GROMADZENIE DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

1. GROMADZENIEDOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH Opracowała Anna Ronowicz Nauczyciel bibliotekarz OZ ZCDN-u w Gryficach

2. Definicje dokumentu elektronicznego: • (inaczej dokument cyfrowy, dokument binarny) − w informatyce dokument w postaci pliku tekstowego, graficznego, muzycznego, filmowego lub mieszanego będącego wynikiem pracy z danym programem komputerowym, dający się zapisać, a następnie odczytać. Posiada cechy dokumentu, czyli potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz cechy pliku. Mogą być więc dowodem w procedurach prawnych; • wg art. 3 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych;

3. Definicje dokumentu elektronicznego, cd.: • wg polskiej normy (PN-ISO 690-2) to dokument istniejący w postaci elektronicznej, dostępny za pomocą techniki komputerowej. „Dokumenty elektroniczne są narzędziem pracy, nauki dla nowych grup użytkowników bibliotek, sprzyjają rozwojowi nowoczesnej biblioteki”.

4. Struktura dokumentów elektronicznych E-dokument składa się z widocznej dla użytkownika treści i czytelnych dla komputera metadanych (rozumie się przez to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument i umożliwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie).

5. Struktura dokumentów elektronicznych, cd. Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.2) zarządza się, co następuje : § 4. 1. Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się obowiązkowo wartości następujących metadanych, z zastrzeżeniem ust. 2: 1) identyfikator; 2) twórca; 3) tytuł; 4) data; 5) format; 6) tematyka; 7) typ; 8) adresat; 9) agregacja; 10) przechowywanie.

6. Rodzaje dokumentów elektronicznych E-dokumenty można podzielić wg różnych kryteriów. W zależności od metody dostępu do danych wyróżniamy: • dokumenty elektroniczne o dostępie lokalnym − zapisane i/lub przechowywane na nośniku fizycznym (np. dysk, dyskietka, dysk optyczny), który w celu odtworzenia wymaga użycia komputera z odpowiednim urządzeniem peryferyjnym oraz • dokumenty elektroniczne o dostępie zdalnym − przechowywane i udostępniane w sieci lokalnej lub Internecie (niezapisane na nośniku fizycznym przechowywanym w bibliotece)

7. Przy innych podziałach e-dokumentów stosuje się kryteria wystawcy dokumentu: • dokumenty urzędowe, • prywatne; • oraz • jakości: • dokumenty zwykłe • kwalifikowane – wystawione z użyciem podpisu elektronicznego.

8. Gromadzenie i archiwizacja • W zależności od profilu i finansów, biblioteki gromadzą bazy danych, czasopisma elektroniczne, multimedialne książki, materiały konferencyjne. Publikacje dostępne w postaci elektronicznej są często szybszym, tańszym i wygodniejszym sposobem przekazywania informacji użytkownikowi.

9. Gry i zabawy umysłowe – tworzone w większości dla dzieci i młodzieży Gry edukacyjne – przygotowane z myślą o dzieciach Multimedialne podręczniki do nauki języków obcych, np. programy do nauki języków Dokumenty elektroniczne Wydawnictwa informacyjne: encyklopedie, atlasy, mapy (użytkownicy tych wydawnictw często mają możliwość stałego ich aktualizowania poprzez Internet) Wydawnictwa fachowe, np. z zakresu prawa, np. wydawca LexisNexis Polska, publikacje GUS Publikacje przygotowane na zlecenie władz lokalnych, promujące miejscowości, regiony, zbytki. Podręczniki i pomoce do nauki w szkołach podstawowych i średnich (często materiały rekomendowane przez MEN, np. seria eduROM)

10. Zbiory w bibliotekach gromadzi się poprzez zakupy bezpośrednie i zamówienia oraz otrzymywane dary. Warto też korzystać z formy zakupu pracy z załączonymi dodatkami, takimi jak: filmowe adaptacje lektur, programy CD-ROM itp. Gromadzenie, opracowanie i udostępnianie nagrań i dokumentów elektronicznych wiąże się z koniecznością ich odczytywania w odpowiednich urządzeniach. Dlatego biblioteka powinna być wyposażona w komputer z odpowiednimi parametrami i napędem odczytującym płyty zapisane w różnych formach.

11. Bibliografia • Dokument elektroniczny, „Wikipedia” [online], Styczeń 2006, Aktualizacja 21.01.2012 [dostęp: 19.03.2012], Dostępny w Internecie: http://pl.wikipedia.org/wiki/Dokument_elektroniczny. • Bogusz E., Wydawnictwa elektroniczne, Poradnik Bibliotekarza, 2010, nr 11, Dodatek: Nowe media w bibliotece, s. 13-14. • Bogusz E., Wydawnictwa elektroniczne w Bibliotece Narodowej. Cz. 1. Gromadzenie, Poradnik Bibliotekarza, 2011, nr 1, s. 6-8. • Gołębiowska L., Zbiory specjalne – nieksiążkowe w bibliotekach, 2008, 978-83-924008-3-7. • Waglowski P., Niezbędne elementy struktury dokumentów, „VaGla.pl” [online], Czerwiec 2006, Aktualizacja 1.07.2006 [dostęp 21.03.2012], Dostępny w Internecie http://prawo.vagla.pl/node/6423.

12. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Anna Ronowicz Biblioteka Pedagogiczna ul. Koszarowa 12; 72-300 Gryfice tel. 91 384 33 78; e-mail: gryfice@zcdn.edu.pl www.zcdn.edu.pl/gryfice