Operatyvusis projekto valdymas

1. Operatyvusisprojekto valdymas

2. Projekto planavimo tikslas • - nustatyti: • visus reikiamus darbus, • apibrėžti jų atlikimo tvarką, • atsižvelgus į darbų tarpusavio sąryšius ir turimus išteklius, sudaryti: • projekto tvarkaraštį, • biudžetą, kartu įvertinti visus laukiamus projekto kaštus.

3. Saldainių zonos pertvarkymo gairių planas Sausio 5 Vasario 3 Vasario 10 Kovo 10 Kovo 24 Balandžio 1 Konvejeris sumontuotas. Žmonės išmokyti. Prekės naujose vietose. Pradžia Sutartys pasirašytos Loginė seka suderinta Vieta paruošta Linija sumontuota

4. Gairių planas • - projekto makroplanas rengiamas pirmojoje planavimo stadijoje: į kurį, kartu su trilypiu tikslu, įeina ir sustambintasis projekto darbų aprašymas ir projekto gairės. • Sustambintasis darbų aprašymas - įvardyti tik stambias darbų grupes ir laukiamus jų rezultatus,( nesigilinant į rezultatų siekimo būdus). • Rengiant šį aprašymą, atsižvelgtina į tai, kad jį skaitys ir savaip aiškinsis skirtingo išsilavinimo ir skirtingų profesijų žmonės (teisininkai, inžinieriai, finansininkai ir kt.), o kiekvienas netikslumas (ypač pradinėje stadijoje) sukelia nenumatytų, papildomų projekto kaštų pavojų. • Projekto gairės nurodo esminių darbų etapų pabaigos datas, pav.: • ,,2009 m.vasrio 3 d. – sutartys pasirašytos", • „2009 m. kovo 24d. – linija sumontuota“ • ir pan. tradicinį vainiko iškėlimą namo statybos metu-, reiškia vieno iš statybos etapų pabaigą ir turinti aiškią prasmę - „namo gegnės - suręstos". • gairės - tai laiko momentai, kai užsakovui sudaroma galimybė įvertinti projekto vykdymo eigą.

5. Gairė • - be ją žyminčios datos, turi turėti pagrindinius atributus: • nurodančius • kas padaryta, • kaip tuo įsitikinti, • kaip tai įforminama. • Gairių plano paskirtis iš esmės susitarti dėl projekto tikslo įgyvendinamumo ir projekto eigos tarpinių rezultatų kontrolės būdų, suderinti užsakovui pateikiamų ataskaitų formą, turinį ir periodiškumą.

6. Geras užsakovas • - kuris kuo mažiau „kišasi" į projekto vykdymą? (sumažinus užsakovo kontrolę, kartu sumažėja ir jo atsakomybė. Jei užsakovui nesudaroma galimybių susipažinti su projekto eiga, labai didelė tikimybė, kad jis liks nepatenkintas galutiniais projekto rezultatais). • Projekto gairės ir su jomis susijusios tarpinės ataskaitos ir jų aptarimas sudaro galimybę: • - sužinoti užsakovo nuomonę apie tarpinius projekto rezultatus, • - užsakovas paverstas visaverčiu projekto dalyviu.

7. Detalusis planas • Gairių planas sudaro - detaliojo planavimo - pagrindą • sustambintasis darbų aprašymas detalizuojamas, nurodant visus numatomus atlikti darbus, t. y. sudaroma darbų išskaidymo struktūra. Pagrindinis detalizavimo principas, apibrėžiantis išskaidymo smulkumą yra toks: • nereikia darbų skaidyti smulkiau, negu numatoma kontroliuoti; • kad būtų galima kuo tiksliau įvertinti darbų trukmes ir reikiamų išteklių poreikį.

9. Programinės priemonės • sudarius darbų išskaidymo struktūrą, • įvertinus darbų trukmes, • nurodžius darbų nuoseklumo sąryšius, - programinės priemonės savaime sudaro projekto tvarkaraštį, paremtą „neribotų išteklių" prielaida. Pagrindiniai projekto vadovo ištekliai - žmonės (ar jų grupės, organizacijos), atsakingi už konkrečius darbus. įvertinus turimus išteklius, dažnai pasirodo: jie reikiamu momentu neprieinami ; turime vienintelį specialistą dviems tuo pačiu metu suplanuotiems darbams atlikti.

10. Plano tvarkaraštis Programinių priemonių išteklių paskirstymo ir tvarkaraščių sudarymo metodais, sudaromas toks projekto tvarkaraštis, kuris tiksliai atspindi realius projekto vadovui prieinamus išteklius. kiekvienas naujai sudarytas detalus projekto tvarkaraštis galioja tik iki eilinio projekto eigos peržiūros momento, po kurio būna tikslinamas ir koreguojamas.

11. Biudžeto sudarymas • Projekto planavimas pasibaigia biudžeto sudarymu: • tiesioginiai medžiagų kaštai išeina iš darbų išskaidymo struktūros, • tiesioginiai darbo kaštai - iš projekto tvarkaraščio, • projekto netiesioginius (pridėtinius) kaštus sukelia projekto valdymas (pav. projekto vadovo atlyginimo kaštai).

12. Pelnas Bendri netiesioginiai kaštai Projekto kaštai Projekto netiesioginiai kaštai Projekto gamybinės veiklos kaštai Tiesioginiai darbo kaštai Tiesioginiai projekto kaštai Tiesioginiai medžiagų kaštai Projekto kaštų sudėtis

13. Projekto kaštų sudėtis • Su bendrųjų netiesioginių (pridėtinių) kaštų įvertinimo problema susiduriama tada, kai projektą vykdo didesnė organizacija, užsiimanti dar ir kita veikla, t. y. kai konkretus projektas yra tik viena iš organizacijos veiklos sričių. Tada į bendruosius pridėtinius kaštus tenka įskaityti dalį organizacijos patalpų nuomos, šildymo, administracinių ir panašių kaštų. • Dažniausiai, kai norima supaprastinti skaičiavimus, netiesioginiai kaštai laikomi tam tikra fiksuotąja tiesioginių kaštų dalimi.

14. Su galima rizika susiję kaštai • - įprasta skirti tvarkaraščio riziką ir kaštų riziką (abu šie rizikos tipai yra glaudžiai susiję) ; • Aptikus atsilikimą nuo numatyto tvarkaraščio, iškyla grėsmė neįvykdyti projekto laiku. • projekto vadovo alternatyvos: • neįvykdyti kokybinių projekto reikalavimų (t. y. darbus atlikti blogiau negu planuota), • papildomais kaštais „pasivyti" tvarkaraštį (t. y. darbus atlikti brangiau negu planuota); • pravartu žinoti, kuri iš projekto trilypio tikslo dedamųjų - kokybės, trukmės ar kaštų - yra svarbiausia užsakovui..

15. Papildomas rizikos fondas • kaštų rizika susijusi ir su neteisingu darbų kaštų prognozavimu, kurį gali sukelti: • blogi ekspertų vertinimai, • nepaveikiamieji veiksniai, pav., šalies ekonomikos nestabilumas, nepalankios meteorologinės sąlygos ir pan. • nenumatytų sąnaudų poreikiui patenkinti į projektų biudžetą gali būti įtraukiamos papildomos lėšos, kuriomis projekto vadovas gali disponuoti, gavęs užsakovo sutikimą. • Projektų vadovai turėtų prisiminti, kad šias lėšas užsakovas skiria ypatingoms situacijoms, kurias buvo sudėtinga numatyti sudarant projekto planą, o ne projekto valdymo klaidoms taisyti