direção. • Comunicar à Gerência de Patrimônio qualquer movimentação dos bens sob a sua responsabilidade. • Comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados. (item 10.1 - I.N. SEDAP nº 205/88). • Nos impedimentos legais temporários (férias, licenças, afastamentos, etc.), informar o nome do seu substituto para que a ele seja atribuída à responsabilidade provisória pela guarda do bem.

10. IMPORTANTE (item 10.7 - I.N. SEDAP nº 205/88) “10.7- Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em caso de força maior, quando: a) Impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou b) Não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou instituída Comissão Especial pelo dirigente do Departamento de Administração de Unidade equivalente, nos casos de carga mais vultuosa, para conferência e passagem do material.

11. IMPORTANTE (item 10.7 - I.N. SEDAP nº 205/88) 10.7.1- Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome do seu substituto ao setor de controle de material permanente. 10.7.2- A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

12. DA RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO Compete ao USUÁRIO • “Todo o servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda e uso, bem como pelo dano que dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, que esteja ou não sob sua guarda”.(Item 10 da I.N. SEDAP nº 205/88). É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue ao seus cuidados. ”.(Item 10.1 da I.N. SEDAP nº 205/88).

13. DA RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO Cabe, portanto, à todos os usuários nos diversos níveis da UFF, a responsabilidade de zelar, guardar, conservar e informar qualquer movimentação ou irregularidade com o bem permanente, permitindo à área responsável pela atividade de patrimônio manter os seus registros atualizados. Os servidores temporários (professores visitantes, substitutos, estagiários, alunos e contratados) não poderão ter sob sua guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por eles utilizados serão de responsabilidade da chefia da unidade, não estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o bem público.

14. CONTROLE DE BENS PERMANENTES • RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO • REGISTRO (tombamento) • INCORPORAÇÃO • MOVIMENTAÇÃO • FORMAS DE DESFAZIMENTO: ►CESSÃO ► ALIENAÇÃO ► DOAÇÃO ► ALIJAMENTO OU ABANDONO

15. RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO O BEM PERMANENTE SERÁ RECEBIDO ATRAVÉS DE: • COMPRA • CESSÃO • DOAÇÃO • PERMUTA • TRANFERÊNCIA • PRODUÇÃO INTERNA OS DOCUMENTOS HÁBEIS PARA RECEBIMENTO DE UM BEM SÃO: • Notas Fiscais • Faturas • Termo de Doação, Cessão ou Permuta • Nota de Transferência • Guia de Produção. A ACEITAÇÃO do bem será declarada no respectivo documento de recebimento

16. REGISTRO OU TOMBAMENTO • IDENTIFICAÇÃO (Numero seqüencial em plaquetas, etiquetas, carimbos ou relação); • TERMO DE RESPONSABILIDADE – Documento que consolida a carga patrimonial e efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatário; • CONTROLE FÍSICO – Lançamento em sistema próprio (Manual ou Eletrônico) das características própria do bem;

17. INCORPORAÇÃO • É o processo de inclusão do bem através da sua identificação e valor, no acervo da Unidade Gestora. • A incorporação do bem é realizada por lançamento contábil no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI

18. MOVIMENTAÇÃO Distribuição Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário ( Item 7.11 I.N. 205/88) • Transferência • PROVISÓRIA – ( Manutenção, empréstimo, licença ou férias do detentor da carga) • DEFINITIVA – Para outra Unidade dentro do mesmo órgão com transferência de carga)

19. CONTROLE DE BENS PERMANENTES • Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do departamento de Administração ou da Unidade equivalente; ( item 7.13.4 – I.N. 205/88) • “Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou unidade equivalente. ( item 7.13.5 – I.N. 205/88)

20. CLASSIFICAÇÃO DOS BENS ATIVO Todo o material em uso INATIVO OU INSERVÍVEL Ociosos Recuperável Antieconômico irrecuperável

21. FORMAS DE DESFAZIMENTO ►CESSÃO - consiste na movimentação de material do acervo, com transferência de posse, gratuita, com troca de responsabilidade, de um órgão para outro, dentro do âmbito da Administração Federal Direta. Art. 4º e § 2º - Decreto 99.658/90 O material classificado como ocioso ou recuperável será cedido a outros órgãos que dele necessitem: Quando envolver entidade autárquica, fundacional ou integrante dos Poderes Legislativo e Judiciário, a operação só poderá efetivar-se mediante doação

22. FORMAS DE DESFAZIMENTO ►ALIENAÇÃO – consiste na operação que transfere o direito de propriedade do material mediante, VENDA, PERMUTA OU DOAÇÃO.

23. VENDA CARACTERÍSTICAS • Avaliação Prévia por Comissão Especial • Concorrência, Leilão ou Convite A dispensa de Licitação só poderá ocorrer quando revestida de justificado interesse público ou nos casos de doação

24. PERMUTA CARACTERÍSTICAS • Interesse público devidamente justificado • Lotes com valores coincidentes • Parte de pagamento de material a ser adquirido (Essa condição deverá constar no Edital)

25. DOAÇÃO CARACTERÍSTICAS • Revestida de razões interesse social • Avaliação da oportunidade e conveniência em detrimento de outra forma de alienação • Na forma e em favor dos órgãos indicados no Artigo 15 do Decreto 99.658/90

26. ALIJAMENTO OU ABANDONO • Afastada a hipótese de alienação o material classificado como irrecuperável poderá ser destruído total ou parcialmente desde que a sua permanência ofereça ameaça vital, risco de prejuízos ecológicos ou inconvenientes de qualquer natureza para a Administração Pública. Documentos que irão compor o processo: Avaliação dos setores competentes, Termo de Inutilização ou de Justificativa de abandono

27. INVENTÁRIO FÍSICO Conceito – Item 8 da I.N. 205/88 É o instrumento de controle para verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e conferência dos equipamentos e materiais permanentes em uso no órgão ou entidade.

28. INVENTÁRIO FÍSICO ►Através do Inventário: -confirmamos a localização e atribuição da carga de cada material permanente permitindo a atualização dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento da situação dos equipamentos e materiais em uso, apurando a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade. -verificamos as necessidades de manutenção e reparo e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis possibilitando maior racionalização e minimização de custos.

29. INVENTÁRIO FÍSICO O Inventário pode ser: ► Anual –com a finalidade de comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada Unidade Gestora, existente em 31 de dezembro. ► Inicial –quando da criação de uma unidade, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade. ► Transferência de Responsabilidades –realizado quando da mudança do dirigente da Unidade Gestora. ► Por extinção ou transformação–quando da extinção ou transformação da unidade gestora. ► Eventual –realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade ou por iniciativa do órgão de fiscalização .

30. INVENTÁRIO FÍSICO 2005 Coordenação ►Gerência de Controle Patrimonial/CAEP/SDA ► Comissão Especial de Inventário composta de 06 (seis) servidores ►Subcomissões em cada Unidade Acadêmico-Administrativa composta de 03(seis) servidores designados pelas autoridades competentes através de Determinação de Serviço.

31. INVENTÁRIO FÍSICO 2005ATRIBUIÇÕES DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL ►Indicar junto com a SDA os nomes dos servidores para composição da Comissão Especial de Inventário; ► Enviar a listagem de bens registrados em cada Unidade Acadêmico-Administrativa juntamente com as instruções julgadas necessárias; ► Emitir Determinação de Serviço estabelecendo o cronograma para a concretização do Inventário; ► Dar suporte ao trabalho da Comissão e das subcomissões durante todo o tempo de realização do trabalho;

32. INVENTÁRIO FÍSICO 2005ATRIBUIÇÕES DAS PRÓ-REITORIAS/SUPERINTENDÊNCIAS/ CENTROS/UNIDADES/DEPARTAMENTOS ► Constituir subcomissão, composta por 03 (três) servidores através de Determinação de Serviço; ► Enviar cópia da DTS para a Gerência de Controle Patrimonial e publicação em Boletim de Serviço; ► Indicar os servidores para Divisão de Treinamento; ► Mobilizar os demais servidores para colaborar com o trabalho das subcomissões, visando facilitar a localização e identificação dos bens;

33. INVENTÁRIO FÍSICO 2005ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES ►Participar do treinamento que será dado através da Divisão de Treinamento do DDRH/SRH; ►Realizar o levantamento dos bens da unidade ►Confirmar a carga patrimonial dos bens registrados e encontrados; ► Atualizar os Termos de Responsabilidade; ►Relacionar os bens encontrados sem numeração no local; ► Relacionar os bens que encontram-se na listagem mas que fisicamente não estão no local; ► Cuidar para que no final do trabalho todo bem esteja sob a responsabilidade de um servidor dentro da Unidade; ► Encaminha Relatório para a Comissão Especial de Inventário.

34. INVENTÁRIO FÍSICO 2005ATRIBUIÇÕES DA COMISSÃO ESPECIAL ► Efetuar o Inventário Geral da UFF coordenando os trabalhos das subcomissões; ► Dar suporte e acompanhar o trabalho das subcomissões junto com a Gerência de Controle Patrimonial; ► Receber os relatórios das subcomissões dentro do prazo determinado nas DTSs; ► Analisar cada relatório indicando aos responsáveis das unidades as providências cabíveis para sanar as possíveis impropriedades apontadas;

35. INVENTÁRIO FÍSICO 2005ATRIBUIÇÕES DA COMISSÃO ESPECIAL ►Encaminhar Relatório Conclusivo do Inventário Geral informando todos os detalhes .

36. PRAZOS • Designação da Comissão Especial • Até 06/09/2005 • Designação das Subcomissões • Até 09/09/2005 • Semana de Treinamento • De 19 a 23/09/2005 (à confirmar) • Emissão de Relatório das Subcomissões • Até 31/10/2005 • Emissão de Relatório da Comissão Especial • Até 30/11/2005

37. Considerações Finais • A UFF estará disponibilizando um site com as informações sobre a realização do inventário, os formulários pertinentes, a legislação e o Relatório conclusivo.