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CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN

CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN. AREA CAPACITADORA : Coordinación de Archivos AREA DE ADSCRIPCIÓN: Departamento de Administración de Documentos y Archivos TITULAR: Lic. Eric Guillermo Conde López.

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Presentation Transcript

  1. CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN AREA CAPACITADORA: Coordinación de Archivos AREA DE ADSCRIPCIÓN: Departamento de Administración de Documentos y Archivos TITULAR: Lic. Eric Guillermo Conde López

  2. I N S T R U M E N T O S D E C O N T R O L

  3. INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES Describe los Expedientes de un archivo Inventario General Control de expedientes en el archivo (Registro) Se detecta rápidamente la documentación que requiere ser transferida (periodo de vigencia documental) Inventario de Transferencia Sirve como Inventario de Baja Documental Permite conocer la documentación que causa baja (período de vigencia documental) FORMATO

  4. OBSERVACIONES DEL INVENTARIO GENERAL EXPLICACIÓN DEL LLENADO:

  5. PERÍODO DE TRÁMITE 2003 2004 2005, ETC. INVENTARIO El inventario se reporta por años. Hay expedientes que por el asunto del que tratan no se cierra en ese mismo año, continua aún activo EJEMPLO: Documentación del 2007 2006 2006 2007

  6. EL EXPEDIENTE QUEDA AL INICIO DE LA GABETA, POR SER DEL 2006. AL ABRIR EXPEDIENTES DEL 2007 NO SE TOMARÁ EL CONSECUTIVO DEL 2006 PORQUE ESTE EXPEDIENTE AÚN ESTA ACTIVO. EN EL INVENTARIO DEL 2007 SE REPORTARÁ DE LA SIGUIENTE MANERA: Ejemplo: Si el expediente del 2006 tuviera otro No. Consecutivo, se relacionará primero el expediente de años anteriores y luego los del año corriente.

  7. EL EXPEDIENTE TIENE LA SIGUIENTE FORMULA CLASIFICADORA: Se elabora un formato de inventario por cada SERIE documental

  8. RECEPCIÓN INVENTARIO Mes de NOVIEMBRE de cada año

  9. GUÍA SIMPLE Instrumento de descripción de las Series Documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforma al Cuadro General de Clasificación Archivística Es necesario contar con el Organigrama de la Institución También tener a la mano El Cuadro General de Clasificación Archivística FORMATO

  10. RECEPCIÓN Mes de NOVIEMBRE de cada año GUÍA SIMPLE

  11. ARCHIVO DE TRÁMITE RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE. UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros)

  12. PARTICIPANTES LIC. ERIC. G. CONDE L. econdel@ipn.mx Ext. 57281 LIC. JAZMIN ILIANA GARCIA ilianajaz@gmail.com Ext. 57282 LIC. MARIA ELENA CARMONA elenacarmonaf@gmail.com Ext. 57284 ING. RAMON CRUZ rcruzfipn@gmail.com Ext. 57285 LIC. EVELIA GALINDO evegm05@gmail.com Ext. 57286

  13. GRACIAS

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