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Amélioration de l'accueil physique et téléphonique. Proposition d'intervention 15 novembre 2002. Vos contacts chez CSC Peat Marwick François TILLOT, Partner Responsable de la practice XXXXX Tel : 01 55 70 XXX Mobile : XXXXX François TILLOT, Partner
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Amélioration de l'accueil physique et téléphonique Proposition d'intervention 15 novembre 2002
Vos contacts chez CSC Peat Marwick François TILLOT, Partner Responsable de la practice XXXXX Tel : 01 55 70 XXX Mobile : XXXXX François TILLOT, Partner Responsable de la practice CRM Services Tel : 01 55 70 56 68 Mobile : 06 07 97 07 30
Sommaire • Notre compréhension du contexte et des objectifs de la mission • Notre proposition de démarche et de planning • Votre participation • Notre équipe • Modalités pratiques • Pourquoi CSC Peat Marwick • Annexes
Le contexte et les objectifs du projet • L’Opéra Bastille a besoin d’une solution globale de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) qui intègre la dimension « métier », visant des résultats mesurables assurant à l’entreprise un avantage compétitif à long terme. • Par ses références, et sa méthodologie (Catalyst). CSC est en mesure d’apporter une contribution à forte valeur ajoutée dans ce projet. • Nous vous proposons dans le présent document une propositionde choix et de mise en œuvre d’un progiciel de ce type clé en main pour une date de démarrage prévue associant CSC et un éditeur qui sera choisi avec vous afin de mettre à votre disposition les meilleures ressources possibles sur l’ensemble du projet : • CSC agira en tant que Maître d’œuvre assurant les obligations suivantes : • Fourniture de la solution paramétrée tenant compte des besoins statués • Accompagnement à la mise en production de la solution • Développement des interfaces, programmes de reprise de données et développements spécifiques statués • Formation des utilisateurs finaux • CSC agira en tant que Assistant à la Maîtrise d’ouvrage , et sera force de proposition pour vous aider à définir et mettre en place la solution métier appropriée : • Refonte des processus, règles de gestion, données et principes d’organisation • Accompagnement à la conduite du changement (stratégie et plan de communication…) • CSC assitera vos équipes pour l’Assistance au management du projet, visant à : • Garantir l’obtention des bénéfices attendus • Mettre sous contrôle le projet (budget, planning…) par la résolution des risques : aspects techniques, opérationnels, « processus » et « métier »
Les facteurs clefs de succès • Notre expérience montre que la bonne réussite de votre projet nécessite de : • Aller vite dans le choix de l’outil • constituer un groupe projet dédié • accepter les éventuelles "régressions" et remises en cause • favoriser l'obtention rapide d'enjeux opérationnels : • aller vite dans l'expression des besoins et garder du temps pour les travaux d'élaboration d'un scénario de recette, de démo et d'évaluation • se focaliser sur les besoins métiers prioritaires et les spécificités de l'activité en vue de challenger les éditeurs • savoir se projeter dans le futur • consulter d'une façon restreinte les éditeurs (2 ou 3 leaders sur le marché maximum) • évaluer les progiciels et les éditeurs sur la base de critères les plus objectifs possibles, notamment sur la faisabilité des besoins fonctionnels avec l'outil • anticiper la prise en compte des aspects d'intégration des SI • XXXXXX
LES LEVIERS ( support GMAO en rouge) LES AXES LES ENJEUX Actions amélioratives (analyse des historiques) 50 % des coûts de la maintenance corrective (pannes) FIABILISATIONDES ÉQUIPEMENTS Optimisation des plans de préventif (analyse des historiques) LES LEVIERS ( support GMAO en rouge) LES AXES LES ENJEUX Maintenance Productive Totale (transfert préventif en production) (structuration des plans de maintenance N1 à N5) Idem coûts Fiabilité : optimisation préventif / amélioratif (analyse des historiques / Méthodes) Réduction de 50% des taux de pannes DISPONIBILITÉ DES ÉQUIPEMENTS Aide au dépannage (accessibilité doc informatisée, PR, notice d ’aide au dépannage) 25 % des coûts de la maintenance programmée (préventive et corrective) Maintenabilité : aménagement accessibilité- conditions maintenance (analyse des historiques / Méthodes) OPTIMISATION DES INTERVENTIONS Préparation des modes opératoires, planification des travaux (Modes opératoires standard, résa PR et outillages, planif, ...) Réactivité : rapidité de dépannage et d ’intervention (aide au dépannage, accès docs et PR, ...) Optimisation espacement du grand entretien (Gestion de la maintenance conditionnelle, analyse des historiques) Maintenance Productive Totale (TPM) (structuration des plans de maintenance N1 à N5) Gestion des compétences et des savoir-faire (Bases RH et compétences, gestion des cursus de formation) Performances nominales des installations (tenue dans le temps) MAINTIEN DUPOTENTIEL DES ÉQUIPEMENTS Suivi des cadences et des TRS des machines (analyse des historiques, suivi des TRS) 10 à 20 % des coûts globaux Sous-traitance flexible (pointes de charge, grand entretien) (gestion prévisionnelle des charges) MAÎTRISE ET VARIABILISATIONDES COÛTS Suivi de l ’évolution des coûts / politique revamping & remplacement (analyse des coûts par équipement et des coûts cumulés -LCC) Gestion prévisionnelle et analytique des coûts de maintenance (Gestion des engagements, du réalisé, des écarts et analyses) Reporting technico-économique (Bases historiques sur les conditions de réalisation) MTBF matériel réparé matériel neuf AMÉLIORATION DE LA QUALITÉ DES RÉPARATIONS Suivi fiabilité des matériels réparés (BD fiabilité sur matériels immatriculés ou tracés) Suivi qualité des intervenants internes et externes (traçabilité) (traçabilité des intervenants,suivi qualité des sous-traitants) Les enjeux d’une GMAO • La réduction des coûts directs : • L’amélioration de la qualité de service :
Les enjeux de la mise en œuvre d’une GMAO • La mise en place d ’un progiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur est un outil au service d ’une politique de maintenance et d ’objectifs définis • Les objectifs de la fonction Maintenance s’articulent autour de 2 grands thèmes, qui peuvent sembler antinomiques, mais ne le sont pas : 1. Réduction des coûts directs de maintenance • Correctif / Préventif / Amélioratif (fiabilisation) • Main d’œuvre / Sous-traitance / Pièces de rechange • Maintenance courante / Grand entretien / Revamping (optimisation fréquences) 2. Amélioration de la qualité de service • Disponibilité des équipements (minimisation des taux de pannes) • Fiabilité des matériels • Rapidité de dépannage et d ’intervention (réactivité) • Maintien du potentiel des équipements • Performances nominales • Qualité des réparations • Tenue dans le temps des matériels réparés
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Composantes de notre offre Accueil Physique et Téléphonique Définition de l'offre des services Définition de objectifs et indicateurs de performance Enquêtes de satisfaction Tableaux de bord et plans de progrès Stratégie Pilotage Diagnostic organisationnel Définition des principes organisationnels Organisation des traitements Rédaction des procédures et modes opératoires Organisation Métier Analyse de productivité Benchmark / Bonnes pratiques Dimensionnement des ressources Planification des ressources Cadrage des besoins en formation Définition des fonctions Mesure des compétences Déploiement des actions de formation RH Formation Etude de perméabilité au changement Analyse de climat Coaching terrain Mesure des niveaux d'adhésion Mobilisation Etude de l'implantation et de l'agencement Etude de l'équipement technique Mise en œuvre de l'implantation et de l'agencement Mise en œuvre de l'équipement technique Environnement Cadrage des besoins en communication DIAGNOSTIC PLAN D'ACTIONS ACCOMPAGNEMENT MISE EN ŒUVRE Communication Inclus dans notre proposition Volets optionnels, non inclus dans notre proposition
Notre proposition de démarche • Pour répondre à vos attentes nous avons sélectionné les composantes de notre offre nécessaires à la réalisation de la cible organisationnelle et du plan d'action associé : • Pour réussir votre projet et garantir la pérennité de votre démarche, des prestations complémentaires sont à notre sens nécessaires au cadrage d'une politique de service cohérente et des périmètres respectifs de l'accueil physique et téléphonique : • D'autres composantes de notre offre pourraient être choisies en option; les volets de 'mobilisation' permettraient par exemple de renforcer l'implication des personnels des mairies Diagnostic organisationnel Définition des principes organisationnels Organisation des traitements Dimensionnement des ressources Enquêtes de satisfaction Organisation Métier Pilotage Etude de l'implantation et de l'agencement Etude de l'équipement technique Cadrage des besoins en formation RH Formation Environnement Définition de l'offre des services Définition de objectifs et indicateurs de performance Pilotage
Planning prévisionnel des travaux Octobre Novembre Décembre Janvier Février S47 S48 S49 S50 S51 S52 S01 S02 S03 S04 S05 S06 Réunion de cadrage Validation des guides 1 – Cadrage fonctionnel Cartographie des attentes et de la satisfaction 2 – Définition de la contribution du futur outil 2C - Synthèse 3 – Analyse et synthèse des réponses Phase 1 Guide d'animation Synthèse 3 – Recensement des besoins Plan d'actions type Cartographie de l'accueil Présentation de la cible 3 – Préparation d’un scénario de démo Référentiel d'organisation Plans d'actions des mairies II-1 - Conception II-2 - Prototypage Phase 2 Plan de formation II-2 - Intégration II-2 - Déploiement Grille d'évaluation Produit fini Point d'étape Présentation finale
Notre proposition de démarche • Afin de répondre à vos attentes de façon opérationnelle, nous vous proposons une démarche en 2 phases et 6 étapes, sur une durée de cinq mois environ : Phase 1 : Choix du progiciel de GMAO • La réussite de votre démarche passe par la définition d'une ambition des services d'accueil pour lancer une dynamique de projet • Cette ambition doit être confrontée à la réalité du terrain par une approche pragmatique et concrète pour donner une visibilité sur le parcours à effectuer en mettant en évidence les attentes des usagers • Satisfaction et attentes vue des usagers • Perception de la qualité, des attentes et des axes d'amélioration vue des collaborateurs • Un partage avec les maires d'arrondissement permettra de construire ensemble les modalités d'organisation offrant des conditions de mise en œuvre réalistes de l'ambition initiale Phase 2 : Mise en œuvre du progiciel • La déclinaison de cette cible à travers un plan d'actions adapté par mairie d'arrondissement permettra la responsabilisation, l'appropriation et l'engagement des acteurs de la vie municipale • La définition d'un programme type de "professionnalisation" permettra d'assurer une cohérence de la montée en compétence des personnels • Cette démarche devra enfin être accompagnée par la construction de la grille d'évaluation de l'accueil pour mesurer l'atteinte des objectifs et identifier les axes d'amélioration de façon récurrente • La présente proposition concerne la phase 1.
Démarche proposée • Etape 1 : XXXXXXXX Objectifs Produits finis Acteurs • Prendre connaissance du mode de fonctionnement actuel de la fonction Maintenance • Identifier les déficits fonctionnels et les pistes d ’amélioration • Définir une cible fonctionnelle • Qualifier les principaux impacts liés à la mise en place d ’un nouvel outil de gestion de la maintenance • Évaluer les enjeux associés à la mise en place de cet outil CSC Opéra Bastille • Planning prévisionnel des entretiens X • Guide d'entretiens et de visite, grille d'analyse de l'activité X validation • Dossier de synthèse sur la cible fonctionnelle X validation Méthode proposée • X : • X • politique en matière de ressources humaines • stratégie d'offre de services de la Ville de Lyon, et en particulier les moyens d'accès à l'information actuels et futurs (télématique).. • grands indicateurs de qualité et de performance actuels et futurs • Définition des objectifs, du périmètre et des modalités pratiques de notre intervention avec la direction du projet • objectifs et périmètre • modalités : identification des personnes à rencontrer, planning d'entretiens et de visites, principales réunions de points intermédiaires et de présentation de nos résultats, ressources internes affectées au projet (interlocuteur privilégié, membres du groupe de travail "Définition de la cible", ...)
Démarche proposée • Etape 1 : Conception Objectifs Produits finis Acteurs • Prendre connaissance du mode de fonctionnement actuel de la fonction Maintenance • Identifier les déficits fonctionnels et les pistes d ’amélioration • Définir une cible fonctionnelle • Qualifier les principaux impacts liés à la mise en place d ’un nouvel outil de gestion de la maintenance • Évaluer les enjeux associés à la mise en place de cet outil CSC Opéra Bastille • Planning prévisionnel des entretiens X • Guide d'entretiens et de visite, grille d'analyse de l'activité X validation • Dossier de synthèse sur la cible fonctionnelle X validation Méthode proposée • X : • X • politique en matière de ressources humaines • stratégie d'offre de services de la Ville de Lyon, et en particulier les moyens d'accès à l'information actuels et futurs (télématique).. • grands indicateurs de qualité et de performance actuels et futurs • Définition des objectifs, du périmètre et des modalités pratiques de notre intervention avec la direction du projet • objectifs et périmètre • modalités : identification des personnes à rencontrer, planning d'entretiens et de visites, principales réunions de points intermédiaires et de présentation de nos résultats, ressources internes affectées au projet (interlocuteur privilégié, membres du groupe de travail "Définition de la cible", ...)
Démarche proposée • Etape 1 : Prototypage Objectifs Produits finis Acteurs • Prendre connaissance du mode de fonctionnement actuel de la fonction Maintenance • Identifier les déficits fonctionnels et les pistes d ’amélioration • Définir une cible fonctionnelle • Qualifier les principaux impacts liés à la mise en place d ’un nouvel outil de gestion de la maintenance • Évaluer les enjeux associés à la mise en place de cet outil CSC Opéra Bastille • Planning prévisionnel des entretiens X • Guide d'entretiens et de visite, grille d'analyse de l'activité X validation • Dossier de synthèse sur la cible fonctionnelle X validation Méthode proposée • X : • X • politique en matière de ressources humaines • stratégie d'offre de services de la Ville de Lyon, et en particulier les moyens d'accès à l'information actuels et futurs (télématique).. • grands indicateurs de qualité et de performance actuels et futurs • Définition des objectifs, du périmètre et des modalités pratiques de notre intervention avec la direction du projet • objectifs et périmètre • modalités : identification des personnes à rencontrer, planning d'entretiens et de visites, principales réunions de points intermédiaires et de présentation de nos résultats, ressources internes affectées au projet (interlocuteur privilégié, membres du groupe de travail "Définition de la cible", ...)
Démarche proposée • Etape 1 : Intégration Objectifs Produits finis Acteurs • Prendre connaissance du mode de fonctionnement actuel de la fonction Maintenance • Identifier les déficits fonctionnels et les pistes d ’amélioration • Définir une cible fonctionnelle • Qualifier les principaux impacts liés à la mise en place d ’un nouvel outil de gestion de la maintenance • Évaluer les enjeux associés à la mise en place de cet outil CSC Opéra Bastille • Planning prévisionnel des entretiens X • Guide d'entretiens et de visite, grille d'analyse de l'activité X validation • Dossier de synthèse sur la cible fonctionnelle X validation Méthode proposée • X : • X • politique en matière de ressources humaines • stratégie d'offre de services de la Ville de Lyon, et en particulier les moyens d'accès à l'information actuels et futurs (télématique).. • grands indicateurs de qualité et de performance actuels et futurs • Définition des objectifs, du périmètre et des modalités pratiques de notre intervention avec la direction du projet • objectifs et périmètre • modalités : identification des personnes à rencontrer, planning d'entretiens et de visites, principales réunions de points intermédiaires et de présentation de nos résultats, ressources internes affectées au projet (interlocuteur privilégié, membres du groupe de travail "Définition de la cible", ...)
Démarche proposée • Etape 1 : Déploiement Objectifs Produits finis Acteurs • Prendre connaissance du mode de fonctionnement actuel de la fonction Maintenance • Identifier les déficits fonctionnels et les pistes d ’amélioration • Définir une cible fonctionnelle • Qualifier les principaux impacts liés à la mise en place d ’un nouvel outil de gestion de la maintenance • Évaluer les enjeux associés à la mise en place de cet outil CSC Opéra Bastille • Planning prévisionnel des entretiens X • Guide d'entretiens et de visite, grille d'analyse de l'activité X validation • Dossier de synthèse sur la cible fonctionnelle X validation Méthode proposée • X : • X • politique en matière de ressources humaines • stratégie d'offre de services de la Ville de Lyon, et en particulier les moyens d'accès à l'information actuels et futurs (télématique).. • grands indicateurs de qualité et de performance actuels et futurs • Définition des objectifs, du périmètre et des modalités pratiques de notre intervention avec la direction du projet • objectifs et périmètre • modalités : identification des personnes à rencontrer, planning d'entretiens et de visites, principales réunions de points intermédiaires et de présentation de nos résultats, ressources internes affectées au projet (interlocuteur privilégié, membres du groupe de travail "Définition de la cible", ...)
Exemple d'intervention sur une enquête de satisfaction Complément pour l'étape 2A • Nous vous proposons de filmer deux réunion de groupe avec les usagers. Ce film vous permettra de : • Disposer du contenu exhaustif des entretiens d’un groupe d'usagers • Utiliser le montage vidéo comme outil de communication auprès de vos collaborateurs pour expliquer les changements • Les caractéristiques de ce complément sont les suivantes : • Deux prises de vue de 2 heures à partir desquelles seront réalisées un film de 10/15 minutes • Une prise de vue réalisée par le biais d’une caméra sur pied (faire intervenir un caméraman lors d’une réunion de groupe serait préjudiciable à la dynamique du groupe). • Les travaux à entreprendre sont les suivants : il s’agit de définir, avant le montage et en visionnant les 2 fois 2 heures, un scénario : point sur lesquels le film doit insister, messages à faire passer… Sur la base de ce scénario, le caméraman réalise un montage de 10/15 minutes. • Nous vous solliciterons pour participer à la définition du scénario et valider le film.
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ENGAGEMENT LEADERSHIP CULTURE COMMUNICATION PERFORMANCE COMPETENCES STRUCTURE Notre savoir-faire en matière de conduite du changement Notre approche de la conduite du changement Nouvelles valeurs Agir sur les 7 leviers du changement Leadership Engagement créer une vision et uneambition partagés parl'ensemble des acteurs clés renforcer la capacité des hommes clésà gérer le changement nouveaux comportements Performance Communication créer les conditions favorables àla réussite du changement : mise en place de système de reconnaissance, ... communiquer pour susciter l’adhésion au changement : clarté, transparence Compétences Structure Culture mettre en place un dispositif de formation qui facilite l'acquisition des nouveaux comportements construire l ’organisation cible :process, métiers, rôles et responsabilités faire évoluer la culture de l’entrepriseet pérenniser la culture du changement
Votre participation • Afin d'impliquer tous les acteurs dans le processus, nous vous proposons une démarche participative, qui vise à faire des maires d'arrondissement et des DGS les sponsors du projet et associer Lyon en Direct à la réalisation de l'enquête usagers • Vos équipes et vous-mêmes seront donc sollicités à chaque phase du projet, et notamment sur les aspects suivants : • définition des orientations stratégiques Direction 1 Réunion • recueil des informations et visites des sites Maires / DGS / agents Entretiens • ciblage des usagers à inviter aux groupes de travail Lyon en Direct Réalisation • invitation des usagers et organisation logistiques des réunions Lyon en Direct Réalisation • enquête téléphonique auprès des usagers en contact entrant Lyon en Direct Réalisation • définition des grands principes d'organisation Direction 1 Réunion • définition de l'organisation cible Maires / DGS Gpe de travail (1journée) • définition des plans d'actions par mairie d'arrondissement Maires / DGS Réalisation • définition d'un programme type de "professionnalisation" des personnels Maires / DGS / RH Entretiens • Construction d'une grille d'évaluation Maires / DGS Groupe de travail • Par ailleurs, la mobilisation d'une ressource interne à 50% serait un "plus" • cette personne serait notre interlocuteur privilégié, en charge • de nous faciliter les relations avec les 9 mairies et les prises de rendez-vous • de participer à la validation de l'ensemble des travaux réalisés Acteurs Participation
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Equipe projet pressentie • Nous vous proposons une équipe combinant des compétences métier (Relation client), sectorielles (Service public) et d'expertise (Architecte), afin de vous garantir : • une animation optimale des interviews et des ateliers de travail (créer une vrai dynamique et tirer le meilleur partie d'un groupe) • une grande créativité : tenir compte des expériences d'autres secteurs et les confronter aux réalités de la vie municipale • une expertise sur les aspects d'agencement • un pragmatisme lié à l'expérience de nombreux projets de mise en œuvre • La mission sera placée sous la responsabilité de François Tillot François TILLOT : IEP Aix en Provence, ESCP, 17 d'expérience professionnelle (conseil et industrie). Partner, François assure la coordination de nos activités CRM et Services. Il conduit des projets de réorganisation et d'amélioration de la performance du Service Client et du SAV pour de grands groupes industriels et de service, à la fois sur les aspects organisation et systèmes d'information
Equipe projet pressentie • Colin Le Lidec, manager, assurera le pilotage opérationnel du projet • Caroline Sargousse, Sénior Consultante, sera en charge des travaux opérationnels • Caline Yassin interviendra sur l'étape 2A pour compléter l'équipe et apporter notamment son expertise dans les enquêtes de satisfaction Colin LE LIDEC, DESS de contrôle de Gestion à Paris Dauphine, 8 ans d'expérience dans le métierr de la relation client et le secteur des télécommunications, manager de la practice CRM, Colin est intervenu sur des missions de mise en place et d'optimisation de centres de contact, de réorganisation d'un service distributeur, ainsi que sur des missions d'amélioration de processus dans le domaine de la facturation et du Customer Care pour des opérateurs télécom Caroline SARGOUSSE, Ingénieur agronome INA-PAG, 4 ans d'expérience professionnelle dans le conseil. Caroline a participé à de nombreuses missions relatives à l’amélioration du service client : refonte des processus de la relation client, mise en place d’une offre de SAV, organisation (traitement des réclamations, scénarios d’organisation), système d’information (étude préalable à la mise en place de Siebel, étude d’opportunité pour la mise en place d’un Datawarehouse), gestion de programme et mise en place du tableau opérationnel sur un centre client. Caroline participe au Centre de compétences Centre de Contact Caline YASSIN: EM Lyon, 4 ans d'expérience professionnelle. Caline a notamment participé à des missions de réorganisation d'organismes du domaine para-public et d'assistance à la conduite du changement. Elle participe actuellement à une enquête de satisfaction pour le compte de l'assurance chômage et assurait avant de rejoindre le cabinet des études de satisfaction pour une compagnie aérienne nationale.
Equipe projet pressentie • Un architecte, expert en agencement de la société Compagnie Tertiaire, société partenaire de CSC Peat Marwick, interviendra sur les problématiques d'agencement de l'accueil des mairies Patrick GAULTIER : 45 ans, Diplôme d'architecte DPLG Patrick Gaultier est spécialiste en programmation fonctionnelle ; ses expériences chez Strafor (conseil en Aménagement) et chez DEGW (Time Uitlisation Survey) lui ont permis d’établir un constat : les programmes “ classiques ” élaborés sur plusieurs mois après de nombreux aller retours fastidieux, sont obsolètes Ils ne répondent plus aux besoins fonctionnels qui évoluent pendant leur élaboration. Avec la Compagnie Tertiaire il développe des programmes réactifs et interactifs qui mettent en valeur les “ métiers ” spécifiques de chaque entreprise. Ces outils permettent de définir au plus près les types d’espaces par activité à l’intérieur de chaque métier. Des groupes de travail avec des représentant de chaque métier viennent valider les séquences.
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Estimation des charges • Dans notre proposition initiale, nous avions dimensionné la charge de notre intervention à 58 jours • L'ajout d'une enquête de satisfaction usager nous amène à revoir ce dimensionnement, à 68 jours homme, soit la participation d'un senior consultant à plein temps sur la durée de la mission, assisté d'un consultant à hauteur de10 jours homme • A cette charge s'ajoutent 6 jours homme d'un caméraman pour la réalisation du film • Sur la base d'un démarrage en semaine 47, nous serions à même de réaliser la mission avec l'équipe présentée avec une fin en semaine 6
Budget de la mission • Sur la base des charges détaillées ci-dessous nous vous proposions un forfait, frais inclus de 80 000 € hors taxes • Sur la base de nos coûts et de celui de nos sous-traitants le coût s'établit sur la base des charges ré-estimées à 98 000 €