Claim EDH „Voyage officiel“ Gabriele Thiede (FI-DI-OP)

1. Claim EDH „Voyage officiel“Gabriele Thiede (FI-DI-OP)

2. Pourquoi faut-il créer un OT claim? • Voyages officiels de MoP • Voyages d‘arrivée et de départ • Voyages des invités officiels • Déplacements locaux avec imputation d‘un code budgétaire CERN Si imputation à 100% sur codes Teams • Claim de Subsistance ou • Claim de Frais Divers

3. Quand faut-il créer un OT claim? • Avant le voyage si une avance est à payer • Lors de la reception d‘une facture d‘un tiers fournisseur (CWT...) et si un remboursement au voyageur est probable • Après le retour de voyageur

4. Date effective • Détermine les droits du voyageur et/ouinfluence le taux de change pour les dépenses en devises • Détection automatique de la date effective • Quelle est la bonne date? • Voyage d‘arrivée ou de départ:premier/dernier jour de contratà saisir manuellement • Autres voyages:dernier jour ouvrable du voyage autorisédate effective automatique recommandée

5. Événements • Utilisation de la liste des événements officiels du CERN, gérée par la bibliothèque:http://cdsweb.cern.ch/events/ • Création d‘un nouvel événement via votre DAO: • E-mail avec les informations suivantes: • DAO soumet votre demande à la bibliothèque • Réponse le lendemain (sans garantie!) • Type d’événement (ex. Conference, School, Workshop, Symposium..) • Titre en anglais le plus complet possible, (ex. "Particles and Nuclei International Conference") • Titre court (ex. "PANIC 05") • Dates de début et de fin • Adresse en anglais • URL de la conférence home page

6. Type de voyage Routage En fonction du Type de voyage (qui détermine aussi le compte comptable) Bénéficiaire signe Voyages officiels MoP Voyages des Invités Responsable(s) budgétaire(s) signe(nt) Responsable(s) budgétaire(s) signe(nt) Arrivée,Départ HR-SOC signe HR-SOC signe FI signe

7. Déplacements locaux • Pour rembourser les frais kilométriques des déplacements locaux avec voiture privée • En attendant la création d‘un nouveau type de voyage: • Motif: „Déplacements locaux“ • Type: „Conference, Seminar...“ • Destination: „CH – Genève“ • Position Autres Frais: • Type: „Transport – Voiture privée“ • Montant: „0.60 CHF“ • Nombre: nombre de kilomètres • Compte de débit: „6252500“

8. Paiements au Tiers pour OT claim • TPP peut exister de façon isolée! • TPP peut être liée à un claim • Lien „faible“ qui peut être coupé:Annulation ou rejet - d‘un claim liée à un TPP ou- d‘un TPP liée à un claim n‘affecte pas le dernier • Pour liéer un TPP à un claim: • Créez le claim et sauvegardez le • Appuyez sur le bouton en haut du claim

9. Avances sur OT claim • Plusieurs avances sur OT claim possibles! • Avance doit être lieée à un OT claim! • Lien „fort“ et indestructible après paiement de l‘avance • Pour créer une Avance sur OT claim: • Créez le claim et sauvegardez le • Appuyez sur le bouton en haut du claim • Completez l‘avance et envoyez la. • Lors de l‘envoie de l‘avance, le OT claim sera transferé automatiquement dans votre Inbox EDH.(à compléter après le retour)

10. Annulation d‘un OT claim • Avant tout: Assurez-vous où le claim se trouve! • Si aux Finances: Contactez M. Hausermann et suivez ses instructions • Pour annuler un OT claim: • Ouvrez le claim • Appuyez sur le bouton en haut du claim • Annulation d‘un OT claim avec Avance payée:EDH envoie le claim automatiquement à FI pour récuperer l‘avance.

11. OT claim - Démonstration