Arbetsgruppen för organisation och delegation

1. Arbetsgruppen för organisation och delegation Fredrika Lagergren Wahlin (ordförande) Berit Malis Helmersson, Maria Eriksson, Ulla Mauritzson,Oskar Lindwall.

2. Direktiv • Ta fram ram för institutionernas organisation och delegation avseende förvaltnings- och ledningsstruktur • Lämna förslag till delegationsordning • Utarbeta förslag om organisation till stöd för de nya institutionernas prefekter

3. Genomfört, pågående och återstående arbete • Förslag till arbetsbeskrivning för prefekt • Förslag till utformning av institutionsstyrelse och institutionsledning ********************************************* • Identifiera nödvändiga arbetsuppgifter inom arkiv och förvaltning ********************************************* • Lämna förslag till delegationsordning

4. Arbetsgruppen för ekonomi Anneli Scherman, ordförande Måns Wiklund, ekonom, UFN Anne-Britt Båvstrand Arvidsson, ekonom, UFN Inger Boberg, ekonom, IPD Anette Strandberg, ekonom, IPD Agneta Edvardsson, ekonom, IPD Magdalena Vinni, ekonom, IPD Eva Wennberg, ekonom, IPD

5. Direktiv till ekonomigruppen • Ta fram förslag på arbetsflöde för • budget, bokslut, redovisning, uppföljning, avslut av verksamheter, överföring av anläggningar, upplägg av nya ansvarsställen • Ta fram förslag på överföring av balansposter • Upprätta en tidsplan för respektive uppgift • Ta fram förslag på fördelning av arbetsuppgifter

6. Detta har vi gjort • Aktivitetsplan • Upprättat tidsplan för respektive arbetsuppgift • Tagit fram förslag på fördelning av arbetsuppgifter

7. Detta återstår • När personalen kommit på plats påbörjas nytt budgetarbetet • Avslut av gamla institutioners ekonomi • Ta fram förslag på överföring av balansposter • Effektuering av hela aktivitetsplanen

8. Arbetsgruppen för ”Personal – bemanning och rekrytering” Arbetsgruppen för ”Personal – bemanning och rekrytering” Ulrika Nordberg Monika LindströmJan Landström Barbro Hedenström Referensgrupp:IPDs enhetschefer Marie Heimersson & Anita Forsmalm (IPDs IS-ledamöter)Claes Bergman (MHMs ledningsråd)

9. Direktiv • Ta fram förslag till bemanningsplan för kärn-verksamhetens personal • Utifrån fakultetsgemensamma funktioner lämna förslag på fördelning av de administrativa arbetsuppgifterna baserat på PROVÈ-underlag • Ta fram förslag till hur rekrytering av ledningspersonal skall genomföras • Ta fram förslag på hur rekrytering till vissa administrativa funktioner skall genomföras • Ta fram förslag till hur utfasning av befintlig ledningspersonal skall genomföras så att de överensstämmer med intentionerna i RALS 2007-2010 • Utifrån bemanningsförslagen göra en översyn av eventuella rumsförflyttningar

10. Detta har vi åstadkommit • Aktivitetsplan • Intresseanmälan för uppdrag som prefekt • Medverkat i urvalsprocessen för tillsättning av nya prefekter • Bemanning av personal i kärnverksamheten Detta återstår • Fördelning och bemanning av administrativa funktioner – beräknas klar 31/1 2010 • Intresseanmälan för uppdrag som studierektor – våren 2010 • Förslag på villkor för utfasning av nuvarande ledningspersoner – våren 2010 • Uppdatering av PA-systemen • Översyn av eventuella rumsförflyttningar – klar april 2010

11. Arbetsgruppen för utbildning Inga Wernersson (ordförande) Britt-Marie Apelgren, Sten Båth, Pia Glimstedt, Fredrika Lagergren, Marie Norman, Karin Rönnerman och Pia Williams.

12. Direktiv • Utbildning på grundläggande och avancerad nivå • föreslå placering i nya institutioner • föreslå organisation på fakultetsnivå och ansvarsfördelningen mellan fakultet och institutioner för att • underlätta samverkan • skapa fruktbarhet och effektivitet i fakultetens kvalitetsgranskning • Utbildning på avancerad nivå dessutom • föreslå och initiera utveckling av kurser och program på fakultetsnivå (i enlighet med GU’s policy) • Utbildning på forskarnivå • föreslå gemensam styrning på fakultetsnivå som möjliggör samordning och autonomi för institutionerna.

13. Genomfört arbete • Förslag på organisation och ansvarsfördelning • Beredning för utbildning på forskarnivå (vicedekan + utbildningsledare) • Råd för utbildning på grundläggande och avancerad nivå (vicedekan + utbildningsledare) • Grupp för utveckling på avancerad nivå (tidsbegränsad)

14. Återstående arbete • Fördelning av kurser • Med utgångspunkt i nuvarande studierektorsområden har ”provfördelning” gjorts • Diskussioner med nuvarande studierektorer har förts och fortsatt dialog förs

15. Arbetsgruppen för Studerandeservice Jan-Åke Klasson - arbetsledare o samordnare Studerandeservice IPD/ ordf Eva Andersson/str IPD Niklas Aronsson/SLUG Eva Bergström/stvl IPD Cathrine Lindqvist/studieadm IPD Sandra Riomar/doktorand SLUG Maria Thorson/studieadm, stvl MHM (Representant/samhällsvetarsektionen FFS)

16. Direktiv • Kartläggning av arbetsuppgifter relaterade till Studerandeservice • Undersöka om International Office, administrativt stöd till doktorander och språkhandledningen bör/kan ingå som delar i Studerandeservice • Undersöka behovet av centraliserat studerandestöd inom fakulteten och relativt lärarutbildningen och UFL • Undersöka eventuellt förändrade arbetsuppgifter med anledning av lärplattformar, t.ex. GUL

17. Genomfört arbete • Kartläggning av arbetsuppgifter inom Studerandeservice • Studieadministratörer • Studievägledare • Samtal med Marianne Andersson om doktorandutbildningens adm

18. Återstående arbete • Fortsatt arbete att undersöka resterande områden som delar i Studerandeservice • Leveransrapport

19. Arbetsgruppen för information Torsten Arpi, Marianne Folkesson Lang, Olof Siverbo, Annika Lantz Andersson Gruppens uppgift: • ta fram underlag för informationskanaler och informationsansvar vid fakulteten och vid de fyra nya institutionerna. • ge de nya institutionerna liksom centrumbildningen nya webbplatser redan under genomförandefasen • synliggöra arbetet med omorganisationen

20. Detta har vi gjort: • På webben synliggjort omorganisationsarbetet • Ordnat interna arbetsytor för omorganisationens arbetsgrupper • Skapat plats på webben för grupperna och etablerat de nya institutionswebbarna • Stärkt interninformationen på fakulteten - bland annat om omorganisationen - genom att starta det elektroniska nyhetsbrevet UFN-nytt

21. Kvar att göra: • Ta fram underlag och förslag angående tydligare rollfördelning för informationsarbetet på fakultets- och institutionsnivå – dec 2009 • Ta fram förslag till informations- och kommunikationsplan för de nya institutionerna, som ett stöd för de nya prefekterna – dec 2009 • Skapa nytt webbinnehåll till de nya webbplatserna för institutionerna. Strukturera om och fördela allt befintligt webbinnehåll på dagens institutioner till de nya webbplatserna – våren 2010

22. Riskgranskning av organisatoriska förändringar

23. Arbetsgruppens uppgift: Riskanalysgruppens framdiskuterade åtgärdsförslag skall ses som ett underlag för ledningens arbete med att ta fram och besluta om konkret åtgärdsplan för respektive risk. Arbetsgruppen skall genomföra inventering och kartläggning av risker för de olika målgrupperna som omfattas av omorganisationen genomföra en riskanalys utifrån inventering och kartläggning diskutera fram möjliga rekommendationer för lämpliga åtgärder av riskerna innan de faller ut 2014-09-24

24. Status idag: Inventering och kartläggning för de olika målgrupperna Riskanalys 2014-09-24

25. Återstår: Diskussion om möjliga rekommendationer kring lämpliga åtgärder Överlämning till ledning 2014-09-24