COSTRUIRE UN AFFINITY DIAGRAM

1. COSTRUIRE UNAFFINITY DIAGRAM

2. Il caso del US Gov. • Alla fine degli anni 70 il governo americano commissionò uno studio per vedere l’efficacia in ambito militare del “group decison making” • Chiesero a 30 militari dell’intelligence di analizzare dati delle loro fonti e di individuare i movimenti delle truppe nemiche. • Quando lavorarono da soli ad un report sul quesito posto raggiunsero una performance di 7 elementi corretti su 100; • quando ad ogni militare fu concesso di scambiarsi i report degli altri raggiunsero in media un risultato di 79/100

3. Il caso del US Gov. • Quali furono le principali differenze tra il primo e il secondo report? • Quando i militari aggiunsero alle proprie idee le prospettive, gli insight, la vision dei compagni, la loro accuratezza si decuplicò • Questo è un esempio della potenza del lavorare con i gruppi in compiti “knowledge oriented”

4. Interaction Design Priorities • In alcuni casi il nostro lavoro è simile a questa ricerca simile. • Nelle fasi di progettazione e di design delle tecnologie e/o dei servizi le risorse che si hanno a disposizione sono spesso limitate. • Occorre focalizzarsi sulle parti importanti del problema, avere le idee giuste, creatività. • Ma come valutiamo cosa è veramente importante per il progetto che abbiamo in corso? E come aumentiamo la creatività di un prodotto mantenendo condiviso ciò che è centrale e ciò che è marginale al prodotto stesso?

5. AFFINITY DIAGRAM o METODO JK: • Detto anche “metodo KJ” dal nome del creatore Jiro Kawakita che l’ha sviluppato negli anni ’60. • KJ si è rivelato un formidabile strumento per portare i gruppi ad individuare priorità, a condividere obiettivi, ad organizzare le proprie conoscenze • Tecnicamente esso permette di raccogliere numerosi language-data (idee, opinioni, variabili di processo, concetti …) e di organizzarli in categorie, basate sulle relazioni che intercorrono tra i dati.

6. AFFINITY DIAGRAM o METODO JK: • The KJ method was developed as a result of having difficulties in interpreting ethnographic data in Nepal. • The KJ method builds upon Charles Pierce's notions of abduction and relies upon intuitive non-logical thinking processes. • Kawakita's methods were developed and diffused throughout Japanese management and educational circles. • Kawakita believes that his methodology has the potential of liberating humanity from the mechanistic philosophy imposed by Western Civilization. The KJ method, according to Kawakita has universal applicability and does not only conform to Japanese culture and management decision-making processes which are generally based on the group-orientation model. • This simplistic group-orientation model of Japanese society is being criticized by anthropologists such as Harumi Befu. • Kawakita argues that human nature is universal, and that the KJ method, as a means of decision-making can be utilized in all societies throughout the world to implement social and economic development. Raymond Scupin. Society for Applied Antropology (56),2 - 1997

7. AFFINITY DIAGRAM • E’ utile quando gli obbiettivi rientrano in: • Classificare (priorità) numerose idee o concetti • Analizzare assieme grandi volumi di dati • Incoraggiare all’uso del pensiero creativo, non logico • Creare consenso su “contenuti target” e sulle loro priorità • Risulta poco appropriato quando gli item prodotti sono inferiori a 15: in questo caso è consigliabile ricorrere ad una tecnica di decision making tradizionale.

8. AFFINITY DIAGRAM • E’ un’attività che consente di individuare soluzioni creative a diverse problematiche: • Info troppo complesse e/o su ampia scala • Info individualmente poco note o con conoscenze incomplete • Info confuse e/o disorganizzate • Necessità di definire priorità • Quando è importante raggiungere il consenso

9. COME SI PROCEDE: Esistono molte varianti di questa metodologia, ma tutte prevedono: • Formare il gruppo • Descrivere il compito • Generare le “Card” • Classificare le “Card” in gruppi con il consenso dei partecipanti • Etichettare i gruppi di card con il consenso dei partecipanti • Comporre il DA finale con il consenso dei partecipanti

10. LINEE GUIDA GENERALI: • Chiedetevi Perché, Cosa e Come • Le idee sono affermazioni non giudizi • Accertarsi che le idee siano chiare per tutti • Stimolare la discussione • Se non è possibile raggiungere il consenso circa la posizione di un’idea è possibile fare un duplicato della stessa • Alcuni item possono restare isolati (max 4-5) • E’ possibile generare sub-header e super-header

11. La tecnica nel dettaglio

12. STEP 1 • Step 1: Determinare il focus. (focus question) • Questo step guida i risultati. Ogni sessione avrà una “focus question”: • Chi sono i nostri utenti? • Di quali caratteristiche di prodotto essi necessitano? • Che scopi avranno gli utenti quando si avvicineranno al nostro prodotto? • Quali ostacoli potremmo incontrare nel design e/o nella commercializzazione del prodotto • E’ possibile lavorare per una sola domanda chiave per volta, così partiamo sempre dalla più importante. In genere un buon gruppo esperto può svolgere 2 sessioni in un ora (due domande chiave)

13. STEP 2 • Mettere le persone a discutere per un tempo sufficiente in genere un ora. • E’ importante che abbiano provenienze (ruoli sociali e aziendali, professionali… ) diverse, che siano selezionati allo scopo di cogliere ogni possibile prospettiva • Esempio: sito dei servizi sociali della Regione dovrebbe essere sviluppato con gruppi di cittadini utilizzatori, politici, amministrativi, funzionari, etc.

14. STEP 3 • Mettere 1 ITEMS ogni post-it (sticky note) • Chiedere ad ogni gruppo di partecipanti di contribuire con quante più idee possibili • Ogni item è un idea non un giudizio e come tale va trattatta • VARIANTI/AMBIGUITA’: è possibile discutere direttamente le idee nel gruppo o meno. PRO/CONS discutendole + condivisone/- idee(carenza tempo)

15. STEP 4 • Mettere le StickyNotes sul muro • In ordine random order, ogni participante mette i propri stickynotes sul muro. • Quindi si dedicano a leggere i contenuti di tutti i partecipanti • Se in ogni altro momento si pensa che ci sia qualcosa da aggiungere al muro, lo si può scrivere su un nuovo SN e attaccare alla collezione.

17. STEP 5 • Raggruppare ITEM simili. Il facilitatore istruisce il gruppo al “grouping like items” in un’altra parte della stanza. • Questo in genere quello che deve dire il facilitatore • Prendi due ITEM SIMILI e piazzali in una parte vuota del muro, almeno a 25 centimetri da altri items. Quindi sposta altri ITEM simili in quel gruppo • Sentiti libero di spostare ITEMS in gruppi creati da altri e se vedi che ci sono cose di poco senso puoi rearrangiare gli items finchè non ci trovi senso. • Complta questa fase senza MAI discutere dei contenuti degli stiky o dei gruppi. Ogni item has deve essere in un gruppo, ma possono esistere gruppi di un solo ITEM.

18. STEP 5 • ATTENZIONE: i gruppi non sono ammessi a discutere sui contenuti in questa fase. Discussioni premature focalizzano su temi borderline o non rilevanti. Dopo si avranno discussioni interessanti e centrali, così risparmiare tempo ora ci permetterà di averne dopo. • Lo STEP 5 è completo quando tutti gli ITEM saranno raggruppati sul nuovo muro • A volte si rende necessario l’utilizzo di fogli grandi su cui attaccare gli item (per riprendere il lavoro in altri momenti). • Esistono soluzioni computerizzate molto interessanti, in particolare touch-screen (ma si può usare nelle fasi finali anche excel).

19. STEP 6 • Nominare (etichettare i gruppi) • Usare sticky notes di colore diverso, distribuirli e chiedere ai partecipanti di dare un nome ai gruppi di item • Queste sono possibili istruzioni da somministrare ai partecipanti: • I voglio che adesso diate un nome ai gruppi. Leggete i contenuti di ogni gruppo e scrivete il nome che meglio rappresenta quella categoria . • Usate nomi brevi, non frasi lunghe • Se vi accorgete rileggendo che il gruppo ora sembra composto da due gruppi sentiti libero di dividerlo in due • Viceversa, se notate ora che due gruppi sono molto simili o uguali, puoi accorparli • L’unico caso in cui non potete usare il nome che avete in mente è se qualcuno lo ha già usato • Non si possono effettuare discussioni sul nome • [!!!] Questo STEP ha una “hidden agenda”: la review finale. Insistendo che ognuno legga i contenuti di ciascun gruppo, i partecipanti andranno a ragionare su ogni contenuto. Questo è critico per la prossima fase.

20. FROM: http://www.six-sigma-material.com/Affinity-Diagram.html

21. STEP 7 • Al termine di questo step avremo ottenuto una condivisione democratica dei contenuti e delle opinioni tra i partecipanti. • E’ importante che questa fase si svolga libera da ogni coercizione e dall’influenza di altri fattori quali la numerosità degli item. I partecipanti devono esclusivamente usare il loro personale punto di vista nello stabilire quali siano i gruppi più importanti o centrali rispetto alla domanda focus (o tema prescelto)

22. STEP 7 • Una tecnica per velocizzare è questa • I partecipanti prendono un foglio e scrivono ciascuno i tre nomi che credono più importanti. • Ripetere qui la Focus Question con questa formula: • Su un pezzo di carta che non condividerai con nessuno e non mostrerai a nessuno voglio che tu scriva i tre nomi di gruppi che credi rispondano meglio alla FOCUS QUESTION: “con quale tipo di utente abbiamo a che fare?” • Se i partecipanti hanno difficolta nel decidere le tre soluzioni, fate scrivere 5 etichette, poi fate eliminare quelle meno importanti

23. STEP 7 • Una tecnica per velocizzare è questa (2) • Adesso si devono decidere i ranking dei tre nomi, ossia dal più importante al meno (questo processo risulta più facile se separato dal primo). Usiamo questa formula: • Metti tre x sul foglio dove ritieni sia l’etichetta più importante… 2 X ….. 1X • Nessuna discussione è ancora ammessa (non perdere tempo sulla classifica finché non è finita la schedatura)

24. STEP 8 • Ranking dei gruppi • Si riorganizzano i voti, sulla lavagna, con il più importante in alto e così via… • Si rileggono assieme tutti i gruppi • Il team può ora riconsiderare di combinare i gruppi (discussione e voto unanime)NOTA: i gruppi devono essere identici, non subcategorie o sovra categorie. • Aprire la discussione.

25. STEP 8 • Attenzione a evitare protagonismi, scherno/bullismo sulle opinioni etc. • L’unanimità deve essere ben gestita: questo meccanismo da potere ogni singolo individuo, ma se uno blocca il processo non resisterà a lungo, e voi dovete qui agire in modo efficace. • La somma di due gruppi genera una collocazione diversa nel ranking . Provvedere alla versione nuova • A questo punto il coordinatore/facilitatore dichiara chiuso l’esercizio e rivede con gli altri i 3 o 4 items più importanti. Queste sono le TOP PRIOITIES per le domande focus

27. KJ - Conclusioni • Quando il KJ-Method funziona raggiungiamo il consenso in tempi rapidi, più velocemente che con ogni altro metodo • Incoraggiamo le persone a partecipare, a dire la propria idea, le priorità che emergono sono valide e spesso resistono nel tempo • The KJ-Method e un mix affascinante di “independent brainstorming, group dynamics, and democracy”. Permette ad un team di essere creativo e critico in modo produttivo, disponendo anche le forti personalità al servizio del gruppo intero. • Le conoscenze elicitate da utenti e gruppi in genere saranno al termine numerose, condivise, organizzate