Informationsveranstaltung für Führungskräfte zur Einführung der Doppik Oktober 2010

1. Informationsveranstaltung für Führungskräfte zur Einführung der Doppik Oktober 2010 Präsentatoren: Dezernat 4 Dezernent Herr Michael Rothermel und Herr Burkhard Nawroth Projektleitung Einführung der Doppik: Frau Andrea Kaus, Herr Burkhard Nawroth

2. Agenda • Die Änderungen aus der Einführung der Doppik • Informations-/Kommunikationskonzept • Buchinventur

3. 1. Änderungen aus der Einführung der Doppik Agenda 1.1 Die Ablösung der bisherigen Ordnungsnummern durch die Einführung von „Organisationsstellen“ und „Finanzstellen“ 1.2 Der zukünftige Kontenplan der RUB 1.3 Das zukünftige finanztechnisches Reporting Mittels der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) 1.4 Budgetierung 1.5 Ablauforganisatorische Änderungen im Finanz- und Rechnungswesen 1.6 Das neue Informationssystem, Ablösung HH-Info

4. 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Ablösung der Ordnungsnummer bisher : eine Ordnungsnummer (6-stellig) zukünftig : eine Organisationsstelle (7-stellig) und eine Finanzstelle (10-stellig)

5. 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Abbildung der Organisationsstruktur der RUB bisher : von Fakultäten als „Finanzstelle“ verwendet zukünftig: dient die „Organisationsstelle“ der Verwaltung für die Zuordnung von Finanz- und Kostenstellen, Adressen etc. von Fakultäten nicht aktiv genutzt

6. 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte bisher : mit Hilfe von Kapitel und Titel zukünftig: erfolgt die Einbindung mit Hilfe einer 3-stellige Ziffer, die den Finanzstellen vorangestellt werden.

7. 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Überleitungsbeispiel Alte Struktur Neue Struktur Ziffer 4-6MHFakultät 7.Stelle ON alt210 501 0 001 Beispiel: 501001 Beispiel: 2105010001 Ziffer 1-3 Ziffer 4-6 Mittelherkunft (MH)Landeszuschuss für den laufenden Betrieb Fakultät / Lehreinheit/ Betriebseinrichtung laufende Nummer Die Nummernsystematik für Fakultäten wird beibehalten -> Wiedererkennungswert für Fakultäten (Bsp. 501 = ev. Fakultät)

8. 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle • Die Vorabstimmung mit den am Projekt beteiligten Fakultäten“ ist erfolgt. • Die Ordnungsnummern - Inhaber werden schriftlich über die einzelne Überleitung (Ordnungsnummer -> Finanzstellen) zusammen mit der entsprechenden Rechtevergabe in Mach Web (Ablösung HH-Info) informiert. Die Rechtevergabe für die Finanzstellen erfolgt analog zum HH-Info.

9. 1.2 Kontenplan Gegenüberstellung

10. 1.2 Kontenplan Ein Beispiel aus der Überleitung (auszugsweise)

11. 1.2 Kontenplan Auf der Homepage Dezernat 4 / Doppik Projekt : im Intranet werden zum Download bereitgestellt: • der Kontenplan für das bilanzielle Rechnungswesen und ein Kontenplan für die dezentralen Bereiche • eine Überleitungstabelle für Kontenklasse 6 (Sach- und Personalaufwand) • Vorlage für Kontierstempel • Buchungs- und Kontierungsleitfaden (ab 2011)

12. 1.3 finanzwirtschaftliches Reporting mittels Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik Kameralistik Doppik Einnahmen und Ausgaben Einzahlungen und Auszahlungen (Finanzrechnung) Erträge und Aufwendungen (Ergebnisrechnung) Investitionen (Investitionsrechnung)

13. 1.3 Aufbau BAB

14. 1.4 Budgetierung • Allgemeines Hinweis: die Planung und Budgetierung von Studienbeiträgen mit Planwerten über Mach WEB wird derzeit in zwei Fakultätenim Echtbetrieb erprobt!

15. 1.5 Ablauforganisation Veränderungen bisheriger ablauforganisatorischer Geschäftsprozesse Ausgangsrechnungen Annahmeanordnung (ANA) Auszahlungsanordnungen (AZA)

16. 1.5 Ablauforganisation I. Ausgangsrechnungen • Eine der bedeutendsten Veränderungen im Rahmen der Umstellung auf die Doppik ergibt sich aus der Umgestaltung des ablauforganisatorischen Prozesse zur Be- und Verarbeitung von zu erwartenden Zahlungseingängen: • Durch die zentrale Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen bezüglich der Sollstellung von Forderungen. • Die Überwachung von Zahlungseingängen in Verbindung mit dem Ausgleich der vorher zum Soll gestellten Forderungen.

17. 1.5 Ablauforganisation II. Annahmeanordnungen (ANA) Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung ersetzt die Annahmeanordnung!

18. 1.5 Ablauforganisation III. Auszahlungsanordnungen (AZA) Die Bearbeitung der Eingangsrechnung ersetzt die Auszahlungsanordnung!

19. 1.6 Neues Finanz-Info-System: Mach WEB Ablösung des Haushalt-Informations-SystemHH-Info Neues Informations-System MACH-Web Zugriffsberechtigungen

20. 1.6 Mach WEB I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info Die Gründe für die Notwendigkeit zur Ablösung des HH - Info: 1) Wegfall der Kapitel / Titel – Struktur 2) zusätzliche Darstellung der Ergebnisrechnung (Aufwand und Ertrag)

21. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB • campusweites Informationssystem • Darstellung von Finanz- und Ergebnisrechnung • Abruf von aktuellen Kontoständen • Auswahl unterschiedlicher Betriebsabrechnungsbögen (BAB) möglich.

22. 1.6 Einführung Mach WEB Login HH-Info bisher : Login MACH – Web : II. Neues Informations-System Mach - WEB Für die Campus-Nutzer werden die Felder –Anmeldemodul- sowie –Datenbank- mit Werten vorbelegt sein, es ist keine manuelle Auswahl möglich /erforderlich !

23. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.Die Bildschirmanzeige nach Login in HH-Info - Gesamtübersicht -

24. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 1. Bildschirmanzeige nach Login Mach-Web – Gesamtübersicht - 1. bestätigen   2. Anzeige 3. Finanzstelle auswählen (Ordnungsnummer) - anzeigen

25. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 2. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontenübersicht - Entfällt zukünftig !

26. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 2. Bildschirmanzeige Mach-Web – Kontenübersicht - Nach Auswahl : 3. Finanzstelle (Ordnungsnummer) Ausdruck BAB nur über Excel-Import möglich ! 4. Auswahl FiBu-Konto (Kostenart) Zeilen Ertrag / Aufwand = Betrag erscheint umgehend nach Buchung der Rechnung ! (neu = kaufmännisch) Zeilen Einzahlungen / Auszahlungen = Wert erscheint erst nach Bezahlungder Rechnung ! (wie bisher = kameral) Bei Zahlung unter Abzug von Skonto, erscheint der Skontobetrag in der Zeile -Aufwand- als separate Buchung auf dem FiBu-Konto, in der Zeile –Auszahlungen- sieht man den Zahlbetrag( = Rg.-Betrag abzgl. Skonto ) in einer Buchung!

27. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 3. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontoauszug - An dieser Stelle ist ein Ausdruck der Bildschirmanzeige über Auswahl der Schaltfläche DRUCKEN möglich ! Durch Auswahl der Schaltfläche EXPORT kann ebenso eine Tabelle in Excel-Format erstellt / gedruckt / gespeichert werden!

28. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 3. Bildschirmanzeige Mach-Web - Kontoauszug - Nach : 3. Auswahl Kostenart Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Buchungen ist hier nur über den Excel-Export möglich. Details wie z.B. Partner / Postennummer werden nur in der Bildschirmanzeige ausgegeben. 4. Auswahl Beleg Bis zur Ergänzung um das Feld „Partner“ und „Posten“ (= Rg Nr.) wird das Feld „Belegtext“ bei der Belegerfassung genutzt, um die Informationen Partners + Rechnungsnummer auszugeben ! Buchungsdatum Ertrag /Aufwand = Datum an dem die Rechnung gebucht wurde ! ( neu ) Buchungsdatum Einzahlung / Auszahlung = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde ! ( wie bisher ) Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Belege/Buchungen pro Konto (Kostenart) ist hier nur über den Excel-Export möglich !

29. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 4. Bildschirmanzeige HH-Info – Verwendungsnachweis -

30. 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 4. Bildschirmanzeige Mach-Web – Verwendungsnachweis - Wie Verwendungsnachweise zukünftig über Alternativ-BAB in MACH-Web abgebildet werden muss noch im einzelnen erörtert werden. Hierbei handelt es sich nur um eine Demonstration der Auswahl-Möglichkeiten verschiedener BAB-Zeilen !

31. 1.6 Einführung Mach WEB III. Zugriffsberechtigungen • Alle bisher im HH-Info berechtigten Personen erhalten einen • Mach WEB Zugang • Die personellen Zugriffsberechtigung auf die einzelnen • Ordnungsnummern werden aus dem HH-Info übernommen

32. 2. Informations- und Kommunikationskonzept Zielgruppe II Lehrstühle, Werkstätten, Läger, zentrale Einrichtungen, Verwaltung Road - Show ca. 2 Stunden November bis Dezember 2010 (13 Termine)

33. 2. Informations- und Kommunikationskonzept Inhalte Road - Show • Die neue Aufbauorganisation des Dezernates 4 • Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle • Der Aufbau der Kontenpläne und der Hilfe zur Überleitung von bisheriger KEA • Der Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH • Die wichtigsten Änderungen in der Ablauforganisation des Finanz- und Rechnungswesen • Präsentation und Erläuterung des Instrumentes Mach-Web (schriftlicher Leitfaden)

34. 2. Informations- und Kommunikationskonzept Homepage Dezernat 4: Download-Material • Material zum Download: • Die heutige Präsentation • Das Organigramm des Finanz- und Rechnungswesen sowie der Ansprechpartner/innen • Die Kontenpläne incl. der Überleitungshilfe • Die Buchungs- und Kontierrichtlinie (ab 2011) • Kontierstempel • Die „Betriebsanleitung“ für das Tool Mach WEB • Zentrale E-Mail-Adresse

35. 2. Informations- und Kommunikationskonzept weiteres zukünftiges Schulungsangebot • Über das interne Schulungsangebot sollen turnusmäßig die folgenden Schulungen angeboten werden: • RUB - spezifische Grundlagenschulung Doppik • In einer nächsten Ausbauphase: Budgetieren mit Mach WEB

36. 3. Buchinventur / Eröffnungsbilanz Ausfüllen der Fragebögen zur Eröffnungsbilanz Oktober – Dezember 2009 Vollständigkeitsprüfung und Erinnerungsschreiben Januar – September 2010 Auswertung der Fragebögen Oktober – Dezember 2010 Lehrstuhl- und Stichtagsbezogene Einzelanfragen Januar – Juni 2011

37. Fazit: Vorteile für Fakultät und Lehrstuhl mit Einführung der Doppik • Ressourcenplanung von Fakultät und Lehrstuhl • Die doppischen Informationen bilden die Grundlage für einen umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch sowie das zur Verfügung stehende Vermögen und die damit verbunden Verbindlichkeiten. • Diese Information unterstützen bei der strategischen Planung (z.B. Bestimmung des Zeitpunkts für die Ersatzbeschaffung) sowie bei der konkreten Jahresplanung . • Aufgrund der Darstellung des ganzheitlichen Ressourcenaufwandes ist ein zielgenauerer Einsatz der Finanzmittel möglich. • Unterstützung der Drittmittelprojekte • Im Rahmen der Doppik gelingt es langfristig, die Vorgaben aus dem Bereich der Trennungsrechnung effektiver umzusetzen.

38. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!