Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän

1. Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän Sinikka Luokkanen Valmisteluryhmän pj 14.9.2011

2. Lyhyt historia (1/2) • 15.2.2011 pidettiin Linnea2 (Voyager-kirjastojen yhteiset työryhmät) työryhmien workshop, jossa osallistuneet asiantuntijat toivoivat konsortion käynnistävät uuden kirjastojärjestelmän valinnan valmistelut mahdollisimman pian. • Maaliskuussa ad hoc työryhmällä Tommi Jauhianen (Kansalliskirjasto), Mirja Iivonen (SYN), Vuokko Palonen (Linnea2) ja Sinikka Luokkanen (AMKIT) työstettiin AMKIT- ja Linnea2-konsortioille esitys, että ne perustaisivat valmisteluryhmän viemään asiaa eteenpäin ja että valmisteluun kutsuttaisiin mukaan myös YKN ja Erikoiskirjastojen neuvosto • Huhtikuussa AMKIT- ja Linnea2 konsortioiden vuosikokouksissa molemmat konsortiot hyväksyivät esityksen ja nimesivät edustajansa valmisteluryhmään. Sen jälkeen kutsuttiin Erikoiskirjastoista ja YKN:sta edustajia. Valmisteluryhmän toimiaika määriteltiin elokuun 2012 loppuun.

3. Lyhyt historia (2/2) • Kesäkuussa (15.6.) pidettiin valmisteluryhmän ensimmäinen kokous. • Ensimmäinen yhteiskokous valmisteluryhmän ja nimeävien sektoreiden/konsortioiden johtoryhmien/työvaliokuntien kanssa pidettiin 17.6., mutta Erikoiskirjastoista ja YKN:stä ei ollut osallistujia (”työtapaturmia” matkan varrella, kun asiaa on valmisteltu monella taholla, mutta kukaan ei ole ollut ”päävastuullinen”) • Valmisteluryhmän kokouksessa 9.9 käytiin läpi valmisteluryhmän tehtäväkenttään kuuluvat asiat, päätettiin, että työ tehdään 1.9. voimaantulleen tietohallintolain kokonaisarkkitehtuuriajattelua soveltaen sekä laajasti kirjastokentän asiantuntijoita osallistaen. • Nyt (14.9.11) ollaan pyytämässä asiantuntijoita valmistelun työryhmiin.

4. Toimeksianto • Toimeksiantoa on työstetty adhoc työryhmästä saakka, mutta ”lopullista muotoa” sillä ei ole vieläkään. • Valmisteluryhmän tavoitteena on määritellä kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus. • Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. • Järjestelmäkokonaisuuden toteuttamisessa huomioidaan kokonaisuuden yleinen kustannustehokkuus ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien kanssa. Suunnittelussa otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri. • Valmisteluryhmä tuottaa projektisuunnitelman 31.8.2012 mennessä. Sen pohjalta päätetään erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.

5. Työn tekemisestä (1/2) • Kokonaisarkkitehtuuri: • 4 arkkitehtuurinäkökulmaa: toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurit • 3 tasoa: käsitteellinen, looginen ja fyysinen taso

6. Työn tekemisestä (2/2) • 9.9. kokousessa sovittu työryhmä pohjaisesta työskentelystä: • Aineiston kuvailu • Aineiston käyttö, lainaus ja kaukopalvelu • Monografiahankinta • Kausijulkaisujen ja tietokantojen hankinta • Hallinnolliset järjestelmät ja rajapinnat muihin järjestelmiin • Arkkitehtuurien koosto ja työryhmien 1-5 työn koordinointi • Strategisen tahtotilan määrittäminen ja riskianalyysi • Kustannus/hyöty analyysi/laskelma • Hallintomalli, juridiset kysymykset ja rahoitusratkaisu • Tilastointi – Vaikuttavuuden arviointiryhmän tehtäväksi • Työryhmiä 1-7 ollaan parhaillaan kokoamassa. Työryhmät 8 ja 9 nimetään/kutsutaan hiukan myöhemmin. • Työryhmän 1-6 tekevät kaikki työtä kokonaisarkkitehtuurimallin mukaisesti omalta aihealueeltaan sekä kaikkien arkkitehtuurinäkökulmien että tasojen osalta. Ryhmä 6 koordinoi kokonaisuutta (ryhmässä 6 ovat kaikki ryhmien 1-5 vastuuhenkilöt/vetäjät mukana)

7. Tavoitteesta / tuloksista (1/2) • Projektisuunnitelma, jonka pohjalta halukkaat organisaatiot voivat tehdä jatkotyöskentelyn osalta päätöksi. • Tehdä yhdessä pohjaa, jota kaikki voivat hyödyntää kirjastojensa järjestelmä- hankinnoissa. • Toki tavoitellaan, että löytyisi vaihtoehtoja tehdä myös hankintoja yhdessä eli uusi/erilaisia järjestelmäkonsortioita, mutta niistä tehdään päätökset vasta tämän valmistelutyön pohjalta eikä tämän valmistelun aikana eikä mitkään konsortiomallit ole tämän työskentelyn reunaehtoina.

8. Tavoitteesta / tuloksista (2/2) • Jakaa osaamista Suomen kirjastokentän asiantuntijoiden kesken yli sektorirajojen ja oppi toisilta. • Tunnistaa omassa työskentelyssä tehottomat tavat ja työt joita valtakunnassa ihan turhaan tehdään moneen kertaan. Me kaikki tarvittaneen jo ihan lähitulevaisuudessa virikkeitä kuin tehdä työmme tehokkaammin vähemmällä väellä.

9. Kysymyksiä / kommentteja? Nyt tai myöhemmin sinikka.luokkanen@hamk.fi