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Umfrage Organisation in der Prüfungsverwaltung

Umfrage Organisation in der Prüfungsverwaltung. Das Ziel der Umfrage. Bestandsaufnahme allgemeine Hochschuldaten: Studierendenzahlen Studiengänge und Abschlüsse Organisationsstruktur der Prüfungsverwaltung Maßnahmen zur Service-Orientierung Prüfungsamt: Aufgaben Entscheidungsbefugnis

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Umfrage Organisation in der Prüfungsverwaltung

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Presentation Transcript

  1. Umfrage Organisation in der Prüfungsverwaltung

  2. Das Ziel der Umfrage • Bestandsaufnahme • allgemeine Hochschuldaten: • Studierendenzahlen • Studiengänge und Abschlüsse • Organisationsstruktur der Prüfungsverwaltung • Maßnahmen zur Service-Orientierung • Prüfungsamt: • Aufgaben • Entscheidungsbefugnis • EDV-Einsatz in den Prüfungsämtern Orientierung Hilfestellung Datenbasis im Internet

  3. Erhebung (September 2002) Hochschulen 326 Prüfungsämter 372 Adressen aus dem „Absoventenprojekt“

  4. Resonanz (Februar 2003) Hochschulen 178 Prüfungsämter 650 Ausgewertet: Hochschulen 165 Prüfungsämter 505

  5. Gesamtzahlen des Rücklaufs Hochschulen insgesamt: 231

  6. Hochschulen nach Größe (gesamt 165) unter 4000 Stud. (54 %) 4000 bis 11999 Stud. (27 %) ab 12000 Stud. (19 %) FH Uni PH

  7. Auswertung Bogen A Allgemeine Hochschuldaten: Organisationsstruktur der Prüfungsverwaltung Abschlüsse Änderung der Organisationsstruktur Zentraler Studentenservice Maßnahmen zur Service-Orientierung

  8. >= 12000 Stud. 4000 - 11999 Stud. < 4000 Stud. 8 % 2 % 25 % 6 % 11 % 48 % Organisationsstruktur 1 13 1 18 12 11 5 5 6 12 10 18 52

  9. Organisationsstruktur

  10. Organisationsstruktur - ausgewertete Prüfungsämter Zentrale Prüfungsämter: 147  29 % Dezentrale Prüfungsämter: 358  71 %

  11. Ohne Angabe 10 Ja 42 113 Nein Ist eine Änderung der Organisationsstruktur geplant?

  12. Geplante Änderung der Organisationsstruktur - Richtung 2 kleine, 6 mittlere, 4 große 7 kleine, 5 mittlere, 5 große 2 mittlere, 10 große

  13. Stand der Änderung der Organisationsstrukturen in der PV Basis: 42 Hochschulen Änderung begonnen Noch keine konkrete Planung Beginn im nächsten Jahr In Planung

  14. Ich kann freilich nicht sagen, ob es besser werden wird, wenn es anders wird. Aber soviel kann ich sagen: Es muss anders werden, wenn es gut werden soll. (G.C. Lichtenberg)

  15. Große HS Mittlere HS Kleine HS Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Keine Angabe: 8 Hochschulen N e i n sagen 115 Hochschulen J a sagen 42 Hochschulen (25 %)

  16. Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Insgesamt: 42 Hochschulen von 165 ( = 25 %) „einfache“ Studieninformation und Beratung (25 Hochschulen) Umfassender Studierenden-Service (6 Hochschulen)

  17. Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Anlaufstelle für Studieninformation und Beratung: · Schnelle Erstinformation für Studienbewerber, Studierende und andere Interessenten. Ausgabe von Info-Material, Erstberatung und Vollständigkeitsprüfung von Bewerbungsunterlagen für Studienbewerber · Ein zentraler Studentenservice besteht in Form eines Zentrums für Studieninformation und Beratung und dient als erste Anlaufstelle für Fragen des Studiums und der Verwaltung. · Bündelung von Dienstleistungen für Studierende an zentralem Ort · Zentraler Anlaufpunkt mit Schleusenfunktion zur Trennung von schnellen" Standards" und aufwändiger Sachbearbeitung

  18. Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Umfassende Serviceleistung: · Kundenorientierte Projekte (z.B. Career Kontakt) · Überblick über alle Serviceleistungen der beteiligten Einrichtungen (nicht nur stud. Verwaltung sondern auch zentrale Einrichtungen, wie z.B. Fachsprachenzentrum, Studentenwerk, Arbeitsamt) · 'Student Affairs' unterstützt die Studierenden in Sachen Unterbringung, Versicherungen, etc. · In Planung, Allgemeine Studienberatung, Studienbüros, Akademisches Auslandsamt, Weiterbildungs- und Fernstudienzentrum sowie externe Beratungsdienste, z.B. BaföG und Sozialberatung in einem Haus

  19. durchgeführt erforderlich geplant Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort „Kundenorientierung“ Prozent

  20. Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort „Kundenorientierung“ • Maßnahmen: • · Allgemeine Angaben: interne Schulungen, Beratungsseminar, Workshops, Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch Mitarbeiterzirkel, Klausurtagungen, Konfliktgespräche • · Speziell: Seminar zum Thema Konfliktmanagement, Seminare zur Unterstützung der Mitarbeiter beim 'kundenfreundlichen' Einsatz der DV, Seminar Datenschutz, Englischkurse • · Externe Seminare z. B. durch: Unternehmensberatungsfirma Mummert & Partner, der Fortbildungsakademie des Innenministers (NRW), der Hochschulübergreifenden Fortbildung (HÜF) zum Thema "Umgang mit dem Publikum"

  21. Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort „Kundenorientierung“: (erhoffte?) Konsequenzen Änderung des eigenen Verhaltens o günstige Beeinflussung des eigenen Rollenverständnisses und damit der Einstellung auf die "Kundschaft o Service-Gedanke wird von allen Mitarbeitern aktiv unterstützt und umgesetzt o Bewusster Umgang mit Publikum, Studierende als Kunden zu sehen o durch Erlernen von Fragetechnik usw. können bessere Gesprächsergebnisse erzielt werden

  22. Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort „Kundenorientierung“: Konsequenzen besserer Service o Gute Erreichbarkeit - sowohl telefonisch als auch persönlich - wird durch geeignete technische Unterstützung angestrebt o Beratung direkt, kompetent und möglichst ohne Weiterleitung o Verlängerung der Öffnungszeiten o Internetpräsentation (Formulare, Prüfungsordnungen, Infos) o Ausstattungen der Wartebereiche

  23. Im Zuge der Umstrukturierung unseres Supports werden wir leider künftig nicht umhin kommen, Beratungsgebühren zu erheben. Grundpreis Antwort 1,00 € Antwort, die Denken erfordert 2,95 € Antwort, die intensives Denken erfordert 4,95 € Richtige Antwort 9,95 € Brauchbare Antwort z.Zt. nicht lieferbar Höflichkeitszuschlag 75 % Auch unsere Standardreaktionen können wir zu unserem größten Bedauern nicht mehr kostenlos zur Verfügung stellen: Dummes Gesicht 0,50 € Achselzucken jetzt nur noch 0,30 €

  24. Auswertung Bogen B prüfungsamtsrelevante Angaben: Studiendekan Aufgaben des Prüfungsamts EDV: Selbstbedienungsfunktionen EDV-Betreuung Server-Architektur

  25. Beteiligung der Prüfungsämter an der Gestaltung von Prüfungsordnungen

  26. Beteiligung der Prüfungsämter an der Gestaltung von Prüfungsordnungen 5 94 180

  27. Software in der Prüfungsverwaltung

  28. Software in der Prüfungsverwaltung (Prozentual nach Hochschulgröße)

  29. SB-Funktionen - Prüfungsanmeldung über Intra- und Internet

  30. Sonstige SB-Funktionen • Dezentrale Prüfungsämter: • Ergebnisabfrage via Internet • Anmeldung per Fax und Brief • Automatische Notenabfrage per e-mail • Zentrale Prüfungsämter: • Notenabfrage via Inter- und Intranet • Notenabfrage via Internet • Lesender Zugriff über Internet • Noten und Anmeldestatus des aktuellen Semesters über Internet abfragen • Notenabfrage über Internet und WAP

  31. EDV-Betreuung Zentrale Prüfungsämter Dezentrale Prüfungsämter

  32. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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