Oleh RUGAYAH ALI 15 JUN 2002

1. Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2000 Oleh RUGAYAH ALI 15 JUN 2002 Perpustakaan USM

2. 2. MS ISO 9001Quality management systems – Requirements • Standard yang menjelaskan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti bagi tujuan menilai kemampuan organisasi memenuhi kehendak pelanggan. • Keperluan yang mesti dipatuhi. • Menjadi asas kepada persijilan.

3. SKOP • 1.1 Umum • 1.2 Pengecualian yang diizinkan • RUJUKAN • DEFINASI DAN TERMA • SISTEM PENGURUSAN KUALITI • 4.1 Keperluan Umum • 4.2 Keperluan Dokumentasi • 4.2.1 Umum • 4.2.2 Manual Kualiti • 4.2.3 Kawalan Dokumen • 4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti • TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN • 5.1 Komitmen Pengurusan • 5.2 Fokus kepada Pelanggan • 5.3 Dasar Kualiti • 5.4 Perancangan • 5.4.1 Objektif Kualiti • 5.4.2 Pelan Kualiti KEPERLUAN MS ISO 9001:2000

4. 5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi • 5.5.1 Tanggungjawab dan kuasa • 5.5.2 Wakil Pengurusan • 5.5.3 Komunikasi Dalaman • 5.6 Kajian Semula Pengurusan • 5.6.1 Umum • 5.6.2 Input Semakan • 5.6.3 Output Semakan • PENGURUSAN SUMBER • 6.1 Peruntukan sumber-sumber • 6.2 Sumber Manusia • 6.2.1 Umum • 6.2.2 Kelayakan, kesedaran dan Latihan • 6.3 Infrastruktur • 6.4 Persekitaran Kerja • REALISASI PRODUK/PERKHIDMATAN • 7.1 Perancangan Realisasi Produk • 7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan • 7.2.1 Penentuan kepada keperluan yang berkaitan dengan produk KEPERLUAN MS ISO 9001:2000 (sambungan…)

5. 7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2.1 Penentuan kepada keperluan yang berkaitan dengan produk 7.2.2 Semakan terhadap keperluan berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan 7.3 Reka bentuk dan Pembangunan 7.3.1 Perancangan rekabentuk dan pembentukan 7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembentukan 7.3.3 Output Rekabentuk 7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembentukan 7.3.5 Verifikasi Rekabentuk 7.3.6 Validasi rekabentuk 7.3.7 Kawalan terhadap Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan 7.4 Perolehan 7.4.1 Proses Perolehan 7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.3 Verifikasi Produk yang dibeli 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan Keatas Produk dan Perkhidmatan KEPERLUAN MS ISO 9001:2000 (sambungan…)

6. 7.5.2 Validasi Peruntukan proses pengeluaran dan perkhidmatan • 7.5.3 Identifikasi dan kemudahkesanan • 7.5.4 Hakmilik Pelanggan • 7.5.5 Pemeliharaan Produk • 7.6 Kawalan Pengukuran dan Pengujian • PENGUKURAN, ANALISAN DAN PENAMBAHBAIKAN • 8.1 Umum • 8.2 Pengukuran dan Pemantauan • 8.2.1 Kepuasan Pelanggan • 8.2.2 Audit Dalaman • 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses • 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk • 8.3 Kawalan Terhadap ketidakpatuhan (ketakakuran) • 8.4 Analisa Data • 8.5 Penambahbaikan • 8.5.1 Penambahbaikan berterusan • 8.5.2 Tindakan Pembetulan • 8.5.3 Tindakan Pencegahan KEPERLUAN MS ISO 9001:2000 (sambungan…)

7. 1. SKOP 1.1 Umum) Perpustakaan USM menetapkan semua perkhidmatan yang terdapat di Perpustakaan Induk, Perpustakaan Kampus Kesihatan dan Perpustakaan Kejuruteraan didaftar dibawah persijilan MS ISO 9001:2000. Perpustakaan telah mewujudkan SPK yang memenuhi keperluan piawaian antarabangsa dimana;. a. Mempamerkan keupayaan yang konsisten membekalkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan serta peraturan b. Menjelaskan tentang kepuasan pelanggan melalui keberkesanan pelaksanaan sistem, termasuk proses yang melibat penambahbaikan serta pencegahan ketidakpatuhan.

8. (1.2 Aplikasi) Perpustakaan telah menerima pakai semua keperluan dalam MS ISO 9001:2000 bagi melaksanakan SPK. Perpustakaan telah menegenalpasti keperluan yang tidak diterima pakai iaitu; a. Pengecualian: seksyen 7.3 “Rekabentuk dan Pembangunan” termasuk semua sub seksyen. Justifikasi: Perpustakaan tidak terlibat iaitu semua proses dan perkhidmatan tidak memerlukan apa-apa rekabentuk tertentu. b. Penegecualian: Seksyen 7.6 “Kawalan Alat Pengukuran dan Pemantauan” dan subseksyen. Justifikasi: Perpustakaan tidak menggunakan apa-apa peralatan untuk menentusah produk atau perkhidmatan. Semua proses dan perkhidmatan ditentusah melalui kajian semula dan pemerhatian.

9. 2. PERPUSTAKAAN USM Pengenalan • Peranannya – sebagai pusat perkhidmatan utma sumber maklumat bagi menyokong rancangan akademik dan penyelidikan Universiti. • Sejarah penubuhan • Koleksi • Jumlah staf, bilangan pengguna berdaftar, saiz dan keluasan, kemudahan tempat duduk dan statistik jumlah pengguna yang menggunakan perpustakaan sebulan.

10. 4. SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) 4.1 Keperluan Umum Perpustakaan mewujud, mendokumen, melaksana dan menyelenggara SPK Perpustakaan sebagai satu cara untuk memastikan produk mematuhi keperluan yang ditetapkan – melalui Manual Kualiti. Perpustakaan telah ; • Kenalpasti proses diperlukan bagi SPK . Proses utamanya ialah i) Perolehan; ii) Pemprosesan; iii) Perkhidmatan. • Kenalpasti kriteria dan kaedah pengawalan proses • Pastikan adanya sumber dan maklumat bagi menyokong operasi proses dan perkhidmatan. – Dokumen Rujukan. • Pantau, ukur dan analisa proses • Laksana tindakan yang diperlukan untuk capai keputusan yang dirancang dan penambahbaikan berterusan pada proses yang terlibat.

11. 4.2 Keperluan Dokumen 4.2.1 Umum Dokumetasi SPK Perpustakaan termasuk; a. Pernyataan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti b. Manual Kualiti c. Prosedur-prosedur yang didokumenkan d. Dokumen lain bagi memastikan keberkesanan perancangan, operasi dan kawalan pada proses dipatuhi. e. Rekod-rekod yang diperlukan. Nota 1: Perkataan ‘Prosedur didokumenkan’ – prosedur diwujud, didokumen, dilaksana dan diselenggara. Nota 2: Pendokumentasian SPK berbeza antara satu organisasi dengan yang lain i.) Saiz dan jenis organisasi, ii) kerumitan proses dan hubungkaitnya iii) kemampuan dan kecekapan staf> Nota 3: Dokumentasi – dalam pelbagai bentuk dan media.

12. 4.2.2 Manual Kualiti Perpustakaan telah mewujud dan menyelenggara Manual Kualiti yang mengandungi; • Skop SPK termasuk keterangan terperinci dan justifikasi kepada pengecualian. • Prosedur-prosedur yang didokumenkan untuk SPK dan rujukan kepadanya; • Penjelasan mengenai antara interaksi antara proses dalam SPK ISO 9001 : 1994 Klausa 4.2.1

13. Pendokumentasian SPK dalam 4 peringkat; Peringkat 1- Manual Kualiti-Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti-SPK mengikut keperluan MS ISO 9001:2000 Peringkat 1 Peringkat 2- Proseduri-Dokumentasi proses untuk SPK Peringkat 2 Peringkat 3- Arahan kerjai-Dokumentasi terperinci sesuatu tugas yang dilaksanakan. Peringkat 3 Peringkat 4- Dokumen sokongani-Dokumen rujukan-Rekod –rekod-Borang, lampiran Peringkat 4

14. 4.2.3 Kawalan Dokumen Dokumen yang diperlukan dalam SPK sentiasa dikawal. Prosedur berkenaan pengawalan dokumen telah diwujudkan oleh Perpustakaan dengan menekankan pengawalan dari segi; • Melulus dan megesah dokumen sebelum diedarkan • Mengkaji semual dan mengemaskini dokumen (pastikan versi yang betul) • Semak dan luluskan semula dokumen apabila dipinda • Nyakan status semakan terkini pada dokumen • Dokumen yang diterima dari sumber luar dikenalpasti dan dikawal pengedaranya • Elakkan penggunaan dokumen lapuk (usang) Dokumen berkaitan

15. Dokumen Berkaitan PUSM/1/PK4.2.3/1 –Kawalan Penyediaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan kerja PUSM/1/PK4.2.3/2 – Kawalan Dokumen Dalaman PUSM/1/PK4.2.3/3 – Kawalan Dokumen Luaran

16. 4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti • Kawalan mestilah merangkumi rekod-rekod yang diperolehi melalui operasi dalam SPK • Rekod kualiti sebagai bukti kepatuhan pelaksanaan operasi yang berkesan dan menepati keperluan SPK. • Perpustakaan telah menyediakan prosedur bagi mengawal rekoddar aspek mengenalpasti,, mengumpul, mengindeks, memfail dan menyimpan mengikut tempoh tertentu, menekses semula, melindungi dan memusnahkan rekod yang telah usang. Dokumen Berkaitan PUSM/1/4.2.4/1 – Kawalan Rekod Kualiti

17. 5. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Klausa 5.1 Komitmen Pengurusan Pihak pengurusan atasan Perpustakaan meletakkan komitmen yang tinggi untuk melaksanakan SPK dan penambahbaikan berterusan yang berkesan melalui; • Menyediakan infrastruktur komunikasi dalaman dengan menitikberatkan mengenai kepentingan memenuhi keperluan pelanggan serta keperluang undang-undang dan peraturan • Menyedia, menjelas dan mempamer Dasar Kualiti Perpustakaan • Menyediakan Objektif Kualiti dan memastikan objektif dipenuhi.Mengadakan kajian semula pengurusan melalui Mesyuarat Kajian semula (sekurang-kurangnya 2 kali setahun) • Menyediakan sumber yang mencukupi melalui perancangan belanja wan, latihan berterusan dan persekitaran kerja yang sejahtera. • Menyedia berbagai sumber terkini dan mencukupi, peralatan ICT dan persekitaran yang kondusif kepada penyerapan ilmu.

18. Klausa 5.2 Fokus Kepada Pelanggan Pihak Pengurusan atasan Perpustakaan menentukan perkhidmatan yanag ditawarkan memenuhi piawaian, keperluan, ekspektasi dan kepuasan pelanggan dalaman dan luaran meliputi; • Pendaftaran dan pembatalan keahlian • Pinjaman dan pemulangan bahan sumber maklumat secara talian (berkomputer) • Pinjaman dan pemulangan sumber maklumat secara manual • Perkhidmatan maklumat elektronik yang terkini • Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan • Perkhidmatan pinjaman dan penghantaran fotokopi artikel melalui pos kepada pelajar jarak jauh. ISO 9001 : 1994 : tiada keperluan yang berkaitan Prosedur tidak perlu didokumenkan

19. 5.2 Fokus Kepada Pelanggan (sambungan..) g) Perkhidmatan tambahan di Perpustakaan h) Perkhidmatan Pencaraian Maklumat i) Perkhidmatan Orientasi dan Pendidikan Pelanggan

20. 5.3 Dasar Kualiti Pihak Pengurusan atasan Perpustakaan bertanggungjawab menyedia dan menjelas serta mempamerkan Dasar Kuali Perpustakaan seperti berikut; ‘ Beriltizam untuk memberi perkhidmatan maklumat yang cemerlang dan memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan kami melalui amalan-amalan kualiti’

21. 5.4 Perancangan 5.4.1 Objektif kualiti Pengurusan atasan Perpustakaan adalah komited untuk memastikan objektif kualiti dipenuhi termasuk keperluan untuk pelanggan dalaman dan pelanggan luaranbagi menyediakan perkhidmatan yang ditetapkan; 1. Pelanggan Luaran a) Merancang perkembangan koleksi yang memenuhi keperluan pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan ikhtisas Universiti. b) Memperolehi dan menyediakan pelbagai bentuk sumber maklumat yang lengkap, seimbang, terkini dengan cepat dan tepat bagi memenuhi keperluan rancanagn akademik, penyelidikan dan perkhidmatan ikhtisas Universiti. c) Mewujud rekod pengkatalogan lengkap bagi semua bahan Perpustakaan yang mematuhi piawaian kebangsaan dan antarabangsa yang ditetapkan. d) Merancang, melaksana dan memastikan semua perkhidmatan yang diberikan adalah memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan. e) Merancang dan melaksana program pengurusan ilmu yang berkesan dan menyumbang kepada pengembangan budaya pembelajaran sepanjang hayat. f) Merancang dan menyediakan prasarana dan peralatan ICT yang terkini, mencukupi dan sentaisa beroperasi dengan lancar.

22. 5.4.1 Objektif kualiti (sambungan…) 1. Pelanggan Dalaman a) Melaksanakan program penambahbaikan kualiti di Perpustakaan melalui pasukan-pasukan kualiti. b) Menyediakan persekitaran kerja dan kemudahan-kemudahan yang sesuai untuk staf. c) Merancang dan penyediakan program latihan untuk pengemabangan kerjaya staf dan meningkatkan kemahiran khususnya dalam bidang kerja masing- masing. d) Menanam nilai diri dan budaya kerja yang positif. e) Sentiasa berkomunikasi dengan pelanggan untuk mendapat maklumbalas bagi memantapkan pentadbiran.

23. 5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pengurusan atasan Perpustakaan memastikan : • Perancangan SPK Perpustakaan disediakan bagi memastikan keperluan klausa 4.1 dan objektif Kualiti dipenuhi. • Apabila berlaku perubahan pada perancangan dan perlaksanaan SPK Perpustakaan, tindakan akan diambil bagi memastikan SPK berada dalam keadaan sempurna dan sentaisa diselenggara. Perancangan SPK Perpustakaan adalah selaras dengan; i) Misi dan Visi Universiti ii) Matlamat Tahunan Perpustakaan • Perancangan Operasi dan aktiviti tahunan Perpustakaan • Perancangan Strategik Perpustakaan (2002-2005) • Belanjawan Tahunan • Penstrukturan Semula Perpustakaan • Pengurusan Sumber Manusia (melalui rancangan latihan) • Pengagihan peralatan mengikut keperluan perkhidmatan.

24. 5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa Pengurusan atasan Perpustakaan menetapkan t/j setiap bahagian dan emastikan bidang kuasa diperjelaskan dan dihebahkan. Kuasa dan kewajipan Ketua Pustakawan ditetapkan oleh Akta Universiti dan Kolej 1971, Perlembagaan USM Malaysia, Bahagian 11, Seksyen 13, Statut XXII. Bidang kuasa dan t/j pegawai-pegawai utama Perpustakaan adalah seperti berikut; • Ketua Pustakawan • Timbalan Ketua Pustakawan Kampus Induk • Timbalan Ketua Pustakawan Kampus Cawangan (Kesihatan dan Kejuteraan) • Ketua-ketua Bahagian

25. 5.5.2 Wakil Pengurusan (Pengurus Kualiti) Wakil Pengurusan dilantik dari kalangan Pustakawan oleh Ketua Pustakawan atau Timbalan Ketua Pustakawan di Perpustakaan cawanag bagi tempoh yang ditetapkan. Antara t/j Wakil Pengurusan adalah seperti berikut; • Memastikan SPK Perpustakaan diwujud, didokumen, dilaksana dan diselenggara. • Melaporkan kepada pihak Pengurusan Perpustakaan mengenai tahap sistem kualiti untuk tujuan Penilaian dan mempertingkatkan kualiti • Memastikan kesedaran bagi memenuhi keperluan pelanggan dipromosikan dikalangan staf. • Berhubung dengan pihak luar berkaitan dengan SPK.

26. 5.5.3 Penasihat Pembaca

27. 5.5.4 Komunikasi Dalaman Pihak Pengurusan atasan Perpustakaan telah menentukan proses komunikasi diwujudkan supaya maklumat dalaman dapat disalurkan kepada semua peringkat staf. Kaedah yang digunakan melalui; • Mesyuarat J/k Pengurusan Perpustakaan • Mesyuarat J/k Kakitangan Kanan Perpustakaan • Mesyuarat Pengurusan Kanan (S2) • Mesyuarat Bulanan diperingkat Bahagian dan Unit • Mesyuarat diantara Kakitangan sokongan dengan Pengurusan • Penerbitan Buletin ‘Maklumat Terkini’ • Penerbitan Buletin elektronik ‘ Maklumat Bermanafaat Menjalin Muafakat’ • Sebaran Maklumat melalui mel elektronik • Sebaran Maklumat melalui papan kenyataan • Edaran Pekeliling Pentadbiran.

28. 5.6 Kajian Semula Pengurusan 5.6.1 : Umum Pengurusan atasan Perpustakaan akan mengkaji semula pengurusan kualitinya melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang diadakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun. Ini bagi memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanannya. Kajian semula ini juga akan melihat peluang-peluan untuk penambahbaikan dan perubahan-perubahan dalam SPK Perpustakaan serta termasuk Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti.

29. 5.6.2 : Input Semakan Antara input-input untuk Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan adalah berkaitan dengan; • Hasil atau keputusan audit • Maklumbalas Pelanggan • Kecekapan pelaksanaan proses dan ketidakpatuhan perkhidmatan (prestasi pematuhan perkhidmatan) • Status tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan • Perubahan yang boleh memberikan kesan kepada SPK Perpustakaan • Cadangan-cadangan penambahbaikan

30. 5.6.3 : Output Semakan Output daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Perpustakaan adalah termasuk sebarang keputusan yang berkaitan dengan; • Peningkatan dan keberkesanan SPK dan proses-proses berkaitan • Peningkatan kualiti perkhidmatan yang berkaitan dengan pelanggan • Keperluan sumber yang dikehendaki. Rekod kajian sentiasa diselenggarakan

31. 6. PENGURUSAN SUMBER 6.1 Peruntukan Sumber-sumber Pengurusan atasan Perpustakaan menyediakan dengan secukupnya sumber yang diperlukan bagi menjamin SPK dapat dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan mencapai Dasar Kualiti yang ditetapkan. Sumber tersebut menyumbang kepada penambahbaikan secara berterusan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Sumber yang telah dikenalpasti adalah; • Kewangan i) Belanjawan dirancang berasaskan keperluan akademik dan pentadbiran ii) Sumber kewangan diperolehi setelah peranc. Belanjawan diperakukan oleh Jab. Bendahari. Peruntukan diagih mengikut keperluan Bahagian dan peranc. Yang disediakan. • Tenaga Manusia Memastikan semua staf berkelayakan yang diperlukan, berkemahiran dan berpengalaman untuk melaksanakan SPK – melalui latihan, taklimat, bengkel dan kursus berjadual secara berterusan.

32. 6.1 Peruntukan Sumber-sumber (sambungan… c) Prasarana I) Peralatan – pastikan berteknologi tinggi, mencukupi, memenuhi keperluan, diselenggara mengikut jadual dan berfunsi setiap masa. ii) Prasarana ICT – prasarana yang sesuai disediakan iii) Ruang – Pastikan ruang mencukupi dan persekitaran selesa untuk menjana ilmu. • Bahan Perpustakaan memperolehi dan menyediakan bahan ilmiah dalam berbagai bidang dan format dengan menggunakan sumber kewangan yang mencukupi untuk menyokong rancangan akademik Universiti. • Kaedah Perpustakaan melaksanakan SPK dengan mematuhi perundangan, peraturan, piawaian, etika dan pekeliling pentadbiran yang ditetapkan.

33. 6.2 Sumber Manusia 6.2.1 Umum Keperluan sumber manuasia yang diperolehi melalui proses pemilihan dan pengambilan yang ditetapkan oleh Jab. Pendaftar dengan mengambil kira kelayakan yang setaraf dengan jawatan, pengalaman, kemahiran dan kepakaran yang diperlukan.

34. 6.2.2 Kelayakan, kesedaran dan Latihan • Perpustakaan memastikan staf berjawatan pustakawan mempunyai kelayakan iktisas kepustakawanan untuk menjamin kepakaran yang diperlukan dalam memberikan perkhidmatan yang berkualiti. • Semua staf diberi latihan yang sesuai dan memenuhi kehendak semasa. Latihan untuk meningkatkan kemahiran, pengetahuan, memupuk nilai positif dan budaya kerja cemerlang. Tiap latihan dijalankan secara berterusan supaya tahap prestasi staf dikekalkan setiap masa. Latihan diberi dalam bidang ICT, kepustakawanan, pengurusan, penyeliaan, pembangunan insan, kemahiran bahasa dan komunikasi. • Perpustakaan sediakan latihan berbentuk taklimat, seminar, bengkel dan sesi percambahan fikiran. • Tiap latihan dinilai keberkesananya dan keperluan latihan selanjut nya. Penilaian melalui borang yang disediakan selepas latihan. • Rekod latihan , pencapaian pendidikan, kelayakan dan pengalaman diselenggara dan disimpan di Bhg. Latihan dan Pejabat K etua Pustakawan

35. 6.3 Infrastruktur Perpustakaan menyediakan infrastruktur yang mencukupi dan terkini untuk mencapai kepatuhan terhadap keperluan perkhidmatan merangkumi;  a) 5 buah bangunan Perpustakaan- 3 di Kampus Induk Pulau Pinang, sebuah bangunan di Kampus Kejuruteraan Seberang Perai dan sebuah bangunan di Kampus Kesihatan, Kubang Kerian, Kelantan. Perpustakaan menyediakan ruang kerja, ruang bacaan dan 2,800 tempat duduk untuk pelanggan. Kemudahan lain - bilik karel, bilik perbincangan, bilik tayangan, bilik muzik, bilik mesyuarat, bilik pelbagaiguna, ruang pameran, makmal komputer dan makmal maklumat elektronik

36. 6.3 Infrastruktur (sambungan..) b) Perpustakaan menyediakan perkakasan, peralatan dan perisian komputer untuk melaksanakan proses kerja.   Perpustakaan –gunakan Sistem Bersepadu Secara Talian Perpustakaan (SBSTP) dalam semua urusan “housekeeping” dan dengan pelanggan dalaman dan luaran. c) Perpustakaan juga menyediakan perkhidmatan sokongan seperti kenderaan dan sistem komunikasi, mesin faksimili, telefon, mel elektronik, kemudahan internet, makmal komputer termasuk CAI, peti loker dan kotak pemulangan buku.

37. 6.4 Persekitaran Kerja Perpustakaan menentukan persekitaran kerja yang kondusif diperlukan untuk mencapai kualiti kerja yang tinggi dan patuh kepada keperluan perkhidmatan. Jawatankuasa Kesihatan dan Keselamatan Pekerja Perpustakaan dan Jawatankuasa Kebersihan dan Keindahan Perpustakaan adalah bertanggungjawab untuk merancang dan memenuhi keperluan ini. Kewujudan Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja, Penyataan Budaya Kerja Cemerlang dan Risalah Siri Kearah Kecemerlangan Perpustakaan adalah komitmen pengurusan untuk menyediakan persekitaran kerja dan saluran komunikasi kualiti yang sejahtera.

38. 7. REALISASI PRODUK 7.1 Perancangan Realisasi Produk Produk dalam kontek Perpustakaan merujuk kepada perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan. Perpustakaan telah merancang dan mewujudkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Perancangan tersebut dipastikan sejajar dengan keperluan pada proses-proses lain dalam SPK. Perpustakaan telah mengenalpasti perkarai ;  a) Objektif Kualiti dan keperluan setiap proses dan perkhidmatan b) Keperluan untuk melaksanakan proses, menyediakan dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan. c)Keperluan untuk menentusah, kesahihan, pengawasan, pemeriksaan, dan ujian kepada perkhidmatan dan kriteria-kriteria perkhidmatan yang diterima.

39. 7.1 Perancangan Realisasi Produk (sambungan) d) Rekodod-rekod yang berkaitan diselenggara sebagai bukti kepada perlaksanaan proses realisasi produk seperti yang dikehendaki. (lihat 4.2.4) Hasil output yang diperolehi melalui perancangan ini dipastikan bersesuaian dengan kaedah operasi Perpustakaan

40. 7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2.1Penentuan Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan Dengan Perkhidmatan Perpustakaan telah menentukan;a.)Keperluan yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk keperluan bagi tujuan penghantaran dan aktiviti selepas penghantaranb)  Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu digunakan dimana diketahuic)Keperluan peraturan dan perundangan yang berkaitan dengan perkhidmatan, dand)Sebarang keperluan tambahan yang ditetapkan

41. 7.2.2 Penilaian kepada keperluan yang berkaitan dengan Perkhidmatan Perpustakaan telah membuat penilaian tersebut. Penilaian ini dilaksanakan berasaskan kepada komitmen organisasi untuk memberi perkhidmatan kepada pelanggan. Perpustakaan memastikan; a.Keperluan perkhidmatan diperjelaskanb.  Kontrak atau keperluan berkaitan dengan perkhidmatan yang ditawarkan yang berbeza dari apa yang ditetapkan dahulu akan dapat diselesaikan, danc.Perpustakaan mempunyai keupayaan memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.

42. 7.2.2 Penilaian kepada keperluan yang berkaitan dengan Perkhidmatan (sambungan) Rekod-rekod hasil daripada semakan dan tindakan yang telah dibuat telah diselenggarakan (lihat 4.2.4)Apabila pelanggan tidak memaklumkan keperluan secara bertulis, keperluan tersebut perlu disahkan oleh staf yang diberikan kuasa.Apabila berlaku perubahan pada keperluan, Perpustakaan akan memastikan dokumen berkaitan dipinda dan staf yang bertanggungjawab dimaklumkan.NOTA: Bagi perkhidmatan Perpustakaan yang disediakan melalui Internet perubahan-perubahan dinyatakan pada risalah berkenaan.

43. 7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan Perpustakaan telah mengenalpasti dan melaksanakan kaedah komunikasi secara berkesan dengan pelanggan melalui;a.Maklumat berkaitan perkhidmatanb.Pertanyaan, kontrak atau pengendalian perkhidmatan yang dipersetujui, termasuk pindaan, danc.Maklum balas pelanggan, termasuk aduan pelanggan.

44. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Seksyen ini bersama sub seksyennya tidak diterima pakai (Lihat 1.2 Aplikasi)

45. 7.4 Perolehan 7.4.1 Proses Perolehan

46. 7. REALISASI PRODUK 7.4Perolehan.4.1Proses perolehanPerpustakaan mewujud, mendokumen dan menyelenggara prosedur yang didokumenkan bagi menentukan pembelian produk bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. Aspek kawalan untuk proses pembelian juga merangkumi penilaian kepada pembekal, dan bahan yang diperolehi melalui pembelian. Proses-proses selepas penerimaan dan perkhidmatan yang diberikan adalah kawalan awal sewaktu proses pembelian dibuat.Perolehan Perpustakaan merangkumi perolehan buku (bercetak dan tidak bercetak), bahan media, bahan mikrobentuk dan bahan bersiri. Dokumen perolehan hendaklah mengandungi data-data yang menerangkan dengan jelas sumber maklumat yang dipesan. Perpustakaan telah membuat penilaian dan memilih pembekal berdasarkan kepada keupayaan pembekal bagi membekalkan bahan seperti yang dikehendaki oleh Perpustakaan. Kriteria untuk pemilihan, penilaian dan penilaian semula telah diwujudkan.Penilaian pembekal akan dibuat berdasarkan :a)Keupayaan pembekal dalam memenuhi keperluan Sistem Kualiti Perpustakaan.b)Rekod prestasi pembekal.c)Pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia bagi perolehan buku, terbitan luar negara, selain mengambilkira (a) dan (b).Senarai pembekal terpilih diwujud dan diselenggara. Rekod-rekod hasil daripada penilaian dan tindakan-tindakan yang telah dibuat hasil daripada penilaian juga diselenggara (lihat 4.2.5)Dokumen BerkaitanPUSM/2/PK7.4.1/1 Pembelian Sumber Maklumat Perpustakaan7.4.2Maklumat PerolehanMaklumat perolehan Perpustakaan menerangkan mengenai bahan-bahan yang akan dibeli, ini termasuk;a)Keperluan untuk pengesahan bahan, prosedur, proses dan keperluan peralatan.b)Keperluan kepada kelayakan staf, danc)Keperluan Sistem Pengurusan KualitiPihak Perpustakaan akan sentiasa memastikan kepatuhan keperluan perolehan yang khusus mencukupi sebelum berkomunikasi dengan pembekal.7.4.3Verifikasi Bahan Yang DiperolehiPerpustakaan telah mewujud dan melaksanakan pemeriksaan dan aktiviti lain yang difikirkan perlu untuk memastikan bahan yang diperolehi memenuhi kriteriaa pembelian bahan yang telah ditetapkan.Sekiranya Perpustakaan perlu untuk membuat verifikasi kepada pembekal, Perpustakaan akan memastikan semua keperluan- verifikasi dan kaedah untuk merialisasi produk dimasukkan ke dalam maklumat perolehan.Dokumen BerkaitanPUSM/2/PK7.4.3/1 Penerimaan, Penyemakan dan Penambahan Bahan Ke Stok7.5Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan7.5.1Kawalan ke atas Produk dan PerkhidmatanPerpustakaan telah merancang dan memberikan perkhidmatan dalam keadaan terkawal. Kaedah kawalan termasuklah yang berkaitan;a)Kewujudan maklumat yang menjelaskan ciri perkhidmatanb)Kewujudan arahan kerja, dimana perluc)Penggunaan peralatan yang sesuaid)Kewujudan danpenggunaan peralatan pengawalan dan pengukuran (termasuk yang berkaitan)e)Perlaksanaan aktiviti pemantauan dan pengukuranf)Proses yang diperjelaskan bagi tujuanmengedar, menghantar dan aktiviti selepas penghantaran yang diguna pakai. Dokumen BerkaitanPUSM/4/PK7.5.1/1 Pinjaman dan Pemulangan Bahan PerpustakaanPUSM/7/PK7.5.1/2 Penyisihan danPenyusunan Bahanyang Telah digunakanPUSM/1/PK7.5.1/3 Perkhidmatan Penyewaan Peti loker, Bilik Karel dan Penggunaan bilik PerbincanganPUSM/1/PK7.5.1/4 Mengepos Surat dan Bungkusan luarPUSM/4/PK7.5.1/5 Pengendalian Pertanyaan Sirkulasi, Rujukan dan Pencarian MaklumatPUSM/1/PK7.5.1/7Pengendalian Aduan di PerpustakaanPUSM/4/PK7.5.1/8 Pengendalian AduanBahan Monograf yang Tidak DapatDiKesanPUSM/5/PK/7.5.1/9 Penyediaan Potongan AkhbarPUSM/4/PK7.5.1/10Pengendalian Buku Yang Perlu dihantar Ke Pusat –Pusat WilayahPUSM/5/PK7.5.1/11 Perkhidmatan Pendidikan Pengguna dan Pencarian Maklumat ElektronikPUSM/2/PK7.5.1/12 ProsesBahan Hadiah PUSM/9/PK7.5.1/13 Urusan Memikrobentukkan Bahan Sumber Maklumat TerpilihPUSM/8/PK7.5.1/14 ProsesPengendalian Bayaran Yang dikenakan Untuk Perkhidmatan Membekal Artikal dan BukuPUSM/6/PK7.5.1/15 PenjilidanPUSM/4/PK7.5.1/16 Pengedaran Majalah dan Mukasurat Isi Kandungan7.5.2Validasi Peruntukan Proses Pengeluaran dan PerkhidmatanPerpustakaan telah mengesahkan proses untuk persediaan produk dan perkhidmatan dimana output yang terhasil tidak disemak melalui pemantauan dan pengukuran. Pengesahan hendaklah menunjukkankeupayaan proses untuk mencapai hasil yang dirancang.Pengesahan telah menunjukkan keupayaan proses yang dilaksanakan di Perpustakaan mencapai hasil yang telah dirancang.Perpustakaan telah mewujudkan susunan proses meliputi;a)Penjelasan ciri untuk semakan dan kelulusan proses.b)Kelulusan peralatan dan kelayakan staf,c)Penggunaan kaedah dan prosedur yang khusus d)Keperluan kepada rekod (lihat 4.2.4) dane)Pengesahan semula.7.5.3Identifikasi dan Kemudahkesanan.Perpustakaan telah mengenalpasti produk yang sesuai disepanjang proses realisasi produk.Perpustakaan telah mengenalpasti status produk untuk keperluan tujuanpengukuran dan pemantauan. Apabila kemudahkesanan diperlukan, Perpustakaan telah mengawal dan merekodidentiti yang unik terhadap produk. (lihat 4.2.4).Dokumen BerkaitanPUSM/3/PK7.5.3/1 Pengkatalogan dan Pengkelasan 7.5.4Hakmilik PelangganSemua hakmilik pelanggan yang dibawah kawalan ataudigunakan oleh perpustakaan akan dijaga dengan rapi. Perpustakaan telah mengenalpasti, menentusah, melindungi dan menjaga hakmilik pelanggan yang diberi untuk digunakan atau bergabung untuk menghasilkan produk atauperkhidmatan Perpustakaan. Sekiranya hakmilik pelanggan tersebut hilang, rosak atau didapati tidak sesuai digunakan, ia akan dilaporkan kepada pelanggan dan direkodkan (lihat 4.2.4). NOTA: Hakmilik pelanggan termasuk hakmilik intelektual.7.5.5Pemeliharaan ProdukPerpustakaan telah memastikan kepatuhan produk dipelihara semasa proses dalaman dan penghantaran kepada destinasi yang dikehendaki. Pemeliharaan ini termasuk mengenalpasti, mengendali, membungkus, menyimpan dan melindungi. Pemeliharaan juga merangkumi komponen-komponen produk.Dokumen BerkaitanPUSM/1/PK7.5.5/1 Pengendalian, Penyimpanan, Pembungkusan, Pemeliharaan dan Penghantaran Bahan Sumber Maklumat Perpustakaan7.6Kawalan Terhadap Alat Kawalan dan Penentu UkurSeksyen ini beserta sub seksyennya tidak diterima pakai (lihat 1.2 Aplikasi) Klausa 7.4 Perolehan Klausa 7.4.2 Maklumat Perolehan Dokumen perolehan hendaklah mengandungi maklumat yang menerangkan produk yang dipesan, termasuk mana yang bersesuain: • Keperluan untuk kelulusan atau kelayakan produk, proses dan peralatan • Keperluan untuk kelayakan anggota • Keperluan SPK Organisasi hendaklah memastikan keperluan spesifik perolahan mencukupi sebelum berkomunikasi dengan pembekal ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.6.3 (Tiada perbezaan yang ketara ke atas keperluan

47. 7. REALISASI PRODUK Klausa 7.4 Perolehan Klausa 7.4.3 Verifikasi Produk Yang Dibeli • Organisasi hendaklah mewujudkan dan menjalankan pemeriksaan atau aktiviti penting bagi memastikan produk yang diperolehi memenuhi keperluan spesifikasi. • Pembekal hendaklah dimaklumkan melalui maklumat perolehan mengenai verifikasi di premis pembekal. ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.6.4.1, 4.6.4.2 dan 4.10.2

48. 7. REALISASI PRODUK Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan meliputi : 7.5.1 Kawalan Ke atas Produk dan Perkhidmatan 7.5.2 Validasi peruntukan proses pengeluaran dan perkhidmatan 7.5.3 Identifikasi dan kemudahan 7.5.4 Hakmilik pelanggan 7.5.5 Pemuliharaan produk

49. 7. REALISASI PRODUK Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan Klausa 7.5.1 Kawalan Keatas Produk dan Perkhidmatan Organisasi hendaklah merancang dan membuat persediaan Produk dan perkhidmatan dalam keadaan terkawal. Kaeah kawalan termasuklah mana yang berkaitan; • Kewujudan maklumat yang menjelaskan ciri-ciri produk • Kewujudan arahan kerja, yang mana perlu • Penggunaan peralatan yang sesuai • Kewujudan dan penggunaan peralatan pengawalan dan pengukuran • Pelaksanaan aktiviti pemantauan • Proses yang diperjelaskan bagi tujuan mengedar, menghantar dan aktiviti post-delivery yang terpakai. ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.9 (keperluan secara umum lebih kurang sama dengan sebahagian dari keperluan kawalan proses

50. 7. REALISASI PRODUK Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan Klausa 7.5.2 Validasi Peruntukan Proses Pengeluaran dan Perkhidmatan • Organisasi hendaklah mengesahkan validate mana-mana proses untuk persediaan produk dan perkhidmatan yang mana output yang terhasil tidak di verify oleh pengukuran atau pemantauan • Pengesahan hendaklah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai hasil yang dirancang. Validasi hendaklah meliputi, jika sesuai : • Kelayakan proses • Kelayakan peralatan dan personel • Penggunaan keadah dan prosedur yang jelas • Keperluan rekod • Revalidation, apabila sesuai ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.9 (keperluan untuk proses khas hampir sama)