Modernizing Administrative Forms on the Web: A Strategic Approach

1. Les formulaires administratifs sur Internet

2. Plan de présentation • Le contexte • Les attentes du gouvernement • Les attentes des citoyens et entreprises • Deux chantiers prioritaires • Un bilan de la situation actuelle • Les contraintes?

3. Le contexte • Internet est une technologie simple permettant d’améliorer l’accès à l’information et de simplifier les formalités administratives • Une technologie bien maîtrisée et peu coûteuse • Un outil qui atténue les contraintes de temps et de distance

4. Les attentes du gouvernement • Utiliser Internet comme mode de prestation complémentaire • Cadre de diffusion de l’information gouvernementale sur Internet (février 1997) • Politique québécoise de l’autoroute de l’information: (avril 1998) • Engagement gouvernemental de rendre accessible les formulaires les plus utilisés par les citoyens et les entreprises

5. Les attentes des citoyens 41,5 % des Québécois ont utilisé Internet(Enquête CEFRIO - BSQ - RISQ, mai 1998) Ils souhaitent: • Effectuer des transactions telles que transmettre un formulaire d'impôt, une demande de subvention, etc. (70,9%) • Effectuer des réservations de terrains ou de chalets dans les parcs provinciaux ou les réserves fauniques (69,5%)

6. Les attentes des entreprises • Rapport du Groupe de travail sur l’allégement réglementaire : • Élimination des irritants • Simplifier les rapports avec les entreprises • Accroître la compétitivité du gouvernement du Québec

7. Autres considérations • Les entreprises ont : • un taux d’informatisation plus élevé • un volume important de transactions avec les administrations : • retenues à la source • rapports TVQ TPS • production de statistiques ...

8. Deux chantiers • Programmes, services et formulaires : • un guichet virtuel unique • accessible à partir du Portail • Démarrage d’entreprises : • initiative conjointe MIC-SAREG-MRCI • accessible à partir du Portail

9. Programmes, services et formulaires • À partir d’une fiche descriptive du programme ou du service • Mise en lien directe du formulaire pertinent sur votre site • Possibilité d’importer vos fiches sur votre site • Source principale pour les renseignements à Communication-Québec

10. Quel type de formulaire? • D’abord en format PDF dynamique • Objectifs recherchés : • améliorer l’accès • permettre au citoyen de le compléter et de le transmettre par télécopie ou poste • Puis, selon vos propres exigences • intégration au processus • formule de paiement... • Des bénéfices autant pour l’administration que les citoyens et entreprises

11. Démarrage d’entreprises • Un projet en deux phases 1 : Rendre accessibles les formulaires horizontaux et verticaux à partir du texte sur le démarrage d’entreprises 2 : Définir un support renouvelé aux entreprises • Conception administrative et choix technologiques

12. Démarrage d’entreprises • Phase 1 • groupe de travail interministériel (MIC) • inventaire des formulaires complété par SAREG et MIC (voir documents) • mise à jour du document sur le démarrage d’entreprises pour couvrir les formalités verticales (C-Q) • mise en lien des formulaires pour 1er février 2000

13. Solutions technologiques • Phase 1 : PDF dynamique • permettre aux utilisateurs de télécharger, puis de compléter à l’écran et d’expédier par le télécopieur ou la poste • minimiser les dépenses des M/O • éviter de traiter des formulaires manuscrits

14. Un bilan des formulaires Quel est l’état de la situation des formulaires sur Internet ? • Un questionnaire en ligne • le nombre, aujourd’hui et demain... • les formats utilisés • la langue • les coordonnées des responsables • Échéance le 15 décembre

15. Les contraintes • Quelles contraintes retardent la mise en ligne des formulaires • technologiques • budgétaires • culture administrative • autres… • Discussion….