KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

1. Oleh : Dyah Erni Widyastuti Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Malang 2006 KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

2. BUDAYA ORGANISASI(Suatu Konsep Menuju Efektivitas Organisasi)‏ • Manajemen akan mempengaruhi budaya. • Budaya akan mempengaruhi kemampuan perusahaan meraih keuntungan & sekaligus meraih citra. • Organisasi perlu untuk memiliki kepribadian. • Kepribadian organisasi yang juga disebut sebagai budaya organisasiharus diciptakan & dipertahankan sehingga dapat membantu keefektifan organisasi. Komunikasi Organisasional 2006

3. Budaya Organisasi • Padahakikatnya, budayaorganisasimemilikinilai yang baikbagikemajuansuatuorganisasi. • Budayaorganisasimerupakansalahsatuperangkatmanajemenuntukmencapaitujuanorganisasi. • Budayaorganisasibukanmerupakancara yang mudahuntukmemperolehkeberhasilan, dibutuhkanstrategi yang dapatdimanfaatkansebagaisalahsatuandalandayasaingorganisasi. • Budayaorganisasimerupakansebuahkonsepsebagaisalahsatukuncikeberhasilansuatuorganisasidalammencapaitujuannya. Komunikasi Organisasional 2006

4. DEFINISI • Secara etimologis (asal usul kata), budaya organisasi terdiri dari dua kata : budaya & organisasi. • Organisasi merupakan suatu sistem yang mapan dari sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan & pembagian. • Pengertian budaya adalah suatu set nilai, penuntun kepercayaan akan suatu hal, pengertian & cara berpikir yang dipertemukan oleh para anggota organisasi & diterima oleh anggota baru. • BUDAYA ORGANISASImerupakan penerapan nilai-nilai dalam suatu masyarakat yang terkait, bekerja di bawah naungan suatu organisasi. (Duncan dalam Kasali, 1994: 108)‏ Komunikasi Organisasional 2006

5. DEFINISI (cont.) • Terrence E Deal & Allan A. Kennedy : budaya organisasi (BO) merupakan nilai-nilai dominan yang diterapkan oleh suatu organisasi. • RT Pascale & AG Athos, BO merupakan falsafah yang menuntun kebijakan organisasi terhadap pegawai & pelanggan. • Marvin Bower, BO merupakan cara pekerjaan yang dilakukan di tempat tertentu. • Edgar H. Schein, BO merupakan asumsi & kepercayaan dasar yang terdapat di antara angota organisasi. • Linda Smirch, BO merupakan pola kepercayaan, simbol-simbol, ritual, mitos & praktis yang telah lama berjalan. (Semua dalam Robbins, 1990: 479)‏ Komunikasi Organisasional 2006

6. Kriteria Seleksi Sosialisasi Manajemen Puncak BUDAYA ORGANISASI PEMBENTUKAN BUDAYA ORGANISASI (Sutanto, 1997: 13)‏ Filsafat Pendiri Organisasi Komunikasi Organisasional 2006

7. Penjelasan Diagram • Filsafat pendiri organisasi merupakan sumber utama sebuah budaya organisasi. Artinya para pendiri organisasi secara tradisional mempunyai dampak yang penting dalam pembentukan budaya wal organisasi. Mereka memiliki visi & misi mengenai bagaimana bentuk organisasi tersebut seharusnya. (Robbins, 1990: 486)‏ • Contoh, Ray Kroc dengan McDonald-nya. Sejak dirintis pada tahun 1955 sampai dengan abad 21 ini, pegawai McDonald seolah masih “diawasi” Kroc dengan prinsip-prinsip dasar organisasinya. Misalkan komitmen terhadap kualitas pelayanan, kebersihan & nilai. Juga penggunaan bumbu & peralatan yang baik, kebersihan kamar mandi, dan jangan kompromi. Inilah filosofi pendiri penjual hamburger, fries & shakes yang masih diikuti sbg pedoman manajemen. Komunikasi Organisasional 2006

8. Seleksi untuk menentukan kriteria yang dianggap paling tepat untuk menjadi anggota organisasi. Ini merupakan kekuatan dalam mempertahankan budaya organisasi. • Tujuan utamadari proses seleksi adalah menemukan & mempekerjakan individu yg memiliki pengetahuan, kepandaian & kemampuan utk berprestasi dlm pekerjaan di dalam organisasi. • Manajemen puncak perilaku & tindakan mereka akan berpengaruh terhadap budaya organisasi. Komunikasi Organisasional 2006

9. Proses sosialisasi merupakan langkah yang tepat untuk mempertahankan budaya organisasi, terutama sosialisasi yang ditujukan bagi anggota baru. • Seluruh anggota organisasi seharusnya mengetahui & memahami mengenai terbentuknya budaya organisasi, pentingnya bagi kemajuan organisasi, termasuk bagi pengembangan dirinya. • Cara mempelajari BO : dalam bentuk cerita, acara ritual, material & bahasa. Komunikasi Organisasional 2006

10. Penjelasan bentuk : • Cerita : penjelasan tentang sejarah berdirinya organisasi, runag lingkup usaha, hubungan usaha dgn organisasi yang lain, orang-orang penting, dsb. • Acara ritual : penyerahan pemilihan & penghargaan bagi staf berprestasi, dsb. • Simbol material : pakaian khas pramugari, teller, satpam, dsb. Komunikasi Organisasional 2006

11. Karakteristik utama dalam BO : • Inisiatif individual. • Toleransi terhadap tindakan beresiko. • Arah. • Integrasi. • Dukungan dari manajemen. • Kontrol. • Identitas. Komunikasi Organisasional 2006

12. Lanjutan… • Sistem imbalan. • Toleransi terhadap konflik. • Pola-pola komunikasi. (Robbins, 1990: 480)‏ Komunikasi Organisasional 2006

13. Model Level Budaya Organisasi Menurut Schein (1991)

14. Schein menjelaskanbudayaorganisasikedalamtigatingkatan

15. 1. Tingkat PertamaadalahArtifak (artifacts) • Dimanabudayabersifatkasatmatatetapiseringkalitidakdapatdiartikan. • Tingkat analisisartifakbersifatkasatmata yang dapatdilihatdarilingkunganfisikorganisasi, arsitektur, teknologi, tataletakkantor, caraberpakaian, polaperilaku yang dapatdilihatataudidengar, sertadokumen-dokumenpubliksepertianggarandasar, materiorientasikaryawan, dancerita. • Dengananalisisinidapatdiuraikanbagaimanasuatukelompokmenyusunlingkungannyadanapapolaperilaku yang dapatdilihatdarikalangananggotanya, • Tetapiseringkalianalisisinitidakdapatmemahamilogika yang mendasarinya, mengapasuatukelompokberperilakuseperti yang merekalakukan.

16. 2. Tingkat KeduaadalahNilai (values) • Memilikitingkatkesadaran yang lebihtinggidaripadaartifak. • Untukmenganalisismengapaanggotaberperilakuseperti yang merekaperlihatkanmakaperludiketahuinilai-nilai yang mengarahkanperilaku. • Namunnilaisulitdiamatisecaralangsung, • Olehkarenaituseringkaliperluuntukmenyimpulkanmerekamelaluiwawancaradengananggota-anggotakunciorganisasiataumenganalisiskandunganartifaksepertidokumendananggarandasar.

17. Tingkat KeduaadalahNilai (values) (cont.) • Tetapi, dalammengidentifikasinilai-nilaitersebutbiasanyamerekamenggambarkansecaraakuratnilai-nilai yang didukungdalambudayatersebut. • Artinya, merekadifokuskanpadaapa yang dikatakanorangsebagaialasanperilakumereka. • Apa yang secara ideal merekaharapkanmerupakanalasanperilakutersebut, dan yang seringkalimerupakanrasionalisasi (baca : pembenaran) bagiperilakumereka. • Namunalasanmendasarbagiperilakumerekatetapsajatersembunyiatautidakdisadari.

18. 3. Tingkat KetigaadalahAsumsiDasar • Dimanabudayaditerimabegitusaja (taken for granted), tidakkasatmata, dantidakdisadari. • Untukbenar-benarmemahamisuatubudayadanuntuklebihmemastikansecaralengkapnilai-nilaidanperilakunyatadarisuatukelompok, perludiselidikiasumsi yang mendasarinya, yang biasanyatidakdisadari, tetapisecaraaktualmenentukanbagaimanaparaanggotakelompokberpersepsi, berpikir, danmerasakan.

19. Tingkat KetigaadalahAsumsiDasar (cont.) • Asumsisepertiinidengansendirinyamerupakanreaksi yang dipelajari yang bermulasebagainilai-nilai yang didukung (espoused value). • Tetapiketikanilaimenyebabkanperilakudanketikaperilakutersebutmulaimemecahkanmasalah, makanilaiituditransformasimenjadiasumsidasartentangbagaimanasesuatuitusesungguhnya. • Bilaasumsitelahditerimabegitusaja, makakesadaranmenjaditersisih.

20. AsumsiDasar vs Nilai • Dengan kata lain perbedaan antara asumsi dengan nilai terletak pada apakah nilai-nilai tersebut masih diperdebatkan atau tidak. • Bila nilai tersebut diterima apa adanya (taken for granted) maka ia disebut sebagai asumsi, namun bila ia masih bersifat terbuka dan dapat diperdebatkan maka istilah nilai lebih sesuai.

21. Model Level BudayaOrganisasiMenurut Schein (1991) • Mengacukepadatingkatanasumsidasaruntukmemahamibudayaorganisasi, Schein memberikanbeberapaasumsidasar yang membentukbudayaorganisasi. • Beberapaasumsidasar yang dapatdipergunakansebagialatuntukmenilaibudayasuatuorganisasiadalahantara lain: • keterkaitanlingkunganorganisasi, • hakikatrealitasdankebenaran, • hakikatsifatmanusia, • hakikatkegiatanmanusia, • hakikathubunganmanusia, • hakekatwaktudanruang.

22. Isi Yang TerdapatPadaBudayaOrganisasi • Intisuatubudayaorganisasi yang membedakannyadenganbudayaorganisasi lain adalahisinya. • Isibudayaorganisasibesardankomplekslebihbanyakdaripadaisibudayaorganisasikecildansederhana. • Isibudayaorganisasiiniada yang dapatdiinderadenganmudahsepertiartefakdanada yang sukardiinderasepertinilai-nilai, norma, asumsidanfilsafatorganisasi.

24. Peran dan Proses Terbentuknya Budaya Organisasi • Organisasimerupakansistemsosial yang berisimanusia. • Secaraumumsumberadanyabudayaorganisasiiniantara lain berasaldarianggotaorganisasi, sifatbisnisorganisasi, asosiasiprofesidanbudayamasyarakat. • Anggotaorganisasimerupakansumberutamabudayaorganisasi. • Pendiriorganisasimemilikiperan yang besarbagiawalterbentuknyabudayaorganisasikarenabagaimanavisidanmisiorganisasi yang bersangkutantidakterlepaspadabagaimananilai-nilaipendiritersebut.

25. Dan padaakhirnyanilai-nilaitersebutharusdiaktualisasikandanmenjadinafasbagiorganisasiitu. • Dari pengalamanmasalalunya, pendiriorganisasimembangunrentetannilaidiatasmanafilosofiusaha / kerjanyadiletakkan. • Anggotaorganisasijugamempengaruhibudayaorganisasi. • Anggotaorganisasidipengaruhiolehbudayaorganisasiakantetapidalamwaktu yang beramaanmerekajugamempengaruhibudayaorganisasidimanamerekamenjadianggotanya.

26. Sementara bagi konsultan perusahaan dan pemegang saham sangat berperan dalam menentukan arah manajemen organisasi. • Nilai-nilai budaya yang berkembang dalam masyarakat baik itu nasional, internasional maupun ideologi tampak jelas mempengaruhi budaya organisasi. • Semua faktor budaya tersebut menyatukan dan member ciri khas budaya organisasi dalam suatu Negara.

27. Budaya Organisasi Profesi • Asosiasi profesi menyajikan layanan khusus berdasarkan ilmu pengtahuan yang hanya dimiliki oleh orang tertentu, yang secara sistematis diformulasikan dan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan seorang klien. • Jenis profesi yang disajikan organisasi atau tenaga professional yang menjadi anggota atau karyawan organisasi mempengaruhi budaya organisasi.

28. Rumahsakit, pusatkesehatan, perusahaanakuntansi, ataupenasihathukummerupakancontohorganisasi yang bisnisnyamenyajikanprofesitertentu. • Dalammelaksanakanprofesinya, para professional suatuorganisasimengacupadakodeetikprofesidanstandarprofesi yang disusunolehasosiasimereka. • Merekaberperilakusesuaidengankodeetikdanstandarprofesi. • Keadaanini yang kemudianmempengaruhibudayaorganisasitempatmerekabekerja.

29. Karaktersitikorganisasibisnis • Mempunyai pengaruh terhadap budaya organisasi. • Jenis produk yang diproduksi organisasi mempengaruhi cara produksi, teknologi yang digunakan dan cara pelayanan sehingga mempengaruhi budaya organisasi. • Konsumen, klien, nasabah atau pelanggan organisasi mempengaruhi budaya organisasi yang melayani.

30. Sedangkan pada teknologi akan memberikan pengaruh pada budaya organisai, misalnya tampak nyata antara teknologi yang padat karya dengan teknologi tinggi. • Norma-norma dan nilai yang dibawa pada kedua budaya organisasi tersebut tentu akan berbeda. • Antara kondisi pesaing dan strategi akan memberikan pengaruh pada budaya organisasi, sebagai dampak untuk pencapaian visi misi perusahaan.

31. Faktor-Faktor Yang MempengaruhiBudayaOrganisasi

32. PeranBudaya OrganisasiDalamUpayaMencapaiTujuanorganisasi • Sebagaiidentitasorganisasi.Budayaorganisasiberisisatu set karakteristik yang melukiskanorganisasidanmembedakannyadenganorganisasi lain. • Menyatukanorganisasi. Budayaorganisasimerupakanlem normative yang merekatkanunsur-unsurorganisasimenjadisatu. Norma, nilai-nilaidankodeetikbudayaorganisasimenyatukandanmengoordinasianggotaorganisasi. • ReduksiKonflik. Isibudayaorganisasimengembangkankohesisosialanggotaorganisasi yang mempunyailatarbelakagberbeda.

33. Komitmenkepadaorganisasidankelompok. Budayaorganisasi yang kondusifmengembangkan rasa memilikidankomitmentinggiterhadaporganisassidankelompokkerjanya. • ReduksiKetidakpastian. Budayaorganisasimenentukankemanaarah, apa yang akandicapai, danbagaimanamencapaianya. Budayaorganisasimempunyaipedoman yang memberikankepastiandalammelaksanakantugasdanfungsinya.. • Menciptakankonsistensi. Budayaorganisasimemberikanperaturan, panduan, prosedursertapolamemproduksidanmelayanikonsumen, pelanggan, nasabahatauklienorganisasi. Semuahaltersebutmenimbulkankonsistensipolapikir, carabertindakdanberperilakuanggotaorganisasi.

34. Motivasi. Budayaorganisasimerupakankekuatantidakterlihatatauinvisible forcedibelakangfaktor-faktororganisasi yang kelihatandandapatdiobservasi. Budayaorganisasimemotivasianggotaorganisasiuntukmencapaitujuanorganisasi. Anggotaorganisasitermotivasisecara intrinsic untukmelakukanapa yang diwajibkanolehbudayaorganisasi. • KinerjaOrganisasi. Budayaorganisasi yang kondusifmenciptakan, meningkatkandanmempertahankankinerjatinggi • SumberKeunggulanKompetitif. Budayaorganisasi yang kuatmendorongmotivasikeja, konsistensi, efektivitasdanefisiensisertamenurunkanketidakpastian yang memungkinkankesuksesanorganisasidalampasardanpersaingan.

35. Budaya dan Keefektifan Organisasi • Suatuorganisasidikatakanefektifjikamemilikibudayakuat. • Budayakuatinidicirikanolehnilaiintidariorganisasi yang dianutdengankuat, diaturdenganbaikdandirasakanbersamasecaraluas. • Makin banyakanggota yang menerimanilai-nilaiinti, menyetujuijajarantingkatkepentingannya, danmerasasangatterkaitkepadanya, makinkuatbudayatersebut (Robbins, 1994). • Jadibudayamerupakanbudayaorganisasi yang ideal, yang mempunyaidampak yang lebihbesarpadaperilakukaryawan, yaknimampumempengaruhiintensitasperilaku. • Semakinkuatbudaya, akansemakinkuatpengaruhnyaterhadaplingkungan, termasukpadaperilakumanusia.

36. Ciri-ciribudayaorganisasiyg kuat • Anggota-anggotaorganisasi loyal kepadaorganisasi • Pedomanbertingkahlakubagiorang-orangdidalamperusahaandigariskandenganjelas, dimengerti, dipatuhidandilaksanakanolehorang-orangdidalamperusahaansehinggaorang-orang yang bekerjamenjadisangatkohesif. • Nilai-nilai yang dianutorganisasitidakhanyaberhentipada slogan, tetapidihayatidandinyatakandalamtingkahlakusehari-harisecarakonsistenolehorang-orang yang bekerjadalamperusahaan. • Organisasimemberikantempatkhususkepadapahlawan-pahlawanorganisasidansecarasistematismenciptakanbermacam-macamtingkatpahlawan. • Dijumpaibanyak ritual, mulaidari ritual sederhanahingga yang mewah. • Memilikijaringankulturan yang menampungcerita-ceritakehebatanparapahlwannya

37. Ciri Budaya Organisasi yg Telah Mengakar -- menurut Schein (1991), • Suatubudayaorganisasi yang sudahterinternalisasidenganbaikatautelahmenjelmamenjadibudaya yang mengakarataukuatdalamsuatuorganisasimemilikiciri-ciriataukarekateristik :

38. Ciri Budaya Organisasi yg Telah Mengakar – cont. • It must be common: polatingkahlaku yang diinginkanhadirdalamdirimayoritasanggotaorganisasiataupersahaan. • It must be habitual: seorangpelanggandatangdi counter, pelayanmenatapnyadengansenyum, sambilmengucapkanselamatpagi , siangatau sore. Ketikapelanggan lain datang, sipelayanmelakukanhal yang sama. Itudilakukanselamaseluruhhari, kepadasetiappelanggan yang datang

39. It is spontaneous: temansekerja yang sedangdalamkesulitanataubutuhpertolongan, entahhanyasekedarmemindahkanbarangtertentu, temannyadatang, secaraspontan, memberikanbantuan, tanpaharusdimintalebihdahulu. • It is a deeply-held conviction: tanpamemperdebatkanlagi, semuanyayakinbahwamerekaadalah yang terbaik, danbahwamerekainginmempertahankandanmeneruskanhalitu. • It is visible: setiaporangdalamkelompokatauperusahaanmemilikihubunganpersaudaraan yang hangat, yang terungkapmelaluisenyuman, salam, maumengambilkankursi, atausegelasminumanuntuktemannya

40. Ciri-ciribudaya organisasilemah • Mudah terbentuk kelompok-kelompok yang bertentangan satu sama lain. • Kesetiaan kepada kelompok melebihi kesetiaan kepada organisasi. • Anggota organisasi tidak segan-segan mengorbankan kepentingan organisasiuntuk kepentingan kelompok atau kepentingan diri sendiri.

41. Langkahkegiatanuntukmemperkuatbudayaorganisasi • Memantapkannilai-nilaidasarbudayaorganisasi • Melakukanpembinaanterhadapanggotaorganisasi • Memberikancontohatauteladan • Membuatacara-acararutinitas • Memberikanpenilaiandanpenghargaan • Tanggapterhadapmasalaheksternaldan internal • Koordinasidan control

42. Ciri-ciri khas budaya kuat • Untukmengukurkekuatanbudayaorganisasiinidiantaranyadilakukandenganmenjelaskan unsure-unsur yang menjadicirikhasbudayakuat : • Kejelasannilai-nilaidankeyakinan • Penyebarluasannilai-nilaidankeyakinan • Intensitaspelaksanaannilai-nilaiinti

43. ImplementasiBudayaOrganisasiKuat • Perusahaan Tandem Computer • Perusahaan inididirikanatasseperangkatkeyakinandanpraktikmanajemen yang tertatabaik. Prestasi-prestasi yang konsistendenganbudayadiumumkansecarateraturpadapapanbuletinsebagaisuatukehebatandanupacara-upacarasepertiminumdanmakanbersamapadatiapakhirpekan. 2. Perusahaan Northwesthern Mutual • Mengadakanpertunjukkanrutin yang merupakanhiburan yang menekankannilai-nilaiintiperusahaan.

44. 3. Perusahaan IBM • Adanyakonsensus yang mengagumkandalammenjalankanbisnisdanmerupakanfilosofiperusahaanberupa:  a. Penghargaanatasmartabatdanhaksetiappribadidalamperusahaan. b. Memberikanpelayananterbaikkepadapelanggandiperusahaanmaupundidunia. c. Melaksanakansemuatugasdengancara yang lebihunggul. 4. Perusahaan Wal-Mart • Menekankankesederhanaan, kerjakeras, dandedikasipendiriterhadapkepuasanpelanggan, kewiraswastaan, danperilaku yang baikterhadapkaryawan.