Digitalt arkivmateriale – arkivpakker - arkivdepot

1. Digitalt arkivmateriale – arkivpakker - arkivdepot Av Børge Strand

2. Definisjoner • Digitalt arkivmateriale = elektronisk arkivmateriale: Materiale som er skapt digitalt • Dette må lagres og gjenfinnes digitalt • Må ikke forveksles med digitalisert arkivmateriale som er skapt i papirform, men senere digitalisert (eksempelvis materiale som publiseres via Digitalarkivet)

3. Hovedgrupper – digitalt arkivmateriale • Internadministrative systemer • Journalførings-/sak/arkivsystemer (NOARK) • Andre internadministrative systemer (regnskap, lønn, personal, tidsregistrering mm.) • Fagsystemer • registre/databaser: administrative registre, forskningsregistre, statistikkregistre • støttesystemer for spesielle typer saksbehandling, i økende grad med innebygde prosedyrer/automatiserte prosesser (kan være integrert med sak/arkivsystemer) • Andre: Digitale kart, multimediafiler etc.

4. NOARK • Norsk Arkivstandard • NOARK-3 – registrering og framfinning av papirdokumenter, dvs. saksarkivet er papirbasert • NOARK-4 – registrering, fremfinning og LAGRING av elektroniske dokumenter – ”fullelektronisk arkiv” • NOARK-5 – som N-4, men tilpasset integrering med fagsystemer • Alle NOARK-systemer har funksjonalitet for å produsere arkivuttrekk - en arkivpakke

5. Fagsystemer - noen kjennetegn • Mange fagsystemer er videreføring av manuelle registre/kartoteksystemer - ofte personregistre • Informasjon i strukturert form: I tabeller, rader , kolonner og celler • Informasjon lagres ofte i kodet form – først og fremst tallkoder (yrke, utdanning, bosted, sivilstand …) • Tilrettelagt for datautveksling i form av eksport/import • Data utveksles på tvers av institusjoner, etater, forvaltningsnivå og systemer – gjenbruk av data • Dette er egenskaper som vi kan bruke til å lage arkivpakker, selv om slike systemer ikke spesifikt har funksjonalitet for det

6. Fagsystemer – forts. • Egenutviklede systemer og ”skreddersydde” systemer - utviklet av én leverandør for én kunde – slike er unike, ikke standardiserte • ”Hyllevare” – flere systemleverandører utvikler systemer for samme formål, men ikke etter noen standard, formålet er felles, men løsningene varierer. Ofte situasjonen i kommuner. • Organisatorisk forankring som regel utenom arkivtjenesten • Svært ofte forankret i lov/forskrift - dette grunnlaget er bestemmende for funksjonalitet, innhold, utforming, organisatorisk plassering mm for de enkelte systemer • Men - dersom slike systemer inneholder ”NOARK-funksjonalitet” skal dette følge NOARK-standarden

7. Hva er en arkivpakke? • En kapsel (”container”) hvor et arkivobjekt er lagret som en selvstendig enhet, fast forbundet med all informasjon som kreves for: • å fremstille det på ny (”tekniske metadata”), • å forstå det som arkivmateriale, dvs. i sin opphavs- og brukssammenheng (”logiske metadata”/”bevaringsmetadata”” • Pakkevarianter (iht. OAIS-standarden): • Avleveringspakke (SIP) • Bevaringspakke, typisk i et depot (AIP) • Brukspakke, dvs. tilpasset for tilgjengeliggjøring (DIP)

8. Eksempler fra kommunal sektor • De enkelte fagavdelinger har sine spesialiserte systemer / støttesystemer for sine fagfelt: • Oppvekst/barnehage/skole (BVPro, Extens , SATS mfl.) • Helsetjenesten (HSPro, Opus mfl.) • Eldreomsorgen (Gerica, NOTUS mfl.) • Sosialtjenesten (Socio, OSKAR mfl.) • Teknisk etat (Komtek, Arcidata, GISLine mfl.) • I tillegg kan det finnes egenutviklede systemer, spesielt fra dataalderens «barndom», men like fullt med bevaringsverdig informasjon

9. Basiselement i arkivpakke iht. OAIS -Open Archival Information System

10. Tekniske metadata • Metadata - ’data om data’, dokumentasjon av innholdet i en datafil, database osv. Kan finnes på papir, eller være integrert i en database. • Metadata må omfatte strukturbeskrivelse, postbeskrivelse, feltbeskrivelse, datatyper, kodelister, koblingsnøkler, relasjoner mellom tabeller, • Brukerhåndbøker er også viktig informasjon • Uten metadata vil informasjonen være utilgjengelig!

11. Verktøy for elektroniske arkiver i arkivdepot • Ark-N3 – visningsverktøy for Noark-3 uttrekk • Ark-N4 – test- og visningsverktøy for Noark-4 uttrekk • Disse utvikles av Riksarkivaren og distribueres fritt • Arkadukt – verktøy for tekniske metadata for tabelluttrekk etter ADDML-standarden • Utvikles av Riksarkivaren - distribueres fritt, men nyeste versjon er foreløpig ikke frigitt • Egenutviklede rutiner – det vil alltid være behov som ikke dekkes av standard applikasjoner. En rekke ulike verktøy kan brukes.