e-Governance Training of Trainers Module III e-Planning Part IX

1. e-Governance Training of Trainers Module III e-Planning Part IX   الحوكمة الالكترونية برنامج تدريب المدربين الوحدة الثالثة خطة الحوكمة الالكترونية الجزء التاسع

2. E-PLANNINGالتخطيط الالكتروني اهداف الوحدة • التعرف على دورة حياة تطوير البرمجيات • تقديم نموذج ادارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات - PMBOK • التعلم عن ادارة المشتريات والعقود • التعرف على الحقائق الاساسية عن • ادارة المخاطر • ادارة الجودة • ادارة التواصل e-PLANNING Module Objectives • Get acquainted with different SDLC • Being introduced to IT Project Management - PMBOK • Learn about Procurement & Contract Management • Basic facts about: • Risk Management • Quality Management • Communication Management

3. E-PLANNINGالتخطيط الالكتروني محتويات الجزء التاسع • ادارة الجودة • ادارة التواصل • مناقشة • ماهي خبرتك التجريبية AGENDA MODULE NINE • Quality Management • Communication Management • Discussion: • What is your experience?

4. PROJECT QUALITY MANAGEMENT • Project quality management includes the process required to ensure that the project satisfies the needs for which it is undertaken. • PQM includes all the activities of the overall management function that determine the quality policy, objectives, and responsibilities and implement them within the quality system.

5. إدارة الجودة في المشروع • تشمل إدارة الجودة في المشروع ، أيجاد العمليات اللازمة للتأكد من أن المشروع يلبي الاحتياجات المطلوبة .. • إدارة الجودة في المشروع تشمل جميع الأنشطة ووظائف الإدارة العامة التي تحدد نوعية السياسات والأهداف والمسؤوليات و طرق تنفيذها داخل نظام الجودة.

6. PROJECT QUALITY MANAGEMENT • QUALITY PLANING • QUALITY ASSURANCE • QUALITY CONTROL • These processes interact with each other as well as with the processes of other knowledge areas • Each process involves an effort of one or more individual or group of individuals based on the need of the project. • Each process occurs at least once in every project phase during the project life cycle.

7. إدارة الجودة في المشروع • تخطيط الجودة • ضمان الجودة • مراقبة الجودة • تتفاعل هذه العمليات مع بعضها البعض، وكذلك مع العمليات الأخرى التي تتضمنها مجالات المعرفة. • تشمل هذه العملية جهد فرد واحد أو أكثر أو مجموعة من الأفراد على أساس الحاجة للمشروع. • كل عملية تحدث مرة واحدة على الأقل في كل مرحلة من مراحل المشروع خلال دورة حياة المشروع.

8. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Definitions • Quality Planning is identifying which quality standards are relevant to the project and determining how to satisfy them • Quality assurance is evaluating the overall project performance on a regular basis to provide a confidence that the project will satisfy the relevant quality standards • Quality Control is the monitoring of specific project results to determine if they comply with the relevant quality standards and identifying ways to eliminate causes of unsatisfactory performance

9. إدارة الجودة في المشروع التعريفات : • تخطيط الجودة هو تحديد معايير الجودة ذات الصلة بالمشروع وتحديد كيفية تلبيتها. • ضمان الجودة هو تقييم أداء المشروع عموما على أساس منتظم للتأكد أن المشروع سوف يفي بمعايير الجودة ذات الصلة. • مراقبة الجودة هو رصد نتائج مشروع معين لتحديد مدى توافقها مع معايير الجودة ذات الصلة وتحديد السبل الكفيلة لتجاوز أسباب الأداء غير المرضى.

10. PROJECT QUALITY MANAGEMENT • Project quality management must address both the management of the project and the product of the project. • Failure to meet quality requirements in either dimension can have serious and negative consequences for any or all of the project stakeholders • Quality management should complement modern project management as they both recognize the importance of : • Customer satisfaction • Prevention over inspection • Management responsibility • Processes within phases • (plan – do –check – act cycle)

11. إدارة الجودة في المشروع • يجب معالجة إدارة الجودة في المشروع تعنى بمراقبة كل من إدارة المشروع ومنتجات المشروع. • عدم الإلتزام بمتطلبات الجودة يفضي على المدى البعيد الى عواقب خطيرة وسلبية على المشروع والمساهمين به . • أدارة الجودة بالمشاريع الحديثة عليها أن تركز إهتمامها على : • رضا العملاء . • الإجراءات الوقائية . • المسؤوليات الإدارية . • العمليات التي تجري في كل مرحلة . • القوانين / الخطط / الدورات / التفتيشات .

12. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Planning • Quality Planning involves identifying with quality standards • It is a key facilitating process during the Project planning Process • In modern quality management quality is planned in and not inspected in • Prior to the development of ISO 9000 series, quality planning concepts were widely discussed as part of quality assurance

13. إدارة الجودة في المشروع تخطيط الجودة : • تخطيط الجودة يجب أن ينطوي على تحديد معايير الجودة. • يجب أن يكون تخطيط الجودة مفتاحا لتيسير عملية التطبيق . • مفاهيم الجودة الحديثة تطبق دون الحاجة الى إعادة التفتيش عليها . • تمت مناقشة مفاهيم الجودة كجزء من متطلبات التطوير النوعي لسلسلة عمليات الآيزو 9000.

14. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Planning/Inputs Quality policy • the over all intentions and direction of an organization with regard to quality, as formally expressed by the top management • In the case of a joint venture, a quality policy for the individual project should be developed • The management team is responsible for dissipating the quality policy to all project stakeholders through appropriate information distribution channels

15. إدارة الجودة في المشروع تخطيط الجودة / مدخل سياسة الجودة • هي جميع القوانين والأنظمة المتعلقة بإدارة الجودة التي يتم توضيحها لإدارات المشروع . • بالنسبة لمشروع مشترك، يتم تطبيق سياسة جودة للمشاريع الفردية. • الإدارات مسؤولة عن نشر سياسة الجودة لجميع أصحاب المصلحة في المشروع من خلال قنوات التوزيع الخاصة بتوصيل المعلومات اللازمة .

16. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Planning/Inputs • Scope Statement • The scope statement is a key input to quality planning because it documents major project deliverables as well as project objectives which serve to define important stakeholder requirements • Product description • Although the elements of the product description may be embodied in the scope statement, the product description often contains details of technical issues and other concerns that may affect quality planning Standards and Regulations • The project management team any application-area-specific standards or regulations that may affect the

17. إدارة الجودة في المشروع تخطيط الجودة / مدخل • بيان نطاق العمل • بيان النطاق هو مفتاح الإدخال الأساسي لتخطيط الجودة لأن الوثائق الخاصة به تبين أهداف المشروع الرئيسية، فضلا عن أهداف المشروع التي تعمل على تحديد الأهداف الرئيسية للشركاء. • وصف المنتج • على الرغم من أن قد وصف المنتج قد يتم تجسيده في بيان النطاق، فأن وصف المنتج غالباً ما يحتوي على تفاصيل عن المسائل التقنية وغيرها من المسائل التي قد تؤثر على نوعية التخطيط • المعايير واللوائح • فريق إدارة المشروع وأية معايير يجب تطبيقها او أية أنظمة أخرى قد تؤثر على المشروع

18. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Planning/Tools and Techniques • Benefit / cost analysis • The planning process must consider benefit/cost tradeoffs • The Primary Benefit: Is less work, higher productivity, lower costs, and increased stakeholder satisfaction • The Primary Cost: Is the expanses associated with PQM activities • Benchmarking • Benchmarking involves comparing actual or planned project practices to those of other projects to generate ideas to: • Generate ideas for improvement • provide a standard for measurement of performance

19. إدارة الجودة في المشروع تخطيط الجودة / الأدوات والأساليب : • الفوائد / تحليل التكاليف . • يجب النظر في عملية التخطيط ميزاتها وعيوبها ، الأرباح والتكاليف . • الفائدة الأساسية: هو الإنتاجية العالية مقابل العمل القليل ، وتخفيض التكاليف، وزيادة رضا الشركاء . • التكلفة الأولية: هي مساحات الأنشطة المرتبطة بإدارة الجودة في المشروع . • المقياس • ويشمل قياس مقارنة ممارسات المشروع الفعلي أو المخطط لها بالممارسات العامة او تلك المطبقة في مشاريع أخرى : • طرح افكار جديدة للتحسين . • توفر معياراً لقياس الأداء.

20. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Planning/Tools and Techniques • Flow charting • The flowcharting techniques in quality management generally include • cause and effect diagram • System or process flow charts • Flowcharting can help in anticipating probable quality problems and thus helps to develop approaches for dealing with them • Design of Experiments • This is an analytical technique which aims to define variables that have most influence on the overall outcome • This technique is commonly applicable to the product of the project issues. • However this technique can also be used in project management issues such as cost and schedule tradeoffs to allow for optima solutions

21. إدارة الجودة في المشروع تخطيط الجودة / الأدوات والأساليب : • تدفق إعداد الرسوم البيانية • وتشمل تقنيات تعتمد في إدارة الجودة عموما من خلال : • الرسم التخطيطي للأسباب والمؤثرات . • مخططات انسيابية النظام أو العمليات . • إعداد الرسوم البيانية يمكن أن يساعد في استباق المشاكل المتعلقة بأنواعها المحتملة ، ومما يساعد على وضع نهج للتعامل معها • تصميم التجارب • وهو أسلوب تحليلي يهدف إلى تحديد المتغيرات التي لها تأثير كبير على النتائج العامة. • هذا الأسلوب ينطبق عموما على التفاصيل المتعلقة بمنتجات المشروع . • ولكن استخدام هذا الأسلوب يمكن أيضا أن يطبق في المسائل المتعلقة بإدارة المشروع مثل ميزات وعيوب التكلفة والجدول الزمني للوصول الى الحلول المناسبة .

22. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Planning/Outputs Quality Management Plan • The quality management plan should describe how a project management team will implement its quality policy • Also called Quality System, (in ISO terminology), the plan should define : • The organizational structure • Roles and responsibilities • Resources needed for implementation of quality management • The Quality Plan should address: • Quality Control of the project • Quality Assurance • Quality Improvement of the project

23. إدارة الجودة في المشروع تخطيط الجودة / الخلاصة : تخطيط إدارة الجودة : • خطة إدارة الجودة ينبغي أن تصف كيف سينفذ فريق إدارة المشروع سياسات الجودة. • كما طالب "نظام الجودة"، (في مصطلحات الآيزو ) الى أن تحدد الخطة :الخطة: • الهيكل التنظيمي • الأدوار والمسؤوليات • الموارد اللازمة لتنفيذ إدارة الجودة • وينبغي أن تتناول ”الخطة النوعية": • مراقبة الجودة للمشروع • ضمان الجودة • تحسين الجودة للمشروع

24. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Planning/Outputs • Operational Definitions • An operational definition describes what something is and how it is measured by the quality control process. For example: • the project management team must indicate the start and end of every activity in a detailed schedule • Weather the whole activity or certain deliverables are to be measured • Checklists • A checklist is a structured tool used to verify that a set of required steps or requirements have been performed. • Many organizations have standard checklists to ensure consistency of frequently performed activities • Inputs To Other Processes • The quality planning process may identify need for further activity in another area

25. إدارة الجودة في المشروع تخطيط الجودة / الخلاصة : • التعريفات التشغيلية • تعريف عملي يصف شيئا ما وكيف يقاس بعملية مراقبة الجودة. على سبيل المثال: • فريق إدارة المشروع يجب أن تشير إلى بداية ونهاية كل نشاط في توقيت زمني مفصل. • متابعة إن كانت بعض الأهداف او جميعها غير خاضعة للمراقبة . • القوائم مرجعية: • القائمة المرجعية أداة منظمة تستخدم للتحقق من إجراء مجموعة من الخطوات المطلوبة أو الشروط. • العديد من المنظمات تضع قوائم مرجعية موحدة لضمان اتساق كثير مما يقومون به من أنشطة. • المدخلات إلى عمليات أخرى • عملية تخطيط الجودة ربما تحتاج الى القيام بنشاطات أخرى في مناطق مختلفة

26. PROJECT QUALITY MANAGEMENT QUALITY ASSURANCE • Quality assurance encompasses all the planned and systematic activity implemented in a quality system to provide confidence that the project will satisfy the relevant quality standards • Quality assurance is provided by a Quality Assurance dept. • Quality assurance can be INERNAL ( from the project management team to the performing organization) • Quality assurance can be EXTERNAL (provided to the customer and other parties actively involved in the work of the project

27. إدارة الجودة في المشروع ضمان الجودة • ضمان الجودة :يشمل جميع الأنشطة المخطط لها ومنهجية تنفيذها في نظام جودة يوفر الثقة بأن المشروع سوف يفي بمعايير الجودة المطلوبة . • ويتولى ضمان الجودة قسم "ضمان الجودة" • ويمكن أن يتكون فريق ضمان الجودة داخليا (من فريق إدارة المشروع للمنظمة المنفذة) • ويمكن ضمان الجودة الخارجية ( الخدمات المقدمة للعملاء والأطراف الأخرى المعنية بنشاط في أعمال المشروع)

28. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Assurance/Inputs • Quality management plan as previously described • Results of quality control measurements which are records of quality control testing and measurement in a format of comparison or analysis • Operational definitions as previously described in the output of the Quality Planning

29. إدارة الجودة في المشروع ضمان الجودة / مدخل : • خطة إدارة الجودة : كما تم تعريفها سابقا . • نتائج قياسات الجودة التي هي السجلات التي تمكن من اختبار مراقبة الجودة والقياس في أشكال من المقارنة أو التحليل. • التعريفات التنفيذية كما تم تعريفها سابقا في "تخطيط الجودة”

30. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Assurance Tools and Techniques • Quality Planning tools and techniques , which can be used for quality assurance as well • Quality Audits which are a structured review of other quality management activities: • they may be timely or carried out randomly • They may be carried out by properly trained Internal-auditors or by third parties such as quality systems registration agencies

31. إدارة الجودة في المشروع ضمان الجودة الأدوات والأساليب : • نوعية أدوات التخطيط والتقنيات التي يمكن استخدامها لضمان الجودة. • نوعية عمليات المراجعة التي يتم خلالها استعراض منظم لأنشطة إدارة الجودة الأخرى: • قد تكون في وقت محدد أو تنفذ بشكل عشوائي • قد يقوم بها مدققون داخليون مدربون تدريبا سليما أو أطراف ثالثة مثل مؤسسات مسجلة تعنى بضمان الجودة .

32. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Assurance/Outputs Quality Improvement • Quality improvement includes taking action to increase the effectiveness and efficiency of the project to be provide added benefits to the stakeholders of that project . • In many cases the implementation of quality improvements will require preparation of change requests or taking corrective actions and will be handled according to procedure for overall change control

33. إدارة الجودة في المشروع ضمان الجودة / الخلاصة : تحسين الجودة • ويشمل تحسين نوعية الإجراءات المتخذة لزيادة فعالية وكفاءة المشروع من أجل توفير الفوائد الإضافية للشركاء في هذا المشروع. • في كثير من الحالات سيتطلب إعداد طلبات تغيير أو اتخاذ إجراءات تصحيحية لغرض تنفيذ تحسينات نوعية تجري معالجتها وفقا لإجراءات مراقبة التغيير الشامل.

34. PROJECT QUALITY MANAGEMENT QUALITY CONTROL • Quality control involves monitoring specific project results to determine if they comply with relevant standards and identifying ways to eliminate causes of unsatisfactory results. • Project results mentioned include both PRODUCT results such as deliverables and MANAGEMENT results such as cost and schedule performance • Quality control is often performed by a quality control department • The project management team should have a working knowledge of statistical quality control especially sampling and probability to help evaluate and control outputs

35. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة • مراقبة الجودة ينطوي على رصد نتائج مشروع معين لتحديد مدى إمتثالها للمعايير ذات الصلة وتحديد السبل الكفيلة بالقضاء على أسباب النتائج غير المرضية. • نتائج المشاريع المذكورة تشمل كلا من نتائج المنتج مثل الأهداف العامة وإدارة النتائج مثل أداء التكاليف والجدول الزمني. • غالباً ما تتم مراقبة الجودة بإدارة مراقبة الجودة • فريق إدارة المشروع ينبغي أن يكون على علم كامل وفعال لمراقبة الجودة الإحصائية ، من خلال اخذ العينات للمساعدة في تقييم ومراقبة النتائج .

36. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Control The project management should be aware of the following among other subjects: • prevention (keeping errors out of the process) • Inspection (keeping errors out of the customers hand • Attribute sampling (for conformity of results) • Variable sampling (where the results are rated on a continuous scale that measures the degree of conformity or non conformity) • Special cause (unusual events) • Random causes (normal process variations) • Tolerances (where results should fall with in a defined tolerance range • Control limits ( the process is in control if it falls within these defined)

37. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة • إدارة المشروع ينبغي أن تدرك ما يلي من بين مواضيع أخرى: • الوقاية : منع الأخطاء . • التفتيش : تجنب وصول الأخطاء الى العملاء . • توزيع النتائج (للتأكد من تطابق النتائج ) . • أخذ العينات المختلفة ( لأن نتائج العينات تمنح تصورا مستمرا عن درجة التطابق مع شروط الجودة ) . • أسباب خاصة (حوادث غير متوقعة ) . • أسباب عشوائية (تباين في طبيعة العمليات ) • التقبل (حيث يجب أن تحظى النتائج بالقبول اللازم ) • لمراقبة الحدود (لمعرفة ان كانت العمليات ضمن الحدود المعقولة لما هو متعارف عليه ) .

38. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Control/Inputs • Work results : including both product results and process results • The quality management plan • Operational definitions • Checklists

39. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة / مدخل • نتائج العمل: بما في ذلك نتائج المنتج ونتائج العمليات. • خطة إدارة الجودة • التعريفات التشغيلية • قوائم التدقيق والتحري.

40. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Control/Tools and Techniques • Inspection • Inspection includes activities such as measuring, examining and testing undertaken to determine whether results conform to requirements • Inspection can be carried out on the level of a single activity or a final product • Inspections can be called reviews, product reviews, audits, and walk-throughs • Control Charts • These charts are graphical representations that display the result of a process over time and are used to determine if the process is “in control” • When in control the process should not be adjusted , however it may be changed in order to provide improvements • Control charts may be used to monitor any type of output variable • Control charts are most often used to monitor repetitive activity in production but can also be used to monitor cost and schedule variances

41. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة / الأدوات والأساليب • التفتيش • التفتيش يشمل أنشطة متعددة مثل قياس وفحص واختبار الشروط التي تعهدت بها المؤسسة بها لتحديد ما إذا كانت النتائج مطابقة للمتطلبات. • يمكن إجراء تفتيش على مستوى نشاط واحد أو منتج نهائي • عمليات التفتيش يمكن أن يسمى المراجعات، ومراجعات المنتجات، ومراجعة الحسابات. • مخططات المراقبة • المخططات البيانية وسيلة لعرض نتائج العمليات على مر الزمن، وتستخدم لتحديد ما إذا كانت العملية "في عنصر التحكم”. • عند مراقبة العمليات يجب عدم إصدار الأحكام ، ومع ذلك فإنه يجب أجراء الحسينات من أجل التغيير . • يمكن للمخططات البيانية استعمال مخطط أوي وسائل أخرى لبيان عدم التطابق . • مراقبة المخططات البيانية وتستخدم غالباً لمراقبة العمليات المتكررة في الإنتاج ولكن يمكن استخدامها أيضا لرصد تكلفة وجدولة الفروق

42. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Control/Tools and Techniques • Pareto Diagram • A Pareto diagram is a histogram ordered by frequency of occurrence which shows how many results were generated by what category or identified cause • The project management team should take action to fix the problems that are causing the greatest number of defects first • Typically the Pareto diagram reflects that a relatively small number of causes are responsible for the majority of the problems or defects • Statistical Sampling • Statistical sampling involves choosing a part of a population of interest for inspection • Appropriate sampling can effectively reduce the cost of quality control • There is a vast body of knowledge related to statistical sampling and therefore the management must be aware of the various sampling techniques

43. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة / الأدوات والأساليب • مخطط باريتو • مخطط باريتو هو مدرج تكراري يعتمد التواتر الذي يبين طبيعة العديد من النتائج التي تم الوصول اليها من قبل فئة معينة وتحديد أسبابها . • فريق إدارة المشروع ينبغي اتخاذ إجراءات لإصلاح المشاكل التي تتسبب في أكبر عدد من العيوب الأساسية • عادة ما يعكس مخطط باريتو أن عددا صغيراً نسبيا من الأسباب المسؤولة عن معظم المشاكل أو العيوب • أخذ العينات الإحصائية • أخذ العينات الإحصائية ويشمل اختيار عينات من الناس للتفتيش. • أخذ العينات المناسبة يمكن أن تقلل فعالية تكاليف مراقبة الجودة . • وهناك مجموعة واسعة من المعارف المتعلقة بأخذ العينات الإحصائية ولذلك يجب أن تكون الإدارة قائمة على علم اساسه تقنيات أخذ العينات المختلفة.

44. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Control/Tools and Techniques • Flowcharting • Flowcharting is used in quality control to help analyze how a problem occurs • Trend Analysis • The trend analysis involves the use of mathematical techniques to forecast future outcomes based on historical results it is often used to monitor: • Technical performance – how many defects have been identified and show many remain uncorrected • Cost and schedule performance – how many activities in a certain period were completed with significant variances

45. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة / الأدوات والأساليب • المخططات البيانية : • يتم استخدام المخططات البيانية في مراقبة الجودة للمساعدة في تحليل كيفية حدوث مشكلة • تحليل الاتجاه • تحليل الاتجاه ينطوي على استخدام تقنيات رياضية على التنبؤ بالنتائج المستقبلية استناداً إلى النتائج التاريخية وهو كثيرا ما يستخدم لمراقبة • الأداء التقني- حيث يتم تحديد العيوب وبيان كم بقي منها وكم منها تم تصحيحه . • أداء التكاليف والجدول الزمني- لمعرفة كم من الأنشطة تم إنجازه خلال فترة زمنية محددة مع بيان الإختلافات .

46. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Control/Outputs • Quality improvement ( previously described) • Acceptance decisions, where the inspected items will either be accepted or rejected and those rejected may be reworked • Rework, which is an action taken to bring defects or nonconforming items into compliance with requirements and specifications. Rework is a frequent cause of project over-runs and the project management team must make an effort to minimize it .

47. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة / الخلاصات • تحسين الجودة (تم تعريفه سابقا ) • قرارات القبول لمعرفة مدى قبول أو رفض القرارات المتعلقة بالبنود موضع التفتيش لإعادة صياغتها . • تكرار العمل، هو إجراء يتخذ لإصلاح العيوب أو العناصر غير المطابقة ، وجعلها مطابقة للشروط والمواصفات. تكرار العمل سبب دائم لتجاوزات المشروع وفريق إدارة المشروع يجب عليه أن يبذل جهدا لتقليله إلى أدنى حد.

48. PROJECT QUALITY MANAGEMENT Quality Control/Outputs • Completed Checklists, which become a part of a project record when they are used • Process Adjustments, which involves immediate corrective or preventive action as a result of quality control measurements. In some cases the adjustment may need to be handled according to procedures for overall change control

49. إدارة الجودة في المشروع ضبط الجودة / الخلاصات • إكمال قوائم التدقيق المرجعية، التي أصبحت جزءا من سجل المشروع عند استعمالها . • تصحيح العملية، تنطوي على اتخاذ إلإجراءات التصحيحية أو الوقائية الفورية كنتيجة لقياسات مراقبة الجودة. وفي بعض الحالات قد يلزم التعديل معالجتها وفقا لإجراءات مراقبة التغيير الشامل.

50. PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT Main Elements of the PCM Process: • Communications planning: determining the information and communications needs of the stakeholders • Information distribution: making needed information available to project stakeholders in a timely manner • Performance reporting: collecting and disseminating performance information, including status reports, progress measurement, and forecasting • Managing stakeholders: managing communications to satisfy the needs and expectations of project stakeholders and to resolve issues