Advisor

1. Advisor Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn Samarbeidsavtale med NARF og DNA Trykk PageUp og PageDown for å bla opp og ned

2. Hvorfor investere i Advisor? • Medvirker til bedre struktur • Forenkler tilgangen til informasjon og erfaringer • Øker kvaliteten på kunderelaterte oppgaver • Øker kvaliteten på interne gjøremål • Frigjør tid • Øker inntjeningen langt utover investeringen • Gjør byrået mer interessant som arbeidsgiver • Øker verdien på regnskapsbyrået

3. Advisor optimaliserer kontorrutinene Bibliotek Dokumentoversikt E-post Journaloversikt Gjøremål dokumenter, oppgaver og oppdrag Oppdragsoversikt Kundeoversikt Navnkartotek og CRM Fakturering Timer, erfaringssøk, fritekstsøk, metodikk, rapportering

4. Oppdragsgjennomføring! • Habilitetssøk i kontaktregister ved kundeforespørsel • Database for kompetansevurdering • Opprettelse av kundekort med relasjoner til revisor, myndigheter • Opprettelse av oppdragskort med oppgaver (metodikker) • Opprettelse av oppdragsavtale og arbeidspapirer • Opprettelse av motpart ved konflikter (skatt, mva, bank) • Postjournal for inn- og utgående dokumenter og e-post • Journalføringer for mottak og utlevering av regnskapsmateriell • KS-håndbok med rutinebeskrivelser for kunder og eget kontor • Gjennomføring og oppfølging av oppgaver med frister • Registrering av timer og utlegg • Fakturering og rapportering av økonomisk bidrag • Gjøremål ved opphør av ansettelses- og kundeforhold

5. Kvalitetssikring gir fordeler • Øker inntjeningen • kvalitetssikring av eget byrået øker inntjeningen • salg av denne erfaringen kan ytterligere øke inntjeningen • kunnskapsforvaltning er et satsningsområde for konsulenter • regnskapskontorer har fortrinn på dette området • slike arbeidsoppgaver vil øke rekrutteringen til regnskapsbransjen • Ekspertene fokuserer på kvalitetssikring og konkurranse • kunnskapsmengden en fare i seg selv iflg. prof. Petter Gottschalk • Regnskapsbransjens fortrinn i konkurransen om konsulenttimer • faste kunder • regelmessig kontakt med kunden • faglig kompetanse • Faglige kompetanse • har reel erfaring fra kvalitetssikring av eget byrå • kan mer enn de fleste om økonomirapportering • kan fremstå som en totalleverandør av administrative tjenester

6. Kvalitetssikring og kunnskapshåndtering • Registrering og videreforedling av informasjon • informasjon vedr. forretningsforbindelser og kontakter • kategorier, relasjoner, kommunikasjon m.m. • kundeinformasjon • kategorier, ansvar, relasjoner, kommunikasjon m.m. • oppdragsinformasjon • kategorier, ansvar, frister, relasjoner, kommunikasjon, produksjon, fakturering m.m. • journalføring av dokumenter og annen informasjonsutveksling • dokumentgjennomføring • inngående og utgående e-post • inngående dokumenter og skanning • arbeidspapirer • utgående dokumenter • frister/oppfølging/flyt/oppfølging • versjonshåndtering • ansvarlig person og utførende person • erfaringssøk • oppgavegjennomføring • beskrivelse • frister/oppfølging/flyt/oppfølging • ansvarlig person og utførende person • evaluering • erfaringssøk

7. Skisse Advisor

8. Beskrivelse av navnkartoteket • Navnkartoteket (som består av objekter) kan importeres og vedlikeholdes fra eksterne databaser. • Hensikten med kartoteket er at alle navnopplysninger skal legges inn og vedlikeholdes fra ett sentralt sted. Dette øker kvaliteten og gir tidsbesparelser når man senere skal fylle inn opplysninger på kundekort og oppdragskort, for eksempel opplysninger om styremedlemmer, daglig leder, aksjonærer, oppdragkyndige m.m. Videre øker dette kvaliteten og gir tidsbesparelser ved dokumentbehandlingen. • Objektene kan kategoriseres slik at kartoteket kan benyttes til CRM, DM og annen kommunikasjon. • På navnkortet fremkommer oversikt over dokumenter hvor objektet står som avsender (inngående post) eller mottaker av dokumentet (utgående post). • På navnkortet fremkommer en tilsvarende oversikt over journalføringer hvor objektet er involvert. • Av oversikten fremkommer det om objektet er eller har vært kunde. Videre fremkommer det om objektet har eller har hatt noe forhold til en eller flere av kontorets oppdrag: • roller som oppdragkyndig, motpart, samarbeidspartner, leverandør, konkurskreditor, vitne m.m.

9. Egen navndatabase Dokumentoversikt Opprette oppdrag E-post Journalføring Utvalg for CRM Opprette dokument Ikonene markerer at objektet er kunde og at det er opprettet oppdrag (gult) Opprette kunde Ikonene markerer at objektet har et motpartsforhold til et oppdrag (rødt)

10. Kontakter og relasjoner Relasjonsoversikter som er viktige ved konfliktsøk og habilitetsvurderinger

11. Navnkortet; andre opplysninger Kategorier som kan benyttes til å opprette utvalg som igjen kan benyttes til fletting av dokumenter og til CRM-funksjoner Ajourhold av e-postadresser er viktig for å få til en rasjonell behandling av e-post i postloggen

12. Inngående- og utgående post på navnkortet Oversikt over og tilgang til inn- og utgående post

13. Opprette kundekort fra navnkartoteket Hvis navnet ikke er registrert i navnkartoteket må det gjøres først. Deretter markeres navnet og Ny kunde knapp benyttes. Ansvarlig person, type og bransje bør legges inn. Opplysningen overføres deretter til regnskapet.

14. Legge inn relasjoner på kundekortet Objektet hentes fra navnkartoteket og tildeles rolle. På navnkortet til objektet fremkommer alle relasjonene som er knyttet til objektet

15. Erfaringsarkiv Søk etter kunnskap og tidligere erfaringer

16. Kompetanseoversikt Alle kurs legges inn i egen database og kategoriseres

17. Opprette nytt oppdragskort fra kundekortet Opprette (ev. kopier) nytt oppdrag for regnskapsføring 2005 Oppdrag for tidligere år

18. Legge inn opplysninger om oppdraget

19. Opprette oppdragsavtale (ev. åpne og ajourhold eksisterende avtale) Velg arkiv og mal NARF

20. Vedlegg til oppdragsavtale fra metodikk

21. Oppdragskort med dokumentoversikt Dokumentene kan filtreres etter arkivkode

22. Postlogg inngående post (skannet) og e-post I tillegg til tradisjonell korrespondanse skal e-post også inngå i postloggen

23. Journalføring av mottak av bilag Mottak og utlevering av bilag skal journalføres og kvittering utleveres til kunde

24. Bibliotek/KS-Håndboka til NARF Rutiner som er hentet fra KS-håndboken til NARF og tilpasset kontoret Elektronisk arkivering av kurs og rundskriv

25. Sjekkliste gjennom året, Excel-versjonen • Fra et excel-ark kan det ikke genereres rapporter! • I Advisor er oppgavene overført til metodikker hvor det kan kjøres ut rapporter.

26. Metodikker Metodikker som kan overføres til oppdrag

27. Fremdrift oppgaver for ansvarlig og utførende Diverse utvalgskriterier

28. Fremdrift dokumenter for ansvarlig og utførende Diverse utvalgskriterier

29. Fremdrift oppdrag for ansvarlig Diverse utvalgskriterier

30. Oppgavestatus for et enkelt oppdrag Totaloversikt over oppgavene på de forskjellige områdene

31. Rapport som viser oppgavestatus på et oppdrag Ikke utført oppgave Utført oppgave

32. Timeoversikt på oppdragskortet Utdypende tekst øker faktureringsgraden

33. Dagens timeliste Mertid, overtid, avspassering og ferie (variable timer) overføres til timebank

34. Import av timer og utlegg til fakturakladd Plukke enkelte oppdrag eller alle oppdrag hvor det har påløpt timer siden forrige fakturering

35. Fakturakontroll mot budsjett og fjorårets tall Totalt fakturert inklusive dette fakturaforslaget Avtalt/budsjettert honorar fordelt på medarbeider og ansvarlig Fakturert på fjorårets oppdrag

36. Utjevningstimer i fakturakladd Timer kan legges til og trekkes ifra når man står i fakturaen Beskrivende tekst kan endres når man står i fakturaen

37. Eksempel på tekst i faktura Kan erstattes av timeaktiviteter

38. Eksempel på fakturavedlegg Spesifikasjon av tekstlinjene i fakturaen

39. Eks. på rapport; faktureringsgrad Faktureringsgraden må leses sammen med disponeringen av totaltiden og økonomisk bidrag (timesats fakturerte timer) Faktureringsgraden isolert sett har liten informasjonsverdi

40. Innhenting av aktive fullmakter Hente frem aktive fullmakter ved opphør av kundeforhold

41. Administrasjon av selvangivelser