Auswirkungen der EURO-EINFÜHRUNG auf EDV-Systeme Eine einführende Darstellung

1. Auswirkungen der EURO-EINFÜHRUNGauf EDV-SystemeEine einführende Darstellung Burkhard Stiller

2. Übersicht • Die neue Währung • Zeitlicher Ablauf der Einführung • Einige Begriffserläuterungen • Voraussetzungen für Software • Hilfsmittel • Verschiedenes • Links im Internet

3. Die neue Währung • Die Scheine

4. Die neue Währung • Die Münzen

5. Zeitlicher Ablauf der Einführung • 31.12.1998 Bekanntgabe des offiziellen Umrechnungskurses: • 1,00 EURO = 1, 9 5 5 8 3 DM • 01.01.1999 Nutzung des EURO als Buchgeld • 01.01.2002 Bargeld EURO wird eingeführt • 01.07.2002 die DM ist nicht mehr gültig, alleiniges Zahlungsmittel EURO

6. Einige Begriffsdefinitionen • Hauswährung • EURO-fähig • Mehrwährungsfähig • Währungstabelle • Nachkommastellen

7. Definition • Hauswährung • Die Software arbeitet mit einer Währung, der sogenannten Hauswährung. Hier werden die Daten in einer Währung – entweder DM oder EUR – berechnet und dargestellt. Auswertungen und Listen können eingeschränkt in beiden Währungen erstellt werden.

8. Definition • EURO-fähig • Die Software arbeitet mit zwei Währungen. Dieser Begriff wird häufig verwandt. Allerdings ist er nicht eindeutig und führt dazu, daß Anwender dieser Software glauben, die Funktionalität ist für die parallele Verarbeitung der beiden Währungen ausreichend.

9. Definition • Mehrwährungsfähig • Die Software erlaubt es, mit mehreren Währungen parallel zu arbeiten (nicht nur Umrechnung zwischen DM und EUR). Hier ist es möglich z.B. von USD ($) in EUR umzurechnen.

10. Definition • Währungstabelle • Hauptsächlich in mehrwährungsfähiger Software anzutreffen. In einer speziellen Tabelle werden die betroffenen Währungen aufgelistet und mit den entsprechenden Umrechnungsfaktoren abgespeichert. Diese Währungstabelle muß aktualisiert werden.Da der Umrechnungskurs von DM auf EUR am 31.12.1998 festgelegt wird, ist eine Korrektur dann nicht mehr notwendig.

11. Definition • Nachkommastellen • Der Gesetzgeber hat hier festgelegt, daß die Umrechnung mit genau 6 Stellen (für Deutschland heißt das: 5 Nachkommastellen) erfolgen muß (aktueller Kurs: 1,00 DM = 1,95583 EUR ).Bei einer Umrechnung z.B. von FF (Französischer Franc) in DM muß über den Umrechnungskurs des EUR auf den DM-Wert mit den 5 Nachkommastellen gerechnet werden.

12. Voraussetzungen für Software Die folgenden Abschnitte sollen Probleme aufzeigen, die bei der EURO-Umstellung von Software bedacht werden sollten. • Systemverwaltung • Adressenverwaltung • Artikelstamm • Fibu/Faktura

13. Voraussetzungen • Systemverwaltung • Währungstabelle mit mindestens 5 Nachkommastellen muß vorhanden sein. • Tageskurs und Währungscode (z.B. DEM und EUR). • Falls die Software mehrwährungsfähig ist, müssen die Kurse frei eingestellt werden können. Einstellung der Währung als Standardwährung (wichtig bei Auswertungen und Berechnungen). • Auf der Tastatur ist das EUR-Zeichen vorhanden und es können die angeschlossenen Drucker dieses Zeichen ausdrucken. Druckertreiber können über die Microsoft-Homepage heruntergeladen werden. Allerdings können nicht alle Drucker dieses Zeichen auch umsetzen. Besonders bei Nadeldruckern kann es hier zu Problemen kommen.

14. Voraussetzungen • Adressenverwaltung • Kunden- bzw. Lieferantenumsatz wird in der Standardwährung angezeigt. Wenn ab einem Zeitpunkt die Rechnungsumstellung für den einzelnen Kunden erfolgt, muß der Wert entsprechend umgerechnet werden. • Es muß darauf geachtet werden, daß die historischen Werte (z.B. Materialjournale) in einer einheitlichen Währung dargestellt werden. • Die individuellen Preisvereinbarungen müssen mit dem Kunden bzw. Lieferanten abgestimmt werden. • Das Mahnwesen muß überprüft werden. Wird im Mahntext die korrekte Währungen angegeben?

15. Voraussetzungen • Artikelstamm (Teil I) • Im Artikelstamm ein Währungskennzeichen (DM, EUR, etc.) je Artikel möglich. • Es stehen genügend Preisfelder für die Verwaltung von Kundenpreisen bzw. – Gruppen zur Verfügung. • Lagerbewertungen bzw. Inventur müssen in beiden Währungen möglich sein. • Artikel werden vom Lieferanten über Dateien im Format DATANORM bzw. ELDANORM in den Artikelstamm eingelesen. DATANORM 5.x (ab 1999) kann ein Währungskennzeichen übertragen.Daten in den Formaten DATANORM 3.x bzw. 4.x können nur bedingt eingesetzt werden. ELDANORM (Format 96) kann ein Währungskennzeichen übertragen.

16. Voraussetzungen • Artikelstamm (Teil II) • Es werden verschiedene Artikelstämme von unterschiedlichen Lieferanten in unterschiedlicher Währung geliefert. • Die Software muß eine Mischung der Währungen verarbeiten können. • Wenn die Software die Artikeldaten während des Einlesevorgangs von z.B. EUR in die aktuelle Hauswährung DM umrechnet, ist eine Kontrolle der Preise (Listenpreise/Einkaufspreise) nur mit großem Aufwand möglich (Kontrolle der Eingangsrechnungen). Eigene Artikel sind noch in DM erfaßt. Die Preise von DM in EUR (automatisch) umgerechnet. • Zu welchem Zeitpunkt liefert der Hersteller/Großhandel die Artikeldaten in EUR-Währung ?

17. Voraussetzungen • Fibu / FakturaDie EURO- bzw. Mehrwährungsfähigkeit von Software in der Auftragsbearbeitung ist ein sehr komplexes Thema. Hier gibt es in der Philosophie der einzelnen Programme große Unterschiede. Damit kann hier nur annähernd auf die zu erwartenden Probleme hingewiesen werden. • Bei den folgenden Hinweisen wird davon ausgegangen, daß das Programm mehrwährungsfähig ist.

18. Voraussetzungen • Faktura (Teil I) • Beim Start eines Projektes (z.B. Angebot) sollte abgeprüft werden, in welcher Währung der Kunde den Vorgang anfordern wird. Mittels Rundschreiben kann im Vorfeld ein Teil geklärt werden. Die Software sollte also die entsprechende Meldung anzeigen. • Einstellung der Kalkulationfaktoren (Lohnkosten- bzw. Lohnverrechnungssatz) muß geprüft werden. • Mit dem Steuerberater ist ggf. zu prüfen, ob für EURO-Projekte ein separates Erlös-Konto geführt werden soll (z.B. Erlöse DM 8400 / Erlöse EURO 8401).

19. Voraussetzungen • Faktura (Teil II) • Die Preise werden automatisch in der ausgewählten Währung berechnet, um auch ein Gefühl für die "neue" Währung zu bekommen. Bei der sog. Daumenkalkulation kann es (bei dem erwarteten Umrechungsfaktor 1,97...) bei der Teilung durch 2 zu "Verlusten" in Höhe von etwa 1,7% kommen. • Ein neuer Artikel wird abgespeichert. Es muß sichergestellt sein, daß der korrekte Wert, bzw. Währung in den Artikelstamm zurückgespeichert wird. Hier ist es sinnvoll in einem EURO-Projekt auch den Wert in EUR zurückzugeben. • Bei Preisänderung eines bestehenden Artikel ist auch auf die korrekten Werte zu achten. Besonders bei Daten, die von Großhändlern per Datentransfer geliefert werden, ist eine korrekte Verarbeitung wichtig.

20. Voraussetzungen • Faktura (Teil III) • Bei Preisänderung eines bestehenden Artikel ist auch auf die korrekten Werte zu achten. Besonders bei Daten, die von Großhändlern per Datentransfer geliefert werden, ist eine korrekte Verarbeitung wichtig. • Bei einer Mischung von Währungen im Artikelstamm muß in den Projekten gemäß der aktuellen Währungstabelle umgerechnet werden. • Die Berechnung von Leistungen (sog. Jumbos) stellt an die Software besondere Anforderungen. Es kann schon im Artikelstamm eine Mischung von Währungen vorhanden sein, die bei Aufruf in ein Projekt umgerechnet werden. Da einige Programme die Werte der Leistungen fest eingestellt und berechnet haben, gibt es hier mit Sicherheit größere Probleme.

21. Voraussetzungen • Faktura (Teil IV) • Besonders die Umstellung der Großhandels-Preise von DM- in EUR-Wert (wann liefert wer in welcher Währung die Daten) wird hier zu Schwierigkeiten führen. • In der Branche Elektro wird mit sog. Kupfernotierungen (DEL-Notiz) gearbeitet. Die Währungsberechnung muß auch in diesen speziellen Fällen greifen und korrekt rechnen.

22. Voraussetzungen • Ausdrucke (Teil I) • Die Art der Ausdrucke kann in den meisten Programmen gewählt werden. Hier ein Beispiele:Position Menge ME Artikelbezeichung Einzel Gesamt • Besonders die Vielfalt der Ausdruckvarianten wird in der Umstiegsphase bei vielen Kunden zu Nachfragen führen. Dies bedeutet für den Auftragnehmer einen zusätzlichen Erläuterungsaufwand. Die Banken versenden bereits Broschüren, die bei der Interpretation von Kontoauszügen helfen sollen.

23. Voraussetzungen • Ausdrucke (Teil II) • Die doppelte Preisdarstellung (DM und EUR in einem Beleg) sollte wegen der Unübersichtlichkeit (Prüfbarkeit einer Rechnung gemäß VOB) vermieden werden. Die doppelte Preisdarstellung würde in jedem Falle auch zu einer Verlängerung der Ausdrucke (Zeit- /Papier- / Kopier- bzw. Druckkosten) führen. • Hier einige Problemstellungen: • Im Handwerk wird mit verschiedenen Summen (Titel, Los, Gewerk und Titelzusammenstellung) sowie Zu- und Abschlägen gearbeitet.

24. Voraussetzungen • Ausdrucke (Teil III) • Problemstellungen (Fortsetzung): • Die Darstellung von Positionen (Lohn und Material getrennt) ist ebenfalls häufig vom Auftraggeber gefordert. • Die Ausweisung der Zahlungskonditionen (Skonto auf Lohn/Material getrennt). • Bei Abschlagsrechungen bzw. Sicherheitseinbehalten muß die Vorgehensweise in der Software geklärt werden. • Aus den Projekten werden häufig (automatisch) Materiallisten bzw. Bestellisten und Kalkulationsblätter erzeugt. Hierbei ist darauf zu achten, daß die Werte auf den Ausdrucken im weiteren Verlauf eines Projektes (z.B. mit dem Lieferanten) nutzbar sind.

25. Voraussetzungen • Ausdrucke (Teil IV) • Problemstellungen (Fortsetzung): • Nach Ausdruck eines Projektes muß es möglich sein, die Währung zu ändern d.h. von DM in EUR. Diese Funktion muß auch ohne Änderung des Nummernsystems (z.B. bei einer Rechnung) möglich sein. Hier gibt es bei den Programmen ebenfalls verschiedene Lösungsansätze. • Einige Programme verbessern durch verschiedene Belegkreise die Übersichtlichkeit bei Suche, Auswertungen etc. erheblich. Beispiel: Rechnung in DM erhält die Belegnummer R10238, eine EUR-Rechnung R20057. Damit ist eine Zuordnung bei der Prüfung der Bankbelege einfacher.

26. Voraussetzungen • Ausdrucke (Teil V) • Problemstellungen (Fortsetzung): • Ausdrucke (z.B. Rechnungsausgangsbuch) stellen besonders durch die Vermischung der Währungen hohe Anforderungen an die Software. Es muß gewährleistet sein daß der Ausdruck den tatsächlich geschriebenen Wert und die Währung angibt, sowie die Zusammenfassung der Werte (Summen etc.) in der Standardwährung (DM oder EUR) berechnet.

27. Hilfsmittel • Checkliste: Handlungsbedarf J/N?

28. Hilfsmittel • Euroumrechner • Umrechnung von Euro in Landeswährung • Klicken Sie bitte auf die blaue Euro-Taste.Geben Sie den gewünschten Betrag über die Zifferntaste des Rechners ein. Zur Umrechnung in die gewünschte Landeswährung: Klicken Sie auf die gewünschte Landesflagge.Das Display / Fenster zeigt Ihnen jetzt den von Euro in die Landeswährung umgerechneten Betrag. Um das Display zu löschen, klicken Sie bitte auf die C-Taste. • Umrechnung von Landeswährung in Euro • Klicken Sie bitte auf die Flagge der gesuchten Landeswährung.Geben Sie den gewünschten Betrag über die Zifferntaste des Rechners ein.Zur Umrechnung in Euro: Klicken Sie bitte auf die blaue Euro-Taste.Das Display / Fenster zeigt Ihnen jetzt den von der Landeswährung in den Euro umgerechneten Betrag. Um das Display zu löschen, klicken Sie bitte auf die C-Taste.

29. Hilfsmittel • Währungssymbole • Das EURO-Währungssymbol unter Windows 95 einfügenSchriftarten: Arial - Courier New - Times New RomanDrücken Sie [Alt] + 0128 (Um die Zahl "0128" einzugeben, benutzen Sie bitte den numerischen Ziffernblock auf Ihrer Tastatur. Halten sie bitte die [Alt]-Taste gedrückt, während Sie die Zahl eingeben)Link: www.eu.microsoft.com/intlkb/germany/support/kb/d35/d35058.htm • Das EURO-Währungssymbol unter Windows 98 einfügenSchriftarten: Arial - Courier New - Times New RomanDrücken Sie [Alt Gr] + E (das EURO-Zeichen) • Das EURO-Währungssymbol unter Windows NT einfügenSchriftarten: Arial - Courier New - Times New RomanDrücken Sie [Alt] + 0128 (Um die Zahl "0128" einzugeben, benutzen Sie bitte den numerischen Ziffernblock auf Ihrer Tastatur. Halten sie bitte die [Alt]-Taste gedrückt, während Sie die Zahl eingeben)Link: www.eu.microsoft.com/intlkb/germany/support/kb/d35/d35065.htm

30. Verschiedenes • Offizielle Wechselkurse des EURO 31.12.1998 / 13:00 Uhr • Belgien: .......BFR...40,3399 Belgische Franc / Luxemburgische Franc • Deutschland:.... DEM...1,95583 Deutsche Mark • Spanien:........ PTS...166,386 Spanische Peseten • Frankreich:..... FFR...6,55957 Französische Franc • Italien:....... LIR...1936,27 Italienische Lire • Niederlande:.... NFL...2,20371 Niederländische Gulden • Österreich:..... ÖSCH..13,7603 Österreichische Schilling • Portugal:....... ESC...200,482 Portugisischer Escudo • Finnland:....... FMK...5,94573 Finnische Mark

31. Links • Der EURO kommt! • http://europa.eu.int/eurobirth/index_de.html • Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften • http://europa.eu.int/eur-lex/de/oj/1998/l_35919981231de.html • VERORDNUNG (EG) Nr. 2866/98 DES RATES vom 31. Dezember 1998 über die Umrechnungskurse zwischen dem Euro und den Währungen der Mitgliedstaaten, die den Euro einführen • http://europa.eu.int/eur-lex/de/dat/1998/l_359/l_35919981231de00010002.pdf

32. Links • Institutionen • http://europa.eu.int/ • http://www.ecb.int/ • http://www.europarl.de/euro/index.htm • http://amue.lf.net/business/sme/german/Dsmeindx.htm • http://www.ispo.cec.be/y2keuro/ • http://www.ispo.cec.be/y2keuro/src/wdiseuro.htm • Banken & Institute • http://www.bundesbank.de/de/presse/wwu/broschuere.htm • http://www.bundesfinanzministerium.de/Infos/eurogeld/euro.htm • http://www.bdb.de/presse/Euro.htm • http://www.dresdner-bank.de/p_privat/u_europa/ • http://www.euro.fee.be/

33. Links • Presse & Medien • http://www.euromagazin.de/basics/ • http://focus.de/D/DA/DA47/da47.htm • http://www.handelsblatt.de/cgi-bin/hbi.exe?SH=&iPV=0&fn=hb&sfn=news_wh_listeuro_meldungen • http://www.sueddeutsche.de/politik/euro/Welcome.html • http://www.haus.de/geld/aktuell/euro/euro.html • http://www.yahoo.de/schlagzeilen/euro.html • http://www.warentest.de:7321/wtest/plsql/sw_blick.blick_meldung?kontaktnr=0&blick_id=190 • http://www.itelligence.com/emutracker/ • Service Anbieter • http://www.microsoft.com/germany/office/euro/eurotr.asp • http://www.microsoft.com/technet/topics/Euro/tools/tools.htm

34. Zusammenfassung • EURO-Einführung: Zeitschiene • Strategien • Umstellungsproblematiken • Checklisten • Informationsquellen • Alternative zur Umprogrammierung

35. Noch Fragen ? Burkhard Stiller