PENDEKATAN SISTEM

PENDEKATAN SISTEM Pertemuan ke-09

Pemecahan masalah • Perbaikan hal-hal yang salah • Menghasilkan keputusan Pemilihan strategi/ tindakan SIM-7

MANAJER MEMECAHKAN MASALAH AGAR PERUSAHAAN DAPAT MENCAPAI TUJUAN. STRUKTUR MASALAH MEMPENGARUHI CARA PEMECAHAN MASALAH. MASALAH : TERSTRUKTUR TAK TERSTRUKTUR SEMI-TERSTRUKTUR Pentingnya pemecahan masalah SIM-7

1. Masalah yang tidakterstrukturharusdipecahkanolehmanajer. 2. Masalah yang terstrukturdapatdipecahkanolehkomputer. 3.Bersifat semi-strukturdapat dipecahkan oleh manajer dengan bantuan komputer. SIM-7

Perbedaan masalah dan gejala • Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. • Masalah adalah penyebab dari suatu persoalan atau peluang. SIM-7

Pendekatan sistem PENDEKATAN SISTEM TERDIRI 3 JENIS USAHA : • PERSIAPAN: mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem. • DEFINISI: mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya • SOLUSI: mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkan solusi, dan menindaklanjuti untuk meyakinkan bahwa masalah terpecahkan. SIM-7

1. PERSIAPAN MEMPERSIAPKAN PEMECAHAN MASALAH. 1.MANAJER MEMANDANG PERUSAHAAN SEBAGAI SUATU SISTEM 2.MENGENALI SISTEM LINGKUNGAN. 3.MENGIDENTIFKASI SUBSISTEM PERUSAHAAN SIM-7

2. USAHA DEFINISI DALAM MENDEFINISIKAN MASALAH : 1. MANAJER BERGERAK DARI TINGKAT SISTEM KE TINGKAT SUBSISTEM 2.MENGANALISA SISTEM SESUAI URUTAN TERTENTU. SIM-7

3. USAHA SOLUSI • MENGIDENTIFIKASI SOLUSI ALTERNATIF • MENGEVALUASI SOLUSI ALTERNATIF • MEMILIH SOLUSI TERBAIK • MENERAPKAN SOLUSI TERBAIK • MEMBUAT TINDAK LANJUT UNTUK MEMASTIKAN BAHWA SOLUSI ITU EFEKTIF SIM-7

1. Upaya Persiapan Ada 3 langkah, yaitu: A. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem umum. - Buatlah model sistem umum perusahaan , kemudian manajer harus mempunyai kemampuan untuk membaca model tersebut. SIM-7

B. Mengenali sistem lingkungan Delapan elemen lingkungan, memberikan cara yang efektif yang menempatkan peruahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya. C. Mengidentifikasi subsistem perusahaan subsistem perusahaan dapat mengambil beberapa bentuk, masing-masing dapat dilihat sebagai suatu subsistem tersendiri. SIM-7

2.Upaya Definisi Ada 2 langkah, yaitu: A.Bergerakdaritingkatsistemkesubsistem Tujuannyaadalahuntukmengindentifikasikantingkatsistemmana yang merupakanpenyebabpersoalan SIM-7

B. Menganalisa bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu 1.standar 4.Pengolah Informasi 3.Manajemen 5. Input dan sumber daya input 6.Proses transformasi 7.Sumberdaya output 2.output SIM-7

1.ELEMEN SATU-MENGEVALUASI STANDAR • Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran,dan kuota. • Manajemen menetapkan standar dan harus memastikan bahwa standar itu memiliki karateristik tertentu. • Standar harus sah • Standar harus realistis • Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan mencapainya • Standar harus terukur. SIM-7

2.ELEMEN DUA-MEMBANDINGKAN OUTPUT DENGAN STANDAR • Setelah manajer puas dengan standar tersebut kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar. • Jika sistem telah mencapai standar,tidak perlu melanjutkan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah SIM-7

3.ELEMEN TIGA-MENGEVALUSI MANAJEMEN • Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi. Apakah tim manajemen yg ada sesuai kebutuhan dalam hal kuantitas dan kualitas? Apakah terdapat cukup manajer dan apakah mereka memiliki keahlian dan kemampuan yang tepat • Apakah struktur organisasi membantu atau menghambat proses pemecahan masalah? SIM-7

4.ELEMEN KEEMPAT-MENGEVALUASI PENGOLAH INFORMASI • Mungkin terdapat tim manajemen yang baik,tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukan . Jika ini kasusnya, kebutuhan itu harus diindentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapkan. SIM-7

5.ELEMEN LIMA-MENGEVALUASI INPUT DAN SUMBERDAYA daya • Analisis dilakukan baik dari sumberdaya fisik dalam elemen input maupun sumberdaya yang mengalir melalui elemen tersebut dari lingkungan. SIM-7

6.ELEMEN ENAM-MENGEVALUASI PROSES TRANSFORMASI • Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output SIM-7

7.ELEMEN TUJUH-MENGEVALUASI SUMBERDAYA OUTPUT Ketika menganalisis elemen dua, kita memperhatikan output yang dihasilkan oleh sistem. Di sini kita memikirkan sumber daya fisik dalam elemen output sistem. Contoh: gudang barang jadi, pegawai dan mesin, truk pengiriman, dll. SIM-7

3.Upaya pemecahan Ada 5 langkah, yaitu: A. Mengidentifikasi berbagai kandidat solusi • Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untu memecahkan permasalahan yang sama. • Contoh permasalahan: komputer tdk dpt menangani volume aktivitas perusahaan yang semakin meningkat. Alternatif solusi: • Menambah jumlah komputer • Mengganti komputer dengan yang lebih baik • Menambahkan jaringan lokal pada perusahaan SIM-7

B. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi • Semua alternatif dinilai dengan kriteria evaluasi yang sama. Misalnya kriterianya adalah: biaya operasi, pelatihan pemakai, daya respon, keamanan data, dan kemampuan adaptasi perubahan kebutuhan pemakai. C. Memilih solusi terbaik • Yang diperlukan manajer dalam memilih alternatif terbaik (Henry Mintzberg): • Analisis (mempertimbangkan konsekuensi pilihan terhadap tujuan organisasi) • Penilaian (berhubungan dengan mental dan intuisi manajer) • Tawar menawar (negosiasi antar manajer) SIM-7

D. Menerapkan solusi • Masalah tidak akan terpecahkan jika solusi yang sudah didapat tidak diterapkan. • Contoh: peralatan komputer yang sudah terpilih tadi harus dipasang. E. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi tsb efektif • Manajer memastikan solusi tsb mencapai kinerja yang diharapkan. • Telusuri ulang tiap tahap pemecahan masalah jika dirasa ada yang kurang, ulangi proses sampai manajer merasa masalah telah terpecahkan. SIM-7

Contoh: • JIKA STANDAR MENETAPKAN SEDIKITNYA 125 JAKET HARUS TERJUAL SEHARI, RATA – RATA PENJUALAN 75 JAKET, SOLUSINYA ADALAH MENINGKATKAN PENJUALAN SEDIKITNYA 50 JAKET. KE 50 JAKET INI ADALAH KRITERIA SOLUSI. • KRITERIA SOLUSI : PERBEDAAN ANTARA KEADAAN SAAT INI DAN KEADAAN YANG DIHARAPAKAN . SIM-7

Faktorpribadi yang mempengaruhipemecahanmasalah • Tidak semua manajer proaktif (mungkin tidak punya waktu atau bukan seifat mereka) • Tiap manajer mempunyai gaya pemecahan yang unik, yang mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. 1. GAYA MERASAKAN MASALAH • PENGHINDAR MASALAH (menganggap semua berjalan baik-baik saja, menghindar, mengabaikan informasi) • PEMECAH MASALAH (tidak mencari masalah tapi tidak menghalangi. Masalah yang datang akan diatasi) • PENCARI MASALAH (menikmati proses pemecahan masalah, dan mencarinya) SIM-7

2. GAYA MENGUMPULKAN INFORMASI Setelah masalah dirasakan ada, terdapat pula perbedaan manajer dalam mengembangkan dan mengevaluasi berbagai alternatif. GAYA TERATUR Gaya teratur : manajerjenisinimenyaringsegalasesuatu yang tidakberhubungandenganbidangminatnya. GAYA MENERIMA Gaya menerima : manajerjenisiniinginmelihatsemuanya, kemudianmenentukanapakahinformasitersebutbernilaibaginyaatau orang lain dalamorganisasi. SIM-7

3. MENGGUNAKAN INFORMASI GAYA SISTEMATIS Manajermemberiperhatiankhususuntukmengikutisuatumetode yang telahditetapkan, mis : pendekatansistem. GAYA INTUITIF Manajertidaklebihmenyukaisuatumetodetertentutetapimenyesuaikanpendekatandengansituasi. SIM-7

Perlu diingat • Dalam merancang CBIS, perlu disadari perbedaan-perbedaan individual ini. • Elemen terpenting dalam CBIS adalah manajer, dan tiap manajer menggunakan sistem dengan cara yang berbeda. • Manajer jerang berusaha memecahkan masalah sendirian, melainkan kelompok. • Di dalam kelompok perbedaan pribadi memberikan pengaruh yang kuat. SIM-7

pertanyaan • Jelaskan perbedaan gejala dan masalah. • Bagaimana suatu masalah dapat menjadi baik atau buruk? Jelaskan pendapat Anda dengan contoh. SIM-7

PENDEKATAN SISTEM