4 dalis Projekto ciklo valdymas

1. “Partnerystė sisteminiam regionų plėtros specialistų rengimui – PASTRE” LT / 02 / B / F / PP –137012 4 dalisProjekto ciklo valdymas Nerijus Pačėsa, ISM Birutė Velykienė, KTU Kaunas

2. Struktūrinių fondų veiklos principai • Projektai, kaip pagrindinė regionų plėtros politikos įgyvendinimo priemonė, turi būti rengiami ir įgyvendinami remiantis tam tikrais principais: • (a) parama turi būti programos dalis; • (b) kiek įmanoma daugiau dalyvaujančių šalių; • (c) Bendrijos parama negali pakeisti nacionalinių fondų; • (d) fondų išlaidos turi būti tinkamai valdomos, kontroliuojamos ir vertinamos; • (c) tinkama mokėjimų kontrolė yra privaloma. Kaunas

3. 4.1. Projekto ciklo valdymo samprata • Projekto ciklo valdymo koncepcija nukreipta nuo besikeičiančio “techninės paramos” suvokimo link paradigmos, apimančios visus asmenis, kurie susiję su projekto vystymu; • Projekto ciklo valdymo filosofijos esmė yra pagrįsta principu, kad techninio bendradarbiavimo iniciatyva turi kilti iš paramos sau vystymo proceso, į kurį įtraukiami tik tikrieji projekto partneriai. • 5 projekto ciklo žingsniai: • 1 ŽINGSNIS: Kontraktavimas • 2 ŽINGSNIS: Detalus planas • 3 ŽINGSNIS: Kvietimas teikti paraiškas • 4 ŽINGSNIS: Kontrakto valdymas • 5 ŽINGSNIS: Įgyvendinimo monitoringas

4. Projekto rengimo ir įgyvendinimo loginė schema Kaunas

5. 4.2. Idėjos generavimas • Vienas pagrindinių sėkmingos projekto idėjos aspektų – atskirti veiklas ir pasiekimus. • Veiklos – tai priemonės tikslui pasiekti, o pasiekimai – siekiamas galutinis rezultatas. • Daug pranašesni yra tie projektų vadovai, kurie projektą vykdo nurodydami pasiekimus, o ne veiklas. • Kai projekto komandos nariui nurodome siektiną rezultatą, galime lengviau perteikti lūkesčius, gauti įsipareigojimus ir remiantis veiklos rezultatais teisingai atsilyginti. Kaunas

6. 4.3. Projekto planavimas • Projekto inicijavimas yra pirmoji projekto planavimo fazė. • Šiame tarpsnyje tarpfunkcinių korporatyvinių projektų valdyme reikia integruoti daugelio sričių įgūdžius. • Projektų vadovai turi aktyviai dalyvauti kuriant vykdomų projektų strategiją ir taktiką. • Projekto sėkmei ypatingai svarbios žinios, lyg ir esančios už projekto valdymo ribų. • Bendras vadybinis išsilavinimas yra būtina sąlyga mokantis projektų valdymo. • Tai padeda suprasti, kodėl sunkiai sekasi specialistams, pradedantiems iškart nuo projektų valdymo. Kaunas

7. Projekto valdymo sudėtinės žinių sritys • Projekto integravimo valdymas • Projekto apimties valdymas • Projekto laiko valdymas • Projekto kaštų valdymas • Projekto kokybės valdymas • Projekto žmogiškųjų išteklių valdymas • Projekto komunikavimo valdymas • Projekto rizikos valdymas • Projekto tiekimo valdymas Kaunas

8. Projekto plano dalys • Įvadas (plano kontekstui nustatyti) • Sritis ir tikslai • Prielaidos ir apribojimai • Valdymas • Organizavimas ir suinteresuotų pusių analizė • Tarpiniai rezultatai • Kokybės valdymas • Gyvavimo ciklas ir procesai • Pokyčių valdymas (ir kaip bus valdomi plano pokyčiai) • Komunikavimo planas • Darbų išskaidymo struktūra • Gairės • Matai • Rizika ir jos minimizavimo žingsniai • Finansinis planas

9. 4.4. Kontrolė • Pagrindiniai projekto kontrolės elementai: • Gairės (aiškūs, vienareikšmiai tikslai – ką, iki kada) • Numatytos komunikavimo priemonės Kaunas

10. Projekto gairių reikšmė • visi projekto dalyviai turi bendrą tikslą (bendras gaires) • išauga abipusė atsakomybė (ir priklausomybė) • kiekvienas gali pateikti naują (ir kompetentingą) požiūrį į kito darbą • išryškėja skirtingų veiklų derinimo problemos, jos aptariamos pradiniame įgyvendinimo etape • yra kažkas apčiuopiamo, ką aukštesnieji vadovai gali įvertinti kaip pažangą • yra kažkas apčiuopiamo, kuo jūsų komanda gali džiaugtis, kas atstoja trumpalaikius tikslus galimai ilgalaikiame projekte • yra puiki galimybė kokybės vertinimui Kaunas

11. 4.5. Ataskaitos • Informatyvus metodas yra Ganto diagrama. • Ganto diagrama lygina išeities tašką su dabartiniu tvarkaraščiu. • Žymėjimas stulpeliais rodo, kas eina nuo pagal planą numatyto išeities taško pradžios iki pabaigos, o antrasis – analogiškai pagal dabartinę situaciją. • Jei du užduoties stulpeliai yra vienas virš kito, užduotis atliekama pagal grafiką. Jei fiksuojamas atsilikimas, lengvai pastebima, kiek atsiliekame nuo numatyto grafiko. Kaunas

12. Ganto diagramos pavyzdys Kaunas

13. 4.6.Apimties ir pokyčių valdymas • Numatyti standartinę projekto apimties išplėtimo tvarką • Paruošti spausdintas ar elektroninio formato formas įgyvendinimui praktikoje • Įvardinti, kas gali inicijuoti apimties pokyčius ir kas gali juos tvirtinti • Apibrėžti bet kokius siūlomus apimties pokyčius, pageidautina kaip darbo sąvokų sąrašą (užduotis, veikla ir t.t.) • Įvardinti finansavimo šaltinį. Ar didinamas projekto biudžetas? Ar tai finansuojama iš rezervo fondo? Teoriškai, nepritaikius (ar nesuderinus) pridėtinių kaštų, darbas neturėtų būti pridedamas prie projekto duomenų bazės • Saugoti visų apimties pakeitimų įrašus Kaunas

14. Apimties ir pokyčių valdymo sritys • Kaštų pokyčių valdymas • Išteklių pokyčiai • Apimties pokyčiai Kaunas

15. Pokyčių priežastys • Projekto inicijavimo fazėje visos projekto apimties detalės dažnai yra nežinomos. • Projekto inicijavimo fazėje lieka galimybė apibrėžtoje srityje per klaidą ką nors užmiršti. • Pradžioje apskaičiuota projekto įgyvendinimo data paprastai yra pernelyg optimistinė. Esame linkę pasiduoti spaudimui dėl pardavimų ar pažadėti bet ką, kad gautume darbą. Be to, projekto pabaigos data gali būti apskaičiuota neįvertinus projekto rizikos. • Pradinis projekto biudžetas gali neleistiatsitiktinių nukrypimų nuo apimties, suklystų elementų pakartotinio atlikimo ar projekto vėlavimo. • Nustatyta projekto apimtis dėl techninių problemų, tvarkaraščio terminų ar biudžeto ribojimo gali būti keičiama. • Ištekliai (arba reikiamas įgūdžių derinys) reikiamu laiku ne visada gali būti pasiekiami.

16. 4.7. Struktūrinių fondų finansavimui tinkamos veiklos išlaidos • Taisyklė Nr. 1 – Faktiškai patirtos išlaidos • Taisyklė Nr. 2 – Įplaukos apskaitoje • Taisyklė Nr. 3 – Finansiniai ir kiti mokesčiai, teisinės išlaidos • Taisyklė Nr. 4 – Padėvėtų medžiagų įsigijimas • Taisyklė Nr. 5 – Žemės pirkimas • Taisyklė Nr. 6 – Nekilnojamojo turto įsigijimas • Taisyklė Nr. 7 – PVM ir kiti mokesčiai • Taisyklė Nr. 8 – Rizikos kapitalas ir paskolų fondai • Taisyklė Nr. 9 – Garantijų fondai • Taisyklė Nr. 10 – Lizingas • Taisyklė Nr. 11 – Struktūrinių fondų valdymo ir įgyvendinimo kaštai • Taisyklė Nr. 12 – Priklausomai nuo vietos tinkamos išlaidos

17. 4.8. Projekto nesėkmės veiksniai • Netinkamai apmokyti ir/ar nepatyrę projekto vadovai • Netinkamai numatyti ir valdomi lūkesčiai • Blogas lyderiavimas visuose lygmenyse • Netinkamai įvertinti, užfiksuoti ir perteikti reikalavimai • Blogi planai ir planavimo procesai • Blogas įdirbio vertinimas • Kultūrinis ir etinis nesutapimas Kaunas

18. 4.9. Projekto sėkmės kriterijai • Profesinė etika ir atsakomybė • Atlikimo greitis ir kliūčių pašalinimas • Efektyvus komunikavimas • Atlygis ir pripažinimas • Motyvacija • Istorinių duomenų vertė • Projektų vadovo atsakomybė • Planavimas ir rizikos valdymas • Poprojektinis vertinimas • Gairių reikšmė • Virtualių ir globalių komandų valdymas • Visų išteklių panaudojimas

19. Projekto sėkmės vertybės • tikslumas (per išplėstinį planavimą, rizikos valdymą ir istorinių duomenų analizę), • charakteris (pagarba, sąžiningumas, sugebėjimas nesijaudinti ir pastovumas) • paprastumas (kompleksinių dalykų supaprastinimas, nesusipratimus ir klaidas sukeliančių žargonų atsisakymas, pašalinimas kliūčių, kurios paprastą projektą daro sudėtingu). • Svarbi projektinė orientacija: • "Nepakanka laimėti: sėkmė turi nešti naudą" Kaunas

20. Ačiū už dėmesį Klausimai? Kaunas