BIBB-Fachtagung im Bundestechnologiezentrum für Elektro- und Informationstechnik e.V. bfe-Oldenburg am 05. Mai 2004 WS 6

1. Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000 BIBB-Fachtagung im Bundestechnologiezentrum für Elektro- und Informationstechnik e.V. bfe-Oldenburg am 05. Mai 2004 WS 6: Neue Anforderungen an das Management Controlling als Managementaufgabe in Bildungszentren Dipl.-Ök. Päd. Bernd Eckert BWAW Thüringen Bildungswerk für berufsbezogene Aus- und Weiterbildung gGmbH 99096 Erfurt Peter-Cornelius-Str. 12 Tel: 0361 601460 Fax: 0361 6014612 E-Mail: info@bwaw.de

2. Geschäftsfelder des BWAW Mikrotechnologie Erstausbildung * Überbetriebliche Ergänzungsausbildung * Zusatzqualifikationen * Überbetriebliche Erstausbildung (Sonderprogramme, z.B. ZIL) * Ersatzschulen * BFS Projekte Informations - und Kommunikations- technik FuE/ Modellprojekte * BIBB-Modellversuche (z.B. AWIT, MikroTec) * BIBB-Arbeitskreise (z.B. BDL, Flexibilität) * andere Auftraggeber (z.B. Seneka, FasiMiT, regiokom) Frisör/ Kosmetik Umschulung Büro-/ Wirtschaft Förderung Benachteiligter * Integrationsprojekte für zweiten und ersten Arbeitsmarkt (z.B. KASKADE) * Beseitigung Jugendarbeitslosigkeit (z.B. Jugend-ABM) Fortbildung/ Weiterbildung Architektur/ Bauwesen * Trainingsmaßnahmen * Anpassungsmaßnahmen * Fachkräfteausbildung * Indiv. Firmenschulungen Sonstige Sonstiges z.B. REHA

3. Entwicklungsstufen des BAW/ BWAW auf dem Weg vom Bildungsträger zum Bildungsdienstleister Beginn der Entwick- lung zum Bildungs- dienstleister Entwicklung ganz- heitlicher Bildungs- prozesse • Aufbau von Kompetenzzentren für IT- und Mikrotechnologen -Aus- und Weiterbildung • Aufbau von Ersatzschulen • Einstieg in Modellversuche mit BIBB und BMBF • Durchführung eines Personalmanagements im BAW/ BWAW • Zertifizierung des BAW/ BWAW • Planung, Bau und Eröffnung eines Reinraumes für Ausbildung im Bereich Mikrotechnologie • Aufbau und Beteiligung an Netzwerken mit Partnern aus Bildung, Unternehmen und Administration • Erstausbildung, Umschu-lung, unternehmens-bezogene Weiterbildung • Beginn der Herausbildung von Fachgebiets-Kompetenzen • Vorbereitung der Einführung der neuen IT-Berufe • Untersuchungen zur Entwicklung des Bildungsmarktes Entwicklung von Visionen zu Markt- bereichen der Bildung Entwicklungsstufen • Geförderter Bereich und nicht geförderter Bereich (Unternehmen) Gründungsphase des BAW/ BWAW • Durchführung von Maßnah-men der Umschulung und Weiterbildung mit Arbeits-ämtern 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2003 Zeit

4. BWAW - Kriterien der Entwicklung zum Bildungsdienstleister Motivierte und engagierte Mitarbeiter Professionalität Kundenorientierung und -zufriedenheit Wirtschaftlichkeit • Teilaspekte aus der Sicht des BWAW: • Entwicklung von kundenorientierten/ unternehmensbezogenen Bildungsangeboten • Bedarfsorientiertes, individuelles und arbeitsplatzbezogenes Training • Prozessbegleitung und Coaching • Moderation und Begleitung der Prozesse und der Menschen in den Prozessen • Auswertung und Bewertung von Bildungsangeboten

5. Verfolgte Gestaltungsschwerpunkte des BWAW zur Sicherung der Marktfähigkeit als regional agierender Bildungsdienstleister QMS Interne Prozesse Personalmanagement Prozesse zum Kunden hin IT-Aus- und Weiter- bildungsnetzwerk Netzwerke AWIT MikroTec BWAW regional FasiMiT ........... IT-Netzwerk regiokompetenz ausbildung überregional Seneca BWAW BIBB-AK Bildungs- dienstleister ........

6. Verständnis von Controlling/ Bildungscontrolling Controlling = Führungssystem, das durch die Vernetzung von Information, Planung, Koordination und Kontrolle eine langfristige Kostendeckung bzw. Gewinnoptimierung anstrebt. (Decker, 2000) Bildungscontrolling in der betrieblichen Weiterbildung = ein planungsorientiertes Evaluationsinstrument zur ziel- und ergebnisorientierten Gestaltung und Steuerung betrieblicher Weiterbildung, um deren Nutzen zu optimieren (Krekel u. a., 1999) * strebt als ein ganzheitliches Konzept dabei eine integrierte und systematische Rückkopplung zwischen Planung, Analyse und Kontrolle an * ist an den Phasen des Bildungsprozesses ausgerichtet und bezieht Bildungsarbeit stets auf grundlegende Unternehmensprozesse * erfasst, bewertet und überprüft somit Bildungsarbeit nicht nur mittels pädagogischer, sondern auch mittels ökonomischer Kriterien: Effizienz, Kosten, Wertschöpfungsbeitrag

7. Hauptfunktionen des Bildungscontrollings (nach F. Decker, 2000) Steuerungsaufgaben Kontrollaufgaben * Vergangenheitsorientiert * Abweichungen von angestrebten Zielen erkennen, Konsequenzen daraus ableiten * Zukunftsorientiert * künftige Entwicklungen werden im Sinne formu- lierter Ziele beeinflusst (ex post Betrachtung) (ex ante Betrachtung) Qualitativ Quantitativ Qualitativ Quantitativ Strategie- Überprüfung; Zielkontrolle; Erfolgskontrolle Bildungsstrategie und Programm; Zielbildungs- Prozess; Abstimmung mit Management Mengenplanung; Budgetplanung Wirtschafts- Prüfung; Kostenrechnung Betriebs- wirtschaftliche Kontrolle

8. 2 Ebenen des Bildungscontrollings Kunden(bezogen) Bildungsdienstleister(bezogen) Kundenorientierung und Kundenzufriedenheit Ermittlung des Bedarfs an Weiterbildung im Unternehmen * Vertrauensketten Entwicklung und Aufbau eine entsprechenden Qualifizierungsprogramms Professionalität * Entwicklungstempo * materiell-technische Voraussetzungen Bildungs- controlling Motivierte und engagierte Mitarbeiter Deckung des Weiterbildungs- bedarfs = Transfer von Wissen * Dozentenauswahl * Weiterbildungsprogramme Umsetzung der Ergebnisse in die unternehmerische Praxis Wirtschaftlichkeit * Bezugsgröße für die Effizienz einer Bildungs- dienstleistung Erfolgsermittlung der beruflichen Weiterbildung * Bewertungsmethoden * Nutzensbewertung

9. Bedarfe zum Bildungscontrolling aus Sicht von Unternehmen Indikatoren zur Bestimmung/ Festlegung von Weiterbildungsbedarf Nutzensbewertung von Weiterbildungsmaßnahmen Kennzahlen für die Auslastung von Bildungsressourcen/ Benchmarking Kennzahlen zur Messung des Nutzens der Weiterbildungsmaßnahmen Kriterien zur qualitativen und quantitativen Bewertung von Bildungsdienstleistungen Qualitätskriterien, um Bildungsanbieter adäquat auswählen und bewerten zu können

10. Ziel- und Nutzenskriterien betrieblicher Weiterbildung Organisation verbessern z.B. Information/ Kommunikation, Flexibilität Leistungen steigern z.B. Arbeitsvermögen, Umsatz, Anzahl der Aufträge Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Technikeinsatz optimieren z.B. neue Technologien, Fertigungssicherheit Personelle Basis verbessern z.B. Arbeitsmotivation, Arbeitszufriedenheit, Qualifikation Kosten senken z.B. Personalkosten, Verbrauchsmaterialien

11. Kennzahlensystem für ein Bildungs-Controlling (nach Schulte, 1989; 1995) - Auszug Weiterbildungs- inhalte Träger und Methoden Weiterbildungs- erfolg Teilnehmer Kosten Anteil spezif. Themen am WB-Bedarf Anzahl Veran- stalt. ges. Anzahl untersch. Veranstalt. Zeitaufwand für WB-Veranstalt. Ø-Zeitdauer je Veranstalt. Anzahl bzw. Zeit- aufw. für untersch. Veranstalt. Anzahl der TN gesamt Anteil weibl./ männl. TN Anteil angest./ gewerbl. TN Altersstruktur der TN Jährliche WB- Zeit je TN Anteil der MA ohne bisherige Teilnahme an WB Anteil interner bzw. externer Veranstalt. Anteil firmen- spezif. bzw. standardisierter WB-Programme Anteil aktiver bzw. passiver Lehrmethoden Ø-Anzahl der TN je Seminar Anteil einzelner Trainergruppen Gesamtkosten der WB Anteil einzelner Kostenarten Anteil der WB- Kosten am Umsatz WB-Aufwand je MA WB-Kosten je Tag und TN Anteil WB-Kosten an Gesamtpersonal- kosten Produktivität Qualität Bildungsrendite Lernwert Transferwert TN-Zufrieden- heit Realisierungsgrad der geplanten WB-Maßnahmen

12. Verknüpfung von Bildungs- und Beratungsdienstleistungen zu maßgeschneiderten Komplettangeboten Beratungs- und Betreuungs- leistung Bildungsleistung • z.B.: • - Ergänzungsausbildung/ • Zusatzqualifikation • Weiterbildungsmodule • Umschulung z.B.: - Ermittlung konkreter Bildungsbedarfe mit KMU - Erarbeitung von Kompetenz- profilen Maßgeschneidertes Komplettangebot = auf betriebliche Bedürfnisse zugeschnittenes Dienstleistungsangebot auf dem Feld der beruflichen Bildung umfasst z. B. Bedarfsermittlung, Anpassung vorhandener Weiterbildungsmodule, Organisation und Durchführung von Weiterbildung im Unternehmen Komplexangebote als innovative Form von Kundenorientierung

13. Moderne Aus- und Weiterbildung im Bereich der Mikrotechnologie durch Bildungsdienstleister in einem Netzwerk mit KMU – Untersuchungsfeld im MV MikroTec Kooperations- partner Forschung/ Hochschule Industrie/ Unternehmen Netzwerk KMU Hoch- schulen KMU Grundlagen- wissen Experten- wissen KMU Berufs- schulen KMU Bildungs- dienstleister Ausbildungs- verbünde Gestaltungvon bzw.Einflußnahme auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Mikrotechnologie Dienstleistungen der Bildungs- einrichtung/en im Netzwerk: Forschungs- einrichtungen Erstausbildung kombiniert mit Studium * Begleitung betrieblicher Strategie- entwicklungsprozesse im Bereich der beruflichen Bildung * Ableitung von Bildungskonsequenzen * Beratung zur Nachwuchssicherung * Ermittlung des spezifischen Bildungsbedarfes in Unternehmen * Unterstützung der Personalentwicklung durch maßgeschneiderte Bildungs- angebote * ggf. Koordinierung der Durchführung von Bildungsmaßnahmen im Netzwerk Zusatzausbildung Ämter Weiterbildung Umschulung Kammern Aufstiegsfortbildung Anwendung in der Praxis Verbände, Vereine

14. Berufsintegrierendes Studium (BISS) Erstausbildung zum Mikrotechnologen •  Beratung zu Berufswegeplanung •  Organisationsmodelle zur • Umsetzung der Ausbildungsgänge • in den Unternehmen •  Gemeinsame Erarbeitung von • Bildungsbedarfen mit KMU •  Durchführung von betrieb- • licher Ergänzungsausbildung • und Kursen zum Erwerb • von Zusatzqualifikationen Gegenwärtiger Bedarf an Mitarbeitern (n = 5) Geschätzter Bedarf in den nächsten 5 Jahren (n = 5) Bedarf an Personal nach Mitarbeitergruppen jetzt und in den nächsten 5 Jahren und ausgewählte Bestandteile von Bildungsdienstleistungen (MT-Befragung 2001)

15. Bildungs- und Beratungsangebote zur Qualitätssicherung von BISS und Erstausbildung zum Mikrotechnologen/-in (MT-Befragung 2001) Qualitätssicherung von BISS und Erstausbildung • Beratung zu Rahmen- bedingungen für Erstausbildung •  Moderation von • interdisziplinären • Maßnahmen zur • Lernortkooperation • in der Ausbildung • (z.B. Projektarbeit) •  Schulungsmaßnahmen • für Lehrer und • Ausbilder • (z.B. Reinraum) Geplante Formen der Nachwuchssicherung in der Zukunft

16. Bildungs- und Beratungsangebote als Bestandteile von Komplettangeboten auf dem Feld der beruflichen Bildung (MT-Befragung 2001) Berufliche Weiterbildung für Mitarbeiter in KMU • BWAW als Infobroker für Bildungsangebote  Durchführen von Bildungsbedarfs- analysen • Beratung zu Weiter- bildungsaktivitäten - Inhalte - Methoden - Lernorte u. a. • Durchführung von Schulungsmaßnahmen  Evaluierung des Lernerfolgs Bewertung der am Markt für die Branche Mikrotechnologie vorhandenen Weiterbildungsangebote

17. Raumauslastung Personal- auslastung Erlösplanung Deckungsbeitrags- rechnung Elemente des Controllings beim Bildungsträger/ Instrumente (Auswahl) Informationen: Welche Informationen habe ich und welche brauche ich? und deren Management Steuerung: Wie komme ich dahin, wo ich hin will? Planung: Wo will ich hin? Elemente des Controllings und wichtige Fragestellungen Kontrolle: Wo bin ich angekommen? QMS Personalentwicklungsplanung Liquiditätsplanung

18. Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Raumauslastung

19. Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Personalplanung

20. Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Erlösplanung

21. Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Aufbau der Kostenstellenstrukturen in der BWAW Thüringen gGmbH Geschäftsleitung Kostenstelle 10 Verwaltung Schulungsstätte Erfurt Kostenstelle 11 Geschäftsbereich 1 Frisör/ Kosmetik Kostenstelle 20 Geschäftsbereich 2 IT / CAD Kostenstelle 21 Geschäftsbereich 3 Mikrotechnologie Kostenstelle 22 Kostenstelle 23 Geschäftsbereich 4 Förderprojekte Kostenstelle 24 Geschäftsbereich 5 Kaufmännische Ausbildung Geschäftsbereich 6 Überbetriebl. Ergänzungsausbildung/ Reha Kostenstelle 25 Geschäftsbereich 7/1 Berufsbegleitende Weiterbildung Kostenstelle 26 Geschäftsbereich 7/2 Weiterbildung Architekten/ Ing./ Sachverst. Kostenstelle 27 Operative Projekte Kostenstelle 28 Modellversuche Kostenstelle 30 Schulungsstätte Gotha Kostenstelle 40 Schulungsstätte Ostthüringen Kostenstelle 50 Indirekte Kosten Kostenstelle 90

22. Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Schema der Deckungsbeitragsrechnung Bildungsmaßnahme 1 (Erlös-/ Kostenträger) Bildungsmaßnahme 2 Bildungsmaßnahme ... Einnahmen aus der BM Einnahmen aus der BM Einnahmen aus der BM Einzelkosten der BM (Leistungskosten) - Leistungskosten - Leistungskosten = DB I (Deckungsbeitrag) + = DB I (Deckungsbeitrag) + = DB I (Deckungsbeitrag) Summe der DB I + sonstige Einnahmen des GB (Geschäftsbereich) - Einzelkosten des GB = DB II (Deckungsbeitrag des GB) Summe der DB II + sonstige Einnahmen der KST Verwaltung und GF - Einzelkosten der KST Verwaltung und GF = DB III (Gewinn oder Verlust)

23. Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel „Vollkostenrechnung“ (1) - Umlage nach Anzahl der Bildungsmaßnahmen - Geschäftsführung/ Verwaltung 105.000 EUR Verwaltungskosten Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Geschäftsbereich 3 Einnahmen 20 BM a 5.500 EUR 10 BM a 12.500 EUR 40 BM a 2.250 EUR Einzelkosten 20 BM a 500 EUR 10 BM a 5.000 EUR 40 BM a 250 EUR Bereichskosten 40.000 EUR 50.000 EUR 60.000 EUR Verwaltungs- Kostenumlage - 30.000 EUR - 15.000 EUR - 60.000 EUR Bereichskosten - 40.000 EUR - 50.000 EUR - 60.000 EUR Produktkosten - 10.000 EUR - 50.000 EUR - 10.000 EUR Erlöse + 110.000 EUR + 125.000 EUR + 110.000 EUR Bereichsergebnis + 30.000 EUR + 10.000 EUR - 20.000 EUR Gesamtergebnis + 20.000 EUR

24. Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel „Vollkostenrechnung“ (2) - Umlage nach Anzahl der Bildungsmaßnahmen - Geschäftsführung/ Verwaltung 105.000 EUR Verwaltungskosten Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Geschäftsbereich 3 Einnahmen 20 BM a 5.500 EUR 10 BM a 12.500 EUR 40 BM a 2.250 EUR Einzelkosten 20 BM a 500 EUR 10 BM a 5.000 EUR 40 BM a 250 EUR Bereichskosten 40.000 EUR 50.000 EUR 60.000 EUR Verwaltungs- Kostenumlage - 70.000 EUR - 35.000 EUR - 60.000 EUR Bereichskosten - 40.000 EUR - 50.000 EUR - 60.000 EUR Produktkosten - 10.000 EUR - 50.000 EUR - 10.000 EUR Erlöse + 110.000 EUR + 125.000 EUR + 110.000 EUR Bereichsergebnis - 10.000 EUR - 10.000 EUR - 20.000 EUR Gesamtergebnis - 20.000 EUR

25. Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Geschäftsbereich 3 Einnahmen 20 BM a 5.500 EUR 10 BM a 12.500 EUR 40 BM a 2.250 EUR Einzelkosten 20 BM a 500 EUR 10 BM a 5.000 EUR 40 BM a 250 EUR Summe Deckungs- Beitrag I + 100.000 EUR + 75.000 EUR + 100.000 EUR ./. Bereichseinzel- Kosten - 40.000 EUR - 50.000 EUR - 60.000 EUR Deckungsbeitrag II + 60.000 EUR + 25.000 EUR + 40.000 EUR Summe Deckungs- beitrag II + 125.000 EUR ./. Einzelkosten der GF/ Verwaltung - 105.000 EUR Deckungsbeitrag III + 20.000 EUR Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung

26. Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (1)

27. Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (2)

28. Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW(3)