4. Organisation

1. 4. Organisation 4.1 Das Grundbuch 4.2 Das Hauptbuch 4.3 Nebenbücher 4.4 Arten und Bearbeitung von Belegen 4.5 EDV-Buchführung 4.6 Aufbewahrungspflichten

2. 4. Organisation Führen und Aufbewahren von Büchern Die buchhalterischen Aufzeichnungen müssen klar, übersichtlich und jederzeit nachprüfbar sein. Deshalb fordern die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, dass die Geschäftsfälle in einer bestimmten Ordnung erfasst werden. Die Buchführung wird folgendermaßen gegliedert: • Die zeitliche (chronologische) Ordnung im Grundbuch • Die sachliche (systematische) Ordnung im Hauptbuch • Die ergänzende Ordnung durch Nebenaufzeichnungen in den Nebenbüchern

3. 4.1 Das Grundbuch • Das Grundbuch (In der Praxis = Buchungsjournal) beinhaltet alle gebuchten Geschäftsfälle in zeitlicher Reihenfolge

4. 4.2 Das Hauptbuch • Das Hauptbuch (in der Praxis Sachkonten) beinhaltet die gleichen Geschäftsfälle wie das Grundbuch, jedoch in sachlicher Ordnung

5. 4.2 Das Hauptbuch Beim Buchen eines Geschäftsfalles werden neben Betrag, Soll- und Habenkonto noch weitere Daten eingegeben, die dann sowohl im Grundbuch (Journal) wie auch im Hauptbuch (Sachkonto) gespeichert werden. Beim Einsatz von Software wird ein Geschäftsfall einmal als Buchung eingegeben; die Speicherung in den einzelnen „Büchern“ erfolgt automatisch. Im Rahmen einer Buchführung werden folgende Daten eingegeben: • Datum (Rechnungsdatum, Zahlungsdatum etc.) • Buchungstext (die Beschreibung des Geschäftsfalls sollte so erfolgen, dass der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg erkennbar ist) • Belegnummer (Rechnungsnummer, Nummer des Kontoauszugs) • Betrag (Rechnungsbetrag, Zahlungsbetrag) • Konto und Gegenkonto (entspricht Soll-/Habenkonto)

6. 4.3 Nebenbücher Die Nebenbücher bzw. Nebenbuchführungen dienen der Erläuterung bestimmter Hauptbuchkonten z.B. • Forderungen aus LuL • Verbindlichkeiten aus LuL • Waren • Löhne und Gehälter • Anlagevermögen

7. 4.3 Nebenbücher Kontokorrentbuchführung • für jeden einzelnen Kunden/ Lieferanten wird ein Konto eingerichtet • Personen- oder Kontokorrentkonto • Buchung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen • Buchungen die über Personenkonten erfasst werden, werden gleichzeitig auch auf den Sachkonten Forderungen LuL, Verbindlichkeiten LuL gespeichert • Vorteil: schneller Überblick über jeden einzelnen Kunden/ Lieferanten (OPOS, Umsatz usw.)

8. 4.3 Nebenbücher Lagerbuchführung • Bestandsveränderungen werden werden hier nach Art und Menge aufgezeichnet • Entlastet die Sachkontenbuchführung • Eingehende, vorhandene und ausgehende Materialien werden überwacht • Lagerbuchführung ist Vorraussetzung für die permanente Inventur • Es gelten die GoB • -> für jeden Materialzugang und –abgang sowie für jede Wertkorrekturbuchung muss deshalb ein Beleg erstellt werden

9. 4.3 Nebenbücher Anlagebuchführung Die Anlagebuchführung beinhaltet alle Anlagegegenstände. Zugänge und Abschreibungen werden im Einzelnen nachgewiesen Lohn- und Gehaltsbuchführung Die Lohn- und Gehaltsbuchführung wird nach sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Bestimmungen geführt. Neben den persönlichen Daten der Arbeitnehmer werden unter anderem wesentliche Arbeitsvereinbarungen und sämtliche Bezüge und Abzüge aufgezeichnet.

10. 4.4 Arten und Bearbeitung von Belegen ! Keine Buchung ohne Beleg ! • Richtigkeit der Buchungen kann nur anhand der Belege überprüft werden • Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen • Belege = Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung und des Strafgesetzbuches • Der Inhalt der Belege darf in keiner Weise abgeändert oder ergänzt werden (Ausnahme: Kontierung) • Grobe Verstöße gegen das Belegprinzip nach GoB könne zu erheblichen Nachteilen führen

11. 4.4 Arten und Bearbeitung von Belegen Belegarten Bei den Belegen handelt es sich nicht immer um Buchungsbelege. Belege liegen auch vor, wenn sie einen Buchungsvorgang erläutern (z.B. notarieller Kaufvertrag Gebäude) • Fremdbelege (externe), z.B. eingegangene Rechnungen, Gutschriften, Bankauszüge, Quittungen usw. • Eigenbelege (interne), z.B. erstellte Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Privatentnahmen, Storno- oder Umbuchungen • Not- oder Ersatzbelege, die auszustellen sind, wenn ein Originalbeleg verloren gegangen oder ein Fremdbeleg nicht zu erhalten ist

12. 4.4 Arten und Bearbeitung von Belegen Belegarten Aus organisatorischen Gründen unterscheidet man: • Einzelbelege (Daten eines einzelnen Geschäftsfalles) • Sammelbelege (mehrere gleichartige Geschäftsfälle, z.B. Lohn- und Gehaltslisten) • Dauerbelege (Geschäftsfälle, die in gleichen Zeiträumen wiederkehren)

13. 4.4 Arten und Bearbeitung von Belegen Kontierung Der Zusammenhang zwischen dem gebuchten Geschäftsfall und dem Beleg wird dokumentiert durch die Kontierung. Als Kontierung sollte auf dem Beleg mindestens enthalten sein: • Buchungsbetrag • Soll- und Habenkonto • Belegnummer (wenn nicht identisch mit Nummer des Originalbeleges) Weitere mögliche Angaben sind: • Buchungsdatum • Buchungstext • Unterschrift/Zeichen der Verantwortlichen

14. GEBUCHT 84440 / 1100

15. 4.4 Arten und Bearbeitung von Belegen Organisation der Belegabgabe Die Belegorganisation kann folgendermaßen eingerichtet werden: • Beim Eingang der Fremdbelege -> Eingangsstempel • Überprüfung der Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit • Belege nach Belegarten sortieren für die Buchführung • Kontieren der Belege • Buchen der Belege • Ablage und Aufbewahrung der Belege (10 Jahre)

16. 4.5 EDV-Buchführung Warum EDV gestützte Buchführung? • Der Einsatz moderner EDV in allen Bereichen des betrieblichen Rechnungswesens dient neben dem Sammeln und Bearbeiten von Informationen vor allem dazu, schnell und verlässlich zu Auswertungen zu kommen, die die Grundlagen für betriebliche Entscheidungen bilden. • Heute gängige EDV-Lösungen verarbeiten einmal eingegebene Daten in jede gewünschte Auswertungsform (z.B. Diagramme, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Vorausschauen) • Es wird die Buchführung unterstützt und bildet gleichzeitig über eine Kostenerfassung die Schnittstelle zum internen Rechnungswesen • Es ist davon auszugehen, dass die EDV-Buchführung die anderen manuellen Buchführungsmethoden verdrängen wird.

17. 4.5 EDV-Buchführung Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) Allerdings werden vom Gesetzgeber an eine EDV-gestützte Buchführung besondere Anforderungen gestellt (Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) • an ihre Ordnungsmäßigkeit • an die Sicherheit der Daten • an deren zuverlässige Verarbeitung • an deren Aufbewahrung

18. 4.6 Aufbewahrungspflichten § 257 HGB; §§ 146, 147 AO Die Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen müssen sowohl nach Handelsrecht wie auch nach Steuerrecht aufbewahrt werden, da diese der Dokumentation und Beweissicherung dienen. Die Unterlagen sind bei Betriebsprüfung und Rechtsstreitigkeiten vorzulegen.

19. 4.6 Aufbewahrungspflichten § 257 HGB; §§ 146, 147 AO Es gelten folgende Aufbewahrungspflichten: • Bücher und sonstige Aufzeichnungen sind geordnet aufzubewahren (AO) • Die Eintragungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar sein • Zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Bücher und Aufzeichnungen (Inventare, JA, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege) • Sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, sowie sonst. Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

20. 4.6 Aufbewahrungspflichten § 257 HGB; §§ 146, 147 AO Beginn der Aufbewahrungspflicht Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres • In dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt ist • Die Eröffnungsbilanz und der JA festgestellt worden ist • Der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist • Der Buchungsbeleg entstanden ist

21. 4.6 Aufbewahrungspflichten § 257 HGB; §§ 146, 147 AO Ablaufhemmung gemäß Steuerrecht Unabhängig von den genannten Fristen läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, wenn die Unterlagen für Steuern noch von Bedeutung sind: • Bei einer begonnenen Betriebsprüfung • Schwebendes oder aufgrund einer Prüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren ansteht • Bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung • Bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen • Zur Begründung von Anträgen des Unternehmens

22. 4.6 Aufbewahrungspflichten § 257 HGB; §§ 146, 147 AO Aufbewahrung auf Datenträgern • Die Eröffnungsbilanz und JA sind im Original aufzubewahren • Übrige Unterlagen z.B. Belege, Geschäftsbriefe usw. können auch auf Datenträgern gespeichert werden • Aufbewahrung muss den GoB entsprechen • Daten während der Aufbewahrungsfrist müssen jederzeit verfügbar sein • Datenträger regelmäßig auf ihre Funktionstüchtigkeit kontrollieren

23. Danke! Fragen?