1 / 19

Ten minste bewaren tot… De juridische bewaartermijn van documenten

Ten minste bewaren tot… De juridische bewaartermijn van documenten Kennisnetwerk Informatiemanagement 22/05/14. Programma. Bewaartermijn. juridisch h oe lang moeten we het bijhouden? algemene ≠ sectorale wetgeving administratief hoe lang willen we het bijhouden? = minimum! daarna?

renee
Download Presentation

Ten minste bewaren tot… De juridische bewaartermijn van documenten

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Ten minste bewaren tot… De juridische bewaartermijn van documenten Kennisnetwerk Informatiemanagement 22/05/14

  2. Programma

  3. Bewaartermijn • juridisch • hoe lang moeten we het bijhouden? • algemene ≠ sectorale wetgeving • administratief • hoe lang willen we het bijhouden? • = minimum! • daarna? • vernietigen • permanent bewaren • =bestemming

  4. Focus • juridische bewaartermijnen • binnen de VO • van documenttypes voorkomend bij meerdere entiteiten • overzicht: http://www.bestuurszaken.be/geadviseerde-bewaartermijnen • invulling bij elke entiteit anders

  5. DUS VANDAAG MORGEN • Wat zit er in de gemiddelde voorraadkast? • Bloem • Koekjes • Worst • Bier • … • Wat zit er in je eigen voorraadkast? • Zelfrijzende bloem of patisseriebloem • Droge koekjes of koekjes met roomvulling • Worstjes in blik of verse worst • Pils of geuze • …

  6. ToelichtingdoorJürgen de Staercke

  7. Vragen?

  8. Blik op morgen • Belang informatiebeheersplan • Hoe vernietigen? • Stappenplan • Verklaring van vernietiging • Selectiecommissies

  9. Belang informatiebeheersplan • Recept op eigen maat • Gestructureerd overzicht van procesgebonden informatie • Met beheersafspraken • Begeleiding door beleidsdomeinarchivaris • http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheersplannen

  10. Scenario’s voor vernietiging • niet zomaar vernietigen • voordeel voor entiteiten met goedgekeurd informatiebeheersplan! • volg de scenario’s op • http://www.bestuurszaken.be/scenario-vernietiging

  11. Scenario BLAUW:met IBP

  12. Scenario GROEN: geen IBP

  13. Verklaring voor vernietiging • = vertrekpunt • waarom? • bij elke vernietiging • elke vernietiging documenteren • verantwoording naar burger en collega’s • Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde selectiebeslissing http://www.bestuurszaken.be/verklaring-van-vernietiging

  14. Verklaring voor vernietiging

  15. Verklaring voor vernietiging Velden: • Beschrijving • Begin- en einddatum • Bestemming • Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving • Omvang (strekkende meter of Gb)

  16. Selectiecommissies • Doel: • elk bestuursniveau eigen selectiecommissie • ondersteunen goede informatiehuishouding • zorgen voor representatieve bewaring documentair patrimonium Vlaanderen • bevoegd voor opmaken selectielijsten • generieke en specifieke selectielijsten • Vastgesteld door de Vlaamse Regering

  17. Selectiecommissies

  18. Selectiecommissies Vooropgestelde timing: Warme oproep naar kandidaten!

  19. Tot slot • Meer info: • www.bestuurszaken.be/informatiemanagement • informatiemanagement@bz.vlaanderen.be • https://www.yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid • Gebruik illustraties: • Slide 2-7, 19: www.digitalbevaring.dk

More Related