CLASIFICACIÓN

1. CLASIFICACIÓN • Definición • Cuadro de clasificación • ¿Qué es? • Proceso de elaboración • Estructura y codificación del cuadro de clasificación de la UA • Proceso de clasificación • Ejemplos

2. CLASIFICACIÓNDefinición • Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica. Esta estructura es el cuadro de clasificación.

3. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: ¿Qué es? Estructura lógica de conceptos o categorías que sirve para clasificar o agrupar la documentación.

4. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: El proceso de elaboración 1. Elegir orgánico/funcional - Dinamismo de la institución - Tipo de archivo: histórico/administrativo 2. Buscar un cuadro de clasificación ya existente - Modelo de Michel Roberge - Cuadros de clasificación de los archivos universitarios 3. Adaptarlo a la documentación de la institución. 4. Mantenerlo y actualizarlo

5. EL CUADRO DE CLASIFICACION: Estructura y codificación • Estructura - Tabla general - Tablas auxiliares - Índice - Códigos

6. EL CUADRO DE CLASIFICACIONEstructura Tabla general - Clases (12) = Funciones de la UA - Subclases = Subfunciones - Divisiones = Actividades concretas de la UA

7. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura TABLA GENERAL: CLASES A Administración general y organización B Información y comunicaciones C Representación y relaciones públicas D Recursos humanos F Recursos económicos G Bienes muebles H Bienes inmuebles I Normativa y asuntos jurídicos J Recursos académicos K Docencia L Investigación M Servicios ofrecidos a la Comunidad Universitaria

8. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓNEstructura RECURSOS HUMANOS Clase ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓN Subclase EXPEDIENTES DE PERSONAL Subclase REGISTRO DE PERSONAL Subclase RÉGIMEN INTERIOR Subclase CONDICIONES DE TRABAJO Subclase PREVISIÓN SOCIAL Subclase RELACIONES LABORALES Subclase FORMACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO Subclase

9. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓNEstructura RECURSOS HUMANOS Clase ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓN Subclase Análisis de necesidades División 1 Peticiones de personal División 1 Bolsa de trabajo División 1 Oferta pública de empleo División 1 Convocatorias y concursos División 1 Oposiciones División 2 Concursos de méritos División 2 Procesos mejora de empleo División 2 Procesos de promoción interna División 2 Procesos de libre designación División 2 Convocatorias de contratación División 2 Procesos de integración División 1 Reclasificaciones laborales División 1

10. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura Tablas auxiliares • Subdivisiones específicas: Se aplican a un clase o nivel de clasificación concreto. • Subdivisiones comunes: Se aplican a cualquier nivel del cuadro de clasificación. Son listas alfabéticas al final de la tabla general. - Nominales: Identifican personas, organismos, titulaciones, edificios, etc. - Uniformes: Identifican el tipo de documentación: informes, estadísticas…

11. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura • Orden de codificación • Subdivisión nominal • Subdivisión específica • Subdivisión uniforme N + E + U

12. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura • Subdivisión de número de serie - Se emplea cuando los códigos de las divisiones y las subdivisiones del cuadro de clasificación no son suficientes para asignar un código unívoco a una serie (o a un documento de un expediente de una serie) - La subdivisión de número de serie evita descender más en los niveles de clasificación. - Codificación S

13. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura • F RECURSOS ECONÓMICOS • F 3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO • F 3.2 Gestión de ingresos • F 3.2.1 Información contable • F 3.2.1 S 1 Asignación de ingresos de investigación (Cont.) • F 3.2.1 S 2 Derechos reconocidos o anulados (Cont.) • F 3.2.1 S 3 Relación de ingresos aplicados (Cont.) • F 3.2.1 S 4 Asignación de tasas de doctorado (Tercer Ciclo)

14. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Estructura Índice • Relación alfabética de todas las clases, subclases, divisiones y subdivisiones de las tablas, con su correspondiente remisión al lugar (código y página) que ocupa cada una en el cuadro de clasificación.

15. EL CUADRO DE CLASIFICACION Codigos • Codificación • ¿Qué es? : Identificación de todos los niveles del cuadro de clasificación mediante códigos numéricos o alfanuméricos. - Tipos: Codificación jerárquica/secuencial. - Codificación de las subdivisiones. E Subdivisiones específicas U Subdivisiones uniformes N Subdivisiones nominales

16. EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN • Documentos de una serie identificada - Identificar a que serie y expediente pertenece el documento - Anotar la clasificación en el expediente - Anotar la clasificación (a lápiz) en el documento • Documentos de una serie sin identificar - Identificar la nueva serie (Archivo General) - Clasificar la nueva serie buscando la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece. - Aplicar subdivisiones si fuera necesario. - Identificar a que expediente pertenece el documento - Anotar la clasificación en el expediente - Anotar la clasificación (a lápiz) en el documento

17. EL PROCESO DE CLASIFICACIÓNEjemplo • Solicitud para participar en un proceso de promoción interna • Expediente: Convocatoria de promoción interna de PAS nº….del año …. • Serie: Convocatorias de promoción interna de PAS • Clase: Gestión de los recursos humanos • Subclase: Acceso, selección y provisión • División 1: Convocatorias y concursos • División 2: Procesos de promoción interna • Subdivisión específica: Personal de administración y servicios

18. EL PROCESO DE CLASIFICACIÓNEjemplo - Código Ref. D 1.5.4 E 2.1