Komunikasi Bisnis & Sosial

1. Komunikasi Bisnis & Sosial Teknik Analisis dan Evaluasi Jabatan STIKOM BALI 2011

2. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Desain Pekerjaan • Fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional. • Tujuannya untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. • Sudut pandang manajemen personalia, desain pekerjaan sangat mempengaruhi kualitas kehidupan kerja, dimana hal ini tercermin pada kepuasan individu para pemegang saham. STIKOM BALI 2011

3. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Analisis Pekerjaan • Secara sistematik mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan-pekerjaan. • Biasanya dilakukan oleh seorang spesialis yang disebut analis pekerjaan. • Setelah departemen personalia terlibat dalam proses perancangan pekerjaan, pemahaman tentang pekerjaan-pekerjaan dan persayratan-persayratannya harus dikumpulkan melalui analisis pekerjaan. STIKOM BALI 2011

4. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Elemen-elemen Desain Pekerjaan • Pada hakekatnya sering terjadi konflik antara kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginan karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan desain pekerjaan. • Sifat unik setiap karyawan mengakibatkan munculnya bermacam-macam tanggapan dalam wujud sikap, kegiatan fisik dan produktivitas dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu. • Perubahan-perubahan lingkungan, organisasional dan perilaku karyawan membuat desain pekerjaan, ketepatan pendekatan-pendekatan pengembangan kerja standar dan model-model tradisional perilaku karyawan harus selalu dipertanyakan. STIKOM BALI 2011

5. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Elemen-elemen Organisasional • Berkaitan dengan efisiensi. • Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. • Studi gerak dan waktu memberikan suatu disiplin ilmu, yaitu teknik industri. • Spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. • Bila karyawan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi. STIKOM BALI 2011

6. Masukan-masukan Proses Transformasi Keluaran-keluaran Yang diinginkan • Permintaan-permintaan • Organisasional • ----------------------------- • Tujuan • Sasaran • Strategi • Kebijaksanaan • Organisasi • Rencana • Kegiatan Pekerjaan yang Produktif dan memuaskan • Permintaan-permintaan • Lingkungan • ------------------------------ • Teknologi • Kondisi ekonomi • Pemerintah • Sosial budaya • Persaingan Desain Pekerjaan Kerangka Proses Desain Pekerjaan • Permintaan-permintaan • Keperilakuan • -------------------------- • -Kebutuhan-kebuthan • Sumber daya manusia • Motivasi • Kepuasan kerja Umpan balik STIKOM BALI 2011

7. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Pendekatan Mekanistik • Mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan. • Setelah identifikasi selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi suatu pekerjaan. Hasilnya adalah spesialisasi. • Aliran Kerja • Sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa, yang menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan. • Praktek-praktek kerja • Cara-cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. • Metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesepakatan kolektif para karyawan, atau bagian kontrak (perjanjian kerja) serikat karyawan manajemen. STIKOM BALI 2011

8. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Elemen-elemen Lingkungan • Kemampuan dan Tersedianya Karyawan • Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan yang akan melaksanakan pekerjaan. • Contoh: meskipun tingkat pengangguran tinggi, banyak lowongan pekerjaan yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon karyawan yang mempunyai kemampuan tertentu. • Berbagai Pengharapan Sosial • Desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat • Contoh: masyarakat di mana lokasi pabrik berada, meskipun tidak berketerampilan, dalam kenyataannya sering menuntut lapangan pekerjaan yang tersedia bagi mereka. STIKOM BALI 2011

9. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Elemen-elemen Keperilakuan • Otonomi • Yang berarti mempunyai tanggungjawab atas apa yang dilakukan. • Variasi • Kurangnya variasi pekerjaan bisa menyebabkan kebosanan. • Identitas Tugas • Bila pekerjaan-pekerjaan tidak mempunyai identitas, para karyawan tidak akan atau kurang merasa bertanggung jawab dan mungkin kurang bangga dengan hasil-hasilnya. • Umpan Balik • Bila pekerjaan-pekerjaan memberikan umpan balik tentang berapa baik pelaksanaan pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai pedoman atau motivasi untuk melaksanakannya dengan baik. STIKOM BALI 2011

10. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Trade-offs Keperilakuan dan Efisiensi • Grafik A: Produktivitas vs Spesialisasi Tinggi b Produktivitas a c Rendah Spesialisasi STIKOM BALI 2011

11. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Trade-offs Keperilakuan dan Efisiensi • Grafik B: Kepuasan Kerja vs Spesialisasi Tinggi b Kepuasan Kerja c a Rendah Spesialisasi STIKOM BALI 2011

12. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Trade-offs Keperilakuan dan Efisiensi • Grafik C: Proses Belajar vs Spesialisasi Tinggi Standar pekerjaan Pekerjaan yang terspesialisasi Proses Belajar Pekerjaan yang tidak terspesialisasi Rendah Waktu STIKOM BALI 2011

13. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Trade-offs Keperilakuan dan Efisiensi • Grafik D: Perputaran Karyawan vs Spesialisasi Tinggi Pekerjaan yang terspesialisasi Perputaran Karyawan Pekerjaan yang Kurang terspesialisasi Rendah Waktu STIKOM BALI 2011

14. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Teknik-Teknik Perancangan Kembali Pekerjaan • Simplikasi Pekerjaan • Bila spesialisasi pekerjaan terlalu rendah, pekerjaan dapat disederhanakan. Tugas bisa dibagi dua dan tugas yang tidak diperlukan bisa dihapus. • Resiko simpilikasi adalah pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan kemudian menyebabkan kesalahan-kesalahan atau permintaan keluar. • Perluasan Kerja • Rotasi Jabatan • Memindahkan karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain. • Job Enlargement • Penambahan lebih banyak tugas kepada karyawan untuk meningkatkan variasi pekerjaan dan mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. • Job Enrichment • Perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal. STIKOM BALI 2011

15. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Informasi Analisis Pekerjaan • Kegunaan Informasi: • Menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi • Mengevaluasi bagaimana tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan individual • Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan personalia. • Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia diwaktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya. • Memadukan lamaran dan lowongan pekerjaan • Memforcast dan menentukan kebutuhan pelatihan bagi karyawan baru dan lama. • Membantu revisi struktur organisasi. STIKOM BALI 2011

16. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan • Tahap 1 – Persiapan Analisis Pekerjaan • Identifikasi Pekerjaan • Penyusunan Daftar Pertanyaan • Tahap 2 – Pengumpulan Data • Observasi • Wawancara • Kuesioner • Logs • Kombinasi • Tahap 3 – Penyempurnaan Data STIKOM BALI 2011

17. Pengenalan Organisasi dan Tipe-tipe peker- Jaan secara umum Penyusunan Daftar Pertanyaan • Aplikasi: • Deskripsi Pekerjaan • Spesifikasi • Pekerjaan • Standar- • Standar • Pekerjaan Pengumpulan Data penyem- purnaan data Sistem informasi Sumber daya manusia Identifikasi pekerjaan Tahap-tahap Analisis Pekerjaan STIKOM BALI 2011

18. Desain Pekerjaan dan Informasi Analisis Pekerjaan • Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan • Deskripsi Pekerjaan • Suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. • Spesifikasi Pekerjaan • Menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan. • Standar-standar Prestasi Kerja • Berfungsi sebagai sasaran-sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan. • Standar adalah kreteria dengan mana keberhasilan kerja dinilai dan diukur. Tanpa standar, tidak ada sistem pengawasan yang dapat mengevaluasi pelaksanaan kerja. STIKOM BALI 2011

19. PERUSAHAAN “A” Deskripsi Pekerjaan • Nama Jabatan : Manajer Latihan dan Pengembangan • Kode Jabatan : A – 22537 • Tanggal : 10 Oktober 2010 Departemen : Personalia • Penyusun : Iwan Budiman Lokasi : Kantor Pusat • Fungsi: • Di bawah supervisi umum Direktur Personalia, mengembangkan menyelenggarakan dan mengevaluasi program- • Program latihan on-the-job. Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan. • Tugas-tugas : • Bekerja sama dengan para anggota manajemen lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan karyawan. • Dengan persetujuan Direktur, mengembangkan struktur program latihan. • Mempersiapkan bahan-bahan latihan yang diperlukan. • Mengembangkan berbagai prosedur evaluasi latihan. • Wewenang : • Menentukan instruktur dan para pelaksanaan program latihan • Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan • Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan • Tanggung Jawab : • Bertanggung-jawab atas kelancaran pelaksanaan program-program latihan. • Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan yang bersangkutan. • Hubungan Lini : • Atasan langsung : Direktur Personalia Bawahan Langsung : Para Pelatih, Kepala Bagian Administrasi Latihan • Kondisi Kerja : • Bekerja di kantor yang nyaman. STIKOM BALI 2011

20. PERUSAHAAN “A” Spesialisasi Pekerjaan Nama Jabatan : Kepala Bagian Riset Kimia Kode Jabatan : E - 456 Tanggal : 10 Oktober 2010 Departemen : Divisi Produk Plastik Penyusun : Iwan Budiman Lokasi : Laboratorium Kimia Persyaratan-pesyaratan Pekerjaan Pendidikan Sarjana Teknik kimia; menguasai kimia organik, fisika dan kimia murni; mempunyai keterampilan dalm menggunakan komputer dan analisis statistik matematis. Pengalaman 5 tahun bekerja di bidang industri atau penelitian plastik Persyaratan Phisik Kesehatan baik untuk melakukan perjalanan dan kontak dengan personalia di luar perusahaan pada berbagai seminar, konvensi, tugas konsultasi, dan sebagainya. Mempunyai stamina dan daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-tugas berat. Persyaratan Mental Inisiatif dan kreatif; dapat mengambil keputusan secara cepat; mampu menganalisa dan membuat sintesa berbagai informasi yang abstrak. Supervisi Akan mengendalikan 6 – 10 sarjana teknik kimia dan lulusan sekolah sekolah kejuruan. Mampu untuk berkomunikasi secara lisan dan tertulis – baik secara vertikal maupun horizontal dalam organisasi perusahaan. Kondisi Kerja Baik, 80% duduk di atas kursi yang nyaman, tenang, dan dalam ruangan yang ber AC. STIKOM BALI 2011