Wsparcie jst w zakresie budowy elektronicznej administracji.

1. Wsparcie jst w zakresie budowy elektronicznej administracji. Spotkanie informacyjne dla przyszłych Beneficjentów konkursu nr 2/POKL/5.2.1/2013 Integracja systemu EZDz aplikacjami dziedzinowymi Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Warszawa, 04 luty 2014 r.

2. Plan prezentacji: • Urząd w liczbach- zarządzanie dokumentacją • Systemy dedykowane- zarządzanie Urzędem i Miastem • Systemy dedykowane a wymagania dla systemu EZD • EZD w Urzędzie - doświadczenia • Przykłady wdrożonych i planowanych integracji z EZD

3. Urząd Miasta Lublin w liczbach • 1 330 pracowników(w tym: 1 188 sp. urzędniczych, 142 sp. pomocniczych) • 48 komórek organizacyjnych(w tym SSP i WSP) • 24 lokalizacje • ponad 200 miejskich jednostek organizacyjnych • ponad 50 systemów (aplikacji, portali) informatycznych

4. Urząd Miasta Lublin w liczbach • ponad 50 systemów informatycznych(aplikacji, portali) „wspomagających” pracę urzędników i … w roku 2012 • blisko 500 000 stron wydruków miesięcznie • rocznie prawie 15 000 ryz papieru w roku 2013 • około 250 000 stron wydruków miesięcznie • rocznie prawie 6 000 ryz papieru

5. Urząd Miasta Lublin w liczbach • usługi świadczone w postaci dokumentów: • decyzje • postanowienia • zaświadczenia • informacje • sprawozdania • ankiety • umowy ...

6. Urząd Miasta Lublin w liczbach • usługi świadczone w postaci dokumentów • dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok - EZD

7. Urząd Miasta Lublin w liczbach • usługi świadczone w postaci dokumentów • dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok - EZD nowe zadania dla jst , a … liczba wpływów ...

8. Urząd Miasta Lublin w liczbach • usługi świadczone w postaci dokumentów • dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok – EZD • wpływy do poszczególnych komórek organizacyjnych

9. Urząd Miasta Lublin w liczbach • usługi świadczone w postaci dokumentów • dokumenty wysyłane

10. Urząd Miasta Lublin w liczbach • usługi świadczone w postaci dokumentów • dokumenty wysyłane najbardziej kosztowne usługi …

11. Urząd Miasta Lublin w liczbach • usługi świadczone w postaci dokumentów • gromadzonych w aktach spraw

12. Zarządzanie Urzędem i Miastem Systemy dedykowane lata 2005 – 2008 Projekt„Wprowadzenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentówi informatyzacja Biura Obsługi Mieszkańców” • wykonanookablowanie strukturalnewe wszystkich lokalizacjach Urzędu • zbudowano nowoczesną serwerownię • zakupiono sprzęt informatyczny • wybudowano lub kupiono szerokopasmową infrastrukturęszkielet Miejskiej Sieci Teleinformatycznej

13. Nowoczesna serwerownia • centrum przetwarzania danych • wirtualizacja zasobów • chmura prywatna przeniesienie najważniejszych zasobów informatycznych serwery kasetowe + macierze FC przestrzeń RAW: 68 500 GB RAM: 399 360 MB rdzenie: 116 maszyny wirtualne: 60

14. Usługi realizowane w sieci IP Urzędu • dostęp do internetu • dostęp do zasobów sieci(intranet, serwery usługowe, bazy chronione)‏ • telefonia IP(h.323, SIP, komunikacja central, faxserver, obsługa faxów w całej sieci)‏ • monitoring wizyjny miasta • dostęp do Pesel-net • serwery usługowe dla mieszkańców • serwery mapowe i dane geoprzestrzenne • publiczne punkty dostępu do Internetu • hosting 170 szkół • serwery media streaming • kolokacja „zewnętrznych” serwerów internetowych

15. Miejska sieć światłowodowa • ponad 30 km

16. Systemy dedykowane • zintegrowany systemu zarządzania • obecnie14 modułów i 350 użytkowników • 30 szkół podstawowych • 65 przedszkoli • 12 liceów • 15 gimnazjów • 25 zespołów szkół • Rady dzielnic • Zarząd Transportu Miejskiego • Zarząd Dróg i Mostów • Miejski Urząd Pracy • Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie • docelowo – wdrożenie 800 użytkowników

17. Wymagania dla systemu EZD:

18. Wymagania dla systemu EZD:

19. Wymagania dla systemu EZD:

20. Wymagania dla systemu EZD:

21. Po co integracje EZD z systemami dziedzinowymi? • funkcjonowanie e-administracji powinno być oparte o: • elektroniczne zarządzanie dokumentami - EZD (także elektronicznymi) • elektroniczne systemy dziedzinowe • elektroniczne rejestry referencyjne • interoperacyjne działanie systemów używanych przez różne podmioty do realizacji ich usług oraz wymianę danych między tymi systemami

22. Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? • aplikacje dziedzinowe nie spełniają wymagań określonych dla systemu EZD • wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności: • prowadzenie rejestru przesyłek wpływającychi wychodzących • prowadzenie spisów spraw • wykonywanie dekretacji • wykonywanie akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym

23. Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? • najczęściej systemy i aplikacje dedykowanedla administracji do realizacji określonych czynności nie są systemami elektronicznego zarządzania dokumentami i prowadzenia spraw • są jedynie systemami wspomagającymi wykonywanie masowych wydruków dokumentów papierowych

24. Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? - brak możliwości wygenerowania jakiegokolwiek raportu - brak możliwości wygenerowania dokumentu celem włączenia do akt sprawy - aplikacja dziedzinowa nie spełniająca wymagań określonych dla systemu EZD

25. EZD w Urzędzie - doświadczenia

26. EZD w Urzędzie – doświadczenia • Elektroniczny System Obsługi Spraw • i Dokumentów - EZD • jeden rejestr dokumentów, spraw - usług • zdalny dostęp do spraw i dokumentów • praca grupowa na obiektach • automatyczne metryki spraw • elektroniczne dokumenty • elektroniczne podpisy • elektroniczna kancelaria • monitorowanie terminowości • elektroniczna sprawozdawczość i raportowanie

27. EZD w Urzędzie – doświadczenia

28. EZD w Urzędzie – doświadczenia • wdrażanie systemu ESOD • przygotowanie danych: • słowników • ewidencji • do • zarządzania systemem • zarządzania uprawnieniami • zarządzania kancelariami • automatyzacji procesów • certyfikacji

29. EZD w Urzędzie – doświadczenia • opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia • wdrożenie etapowe etap I:

30. EZD w Urzędzie – doświadczenia • podsumowanie I etapu (maj 2008 – czerwiec 2009) • dokonano oceny efektywności stosowanych technik szkoleniowych • ustalono zasady dla etapów kolejnych - szkolenia: • grupowe z przepisów instrukcji kancelaryjnej • grupowe w sali komputerowej • umiejętności obsługi komputera i oprogramowania biurowego • praca w systemie • indywidualne na stanowiskach pracy – porządkowanie akt bieżących • pracownicy wchodzący w skład zespołu udoskonalili swoją wiedzę i umiejętności z uwagi na interdyscyplinarność członków

31. EZD w Urzędzie – doświadczenia • etap II (rok 2010): • przygotowanie do wejścia w życie „nowej instrukcji kancelaryjnej” • dostosowywanie systemu ESOD do wymagań EZD • integracje z systemami dziedzinowymi - dedykowanymi

32. EZD w Urzędzie – doświadczenia • etap III (2011 – 2013) praktyka: • nie każdy wdrożony jest wdrożony • Kierownictwo Urzędu • pracownik • komórka organizacyjna • bądź cierpliwy • bądź pomocny • monitoruj • doradzaj • przekonuj • wdrożenie, szkolenia, integracje z systemami dziedzinowymi

33. EZD w Urzędzie – doświadczenia • etap III (2011 – 2013) szkolenia:

34. AD Active Directory Integracje z EZD - systemy informatyczne

35. Wdrożone integracje z EZD • integracja z modułami dziedzinowymi - DOM, PE, SOWA

36. Wdrożone integracje z EZD • integracja z modułami dziedzinowymi- DOM, PE, SOWA

37. Wdrożone integracje z EZD • podpis kwalifikowany

38. Wdrożone integracje z EZD • podpis kwalifikowany dla wielu dokumentów

39. Wdrożone integracje z EZD • podpis kwalifikowany dla wielu dokumentów

40. Wdrożone integracje z EZD Wizualizacja UPD w Mdok autoamtyczne zaczytanie danych

41. Wdrożone integracje z EZD Wizualizacja UPD w Mdok

42. Wdrożone integracje z EZD • usługi świadczone w postaci dokumentów • dokumenty elektroniczne

43. Wdrożone integracje z EZD • integracja z pocztą elektroniczną - decyzja, iż e-mail stanowi dokumentację tworzącą akta sprawy - „przeciągnięcie” e-mail do folderu EZD

44. Wdrożone integracje z EZD • integracja z pocztą elektroniczną - pobierz e-mail w EZD - utwórz dokument i dołącz do sprawy - dołącz jako plik do dokumentu

45. Wdrożone integracje z EZD • integracja z pocztą elektroniczną w roku 2013

46. Wdrożone integracje z EZD • obsługa spraw w całości elektroniczniejako wyjątki w systemie EZD • rok 2012

47. Wdrożone integracje z EZD • dostosowanie do wymagań EZD

48. Wdrożone integracje z EZD • obsługa spraw elektronicznie – rok 2012 • wyjątki w EZD

49. Wdrożone integracje z EZD • obsługa spraw w całości elektroniczniejako wyjątki w systemie EZD • rok 2014

50. Wdrożone integracje z EZD • uruchomienie elektronicznej urzędowej tablicy ogłoszeń – ETO UML • dostępna w czterech lokalizacjach Urzędu • oraz przez internet http://bip.lublin.eu/um