EA internat 17-18 Oktober 2011

1. Välkommen till höstens internat för redovisningsansvariga! EA internat17-18 Oktober 2011 Ekonomiavdelningen

2. Agenda Dag 1 12.30 – 15.00 EA - handboken: Introduktion och grupparbete • Välkomsthälsning (Ingrid Palmér) • Översiktlig presentation av EA-handboken (Maj-Len Holm) • KI:s redovisningsplan (Ingrid Palmér) • Anläggningsredovisning, flytt av anläggningar (Henrik Ödman) • Vidarefakturering (Thomas Pettersson) • Transferering (Maj-Len Holm) • Grupparbete 15.00 – 15.20 Fika 15.20 – 17.20 Fortsättning grupparbete, återkoppling 17.20 – 17.30 Avslutning Dag 1 (Ingrid Palmér) 18.30 Fördrink 19.00 Middag Ekonomiavdelningen

3. Agenda Dag 2 8.30 – 8.40 Inledning (Ingrid Palmér) 8.40 – 9.10 Projektredovisning och uppföljning (Carolina Sjöberg) 9.10 – 9.40 Att bygga browser i Agresso (Henrik Ödman) 9.40 – 10.00 Eventuellt övriga rapporter, frågor 10.00 – 10.20 Fika 10.20 – 11.30 Ny avtalsreskontra i Agresso, demo och diskussion (Carolina Sjöberg) 11.45 – 12.00 Avslutning (Ingrid Palmér) Ekonomiavdelningen

4. Uppdaterad Oktober 2011 EKONOMIHANDBOKEN Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

5. Projektgrupp med uppdrag att uppdatera Ekonomihandboken • Deltagare: redovisningsgruppen • från start: Annika Fjelkner Drivas, Ilona Hedin, Ingrid Hellentin, Therese Sjöblom, Maj-Len Holm • efter sommaren 2010 tillkom: Anna Malm, Carolina Sjöberg, Sofie Rosen • Korrekturläst av: Christina Hadders Medin och Maret Johannesson • Godkänd av: Ingrid Palmér • Hösten 2009 - hösten 2011 Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

6. Målsättning med uppdatering av boken: Bli/vara pålitlig och lättförståelig - korrekt, aktuell och pålitlig info - lättillgänglig, snygg layout Hållas kontinuerligt uppdaterad Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

7. Förändringar: • Ny disposition • Inledning, BR, Moms, RR, Internredovisning, Arkivering, Referenslista, Bilagor • Nya kapitel • Begreppsförklaringar (vad betyder begreppen vid KI?) • Internredovisning • Fler konteringsexempel • Länkar till hemsidor • Fotnoter • bla instruktion om sökväg i Agresso • Referenslista • ”läsa mer”-tips! Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

8. Vad vill vi speciellt lyfta fram? • Begreppskapitlet: KIs redovisningsplan • Anläggningsredovisning • Banker, bankkonton (sid 44-46) • Periodisering – exempel (43-44 & 61-62) • Vidarefakturering • Rutiner för SU07/SU08 (sid 60) • Moms – översiktsschema (sid 73-74) • Statsanslag – översikt över fördelning inom KI (sid 78) • Transferering • Internredovisning (sid 99) • INDI ( sid 100-109) • Projektuppföljning Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

9. KI:s redovisningsplan Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér

10. Riksdag Regeringen regleringsbrev ESVs uppdrag: Effektiv statsförvaltning Ekonomisk styrning och kontroll Prognoser och uppföljning KIs uppdrag: Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå styrning återrapportering Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér

11. Regering, ESV Effektiv statsförvaltning Ekonomisk styrning och kontroll Prognoser och uppföljning KI Ekonomiavdelningen Institution/enhet styrning återrapportering Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér

12. Ledning/samordning 3 pers Budget och analys 6 pers Redovisning 10 pers Inköp och upphandling 13 pers Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér

13. Institutionsstruktur Rektor Ekonomi- avdelningen Prefekt Administrativ Chef EA PA SA Infrastruktur Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér

14. Redovisningsplan Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér

15. Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér

16. Anläggningstillgångar Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

17. Nyheter i redovisningen av anläggningar Undantag från kapitalförsörjningsförordningen: Universitet och högskolor har medgetts ett undantag från att anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet ska vara lånefinansierade med lån i Riksgälden. Anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet kan därmed helt eller delvis finansieras med bidrag från icke statliga givare. Även från statlig bidragsgivare om bidraget tilldelats för ändamålet. OBSERVERA! KI:s rutin förblir oförändrad tillsvidare, dvs vi fortsätter som innan. Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

18. Lånehanteringen Administration av låneverksamheten: • Varför lånefinansiering? • Två gånger per år • Viktigt med L-konton • Lånekostnaden Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

19. Exempel på transaktioner med anläggningar • Överföring av anläggningar mellan institutioner • Försäljning av anläggning inom KI • Försäljning av anläggningar till extern motpart (utanför KI) • Utrangering av anläggningar • Aktivering av anläggningar Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

20. Överföring av anläggningar mellan institutioner • Vid flytt av anläggning finns en rapport som kan flytta informationen i anläggningsregistret mellan institutionerna. Kontakta redovisningen. • OBS! Rapporten kopierar informationen i den avlämnande institutionens anläggningsregistret. Mottagande institution måste ändra informationen (projektnummer, placering etc)! • Undvik att sätta förfallodag i slutet av månaden på betalningen då båda institutionerna måste boka bort 2300 i samma period. Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

21. Överföring av anläggningar mellan institutionerinklusive finansiering av resterande avskrivningar: Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

22. Försäljning av anläggningar mellan institutionerExemplet avser ren försäljning, ej forskarflytt (överenskommet pris 30, restvärde 40): Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

23. Försäljning av anläggningar • Tillåtet att sälja oanvändbar egendom, försäljningen ska dock vara marknadsmässig. • KI ska dock vara restriktiv med försäljning, ska gå att bevisa att egendomen inte behövs inom KI eller att den är obrukbar. Alternativa användningsområden? Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

24. Försäljning av anläggningar (till extern motpart utanför KI): Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

25. Utrangering av anläggningar • Specialfall av försäljning, erhållen ersättning är 0 • Eventuell reaförlust bokas på konto 5332, mot konto 6733 • Finns en rapport för utrangering av anläggningstillgångar Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

26. Aktivering av anläggningar • Viktigt att boka om med rätt konto , se exempel i tabell nedan • Om det finns saldon på både konto för årets anskaffningsutgift och ackumulerat anskaffningsvärde ska de bokas om mot respektive konto • Vid felaktigt konto för pågående anläggning ska kontot rättas innan aktivering. Detta görs på konto för årets anskaffningsutgift. Det är den ursprunglig bokningen som rättas, inte den ingående balansen. Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman

27. Vidarefakturering Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson

28. Vidarefakturering Kan redovisas på tre olika sätt: • Enligt Huvudregeln (Bruttoredovisning) • I undantagsfall: • Via balansräkningen (icke-statliga) • Med kostnadsreduktion (statliga) Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson

29. Huvudregeln • Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto • Alla kostnader ska således redovisas i resultaträkningen • Inköpet bokas som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto • Ersättningen faktureras därefter den verkliga köparen på ett intäktskonto Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson

30. Undantag 1 Via balansräkningen (icke-statliga motparter) • endast ”ren vidarefakturering”, dvs kostnaden tillhör inteKIs verksamhet och motparten är icke-statlig Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson

31. Undantag 2 Via kostnadsreducering (statliga myndigheter) • endast ”ren vidarefakturering”, dvs kostnaden tillhör inteKIs verksamhet och motparten är statlig Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson

32. Transferering Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

33. Transferering • En transferering är en överföring av bidrag med tre parter inblandade: givaren, den förmedlande myndigheten och mottagaren • hanteras på olika sätt i redovisningen beroende på om motparten är en statlig myndighet eller inte: • Om givaren och/eller mottagaren är statlig ska transfereringen bokföras i kontoklass 7 • Om varken givaren eller mottagaren är statlig bokförs bidraget endast över balansräkningen på konto 2599 (Övriga kortfristiga skulder) • Undantag: stipendier - bokförs som en transferering i kontoklass 7 oavsett om finansiären är statlig eller inte Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

34. Redovisning transfereringExempel på bidrag från Cancerfonden, vidaresänds till annat universitet (Uppsala Universitet): Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

35. RedovisningExempel på bidrag från Cancerfonden som finansierar stipendium: Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

36. Avstämningskontroll • Vid institutionen: • Saldot på konto 7931 och de olika finansieringskontona på 7* avseende stipendier ska alltid vara noll vid varje periodavslut vid institutionen • På koncernnivå: • Saldot på konto 7931 och de olika finansieringskontona på 7* avseende stipendier ska alltid vara noll vid varje periodavslut vid hela koncernen • Transfereringsavsnittet på KI- och institutionsnivå = 0 Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm

37. Agenda Dag 2 8.30 – 8.40 Inledning (Ingrid Palmér) 8.40 – 9.10 Projektredovisning och uppföljning (Carolina Sjöberg) 9.10 – 9.40 Att bygga browser i Agresso (Henrik Ödman) 9.40 – 10.00 Eventuellt övriga rapporter, frågor 10.00 – 10.20 Fika 10.20 – 11.30 Ny avtalsreskontra i Agresso, demo och diskussion (Carolina Sjöberg) 11.45 – 12.00 Avslutning (Ingrid Palmér) Ekonomiavdelningen

38. Projekt och uppföljning Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

39. Vad är ett projekt? Definition av projekt som begrepp ”Med projekt avses ett avgränsat arbete eller uppdrag som har ett specifikt mål, en given kostnadsram och som är begränsat i tid” När är det inte projekt? ”Ett arbete/uppdrag utan någon bestämd sluttidpunkt och specifikt mål är inte ett projekt per definition utan snarare en löpande verksamhet” Vad gäller vid KI? ”Vid KI används definitionen projekt även för att följa upp den löpande verksamheten. Alla intäkter och kostnader ska redovisningsmässigt kopplas till ett "projekt" via ett projektnummer. Projekt är lägsta nivå för redovisning av verksamhetens intäkter och kostnader” Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

40. Vad ska beaktas före projektstart? • Ta kontakt med juristavdelningen vid KI ifall det skulle råda någon tvekan om föreskrifterna i ett avtal • KI får inte binda sig till ett avtal som inte ligger i linje med vad som är etiskt eller ekonomiskt försvarbart • Kraven från en finansiär ska beaktas före ett avtal tecknas • Viktigt att den eller de som ansvarar för projektets måluppfyllelse är införstådda med de administrativa rutiner eller krav som finansiären ställer • Kraven får inte gå stick i stäv mot KI:s redovisningsregler • Om projektet kräver samfinansiering; • Finns det andra projektmedel vid institutionen som täcker dessa kostnader? • Om projektet kräver vissa förutsättningar t ex att maskinvara finns; • Finns den? • Om inte, vilka projektmedel kan då täcka inköp och avskrivningskostnader för denna? Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

41. Projektet lever – uppföljning av villkor Varje månad • Alla föreskrifter avseende administrativa rutiner är uppfyllda; • Tidrapportering för anställda • Periodiseringar • Om resebolag använts, som avviker från finansiärens villkor, behöver underlag begäras in med kommentar till dessa • Icke godkända kostnader t ex; • kursförluster på EU/NIH-projekt • Moms t ex utländsk eller vid representation • hyreskostnader på t ex Cancerfonden-projekt Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

42. Projektet lever – uppföljning av villkor Varje kvartal / delår / helår • Minimikravet är att projektet som helhet gås igenom – såväl rutiner som ekonomiska transaktioner. • Projektet ska ge en rättvisande bild av verksamheten, dvs visa både intäkter och kostnader • Kontrollera eventuella oegentligheter så att de inte felaktigt påverkar värderingen av projektet OBS! Ovan nämnda punkter gäller även månaden innan projektperioden stänger! Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

43. Projektet lever – uppföljning av villkor Varje kvartal / delår / helår • Stäm av verkligt utfall mot projektbudgeten • Notera om utfallet avviker starkt från budgeterat resultat • Om kostnaderna i projektet inte följer budget – begär ett skriftligt godkännande från finansiären på nytt budgetförslag OBS! Ovan nämnda punkter gäller även månaden innan projektperioden stänger! Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

44. Verktyg för ekonomistyrning - budget Det finns budgetmanual på intranätet, Budgetering i Agresso KI fick kritik från NIH vid deras site visit 2010 NIH:stredje rekommendation till KI – Kräva budget i Agresso samt uppföljning av densamma! Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

45. Projekt kan kräva ombudgetering Reglerna kan vara omfattande, speciellt mellan olika kostnadsslag. EU • Budgeten styr, men viss avvikelse/omfördelning kan godkännas • Tillåtelse ges av koordinator (Om KI är partner) eller av Kommissionen (om KI är koordinator). Kontakta alltid Grants Office vid denna typ av frågor! NIH • Särskilt känsligt - att höja resebudgeten eller utrustningsbudgeten till nackdel för andra kostnadsslag i budgeten • Omfördelning av projektets budget kräver skriftligt godkännande. Kontakta alltid Grants Office om ni behöver göra sådana omfördelningar så hjälper de till • Exempel på andra förändringar av budgeten som också kräver skriftligt godkännande från NIH är; • 25% ökad lönekostnad för key personnel • Om PI ska vara föräldraledig (NIH har särskilda restriktioner för hur länge ett projekt får stå still) Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

46. Budget vid KI • Budgetmanualen visar hur du lägger in budget på projektet i Agresso • OBS! Det ska finnas en budget till alla anslag över 100 000 kr • Budget- och Analysgruppen på EA hjälper till att skapa budgetrapporter särskilt anpassade för det som behöver följas upp! Kontakt: Budget-Analys@ki.se OBS! Önskemål om budgetrapporter läggs upp i mån av tid Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

47. Projektperioden stänger • De flesta finansiärer kräver som minst en skriftlig årlig ekonomisk rapport • Ifall felaktigheter ändå upptäcks efter periodstängning ska korrigeringar ske snarast! Viktigt att följa finansiärens föreskrifter då det i värsta fall kan resultera i kännbara konsekvenser – både ekonomiskt och i form av badwill Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

48. Projektavslut När är projektet avslutat? I vissa fall kan projektet definieras som redovisat först då finansiären skriftligen godkänt forskarrapporten samt den ekonomiska redovisningen. Detta gäller t ex EU- och NIH-projekt. Om det finns projektsaldo kvar när finansiären godkänt att projektet avslutats? Saldot ska resultatföras. Detta förfarande förutsätter att finansiären inte krävt återbetalning av de återstående medlen! Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg

49. Värdering Ekonomiavdelningen

50. Varför värdering? För att få en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi • Resultat för perioden • Ekonomisk status Värdering innebär att kontroll sker om projektet; • är pågående eller inte • om det har finansiering eller ej • beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olika balanskonton Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg