Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable

1. Les comptes de classe 4 et 5 :les comptes du comptable • La classe 4 = tous les comptes dits de tiers, c’est-à-dire les créanciers et les débiteurs. • Dans notre exemple, le 4012 étant soldé, le comptable a réglé la dette de l’établissement. Le solde débiteur du 4112 constate une diminution des créances de l’établissement. • Dans ces comptes de classe 4, nous allons trouver : • les comptes retraçant les dettes dont le solde sera soit créditeursoit nul • Les comptes retraçant les créances dont le solde sera soit débiteursoit nul • Des comptes décrivant les subventions reçues ou à recevoir dont le solde sera soit débiteursoit créditeur selon que l’on sera en attente de recouvrement (solde débiteur) soit avec un reliquat. (solde créditeur, dans ce cas le surplus que l’on conserve est assimilable à une dette de l’établissement puisque la subvention ne lui appartient que pour le montant utilisé par ordre de recette)

2. Les comptes de classe 4 et 5 :les comptes du comptable • La classe 5 = tous les comptes de trésorerie, c’est-à-dire les comptes de manipulation de fonds. Le comptable a à sa disposition • le compte trésor: 5151 (= suivi comme un compte bancaire matérialisé par le relevé trésor) • le compte des chèques remis à l’encaissement 5112 (= chèques en cours d’admission en valeur sur le compte)

3. Les comptes de classe 4 et 5 :les comptes du comptable • le compte des chèques à payer (5159=disquette de paiement envoyée à la trésorerie ou chèque fait au fournisseur mais pas encore débitée sur le compte trésor) • le compte caisse ( 531 )

4. LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE • Les opérations comptables manuelles : • CAISSE :Tenir le registre de caisse qui retrace chaque mouvement financier et le quittancier qui atteste du montant et de l'origine des fonds reçus ( chaque quittance figurera sur une fiche quotidienne d'encaissement générant automatiquement dans GFC une écriture DEBIT 531 / CREDIT compte de classe 4 concerné) • TRESOR : tenir à jour le cahier du compte trésor retraçant toutes les opérations en cours. Il permet de connaître au jour le jour le solde du compte en tenant compte des fonds déjà déposée au trésor, des chèques qui vont l'approvisionner et de ceux qui vont le diminuer

5. LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE • Opérations de caisse pour le compte de l’établissement siège: • Encaissements => Quittance=> Fiche quotidienne d’encaissement (GFC) => écritures automatiques (pour rappel) • Décaissements : • Menues dépenses (Dépenses avant ordonnancement DAO) • Transfert de fonds sur le compte trésor • Opérations de caisse pour le compte du collège rattaché • Encaissements directs ou du régisseur(FQE) • Réception de la régie de recette • Décaissements • Constitution et reconstitution d’avance

6. LE QUITTANCIER

7. LE REGISTRE DE CAISSE

8. Autre cahier de caisse

9. La classe 5 : la caisse 531 4112 50 50 Encaissement de la quittance • Dans notre exemple, le fonds de caisse a augmenté de 50 € et nous constatons que les comptes de disponibilités augmentent au débit c’est-à-dire à l’opposé de nos comptes personnels !

10. LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE • Les opérations comptables manuelles : • Retour du relevé du compte trésor: • Inscrire les écritures dans le cahier trésor (facultatif) • saisir les écritures courantes dans le logiciel GFC afin de retracer dans la comptabilité les mouvements bancaires quotidiens : • Il pourra y avoir • virement sur le compte ( = recette ou virement de fonds ou compensation de chèques ou ré imputation de virement) • prélèvement sur le compte ( = dépense avant ordonnancement, ou chèque sans provision, ou compensation de disquette ou de chèque)

11. RELEVE TRESOR

12. La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Opérations de paiement et encaissement Envoi disquette à la TG Inscription sur le relevé trésor 4012 5159 2326 2326 2326 2326 5151 150 2326 5112 4112 150 150 150 Inscription sur le relevé trésor Envoi bordereau de chèques à la TG

13. LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE • Les virements sur le compte trésor: 3 cas • Subventions ou autres recettes (Saisi en FQE) • Bordereaux de chèques encaissés 5151 5112 • Virement en espèces 5151 585 • Ré imputation de virements 5151 4663 ou 4664

14. LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE • Les prélèvements sur le compte trésor : 3 cas • Disquettes de paiement ou chèques débités sur le compte 5159 5151 • Rejet de chèque 5117 5151 • Prélèvements automatiques opérés sur le compte ( dépenses de gaz, eau , électricité, téléphone ) 47211 5151

15. LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE • Définition: C’est une technique comptable qui permet de retracer un mouvement de fonds opéré en dehors de l’exécution de la comptabilité de l’ordonnateur • Dans quels cas ? • Un trop perçu par l’établissement à régulariser(C/4664) ou un virement à ré imputer ( C/4663). L’ordre de paiement émis ici relève de la compétence de l’agent comptable • Des décisions de l’ordonnateur qui donnent l’ordre au comptable de régler un fournisseur en espèce (C/4668), de payer un dépôt ou cautionnement(C/275), d’acquérir des valeurs de placement(C/500) • Des charges à payer au 31/12 de l’année N pour des factures non parvenues à cette date: le mandatement est opéré sur l’année N mais la facture ne pourra être réglée que sur l’année N+1 lors de sa réception. Dans ce cas, il s’agit d’un OP conjoint à l’ordonnateur et au comptable ( C/408) certifiant la sortie de fonds sur l’exercice suivant • Des remboursements de caution (C/4667 ) ZOOM sur les ordres de paiement

16. EXERCICES

19. Les documents comptables

20. L’absence ou l’insuffisance de contrôle interne peut conduire à une comptabilité non fiable ou de mauvaise qualité. Très souvent cette dernière ne reflète pas la réalité, elle n’est pas exhaustive ou bien elle n’est pas sincère : -         opérations non passées -         documents non régulièrement tirés -         soldes inexacts -         sens des soldes erronés

21. Afin d’obtenir une meilleure gestion comptable, de maîtriser les risques, quatre zones de vigilances doivent être explorées par l’agent comptable : Les bonnes pratiques de l‘ordonnateur (rôle de conseiller : aider à mettre en place des procédures (comment on travaille), s’assurer que l’on respecte les règles (quoi) et d’avoir une meilleure lisibilité et fiabilité des informations financières (pourquoi/sens des soldes) Qualité médiocre des pratiques de l’ordonnateur = Qualité médiocre de la comptabilité Mettre en place un contrôle interne Porter attention au sens des soldes Contrôler la balance

22. La fiche de compte - Une fiche par compte. - Retrace les opérations dans l’ordre chronologique, pour chaque compte. La fiche de compte est l’outil qui permet de développer (expliquer dans le détail) aussi souvent que nécessaire (après chaque mouvement de compte) le solde d’un compte. Elle est numérotée en fonction des validations de session (un report de solde apparaît sur la fiche suivante).