Succesvol omgaan met gesubsidieerde projecten

1. Succesvol omgaan met gesubsidieerde projecten Van oproep tot eindverslagvoor erfgoedcel TERF Anita Caals15 april 2009

2. Inhoud • Wat zijn (project)subsidies? • Wat is een project? • De projectoproep • Het project zelf • Invulling van het project • Opvolgen en evalueren van het project

3. 1. Wat zijn (project)subsidies? • Een definitie van subsidies • Wat is het niet? • En dan projectsubsidies…

4. Een definitie van subsidies • Subsidies worden ter beschikking gesteld om een creatief of maatschappelijk resultaat te ondersteunen • Zij dienen om de tekorten, die de uitvoering in de weg staan, aan te vullen • Voor elke vorm van subsidie bestaat er een subsidiereglement

5. Wat is het niet? • Een beloning voor geleverde prestaties • Een extraatje om feest te vieren • Extra middelen waarover je vrij mag beschikken • Een manier om een financiële reserve aan te leggen of tekorten aan de reguliere werking aan te vullen

6. En dan projectsubsidies… • Projectsubsidies worden toegekend om een doel te realiseren dat verder gaat dan de reguliere werking van de organisatie • Voor projectsubsidies bestaat er vaak een aparte oproep • Beantwoorden aan zowel het reglement als aan de inhoud van de oproep is een eerste voorwaarde voor toekenning

7. 2 Wat is een project ? • Een project is… • Voorwaarden voor een project • Wat is projectmatig werken? • Waarom projecten al dan niet slagen?

8. Een project… • …is een afgebakende actie • …met een begin en een einde • …heeft een doel • …gaat vaak over iets nieuw • …kan een bepaald risico inhouden

9. Voorbeeld • Open monumentendag organiseren is geen project maar een proces dat jaarlijks terugkeert; hiervoor zijn de regels en de aanpak gekend • Een groot evenement opzetten rond het oeuvre van een plaatselijke kunstenaar kan wel een project zijn als het voordien nog niet werd georganiseerd

10. Voorwaarden voor een project • Iets wat je niet regelmatig doet, moet goed voorbereid worden • Er is dus een voorbereidingstijd en een afhandeling achteraf • Het moet duidelijk zijn welk resultaat je met het project wil bereiken • Als je geld vraagt moet je zelf ook weten wat je project gaat kosten

11. Voorbeeld • Bij de viering van de plaatselijke kunstenaar worden meerdere mensen betrokken; goede afspraken zijn dus noodzakelijk • Iedereen werkt mee om het vooropgestelde doel: “Het belang van de kunstenaar onder de aandacht houden” te bereiken • Ook werken in bruikleen nemen kunnen kosten meebrengen (vervoer, verzekering,…)

12. Wat is projectmatig werken? Improviseren Nieuw onderwerpOnbekend resultaatWeinig regelsWeinig structuurFlexibele aanpak Projectwerking Nieuw onderwerpGepland resultaatNieuwe regelsNieuwe structuurPlanmatige aanpak Gewone werking Gekend onderwerpGekend resultaat Vaste regelsStandaard structuurStandaard aanpak

13. Voorbeeld • We willen iets doen om jongeren in contact te brengen met vroeger = een wild idee: we weten nog niet welk resultaat, hoe het aan te pakken en met wie • We laten jongeren kennismaken met de jeugdbeweging van 50 jaar geleden = project: we plannen het samenbrengen van de jongeren met de ouderlingen

14. Waarom projecten al dan niet slagen • Het moet voor iedereen duidelijk zijn welk doel men voor ogen heeft met het project • De bestaande bureaucratie, politieke regels en andere procedures dienen nauwgezet gevolgd te worden • Het project moet goed voorbereid zijn; men mag het project niet aan zijn beloop laten

15. Voorbeeld • Bij het organiseren van de contacten zoeken we ouderen die deel uitgemaakt hebben van een jeugdbeweging (= centrale thema) • Wij respecteren de deadline voor aanvraag en zorgen ervoor dat alle gevraagde informatie aanwezig is • Er werd een duidelijke budgettering opgesteld; we wisten dat hapjes extern moesten gefinancierd worden

16. 3 De projectoproep • Een project kiezen • Soorten projectoproepen • Lezen van projectoproepen • Verschillende types projectoproepen • Criteria

17. Een project kiezen Je wacht tot er een oproep is waar dat idee in past Je bedenkt een idee dat daarin past Je hebt een vaag idee en door een projectoproep krijgt dat idee vorm Je hebt een keigoed idee Er is een projectoproep

18. Voorbeeld • Wij hebben een idee om de jongeren van onze jeugdbewegingen in contact te brengen met bejaarden. Nu vriendschap het thema is van de erfgoeddag kunnen wij dit project vorm geven • Om te beantwoorden aan de projectoproep rond 100 jaar na de 1ste wereldoorlog doen wij een brainstorm naar creatieve ideeën

19. Voorbeeld • In het kader van diversiteit zijn er meerdere projectoproepen met het oog op integratie van allochtonen. Als wij het idee van mondelinge geschiedenis toepassen op allochtone bejaarden, past het perfect in de oproep

20. Soorten projectoproepen • Lokale projecten => websites van lokale besturen=> websites van intergemeentelijke samenwerking (COMEET) => www.erfgoedcelterf.be • Provinciale projectoproepen=> websites van de provinciale overheid

21. Soorten projectoproepen • Projectoproepen vanuit de Vlaamse overheid => www.vlaanderen.be=> nieuwsbrief Cultuur Contactpunt Vlaanderen • Projecten uitgeschreven door steunpunten en doelgroepenorganisaties=> www.faronet.be=>www.kbs-frb.be

22. Hoe lees je projectoproepen? • Projectoproepen algemeen • Verschillende types projectoproepen • De criteria- bindende criteria- voorrangscriteria

23. Projectoproep algemeen De oproep of het reglement • …bepaalt soms de tijdsspanne waarin het project moet plaats vinden • …geeft soms aan hoelang het project mag/moet duren • …geeft altijd voorwaarden aan waaraan het resultaat moet voldoen • …geeft soms ook inhoudelijke richtlijnen

24. Verschillende types projectoproepen • Algemene projectoproepen:- gedefinieerde voorwaarden- onderwerp blijft vrijVb. gevestigd zijn in de gemeente, samenwerking met andere organisatie,… • Doelgroepgerichte oproepenVb. interculturaliseringsprojecten • Gericht op een inhoudelijk resultaatVb. erfgoededucatie

25. Verschillende types projectoproepen • Combinatie van voorwaardenVb. samenwerking tussen allochtone jongeren en erfgoedgemeenschap • Vaak zijn bijkomende criteria niet bindend maar wel een voorrangscriteriumVb. algemene oproep met voorrang voor- specifieke doelgroepen: jeugd- specifieke thema’s: vriendschap

26. Criteria • Onderscheid tussen formele en inhoudelijke criteria • Onderscheid tussen bindende en voorrangscriteria • Formele criteria zijn (bijna) altijd bindend • Inhoudelijke criteria kunnen soms bindend zijn, soms een voorrangscriterium zijn

27. Voorbeeld • Formele criteria: type organisatie, uiterlijke datum voor de aanvraag, vereiste bewijsstukken,… • Inhoudelijke criteria: integratie van…, verhogen van …, samenwerking tussen…, • Projecten rond integratie van … krijgen voorrang.De kans op toewijzing is groter als hieraan voldaan wordt

28. Criteria • Hou rekening met de bindende criteria • Aan hoe meer voorrangscriteria tegelijk voldaan wordt, hoe hoger de kans van toewijzing • Formele criteria staan niet altijd in de oproep; soms wordt verwezen naar een bijbehorend reglement => zeker raadplegen

29. 4 Het project zelf • De nodenanaIyse • De hoofddoelstelling • Aantrekkelijke titel

30. De nodenanalyse Aan welk tekort willen we tegemoet komen? • Wat wil of wenst de doelgroep? • Is het een prioriteit? • Is het anders dan wat reeds gedaan werd? • Welke bijdrage levert het project? • Is dit project wel het juiste antwoord?

31. Voorbeeld NIET: • wij denken dat allochtonen interesse hebben in erfgoed ; dus gaan we met hen een project opstarten WEL: • we merken dat de allochtonen interesse hebben in de buurt rondom de moskee en zullen met hen de geschiedenis van de site exploreren

32. Oefening • Heb je al een idee voor de week van de smaak? Heb je ook al aan de nodenanalyse gedacht? • Op welke vragen moet je zeker een antwoord hebben om zeker te zijn dat uw project zal gedragen worden?

33. Tip • Heb je wel geld (of ondersteuning) nodig? • Kan het project niet zonder (subsidie)? • Zijn de toegevingen niet te groot om in de projectoproep te passen? • Kan het tekort niet anders opgelost worden: meer efficiëntie of inzet van vrijwilligers?

34. Valkuilen zonder nodenanalyse een project dat: • niet interessant is voor de bedoelde doelgroep • foute accenten legt • zijn doel mist • teveel afwijkt van de nood om te voldoen aan de projectoproep • ...

35. De hoofddoelstelling • … moet een rechtstreeks antwoord bieden op de vastgestelde nood • Het te verwachten resultaat wordt afgebakend Niet : Wat willen we doen? Maar:Wat willen we hiermee bereiken?

36. Voorbeeld • NIET: we gaan met de allochtonen naar Breendonk • WEL: we willen allochtonen een achtergrond bieden voor enkele gevoeligheden uit het verleden. We denken hierbij aan een aantal gezamenlijke activiteiten om ons verleden in beeld te brengen.

37. Aantrekkelijke titel • Vertaal de hoofddoelstelling naar een aantrekkelijke titel • Zorg dat de titel beknopt aangeeft waar het over gaat • Maak er een titel van die uitnodigt

38. Voorbeeld • Het is de doelstelling van het erfgoedconvenant om erfgoed bij een brede erfgoedgemeenschap te brengen • Maak dus duidelijk dat uw initiatief zich richt naar een brede doelgroep • Een titel als “Iedereen heeft toch voorouders” brengt zowel het thema als de brede doelgroep onder de aandacht

39. Tip • Maak het aantrekkelijk voor de subsidieverlener • Zorg dat duidelijk is wat je wil bereiken • Geef duidelijk aan voor wie je het doet

40. 5 Invulling van het project • De planning van het project • De begroting • Schrijftips

41. De planning Wat? Waarom?Wie? Waar? Hoe? Wanneer?

42. Wat en waarom? • WAT ga je effectief doen? • Hoofdlijnen, sleutelactiviteiten,.. • Thema: sociaal, economisch, cultureel,… • WAAROM wil je het doen? • Motivatie en interesse, ook bij de collega’s / doelgroep

43. Waar en wanneer? • WAAR ga je het doen?- sociale context van het project- situatie van de deelnemers • WANNEER ga je het doen? • Periode: lang, middellang, kort? • Beschikbaarheid van de doelgroep?

44. Wie en hoe? • WIE is erbij betrokken? -Voor en met wie?- Participatie van de doelgroep? • HOE ga je het doen?- organisatie en participatieproces- technieken en instrumenten- inbreng ervaring, theorieën, andere projecten

45. Aandachtspunten • Wees realistisch: het moet uitvoerbaar zijn • Zorg voor draagvlak binnen de projectgroep • Samenwerking vraagt duidelijke afspraken • Zorg voor permanente communicatie binnen de projectgroep en naar de brede doelgroep • Hou steeds het vernieuwend aspect in de gaten

46. Overladen?

47. De begroting • … is een voorinschatting van wat het project gaat opbrengen en kosten • Er moet een evenwicht zijn tussen inkomsten en uitgaven • Hou rekening met het subsidiereglement- wat wordt niet gesubsidieerd?

48. De begroting • Zorg voor een duidelijke link tussen de projectinhoud en de uitgaven • Realistisch budget: niet te hoog, niet te laag • Detailleer, maar niet teveel • Vergeet geen uitgaven • Voorzie een post voor onvoorziene uitgaven • Hou alle bewijsstukken bij!

49. Voorbeeld • Het verschil tussen uitgaven en inkomsten mag niet groter zijn dan het subsidieerbare bedrag • Geen onkosten voor duurzame materialen => investeringen • Onvoorziene uitgaven: niet hoger dan 5% van het totale budget • Geschenken en recepties vaak niet subsidieerbaar

50. Schrijftips • Logische opbouw (van algemeen naar concreet) • Beknopt, “to-the-point”, structuur • Getuigen van oprechtheid, bezieling • Woorden die moeten gezien worden, laten opvallen • Laten nalezen door iemand die wat verder af staat