Oprogramowanie wspierające pracę w grupach

1. Oprogramowanie wspierające pracę w grupach A.D.Danilecki M. Kalewski

2. Wstęp • Co to jest Groupware? • Historia Groupware. • Co powinno oferować oprogramowanie • Problemy związane z Groupware

3. Współpraca • We take collaboration to mean working jointly with others, especially in an intellectual activity („Software to Aid Collaboration: Focus on Collaborative Authoring” Bordin Sapsomboon, Restiani Andriati, Linda Roberts, Michael B. Spring, 1997

4. Jak wspierać współpracę? • Jak zaprząc komputery sensownie do pracy? • Problem biegającej pani Basi • Problem komunikacji w firmie

5. Proces biznesowy Proces biznesowy jest to zbiór jednej lub więcej połączonych procedur bądź działań, które wspólnie realizują cel biznesu lub polityki, zwykle w kontekście struktury organizacyjnej.

6. Przepływ dokumentów • Przepływ dokumentów (ang. Workflow) jest to automatyzacja procesu biznesowego, w całości lub części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przesyłane od jednego uczestnika do następnego celem realizacji, zgodnie ze zbiorem sformalizowanych zasad postępowania.

7. Przepływ dokumentów (2) • System zarządzania przepływem dokumentów jest to oprogramowanie do zarządzania i realizowania przepływu, będące w stanie interpretować definicje procesu, współpracować z uczestnikami oraz w miarę potrzeby odwoływać się do użycia innych narzędzi (modułów lub aplikacji) informatycznych.

8. Nudne definicje Mapa procesów jest to odzworowanie wszystkich procesów w przedsiębiorstwie lub organizacji.

9. Nudne definicje cd. Dokument jest obiektem mogącym zawierać tekst, elementy graficzne, sekwencje wideo i/lub audio oraz inne rodzaje informacji.

10. Nudne definicje kontratakują Działania (procedury) są to kolejne kroki procesu. Działania są podejmowane (wykonywane) przez przypisanych do nich użytkowników. Każdy użytkownik posiada listę działań, które należy wykonać (wykonywać).

11. Groupware – Definicje Oprogramowanie które ułatwia pracę w grupach. „Network-compatible software applications that facilitate shared work on information and documents.” „Groupware is software designed to improve the productivity of individuals with common goals or interests. Groupware relies on computer networking to open communications channels among people and to share data.”

12. Groupware – Definicje (2) Groupware refers to programs that help people work together collectively even if they are located remotely from each other. Groupware services can include the sharing of calendars, collective writing, e-mail handling, shared database access, electronic meetings with each person able to see and display information to others, and other activities.

13. Groupware – Definicje (3) • Groupware is a market term for products that are used in group working. • GroupWare is a message-based system for collaborating projects and data. • Groupware is a kind of contradiction -- personal software that is for groups • Groupware is an umbrella term for any tool that allows workers to communicate, collaborate and coordinate.

14. Groupware – Definicje (4) • Groupware is a computer-based technology that supports a group's communication and decision-making processes. • Groupware is a class of products designed for joint usage, joint work and exchange of data between the members of the working group.

15. Czego oczekujemy? • groupware products should allow organizations to create customized forms for handling structured data • rudimentary support for workflow automation • you should be able to integrate your own line-of-business applications and logic into the groupware system

16. Czym jest więc groupware? • Wszelkie aplikacje (sieciowe), które usprawniają komunikację, koordynację, rozwiązywanie problemów oraz negocjowanie grupą ludzi (Lotus Developer Domain, „The history of Notes and Domino”, International Business Machines Corporation, 2002)

17. Komputerowo Wspomagana Praca Kooperacyjna Komputerowo Wspomagana Praca Kooperacyjna (ang. Computer-Supported Cooperative Work – CSCW) jest to dyscyplina naukowa zainteresowana projektowaniem, wdrażaniem oraz użytkowaniem systemów pracy grupowej. Zajmuje się również zarządzaniem dużymi organizacjami.

18. CSCW a Groupware • While Groupware refers to the real computer-based systems, the notion CSCW means the study of tools and techniques of Groupware as well as their psychological, social and organizational effects

19. Powrót nudnych definicji Messaging(system wymiany wiadomości) jest to rozbudowany system typu klient/serwer z wbudowanymi współdzielonymi kalendarzami oraz metodami szeregowania, pozwalający grupie ludzi na łatwe wysyłanie i współdzielenie informacji. W skład takiego systemu mogą np. wchodzić implementację protokołów takich jak SMTP czy POP3

20. Klasyfikacja systemów pracy grupowej (1) podział tradycyjny

21. Klasyfikacja systemów pracy grupowej (2)podział tradycyjny cd

22. Klasyfikacja systemów pracy grupowej (3) podział zadanie/struktura • formal group/formal process • formal group/informal process • informal group/ formal process • informal group/informal process

23. Klasyfikacja systemów pracy grupowej (4) Colemann, Khanna

24. Inne możliwe klasyfikacje • Co współdzielimy (informacje, dane, dokumenty, funkcje) • Rozmiar grupy • ....

25. Zastosowania pracy grupowej (1)asynchroniczna praca grupowa • Email – szablony, grupy wymiany wiadomości, trasowanie, przekierowywanie, automatyczne przetwarzanie itp. • Grupy dyskusyjne • Systemy workflow – tworzenie form, trasowanie dokumentów, określanie praw, zadań itp

26. Zastosowania pracy grupowej (2)asynchroniczna praca grupowa • Hipertekst – tworzenie powiązań między dokumentami, gromadzenie informacji o używaniu zasobów, o tym kto utworzył powiązanie, dokument itp. • Kalendarze grupowe – planowanie, zarządzanie projektami, koordynowanie pracy dużych grup ludzi, zarządzanie zasobami itd. • Współpracujące systemy edycji – rejestracja dokonywanych zmian, łączenie różnych dokumentów, planowanie i koordynowanie tworzenia.

27. Zastosowania pracy grupowej (2)synchroniczna praca grupowa • Współdzielone tablice – rysowanie i planowanie, edycja i podgląd wspólnych płaszczyzn, przy czym różni użytkownicy mogą być rozróżniani np. różnymi kolorami linii. (np. Tivoli) • Wideo-konferencje • Chat (pogawędki) • Systemy wspierające podejmowanie decyzji – ustawianie miar i wag probalibistycznych dla wariantów zdarzeń, głosowania użytkowników itd

28. Historia Groupware – Hypertext 1945 – „As we may think” Vannevar Bush i MEMEX 1965 – Ted Nelson wymyśla „hypertext” 1967 Andy van Dam Hypertext Editing System 1968 Engelbart demonstruje NLS, pierwszy hypertext

29. Historia Groupware • Group Decision Support Systems (1970s) • Konferencje na temat CSCW od połowy 1980

30. Lotus Domino Pierwsza aplikacja, Lotus Notes 1.0 powstała w 1989 roku, chociaż aplikację zaczęto rozwijać w 1984 w specjalnej firmie założonej i finansowanej przez Lotus.

31. Lotus Notes 1.0 • Uwierzytelnianie i szyfrowanie za pomocą mechanizmu kluczy publicznych (RSA) • Specjalny język skryptowy • Online Help • DocLinks • Mail system

32. Lotus Notes 2.0 • Powstał w 1991 • API dla programów w C • Rich text support • więcej funkcji, użytkowników, większe bazy danych

33. Lotus Notes 3.0 • Powstał w 1993. W tym czasie 2000 firm i około pół miliona użytkowników używało tej aplikacji. • 200 osób naraz mogło korzystać z serwera • full-text search, replikacja...

34. Lotus Notes 4.0 • Powstał w 1996 • Nowy interfejs, integracja z WWW (web browser) • LotusScript • RAD (Rapid Application development) • SOCKS, Proxy HTTP etc

35. Lotus Domino • W 1995 IBM kupił Lotus, głównie z uwagi na technologię NOTES. • Zmiana nazwy od wersji 4.5 na Domino • Messaging (POP3, cc:Mail, SMTP) • Przeszukiwanie całych baz danych • Java

36. Lotus Domino 5.0 • Wypuszczono na rynek w 1999 • JavaScript • Pełna integracja z www • LDAP • Współpraca z IIS

37. Lotus Domino a Linuks • Kenneth Brunsen zaczął ten projekt jako osobiste hobby. • Mniejszy koszt • Niebezpieczeństwa związane z różnicami między systemami operacyjnymi • Mniejsza wydajność (Linux 2.2) w porównaniu z UNIXami i Windows 2000

38. Porażki i klęski • Pierwsza generacja produktów groupware ponosiła często spektakularne porażki • Użytkownicy często po prostu nie używali systemów • Robert Kraut: „Only succesful CSCW application has been email” • Lee Sproull, 1990: „groupware will never be practical and widely used in organizations if it follows its current trajectory”

39. Mainframe? • Aplikacje na systemy mainframe zdawałoby się natykają się na podobne zadania, a jednak wdrażanie tych aplikacji często kończyło się powodzeniem • „an organization may adapt to large computer system, but a small application program must adapt to the organisation” (Grudin 1994)

40. Osiem wyzwań – Jonathan Grudin 1994 • Główne zainteresowanie tymi aplikacjami pochodziło od ludzi uprzednio programujących aplikacje dla pojedynczych użytkowników oraz od użytkowników tych aplikacji. • Ponieważ używają tych aplikacji pojedyńczy użytkownicy, wciąż są aktualne wszystkie wyzwania które stoją przed projektem zwykłych aplikacji. • Dochodzą problemy związane jednak z tym, że aplikacji ma używać też cała grupa

41. Osiem wyzwań (2) • Disparity in work and benefit • Critical mass and Prisoner’s dilemma problems • Disruption of social processes • Exception handling • Unobtrusive accesibility • Difficulty of evaluation • Failure of intuition • The adoption process

42. Disparity work vs benefit • Idealnie by było, gdyby wszyscy użytkownicy zyskiwali, nawet jeżeli zyskiwaliby nierówno • Jednakże większość systemów groupware wymaga dodatkowej pracy od niektórych użytkowników

43. Przykład: elektroniczne kalendarze • Zazwyczaj menadżerzy używają elektronicznych kalendarzy w celu ustalania spotkań. Jednakże to nie oni ponoszą gro kosztów związanych z utrzymywaniem kalendarzy!

44. Przykład: załączniki głosowe. • Jest wygodniej coś powiedzieć niż napisać... • Jednakże trudniej jest zrozumieć (z uwagi na niedoskonałość przekazu) i trudniej wprowadzać poprawki.

45. Środki zaradcze • Spotkania demonstrujące korzyści z używania dla grupy • Redukcja dodatkowych kosztów • Zwiększenie korzyści dla wszystkich użytkowników

46. Critical mass problem • Prawo Metcalfe’a! • Większość użytkowników zacznie używać groupware, jeżeli większość zacznie używać groupware. • Nawet jedna albo dwie osoby nie chcące używać programu mogą powodować problemy przy ustalaniu spotkań itd.! • „Dylemat więźnia”: jeżeli wszyscy działają by zwiększyć swoją korzyść, rezultat jest zwykle gorszy dla całej grupy i pojedyńczych członków.

47. Środki zaradcze • W systemach mainframe: proste. Wymuszanie od góry. • Trzeba zmniejszyć trudności związane z użyciem, dodać bezpośrednio widoczne korzyści z używania • Spotkania podkreślające korzyści dla grupy.

48. Czynnik społeczny • Często nasze poczynania zależą od naszej znajomości charakteru konkretnych osób, ich priorytetów. • Osobiste sprawy mające wpływ na działania często są taktowanie pomijane milczeniem – na przykład sekretarka wie, że szef w piątki ma sesje golfa, ale nie może przecież tego ująć w jego rozkładzie zajęć.

49. Czynnik Społeczny (2) • Przykład: „priority problem” • Tak samo nadawanie priorytetów zadaniom i wiadomościom zawodziło, gdyż często pracownicy odmawiali przyznania, że ich zadania mają niski priorytet. • Systemy mające zachęcać do krytyki zawodziły, gdyż ludzie bali się oficjalnie pisać to, co wcześniej mogli powiedzieć w czasie nieformalnych pogawędek. • Systemy raportowania powodują, że ludzie czują się szpiegowani przez „Wielkiego brata”

50. Czynnik społeczny (3) • Wsparcie dla podejmowania decyzji – lepsza jakość decyzji, ale mniejsza satysfakcja z udziału i dłuższy czas. • Systemy wspierające workflow - bardziej rygorystyczny nadzór, ludzie czują się szpiegowani. • Email & fax < telefon < twarz-w-twarz • Tekst czytany przez komputer – zero rezultatów • Dodanie „awatarów” pogarsza nawet rezultaty • Opóźnienia itp. spowodowane przez wolne łącza mogą być czasami podświadomie kojarzone z chęcią kłamania!